Office 365 online vs. offline: Alle Infos und Anmelde-Links rund um die Online-Nutzung von Office 365

Die Online-Services von Office 365 ermöglichen eine vollkommene (geräteübergreifende und ortsunabhängige) Flexibilität beim Zugriff auf die einzelnen Office-Programme und die Zusammenarbeit an einer gemeinsamen Dateiablage. Aber welche Komponenten von Office 365 können nun online was leisten? Und welche davon sind kostenlos? Hier finden Sie alle Infos rund um Office 365 online, inklusive direkten Links zu den wichtigsten Anmelde- und Login-Seiten!

1. Links zu den wichtigsten Anmeldeportalen für die Online-Nutzung von Office 365:

Sie suchen ein bestimmtes Onlineportal von Office 365? Hier finden Sie die direkten Links zu den am häufigsten benötigten Anwendungen.

• Microsoft Store: Hier können Sie Office 365 und weitere Microsoft Produkte online kaufen → www.microsoft.com/de-de/store/b/home.
• Office 365: Für das Login in das Office 365 Online-Portal → www.office.com.
• Office Online: Die kostenlosen Web-Apps von Office → products.office.com/de-de/free-office-online-for-the-web.
• Outlook.com: Die kostenlose Web-App von Outlook → outlook.live.com/owa/.
• OneDrive: Online-Login für den Hybridcloudspeicher → onedrive.live.com/about/de-de/signin/.
• Skype: Zum Herunterladen oder online nutzen → www.skype.com/de/.
• Teams: Kostenlos herunterladen oder online registrieren → teams.microsoft.com/start.
• Office 365 Anleitungen von A bis Z: Link zu den kostenlosen Online-Anleitungen von Büro-Kaizen → www.buero-kaizen.de/blog/office365/.

2. Was ist Office 365 und was ist der Unterschied zu dem traditionellen Office-Paket?

Der größte Unterschied zwischen Office 2019 und Office 365 ist die Online-Verfügbarkeit und -Fähigkeit der Dienste. Dies wird technologisch durch die schier unbegrenzten Speicher- und Rechenkapazitäten in der Microsoft Cloud ermöglicht. Und genau das ist nicht nur die Basis für zahlreiche neue Programme, die es im klassischen Offline-Desktop-Office 2019 gar nicht geben kann. Der Online-Zugriff auf Office 365 ist zudem auch die Grundlage für ein ortsunabhängiges, digitales Zusammenarbeiten sowie einen einfachen mobilen Zugriff mit Smartphone und Tablet von überall aus.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Office 365 Online-Apps vs. Desktop-Anwendungen auf einen Blick:

• Die Desktop-Anwendungen von Office werden auf der lokalen Festplatte eines PC oder Mac installiert. Sie können dann auch jederzeit offline ausgeführt werden, um Dateien auf dem Computer zu bearbeiten.
• Die Desktop-Versionen sind grundsätzlich die Vollversionen mit dem größten Funktionsumfang.
• Nicht alle Office 365 Tools sind als Desktop-Version verfügbar, manche gibt es nur als Online-Anwendung.
• Die Online-Apps werden im Webbrowser ausgeführt, unabhängig vom Betriebssystem. Sie müssen nicht extra installiert werden.
• Zusammen mit einem Cloud-Speicher (z.B. in OneDrive oder SharePoint Online) wird so der vollständig orts- und geräteunabhängige Zugriff auf die eigenen Dateien ermöglicht.

3. Kann man mit Office 365 nur online arbeiten oder kann man es auch offline nutzen?

Sowohl als auch. Es gibt einige Komponenten, die nur online verfügbar sind. Gleichzeitig enthalten die meisten Office 365 Lizenzen aber auch klassische Desktop-Anwendungen, wie Excel, Outlook, PowerPoint und Word, oder auch neuere wie OneNote und Teams. Diese können lokal auf einem Rechner installiert und dann auch offline genutzt werden. Dabei gelten jedoch folgende zwei Einschränkungen:
1. Es gibt nicht von jeder Office 365 App auch eine entsprechende Desktop-Version. Diese sind mittlerweile in der Minderheit.
2. Und nicht jede Office 365 Lizenz enthält automatisch auch alle Desktop-Programmversionen im Leistungsumfang. Die beiden Pläne Office 365 Business Essentials und Enterprise E1 enthalten zum Beispiel nur die Online-Versionen und keine Desktop-Apps.

Typische Online-Anwendungen in Office 365 im Überblick:

• Exchange Online (Online-Server, u.a. für gemeinsame E-Mails, Kalender und Kontakte)
• SharePoint Online (für Intranetanwendungen und mehr)
• OneDrive (Hybridcloud-Speicher)
• Forms (Online-Umfragetool)
• Yammer (Social-Media-Intranet für die eigenen Mitarbeiter)
• Delve (selbstlernender, KI-gestützter Wissensassistent)
• Teams (gibt es auch als Desktop-Anwendung, benötigt für die Synchronisation dann allerdings eine Internetverbindung)
• Bookings (das Online-Terminplanungstool in Office 365)
• Advanced eDiscovery (übergreifendes Suchtool für Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive)
• Dynamics (Cloud-basiertes ERP-, CRM- und RMS-Tool zur Vernetzung unstrukturierter Geschäftsprozesse)
• Whiteboard (virtuelle Online-Leinwand für das gemeinsame Planen)
• Einen vollständigen Überblick über die inzwischen mehr als 25 verschiedenen Office-Programme finden Sie hier → „Office 365 Tools: Alle Apps und Anwendungen zusammengefasst“.

4. Ist Office 365 online kostenlos nutzbar?

Dies ist ein häufiges Missverständnis. Office Online ist kostenlos, Office 365 kostet dagegen in jeglicher Ausführung Geld, außer für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen und im Bildungsbereich. Nur diese Bereiche erhalten tatsächlich eine kostenlose Office-Suite. Wenn darüber hinaus mit einem kostenlosen Office 365 geworben wird, dann ist damit entweder die abgespeckte Office-Online-Version oder ein kostenfreier Testmonat für Office 365 gemeint, aber niemals ein ganzes 365er-Abonnement.

5. Die Unterschiede zwischen Office 365 (kostenpflichtig) vs. Office Online (kostenlos)

Unter dem Begriff Office Online werden seit 2009 die früheren Web-Dienste Hotmail, Windows Live Mail und die Office Web-Apps von Microsoft zusammengefasst. Diese Online-Anwendungen laufen im Webbrowser und damit unabhängig vom Betriebssystem des Rechners – allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang. Sie sind zwar kostenlos und von überall aus ohne vorherige Installation nutzbar (also auch von fremden Computern), aber es sind nicht alle Programmfunktionen der (kostenpflichtigen) Vollversionen verfügbar. Die grundlegenden Features werden jedoch ermöglicht.

Folgende Anwendungen sind im kostenlosen Office Online enthalten:

• Excel Online
• OneDrive
• OneNote Online
• Outlook.com
• PowerPoint Online
• Sway
• Word Online
• Tipp: Auch Microsoft Teams und die OneNote-App sind mittlerweile kostenlos nutzbar.

Ist Office Online immer automatisch ein Bestandteil von Office 365?

Ja. Office Online mit den Webversionen von Word, Excel und PowerPoint ist Bestandteil jeder Office 365 Lizenz. Nur umgekehrt enthält nicht jeder Office 365 Plan auch die Offline-Versionen.

6. Office 365 online kaufen, aktivieren und gegebenenfalls herunterladen und installieren

Sie müssen Office 365 nicht extra im Laden kaufen oder bestellen und liefern lassen. Sie können es direkt online kaufen und erhalten dann unmittelbar einen Product Key. Mit diesem Product Key können Sie dann Ihre Office-Suite sofort aktivieren. Anschließend haben Sie die Wahl, ob Sie Office 365 online nutzen wollen, oder ob Sie sich die in Ihrer Lizenz enthaltenen Desktop-Programme herunterladen und installieren wollen. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Kann man Office 365 auch ohne Abo kaufen? Und Office 2019 mieten? Nein, aber mit diesen Tipps bezahlen Sie deutlich niedrigere Preise!“.

7. Warum gibt es Office 365 mit und ohne Exchange Online?

Microsoft Exchange Online ist die Cloudversion der lokal installierten „On-Premise-Lösung“ Exchange Server Software. Dies ist vor allem für den gemeinsamen Zugriff auf E-Mails, Kontakte und Kalender wichtig.

• Die meisten, aber nicht alle Office 365 Pläne enthalten Exchange Online.
• Das Exchange Online in der Cloud kann entweder alternativ oder ergänzend zum klassischen Exchange Server (On-Premise Lösung) auf dem unternehmenseigenen Server eingesetzt werden.
• Exchange Online reduziert die Kosten für die IT-Infrastruktur und Wartung und eignet sich damit besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen.

8. Macht eine Online-Archivierung von Office 365 Sinn?

Grundsätzlich ist ein Archiv dafür da, Daten unveränderlich und sicher aufzubewahren, zum Beispiel um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren für geschäftliche Dokumente zu erfüllen. Das ist der große Unterschied zu einem Backup, das dafür da ist, beschädigte oder aus Versehen gelöschte Daten bis hin zu ganzen IT-Systemen und Servern wiederherzustellen. Daher benötigt ein Backup immer nur die letzten aktuellen Versionen – ältere Backups werden einfach wieder überschrieben.

• Eine Online-Archivierung von Office 365 macht also nur Sinn, wenn die archivierten Daten nicht von jedem Nutzer bearbeitet und damit geändert werden können.
• Microsoft bietet daher für Office 365 spezielle Online-Archivierungs-Methoden nach dem „Fort-Knox-Prinzip“ mit ausgeklügelten Berechtigungsstufen an.
• Die entsprechenden Lösungen finden Sie in Exchange Online, SharePoint Online und Azure Information Protection & Cloud App Security.

9. Extra-Tipp von Büro-Kaizen: Office 365 Online-Schulungen, Präsenz-Seminare, kostenlose Anleitungen und Gratis-Webinar!

Office 365 ist ein Sammelsurium verschiedenster SaaS- und IaaS-Lösungen (Software as a Service und Infrastructure as a Service). Die Anwendungsbreite reicht von der E-Mail-Verarbeitung über das Projektmanagement bis zur gemeinsamen Dateiablage. Die Einführung der vielen vergleichsweise neuen Business-Apps & Kollaboration-Tools stellt Unternehmen jedoch häufig vor große Herausforderungen. Unsere Büro-Kaizen Anleitungen, Online-Schulungen und Inhouse-Seminare helfen Ihnen beim Einstieg Ihres Unternehmens in Office 365. So können Sie und Ihre Mitarbeiter die modernen Tools für eine effizientere digitale Zusammenarbeit schneller und erfolgreicher nutzen!

• Kostenlose Anleitungen: Hier finden Sie unsere kostenlose Büro-Kaizen-Themenseite mit den wichtigsten → Online-Anleitungen und Tipps rund um Office 365.
• Kostenlose Webinare: Büro-Kaizen bietet regelmäßig auch 100% kostenlose Webinare für Office 365 an → Online-Schulungen für das digitale Arbeiten mit Office 365.
• Kostengünstige E-Learning-Plattform: Die digitale Büro-Kaizen®-Akademie ist eine → Online-Akademie für Office 365, mit der Sie jederzeit und von überall aus auf unser Experten-Knowhow zurückgreifen können. Mit nur 5-10 Minuten Zeitaufwand und einem Euro pro Tag erhalten Sie Zugang zu 12 Online-Coachings mit jeweils 6-7 kurzen Video-Lerneinheiten (z. B. die E-Mail-Flut meistern, Termine effizient verwalten, Aufgaben planen, Projektteams agil managen etc.).
• Inhouse-Seminare: Darüber hinaus bieten wir auch → klassische Office-365-Präsenzschulungen bei Ihnen im Unternehmen vor Ort an (z. B. zu Outlook, Teams, Planner, SharePoint, OneDrive und OneNote). Mit zertifizierten und lizenzierten Trainern und praxisnahen Schulungsunterlagen.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft Teams

(Dauer: 07:57 Minuten)