„Kuck mal, da hat sich was geändert.“ Vier Augen sehen mehr als zwei – vor allem, wenn SharePoint sein allsehendes Auge auf sämtliche Aktualisierungen wirft und Sie bei Änderungen automatisch darüber benachrichtigt. So bleiben Sie stets informiert, in welchen Bereichen sich aktuell was getan hat. Das kann zum Beispiel im Vertrieb Sinn machen, wenn Sie bspw. einmal in der Woche schauen möchten, welche Angebote verschickt wurden. Wie Sie die automatische SharePoint-Benachrichtigung bei Änderungen in Bibliotheken, Listen und Ordnern einstellen und anpassen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung zum Thema Benachrichtigungen in SharePoint

Der berühmte Militärstratege Carl von Clausewitz (1780-1831) hat das Wort „Friktionen“ geprägt, um den zahllosen unvorhersehbaren Schwierigkeiten und unkalkulierbaren Einflüssen zu Zeiten der Napoleonischen Kriege einen Namen zu geben. Denn damals dauerte die Nachrichtenübertragung von und zu den weitgezogenen Fronten und Nachschubwegen so lange, dass die Feldherren immer nur ein nebulöses Bild aller Vorgänge hatten, das jedoch niemals der tatsächlichen aktuellen Lage entsprach.

Das Problem: Die Summe aller unkalkulierbaren Ereignisse, die Friktionen, machen selbst die detailliertesten Vorausplanungen (eines Feldzugs oder auch Projekts) schon nach wenigen Tagen gegenstandslos.
Die Lösung: Bleiben Sie also stets über alle aktuellen Vorgänge und Änderungen informiert! So können Sie im Unternehmensalltag verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in falsche Richtungen laufen – so dass der Wagen in der Spur bleibt, um im Takt der Milestones die vorgesehene Wegstrecke zu schaffen.

2. Die Benachrichtigungsoptionen für Änderungen in SharePoint richtig einstellen (für einzelne Dateien oder ganze Bibliotheken)

Bei der Benachrichtigungsfunktion über Änderungen in SharePoint können Sie variabel festlegen, ob dies nur für einzelne Dateien und Listenelemente, ganze Ordner oder gesamte Listen und Bibliotheken gelten soll. So fokussieren Sie „das Auge Saurons“ also genau auf den Bereich, den Sie im Blick behalten möchten. Eine Datei oder einen Ordner können Sie schnell und einfach mit der rechten Maustaste anklicken und in dem Kontextmenü dann den Befehl → Mich benachrichtigen wählen. Im folgenden Dialogfenster können Sie genau spezifizieren, wie und bei welchen Änderungen sie von SharePoint benachrichtigt werden wollen. Folgende Auswahloptionen stehen ihn zur Verfügung:

Benachrichtigungstitel ändern: Die Zeile ist mit dem Namen der betreffenden Bibliothek/Datei/Liste/Element vorausgefüllt. Da dies jedoch der künftige Betreff Ihrer SharePoint-Benachrichtigung wird, können Sie hier optional auch noch einen griffigeren Namen eintippen.
Empfänger einrichten: Geben Sie den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des zu Benachrichtigenden ein.
Benachrichtigungsart einstellen: SharePoint kann Sie wahlweise per E-Mail oder alternativ per SMS-Textnachricht auf Ihr Handy über die künftigen Änderungen informieren. Bei einer SMS müssen Sie natürlich noch die Telefonnummer eintippen. Problemlösung: Falls diese Funktion abgeblendet ist, müssen Sie Ihren IT- oder Serveradministrator bitten, die Einstellungen für den SMS-/MMS-Dienst in der Zentraladministration zu aktivieren.
Die Änderungsart auswählen: Hier können Sie festlegen, ob Sie über alle Änderungen in dem ausgewählten Bereich informiert werden wollen, oder nur dann, wenn neue Elemente hinzugefügt, bestehende geändert oder bestehende gelöscht werden.
Besondere Änderungsmerkmale festlegen: Voreingestellt ist, dass SharePoint Sie bei allen Änderungen an allen Dateien in diesem Bereich benachrichtigt. Sie können das aber auch eingrenzen, zum Beispiel nur für Dateien/Ordner/Elemente, die Sie persönlich erstellt haben, oder die Sie zuletzt geändert haben.
Intervall der Benachrichtigungsversendung: Sie können bei jeder Änderung immer sofort eine Benachrichtigung erhalten oder sich alternativ mit einer täglichen oder wöchentlichen Zusammenfassung (mit Wunschuhrzeit) informieren lassen.

Die SharePoint Benachrichtigungen für andere Benutzer einrichten

Wenn Sie die Benachrichtigungen ebenfalls für Kollegen einstellen möchten, können Sie das wie eben beschrieben machen. Sie können die Person entweder direkt bei der Einrichtung Ihrer eigenen Benachrichtigungen ergänzen oder Sie vergeben nachträglich eine neue Benachrichtigung nur für die weitere Person. Externen Personen können Sie die Benachrichtigungen allerdings nicht einrichten. Diese Funktion ist nur bei Nutzern innerhalb Ihrer Organisation möglich.

3. Die automatische Benachrichtigungsfunktion in SharePoint verwalten und wieder deaktivieren

Um eine eingerichtete Änderungsbenachrichtigung wieder zu löschen, folgen Sie zunächst anfangs dem Klickpfad wie eben beschrieben.

Öffnen Sie die betreffende Bibliothek und gegebenenfalls den Ordner, welche die Änderungsbenachrichtigungen enthält. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus und klicken Sie dann auf den Befehl → Meine Benachrichtigungen verwalten.
Markieren Sie die betreffende Änderungsbenachrichtigung mit einem Häkchen in dem Kontrollkästchen. Dann rechts oben auf → Ausgewählte Benachrichtigungen löschen klicken und mit → Ok bestätigen.

Für welche Inhalte erhalte ich eine Benachrichtigung? Dort sehen Sie auch, für welche Ordner und Dateien Sie weitere Benachrichtigungen eingerichtet haben. Diese werden sortiert nach der Häufigkeit der Zusendungen → sofort, täglich und wöchentlich.

SharePoint Benachrichtigungen löschen — So deaktivieren Sie eine bestehende Änderungsbenachrichtigung in SharePoint.

4. Fehler und Probleme: Die automatische Benachrichtigung in SharePoint funktioniert nicht

Es kann durchaus vorkommen, dass die eine oder andere Benachrichtigung nicht funktioniert. Das kann unter anderem an einer der folgenden Ursachen liegen:

Ein Admin hat für den Benutzer andere Rechte vorgesehen.
Es wurden die falschen Benachrichtigungsoption ausgewählt, als diese erstellt wurden.
Eine Person ist nicht innerhalb Ihrer Microsoft-Organisation.
…

Überprüfen Sie die Funktion auf neue Warnungen (Test-Benachrichtigungen erstellen). Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, können Sie sich an den Microsoft Support wenden.

5. Weitere Tipps rund um Microsoft SharePoint

Die automatische Benachrichtigung bei Änderungen in SharePoint ist extrem praktisch. Sie können aber auch noch einen Schritt weiter gehen und per Mausklick komplett verhindern, dass an bestimmten Dateien überhaupt Änderungen vorgenommen werden! Das funktioniert ganz schnell und einfach mittels Auschecken und anschließendem Wiedereinchecken der Datei.

„Änderungen durch andere verboten!“ Dateien in SharePoint auschecken und nach der Bearbeitung wieder einchecken.
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