Immer bestens informiert: Die automatische Benachrichtigung bei Änderungen in SharePoint einrichten


„Kuck mal, da hat sich was geändert.“ Vier Augen sehen mehr als zwei – vor allem, wenn SharePoint sein allsehendes Auge auf sämtliche Aktualisierungen wirft und Sie bei Änderungen automatisch darüber benachrichtigt. So bleiben Sie stets informiert, in welchen Bereichen sich aktuell was getan hat. Wie Sie die automatische SharePoint-Benachrichtigung bei Änderungen in Bibliotheken, Listen und Ordnern einstellen und anpassen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Der berühmte Militärstratege Carl von Clausewitz (1780-1831) hat das Wort „Friktionen“ geprägt, um den zahllosen unvorhersehbaren Schwierigkeiten und unkalkulierbaren Einflüssen zu Zeiten der Napoleonischen Kriege einen Namen zu geben. Denn damals dauerte die Nachrichtenübertragung von und zu den weitgezogenen Fronten und Nachschubwegen so lange, dass die Feldherren immer nur ein nebulöses Bild aller Vorgänge hatten, das jedoch niemals der tatsächlichen aktuellen Lage entsprach.

  • Das Problem: Die Summe aller unkalkulierbaren Ereignisse, die Friktionen, machen selbst die detailliertesten Vorausplanungen (eines Feldzugs oder auch Projekts) schon nach wenigen Tagen gegenstandslos.
  • Die Lösung: Bleiben Sie also stets über alle aktuellen Vorgänge und Änderungen informiert! So können Sie im Unternehmensalltag verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in falsche Richtungen laufen – so dass der Wagen in der Spur bleibt, um im Takt der Milestones die vorgesehene Wegstrecke zu schaffen.

So funktioniert es:

Schritt 1: SharePoint-Benachrichtigung einstellen. Für einzelne Dateien oder ganze Bibliotheken?

Bei der Benachrichtigungsfunktion über Änderungen in SharePoint können Sie variabel festlegen, ob dies nur für einzelne Dateien und Listenelemente, ganze Ordner oder gesamte Listen und Bibliotheken gelten soll. So fokussieren Sie „das Auge Saurons“ also genau auf den Bereich, den Sie im Blick behalten möchten.

  • Wenn Sie über Änderungen in einer ganzen Bibliothek oder Liste informiert werden wollen, öffnen Sie die betreffende Bibliothek/Liste und klicken Sie oben auf die Registerkarte → Bibliothek bzw. → Liste. Anschließend auf → Benachrichtigungen klicken und dann auf → Benachrichtigung für diese Bibliothek/Liste festlegen.
  • Wenn Sie SharePoint über Änderungen an einzelnen Dokumenten oder Listenelementen informieren soll, müssen Sie die betreffende Datei anklicken, die entsprechende Registerkarte → Dateien/Dokumente/Elemente wählen, auf → Benachrichtigungen klicken und dann auf den Menübefehl → Benachrichtigungen für diese Datei/Dokument/Element festlegen.
  • Zeitspartipp: Eine Datei, ein Listenelement oder einen Ordner können Sie alternativ auch ganz schnell und einfach mit der rechten Maustaste anklicken und in dem Kontextmenü dann den Befehl → Mich benachrichtigen wählen (siehe Abb. 1).

Schritt 2: Die Benachrichtigungsoptionen bei Änderungen in SharePoint richtig einstellen

In dem nun folgenden Dialogfenster können Sie genau spezifizieren, wie und bei welchen Änderungen sie von SharePoint benachrichtigt werden wollen. Folgende Auswahloptionen stehen ihn zur Verfügung:

  • Benachrichtigungstitel ändern: Die Zeile ist mit dem Namen der betreffenden Bibliothek/Datei/Liste/Element vorausgefüllt. Da dies jedoch der künftige Betreff Ihrer SharePoint-Benachrichtigung wird, können Sie hier optional auch noch einen griffigeren Namen eintippen.
  • Empfänger einrichten: Geben Sie den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des zu Benachrichtigenden ein. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon (Strichpunkt) getrennt werden.
  • Benachrichtigungsart einstellen: SharePoint kann Sie wahlweise per E-Mail oder alternativ per SMS-Textnachricht auf Ihr Handy über die künftigen Änderungen informieren. Bei einer SMS müssen Sie natürlich noch die Telefonnummer eintippen. Problemlösung: Falls diese Funktion abgeblendet ist, müssen Sie Ihren IT- oder Serveradministrator bitten, die Einstellungen für den SMS-/MMS-Dienst in der Zentraladministration zu aktivieren.
  • Die Änderungsart auswählen: Hier können Sie festlegen, ob Sie über alle Änderungen in dem ausgewählten Bereich informiert werden wollen, oder nur dann, wenn neue Elemente hinzugefügt, bestehende geändert oder bestehende gelöscht werden.
  • Besondere Änderungsmerkmale festlegen: Voreingestellt ist, dass SharePoint Sie bei allen Änderungen an allen Dateien in diesem Bereich benachrichtigt. Sie können das aber auch eingrenzen, zum Beispiel nur für Dateien/Ordner/Elemente, die Sie persönlich erstellt haben, oder die Sie zuletzt geändert haben.
  • Intervall der Benachrichtigungsversendung: Sie können bei jeder Änderung immer sofort eine Benachrichtigung erhalten oder sich alternativ mit einer täglichen oder wöchentlichen Zusammenfassung (mit Wunschuhrzeit) informieren lassen.

Schritt 3: Die automatische Benachrichtigungsfunktion in SharePoint wieder deaktivieren

Um eine eingerichtete Änderungsbenachrichtigung wieder zu löschen, folgen Sie zunächst anfangs dem Klickpfad wie in Schritt 1 beschrieben.

  • Öffnen Sie die betreffende Bibliothek/Liste, gegebenenfalls Ordner/Datei/Element auswählen, auf die betreffende Registerkarte klicken → Bibliothek/Liste/Dateien/Dokumente/Elemente, die Schaltfläche → Benachrichtigungen wählen und dann den Befehl → Meine Benachrichtigungen verwalten (siehe Abb. 2).
  • Markieren Sie die betreffende Änderungsbenachrichtigung mit einem Häkchen in dem Kontrollkästchen, dann rechts oben auf → Ausgewählte Benachrichtigungen löschen klicken und mit → Ok bestätigen (siehe Abb. 3).
Abbildung I: Sie können sich über alle aktuellen Änderungen in SharePoint benachrichtigen lassen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 

Abbildung II: In dem Bereich “Meine Benachrichtigungen verwalten” können Sie die automatische Änderungsbenachrichtigung in SharePoint auch wieder deaktivieren. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

 

Abbildung III: So deaktivieren Sie eine bestehende Änderungsbenachrichtigung in SharePoint. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Flexible Projektplanung mit der Kombination aus Planner und Teams (beide Office 365)

Mit den eingangs genannten Friktionen haben nicht nur Feldherren, sondern auch Projektmanager häufig zu kämpfen. Zu unüberschaubar sind die Unwägbarkeiten und Variablen oft noch zu Projektbeginn. Die Antwort darauf heißt agiles und flexibles Projektmanagement. Und der Microsoft Planner, wie SharePoint auch ebenfalls ein Teil von Office 365, bietet hierfür die optimalen Möglichkeiten.

Und Sie?

Die automatische Benachrichtigung bei Änderungen in SharePoint ist extrem praktisch. Sie können aber auch noch einen Schritt weiter gehen und per Mausklick komplett verhindern, dass an bestimmten Dateien überhaupt Änderungen vorgenommen werden! Das funktioniert ganz schnell und einfach mittels Auschecken und anschließendem Wiedereinchecken der Datei.

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Was ist und was kann Microsoft Teams?

Dauer 06:46 Minuten

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