Microsoft Loop-App: Mit verbesserter Übersicht und Fluid-Synchronisierung zu einem deutlich effizienteren Microsoft Office 365!

Wenn man den Ankündigungen Microsofts auf seiner Ignite-Konferenz im November 2021 Glauben schenkt, erwartet uns mit der neuen Microsoft Loop-App nichts anderes als ein Quantensprung für das digitale Zusammenarbeiten innerhalb des Microsoft Office 365-Universums. Denn dadurch werde eine völlig neue Qualität der Kollaboration innerhalb hybrider Belegschaften ermöglicht, also räumlich verteilten Arbeitsgruppen (z. B. im Homeoffice oder verschiedenen Standorten). Dabei ist Loop nicht nur eine neue Meta-Anwendung, die hochdynamisch und flexibel alles integriert und synchronisiert, was Microsoft Office 365 zu bieten hat. Dank der neuartigen Fluid-Technik machen die einzelnen Loop-Schleifenkomponenten die MS Office-365-Suite auch auf eine ganz neue Art und Weise anwendungsübergreifend nutzbar. Also, was kann die Microsoft Loop-App nun wirklich alles Bahnbrechendes leisten?

(Lesedauer ca. 7 Minuten)

1. Was ist und was kann die neue Microsoft Loop-App?

„To keep someone in the loop“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „jemanden auf dem Laufenden halten“. Und genau das ist auch der Auftrag der neuen Loop-App. Um dies im Kleinen wie auch im großen Ganzen ermöglichen zu können, besteht die neue Meta-Anwendung aus drei Teilen bzw. Ebenen: Einer Übersichts-Ebene, einer Arbeitsebene und den einzelnen Elementen für die konkrete Zusammenarbeit.

1. Die übergeordneten Loop-Arbeitsbereiche: Auf dieser neuen Meta-Ebene können die verschiedensten Anwendungen, Informationen, Daten und Dateien aus dem gesamten Office-365-Mikrokosmos zu einem Themen- oder Projektbereich zentral an einem Ort platziert und gemeinsam bearbeitet und gemanagt werden.
2. Die flexiblen Loop-Seiten: Auf diesen Endlosleinwänden (Arbeitsflächen) können alle Komponenten für die Zusammenarbeit in einem Thema kollaborativ beliebig und dynamisch angeordnet und abgearbeitet werden.
3. Die einzelnen Loop-Komponenten: Diese flexiblen Kleinstanwendungen, Bausteine und Blöcke sind die Orte, an denen die konkrete Zusammenarbeit, Kommunikation und Interaktion erfolgt. Solch eine Loop-Komponente kann z. B. eine gemeinsame Brainstorming-Tabelle für die Projektplanung oder Abstimmung sein, eine Aufgabenliste für die Aufgabenaufteilung in einem Projekt oder ein Chat-Thread für die asynchrone Absprache im Projektteam.

2. Hinweis: Unterschied Loop-App vs. den bereits vorab veröffentlichten Loop-Komponenten

Die Loop-App ist also nicht nur eine neue Oberfläche oder „Meta-Cockpit“ für das digitale Zusammenarbeiten. Für dieses „Mehr“ sorgen vor allem die Loop-Komponenten, die auf der relativ neuen Fluid-Technik basieren (dem 2019 für Office-365er-Entwickler veröffentlichten Fluid Framework für kollaborative Echtzeitanwendungen). Diese Fluid-Loop-Komponenten sind nämlich „frei beweglich“ (beliebig vervielfältigbar) und dabei immer, egal in welcher Office-App sie eingebunden oder bearbeitet werden, synchron und auf demselben Bearbeitungsstand.

• Durch die Fluid-Technik der Komponenten wird eine deutlich reibungslosere anwendungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb und auch außerhalb des Microsoft 365-Ökosystems ermöglicht. Egal in welcher Office-App sich die einzelnen Nutzer auch gerade befinden.
• Die Loop-Komponenten wurden für einzelne Office 365-Apps wie Teams, Outlook, Word und OneNote teilweise ausgerollt und sind in diesen bereits nutzbar – noch bevor das große Ganze folgt, die dazugehörige Loop-App.
• Diese anwendungsübergreifende Nutzbarkeit durch die neuartigen Schleifenkomponenten wird nun durch die flexiblen, übergeordneten Seiten sowie die zentralen Arbeitsbereiche der neuen Loop-App in einem größeren Rahmen flankiert und ergänzt.
• Im Ergebnis bleibt also alles automatisch stets aktuell (durch die Office-App übergreifend verwendbaren Loop-Komponenten) – und auf Wunsch bekommt man nun auch alles Wichtige Office-übergreifend und hochflexibel auf einen Echtzeit-Blick präsentiert. Zusammengenommen ist das eine deutliche Verbesserung für die Echtzeit-Kollaboration im Unternehmensalltag.

3. Wie funktionieren die Komponenten, Seiten und Arbeitsbereiche in der neuen Loop-App?

Was sind und können die „Komponenten“ in der neuen Loop-App?

Mit dem Begriff „Loop-Komponenten“ bezeichnet Microsoft die kleinsten Anwendungen und Einheiten (Bausteine, Blöcke) in dem neuen Loop-System. Diese werden von Microsoft auch abwechselnd als „Schleifenkomponenten“ oder „Komponentenschleifen“ bezeichnet (das englische „loop“ bedeutet auf Deutsch u.a. „Schleife, Ring“). Das Besondere ist nun die Flexibilität dieser Schleifenkomponenten, die für ein neues Niveau bei der digitalen Zusammenarbeit sorgen.

• Die Loop-Komponenten können alles Mögliche sein, was sich für die Zusammenarbeit eignet. Das Spektrum reicht von gemeinsam in Echtzeit bearbeitbare Tabellen, Checklisten, Aufzählungen, Aufgabenlisten, Absätzen (für Notizen oder Dokumente) bis zu einem Mini-Diskussionsraum innerhalb eines Chat-Hauptthreads (Mini-Breakout-Rooms) oder auch Elementen aus Microsoft Dynamics 365 oder SAP-Datensätzen.
• Ein Kernmerkmal ist nun, dass diese Komponenten als eine Fluid-Datei in der Cloud abgespeichert werden (im OneDrive-Konto des Erstellers) und dadurch ganz einfach geteilt und vervielfältigt (geklont) werden können.
• Durch die Fluid-Loop-Technik werden die an mehreren Orten gleichzeitig verwendbaren Kopien (Klone, Zwillinge) einer Komponentenschleife auch stets automatisch anwendungsübergreifend synchronisiert. Egal, ob diese nun in der Loop-App oder in anderen 365er-Tools, wie Teams, Outlook oder Word, erstellt oder dorthin kopiert wurden.
• Auf diese Weise werden Datensilos zwischen einzelnen Tools beseitigt und man arbeitet in jeder App und jedem Bereich automatisch mit den neuesten Daten und Informationen.
• Die Fluid-Loop-Komponenten sind somit hochflexibel. Und das nicht nur bei der gemeinsamen Echtzeitbearbeitung in verschiedenen Apps, sondern auch bei der räumlichen Anordnung in den dazugehörigen neuen Loop-Seiten. Denn dort können alle Komponenten beliebig angeordnet werden – so als wäre eine neue, verbesserte Version von Microsoft Teams plötzlich auf einer gepimpten OneNote-Seite. Und genau das ermöglichen die neuen „Loop-Seiten“.

Was sind und können die „Seiten“ in der Microsoft Loop-App?

Die „Seiten“ in der neuen Loop-App sind im Grunde grenzenlose gemeinsame Arbeitsbereiche, in der alle möglichen Komponenten erstellt, eingebunden, beliebig angeordnet, verschoben und zusammen bearbeitet werden können (eine sogenannte Canvas-App, auf Deutsch Leinwand-App). Auch Fotos, Links, Dokumente, Dateien, Projektinformationen und Daten aller Art lassen sich hierher verschieben. Die Flexibilität der einzelnen Bausteine erleichtert dabei das gemeinsame Planen, dynamische Nachdenken & Brainstormen, Entscheiden sowie die asynchrone oder auch gleichzeitige Echtzeit-Bearbeitung.

• Die Loop-Seiten wachsen automatisch flexibel mit dem Projekt mit. Sie sind immer genau so groß wie der Inhalt.
• Dabei sieht jeder Nutzer die Eingaben der anderen in Echtzeit.
• Dafür erhält jeder Nutzer eine andere Cursor-Farbe im Text.
• Die jeweiligen Neuerungen werden jedem Einzelnen personalisiert durch Hervorheben sichtbar gemacht.

Was sind und können die „Arbeitsbereiche“ in der neuen Loop-Anwendung?

Die gemeinsamen Arbeitsbereiche („Meta-Ebene“) fassen alles zusammen, was es zu einem Bereich (z. B. Thema, Projekt) gibt. In diesen zentralen Übersichten werden aber nicht nur die Loop-Seiten und Loop-Komponenten eines Projekts gesammelt. Hier kann alles, was wichtig ist, angezeigt und eingebunden sowie das Ganze flexibel gruppiert werden – auch Daten von anderen M365/Office 365-Apps. Das ermöglicht eine übersichtliche Fortschrittsverfolgung und schnelle Reaktion auf Änderungen. Für die Fortschrittskontrolle gibt es unter anderem Benachrichtigungen, ein Hervorheben der Änderungen, Statusanzeigen oder auch klassische Aufgabenlisten. Seit kurzem können Sie auch an externe Personen (Dienstleister und Co.), die einen Gastzugriff haben, einen Arbeitsbereich freigeben.

4. Praxisbeispiel für die flexible Zusammenarbeit mit Microsofts neuer Loop-App

In Microsoft Teams ermöglichen die dort bereits verfügbaren Loop-Komponenten ein noch flexibleres Arbeiten. Für unser Praxisbeispiel nehmen wir an, Sie haben dort in einem Teams-Chat mit vier weiteren Kollegen eine Abstimmungstabelle erstellt (mit Spalten für Pros, Contras und Abstimmmöglichkeiten), um sich über das weitere Vorgehen in Ihrem Projekt abzustimmen.

• Wenn Sie diese Abstimmungstabelle nun als Loop-Komponente erstellen, dann können Sie diesen Block/Baustein beliebig weiter in anderen Apps nutzen. Dafür müssen Sie in dieser Schleifenkomponente einfach rechts oben auf → Link kopieren klicken und diesen Link in die gewünschte App (oder auch E-Mail) einfügen (mit → Strg + V).
• Alle Änderungen, die dann in der Loop-Komponente in anderen Apps vorgenommen werden, werden somit automatisch anwendungsübergreifend für alle Komponentenzwillinge synchronisiert. Sie arbeiten also stets überall mit den aktuellsten Informationen in Echtzeit.
• Wenn Ihnen also später auffällt, dass zwei weitere Personen an der in Teams erstellten Loop-Abstimmungstabelle beteiligt werden sollen, dann können Sie diesen einfach die Tabelle per Link in einem gesonderten Chat posten oder auch per E-Mail schicken.
• Da alle Abstimmungstabellen auf derselben Loop-Komponente basieren, werden diese automatisch synchronisiert und zeigen immer denselben Bearbeitungsstand an.
• In der rechten oberen Ecke der Schleifenkomponente werden dabei die Icons/Avatare angezeigt, wer diesen Baustein alles bearbeiten darf.

Ein weiteres Praxisbeispiel ist, spezifische Kundendatensätze aus Microsoft Dynamics 365 in Form einer Loop-Komponente einem Außendienstmitarbeitenden zu schicken oder zu teilen. Wenn dieser nun die Kundendaten in der Loop-Komponente bearbeitet und ergänzt, werden die Änderungen auch automatisch in Dynamics 365 nachgezogen. Das spart nicht nur Arbeit, der Außendienstmitarbeitende benötigt so auch keine aufwendige Extra-Anmeldung inklusive Berechtigungen in der Dynamics-Anwendung.

5. Wann wird die neue Microsoft Loop-App veröffentlicht? Preview und Release Date

Sowohl die Loop-App als auch die Microsoft Loop-Komponenten können Sie bereits ausprobieren und anwenden. Anfangs war die Bezeichnung der Komponenten in Teams noch „Live-Komponenten“, dies hat sich jedoch geändert zu Loop Komponenten. Die Komponenten können innerhalb Ihrer Organisation sowie mit Gast Accounts verwendet werden. Sie finden die Loop-Komponenten nun nicht nur in Teams, sondern auch in OneNote und Outlook. Für mobile Geräte (iOS und Android) gibt es bereits eine kostenlose App.

6. Was kostet Microsofts Loop?

Die neue Loop-App wird für alle Microsoft 365/Office 365 Abonnementen kostenlos und ohne Aufpreis erhältlich sein. Ohne MS/Office 365-Abonnement gibt es also auch keine Loop-App (die Anwendung wurde allerdings auch speziell für eine bessere Übersicht und Zusammenarbeit innerhalb des 365-Universums entwickelt). Ob eine adaptierte Desktop-Version für Windows 10 oder 11 herauskommt, ist noch unklar.

7. Extra-Tipps rund um das neue Microsoft Viva und die weiteren Office 365-Apps

Microsoft hat 2021 ein weiteres neues Tool vorgestellt, das – ähnlich wie die Loop-App – ebenfalls scheibchenweise über das Jahr 2022 ausgerollt wird: Microsoft Viva. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Employee Experience Platform (EXP) für die Verbesserung der individuellen Mitarbeitererfahrungen in Organisationen und Unternehmen. Das Ziel von MS Viva ist, das verfügbare formelle und informelle Wissen unternehmensweit zu bündeln und den einzelnen Mitarbeitern personalisiert und individualisiert bereitzustellen (z. B. via Microsoft Teams). Hier finden Sie mehr Informationen zum neuen → Microsoft Viva!

Aber welche Apps gehören nun eigentlich alles zu Microsoft Office 365? In den folgenden Links haben wir Ihnen die besten Tipps, Tricks und Anleitungen für mehr Effizienz mit den Office 365-Tools zusammengestellt.

• So funktioniert Microsoft Teams: Die wichtigsten Büro-Kaizen-Anleitungen und Video-Tutorials zu den Möglichkeiten und Funktionen in der Microsoft Teams-App.
• So funktioniert Microsoft 365: Die Büro-Kaizen-Themenseite rund um die vielen Microsoft Office 365-Tools (z. B. Outlook, Excel, Word, OneNote, OneDrive, SharePoint, Planner & Co).
• Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisorientierte Checklisten, Tipps und Druckvorlagen rund um mehr Effizienz im Büro, am Schreibtisch, bei Meetings und dem digitalen Arbeiten.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Microsoft Loop – Wird das unsere Zusammenarbeit verändern?

Inhalte dieses Microsoft Loop Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Loop? 00:22
3. Wie bekomme ich Loop? 01:38
4. Struktur: Arbeitsbereiche, Seiten und Komponenten 02:51
5. Die Arbeit auf Loop-Seiten 05:09
6. Loop-Komponenten 10:27
7. Loop-Speicherorte 15:17
8. Fazit 17:38

8. FAQ’s rund um Microsoft Loop