Hardware im Überblick: Optimale IT-Ausstattung fürs Büro und das mobile Arbeiten

In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Hardware zu beantworten. Die zahlreichen im Text verlinkten Anleitungen erklären weiterführende Details, Funktionen, Tipps und Hintergründe. Wir erläutern, was einen guten Arbeitsplatz ausmacht, welche Geräte es dafür von Microsoft Surface gibt und wie Sie auch mobile Geräte effizient in den Job einbeziehen können.

1. Grundlagen für die Einrichtung des Arbeitsplatzes

Die Gestaltung eines Arbeitsplatzes kann heute wesentlich individueller sein als früher. Selbst ein Unternehmen, in dem es nur wenige Büroarbeitsplätze gibt, sollte seinen Mitarbeitern hier entgegenkommen. So muss zum Beispiel ein Mitarbeiter im HR gänzlich andere Anforderungen stemmen als die Grafikerin, der Teilzeitkollege aus dem Social-Media-Team benötigt wiederum andere Hardware als die Buchhalterin.

Eine modern geführte Firma muss all diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Wer etwa im Layout-Team arbeitet, benötigt äußerst leistungsstarke Rechner und vermutlich mindestens zwei Monitore. Mitarbeiter im Bereich Social-Media können ihre Arbeit nur richtig ausüben, wenn sie über ein dienstliches Smartphone verfügen können. Ein zweiter Monitor ist übrigens bei fast allen zeitgemäßen Arbeitsplätzen eine ausgezeichnete Idee. Die entsprechende technische Ausstattung – leistungsfähige Rechner, Tablets und Co. – versteht sich dabei von selbst.

Ausstattung des Arbeitsplatzes

Ein typischer Arbeitsplatz ist mit der folgenden Hardware ausgestattet:

• Business Notebook mit Dockingstation
• 1-2 externe Monitore
• Externe Tastatur und Maus
• Headset für Videotelefonie und ggf. zusätzlich ein Telefon

Zwei Bildschirme

Für nahezu jede Tätigkeit am Rechner benötigt man heutzutage eine ganze Reihe an geöffneten Programmen. Kontrollieren Sie, während Sie diese Zeilen lesen, doch mal Ihre Taskleiste – wie viele offene Tools sind da zu sehen? Okay, wenn man nur liest, macht das nicht viel aus. Aber die allermeisten Tätigkeiten verlangen es, beständig zwischen mindestens zwei, manchmal auch viel mehr Programmen hin und her zu wechseln. Nicht selten geht dabei der Überblick ein wenig verloren, das führt zu Anspannung und letzten Endes auch zu Fehlern.

Die Abhilfe lautet: Schaffen Sie sich einen zweiten Bildschirm an! Wer am Laptop arbeitet, dürfte in vielen Fällen sowieso Probleme mit den kleinen Abmessungen haben. Die Bildschirmdiagonale ist bei diesen Geräten klein (das hat auch seinen Grund, schließlich sollen Laptops und Notebooks Platz sparen und leicht sein). An einem festen Arbeitsplatz oder im Homeoffice drängt sich ein zweiter Monitor jedoch geradezu auf. So können Sie die zwei meistgenutzten Programme auf die beiden Bildschirme verteilen.

Wenn Sie ein paar Tipps befolgen, können Sie sich die Arbeit durch die Nutzung eines zweiten Monitors ungemein erleichtern:

• Idealerweise sind die Auflösung und die Qualität der Darstellung beider Bildschirme gleich oder zumindest ähnlich.
• Kontrast, Helligkeit und Darstellungsgröße sollten Sie anpassen können.
• Beide Monitore befinden sich in etwa gleichem Abstand vor Ihren Augen und auf gleicher Höhe.
• Vermeiden Sie Spiegelungen und sorgen Sie dafür, dass der Abstand zwischen den beiden Bildschirmen nicht zu groß ist.

Ergonomie am Arbeitsplatz

Bei der Einrichtung der Arbeitsplätze ist es generell wichtig einige ergonomische Prinzipien zu beachten. Tipps dazu finden sie in unserem Beitrag „Ergonomie am Schreibtisch“ sowie in der folgenden Infografik.

2. Die Geräte von Microsoft Surface im Überblick

Mit der Hardware-Sparte Surface hat Microsoft im Jahr 2012 neue Bewegung in den Markt der Tablets gebracht. Bis dahin dominierte das 2010 eingeführte iPad die Szene. Nach anfänglicher Skepsis fanden Microsoft-Kunden mehr und mehr Gefallen daran, gerade weil die Kompatibilität zwischen Apple und Microsoft noch schwerfällig war. Nicht jedes Gerät aus der Surface-Reihe ist für jede Tätigkeit entworfen. Mit ein wenig Recherche finden Sie aber garantiert die richtige Variante, um Ihren Arbeitsplatz noch effektiver zu nutzen.

Der 2-in-1 Touchscreen-Laptop Surface Pro

Das Surface Pro (aktuell in der Version 7) kann als Notebook mit Tastatur oder als reines Tablett ohne Tastatur genutzt werden. Außerdem ist wie für alle Surface-Geräte mit Touchscreen der Surface Pen verfügbar. Microsoft Surface Geräte bieten für die Business-Zielgruppe eine gute Mischung aus ansprechendem Design, guter Verarbeitung und Funktionalität.

Die beiden Notebooks Surface Laptop und Surface Book

Neben dem Surface Pro findet man in den Büros auch häufig die beiden Geräte Surface Laptop und Surface Book. Während das Surface Laptop der klassischen Bauform eines Notebooks entspricht, kann bei Surface Book der Bildschirm von der Tastatur getrennt werden und wie beim Surface Pro als Tablett eingesetzt werden. Das Surface Book ist etwas größer, schwerer und auch teurer als ein vergleichbares Surface Pro.

Das klassische Tablett Surface Go

2018 stellte Microsoft das Surface Go vor. Dieses Tablet war deutlich kleiner, die Akkulaufzeit niedriger und bediente somit einen anderen Markt. Das drückte sich auch im Preis aus, die teuerste Version war nur etwa halb so teuer wie das günstigste Surface Laptop. Das Gewicht war deutlich geringer, diese Variante wurde also tatsächlich für den mobilen Gebrauch konzipiert.

Das innovative Dual Screen Smartphone Surface Duo

Das Surface Duo, in Deutschland erst im Februar 2021 auf den Markt gekommen, hat abermals eine völlig andere Zielgruppe im Blick. Es handelt sich dabei um das weltweit erste Klapp-Tablet, die eigentliche Überraschung aber steckt im Betriebssystem. Obwohl von Microsoft entwickelt, läuft nicht etwa eine Version von Windows 10 auf diesem Gerät – sondern ein OS von Google, nämlich Android 10. Doch können alle erdenklichen Anwendungen von Microsoft genutzt werden, darüber hinaus natürlich auch alle Apps aus dem Google Play Store. Nutzer können jeweils zwei Apps zu einer Gruppe vereinen. Wenn sie dann eine Gruppe öffnen, wird auf den beiden Displayhälften jeweils eine der Apps aus der Zweiergruppe angezeigt. Ein 360-Grad-Scharnier erlaubt es, das Tablet auf vielfältige Weise zu nutzen.

Der Surface Pen für alle Surface Geräte

Der Surface Pen, den Sie im Prinzip wie einen Kugelschreiber nutzen können, um direkt auf dem Bildschirm zu schreiben, ist kompatibel mit dem Surface Go, dem Surface Pro und anderen Geräten aus der Surface-Familie. Der neue Stift hat mehr als 4.000 Druckstufen, er reagiert sensibler denn je zuvor. So sind Verzögerungen zwischen Eingabe und Erscheinen der Eingabe auf dem Schirm mit dem Auge nicht mehr wahrnehmbar. Beim Zeichnen mit entsprechender Software reagiert das Tablet nun auf den Neigungswinkel des Stiftes, so dass man Schatten und Schraffierungen entwerfen kann.

Weitere Surface Geräte

Das Surface Studio ist ein Desktop-PC und besteht hauptsächlich aus einem riesigen Touchscreen-Monitor. Das Gerät bietet eine hohe Rechenleistung und ist optimiert für rechenaufwendige Video- und Grafikbearbeitung oder auch CAD-Anwendungen.

Außerdem hat Microsoft noch das Surface Neo angekündigt. Es handelt sich ähnlich wie das kleine Surface Duo um ein Dual-Screen-Gerät. Durch 2 Bildschirme mit optional zusätzlicher Tastatur sind hier ganz neue Bedienkonzepte möglich. Ein Veröffentlichungstermin ist bisher allerdings nicht bekannt.

3. Arbeitserleichterung durch mobile Geräte

Die Arbeit beschränkt sich heute immer weniger auf den klassischen Arbeitsplatz im Büro. Viele Mitarbeiter wollen auch während Dienstreisen, zuhause oder im Außendienst beim Kunden auf alle Informationen zugreifen können. Dies ist natürlich auch mit einem Notebook möglich. Aufgrund der Baugröße und der Zugriffszeiten eignen sich hier aber insbesondere mobile Geräte wie Smartphones und Tablets. Dank Systemen wie Microsoft 365 ist es heute problemlos möglich auch mit mobilen Geräten und den entsprechenden Apps auf alle wichtigen Daten zuzugreifen.

Das in Büros weit verbreitete Programm Microsoft Outlook bietet in Kombination mit dem Exchange-Server die Möglichkeit von allen Geräten auf die persönlichen E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte zuzugreifen. Die Microsoft Apps generell und natürlich auch die Outlook App stehen sowohl für Android als auch für iOS (iPad und iPhone) zur Verfügung. Die Outlook App hat im Vergleich zu anderen E-Mail-Apps den Vorteil, dass sie über direkte Schnittstellen mit anderen Microsoft Programmen verfügt. So kann man z. B. aus einer E-Mail direkt eine Aufgabe erstellen oder eine E-Mail auch in der digitalen Notizverwaltung OneNote abspeichern.

Ein Tablet – egal ob ein Android-Gerät oder das iPad von Apple – bietet Ihnen heutzutage bei richtiger Nutzung fast dieselben Möglichkeiten wie ein normales Notebook. Neben der Outlook App für E-Mails und Termine gibt es für das iPad auch die passenden Apps für OneDrive (Dateien), OneNote (digitale Notizen) oder Teams (digitale Zusammenarbeit). Die gleichen Apps gibt es natürlich auch für die Android-Geräte. Tablets eigenen sich mit einem passenden Stift auch sehr gut für handschriftliche Notizen.

Unterwegs im Zug oder Flugzeug ist in vielen Fällen sogar noch der Umgang mit einem Tablett kompliziert. Meist genügt schon das Smartphone, welches sowieso unser ständiger Begleiter ist. Auch beim Smartphone nutzen die wenigsten alle vorhandenen technischen Möglichkeiten aus. Zu nennen wäre hier beispielsweise die Diktierfunktion, die jedes Smartphone hardwareseitig an Bord hat. So können Sie neue Ideen sammeln oder, wenn Sie druckreif sprechen, sogar Texte in Worddateien eingeben bzw. E-Mails vorformulieren und Sie später versenden.

4. Halten Sie den Arbeitsplatz übersichtlich und aufgeräumt

In den letzten Jahren nimmt der Umgang an technischen Geräten tendenziell immer mehr zu. Viele haben inzwischen mehrere Smartphones, Laptops und weitere Geräte wie ein Tablett oder eine Smartwatch. Dazu kommen über die Jahre immer mehr Apps und soziale Netzwerke, die sich bei uns ansammeln aber nach kurzer Zeit nicht mehr relevant sind. Warum weniger manchmal mehr ist und es vielleicht Sinn macht diese Entwicklung zu hinterfragen, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema digitaler Minimalismus. Zu dem Thema haben wir zusätzlich auch noch ein eBook veröffentlicht. Hier erfahren Sie:

• Wie Sie sich von digitalem Ballast befreien.
• Wie Sie aus minimaler Anzahl an Geräten das Maximale herausholen.
• Wie Sie Zeit sparen, Komplexität reduzieren und entspannt arbeiten.

Neben der Hardware und Software ist es aus unserer Sicht auch wichtig, den eigenen Arbeitsplatz übersichtlich und aufgeräumt zu halten. An einem aufgeräumten Arbeitsplatz können sich Mitarbeiter besser auf ihre Aufgaben konzentrieren. Ordnung ist zudem auch ein wesentlicher Faktor, um sich an seinem Arbeitsplatz wohlzufühlen.

5. Video-Tutorials und Hardware-Tipps

Nichts ist anschaulicher, nachhaltiger und effizienter als eine Video-Anleitung. Auf unserem YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“ finden Sie noch viele Tipps und Tricks rund um digitales Arbeiten. Hier haben wir Ihnen einige passende Videos zum Thema Hardware aufgelistet:

• 7 geheime Windows 10 Funktionen, die Siekennen müssen!
• iPad: Handschrift in Text umwandeln mit Apple Scribble!
• Surface Duo Test: Ist das der iPhone Killer?
• iPhone: E-Mails in To Do-Aufgaben verwandeln
• iPhone: E-Mail in OneNote speichern
• iPad: 2 Apps nebeneinander nutzen! (Multitasking mit Splitscreen)
• Digitaler Minimalismus: Warum weniger mehr ist