Anleitung: Wie man zwei Outlook Kalender synchronisiert



Outlook-Kalender synchronisieren leichtgemacht: Aus Zwei mach Eins!

Das Synchronisieren des Outlook-Kalenders wird für zwei ziemlich unterschiedliche Alltagsszenarien benötigt. (1.) Sie wollen den Geschäftsterminkalender von Ihrem Büro-PC mit Ihrem Handy synchronisieren (Android, Windows oder iPhone), um auch mobil von unterwegs aus jederzeit Ihre aktuellen Termine einsehen und bearbeiten zu können. (2.) Sie wollen zwei oder mehr Outlook Kalender synchronisieren, um einen gemeinsamen Teamkalender zu erstellen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen beide Lösungswege.

Synchronisieren Sie Ihren Outlook-Kalender, mit Geräten oder Nutzern für einen gemeinsamen Teamkalender. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Problem 1: Den Outlook Kalender auf zwei verschiedenen Geräten synchronisieren
Sie nutzen Outlook im Büro und möchten Ihren Geschäftskalender darin nun auch auf Ihrem Handy angezeigt bekommen? Der mit Abstand einfachste Weg für diese Datensynchronisation ist die Outlook-App des Herstellers Microsoft. Die Applikation ist für alle mobilen Betriebssysteme und mobilen Endgeräte kostenlos verfügbar und bringt die wichtigsten Outlookfunktionen auf Ihr Handy. Das Synchronisieren der zwei Outlook-Kalender (auf dem Desctop-PC und dem Handy) ist dann denkbar einfach.

  • Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Smartphone und folgen Sie dem Pfad → Einstellungen → Konto hinzufügen → Email-Konto hinzufügen. Geben Sie nun den Email-Account von Ihrem im Büro genutzten Outlook ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ihrem Passwort. Jetzt können Sie noch genau festlegen, ob Outlook nur die zwei Kalender synchronisieren soll, oder ob dies auch für Ihre Kontaktadressen, Aufgabenlisten und Notizen gelten soll. Fertig.

Kalender synchronisieren Outlook - Konto hinzufügen

  • Für den Fall, dass Ihr Büro keinen Exchange-Server verwendet (dies ist in Unternehmen jedoch Standard), müssen Sie einen kleinen Umweg machen. Synchronisieren Sie den dann Outlook-Kalender auf Ihrem PC zunächst mit dem Google-Kalender. Diese kostenlose Webapplikation lässt sich dann problemlos mit dem Android-Kalender auf Ihrem Handy synchronisieren. Bei Apples iPhone übernimmt das hauseigene iTunes die Rolle des Vermittlers zwischen iOS-Kalender und Outlook-Kalender (weiterlesen: „Wie man Google Kalender und Outlook Kalender synchronisiert“).

Problem 2: Zwei oder mehr Outlook Kalender für einen Teamkalender synchronisieren
Damit die Outlook-Kalender verschiedener Nutzer zusammengelegt und auch künftig automatisch synchronisiert werden, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: (1.) Die Teammitglieder müssen sich Ihre Kalender gegenseitig freigeben. Dabei kann jeder Teilnehmer einstellen, welche Berechtigungen der jeweils andere erhalten soll. (2.) Alle Teammitglieder benötigen ein Exchange-Konto für den Datenaustausch. Dies ist eine technische Grundvoraussetzung für das Synchronisieren. Ansonsten ist die Funktion „Kalender freigeben“ in Outlook nicht verfügbar und kann auch nicht angeklickt werden.

Schritt 1:

Alle Kalender gegenseitig freigeben. Öffnen Sie den zu synchronisierenden Outlook-Kalender und klicken Sie im Menü oben auf die Schaltfläche → Kalender freigeben. Tippen Sie nun die Empfängeradressen Ihrer Teamkollegen ein und wählen Sie bei jeder Person unter → Details/Einstellungen die jeweilige Berechtigungsstufe aus. Also ob Ihre Termine lediglich in dem Gruppenkalender angezeigt werden sollen, oder ob Ihnen die anderen auch neue Termine in Ihren eigenen Kalender eintragen dürfen.

Kalender synchronisieren Outlook - Kalender freigeben

Schritt 2:

Den neuen Outlook-Gruppenkalender anlegen. Folgen Sie hierfür dem Pfad → Kalender verwalten → Kalendergruppen → Als neue Kalendergruppe speichern und geben Sie einen passenden Kalendernamen ein.

Kalender synchronisieren Outlook - Kalendergruppe

Schritt 3:

Den Gruppenkalender mit den freigegebenen Kalendern befüllen. Der neue Gruppenkalender lässt sich nun ganz leicht mit den im Team freigegebenen Outlook-Kalendern synchronisieren. Klicken Sie dafür einfach auf → Kalender verwalten und öffnen Sie zunächst alle dafür freigegebenen Kalender. Einmal geöffnet, werden die Kalender im linken Navigationsbereich in dem Ordner „freigegebene Kalender“ angezeigt. Von dort aus lassen sich diese dann ganz einfach per Drag & Drop in den gemeinsamen Teamkalender ziehen.

Kalender synchronisieren Outlook - Kalender befüllen

• Schritt 4: Alle synchronisierten Kalender überlagert anzeigen lassen. Damit in Ihrem Outlook nun alle Kalender der Teammitglieder in einer einzigen Ansicht zusammengeführt werden, müssen Sie einfach auf die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wechseln. An den jeweiligen Kalenderfenstern sehen Sie jetzt oben einen Pfeil „überlagert anzeigen“. Nun haben Sie einen gemeinsamen Teamkalender mit allen Outlook-Kalendern der Mitglieder, der automatisch synchronisiert wird und immer auf dem aktuellen Stand ist.

Kalender synchronisieren Outlook - synchronisieren

Extra-Tipp: Nicht nur die Kalender synchronisieren, sondern auch die Outlook-Kontakte

In Outlook können Sie nicht nur zwei oder mehrere Kalender synchronisieren. Sie können analog auch ein gemeinsames Team-Adressbuch mit allen unternehmensrelevanten Kontakten anlegen. In unserem Blogbeitrag „Gemeinsames Adressbuch: Wie Sie Ihre Outlook Kontakte freigeben“ zeigen wir Ihnen nicht nur genau, wie das geht. Hier haben wir Ihnen auch die verschiedenen Berechtigungsstufen detailliert aufgelistet – wer wann was darf.

Und Sie?

Outlook ist die Office-Wunderwaffe von Microsoft zum professionellen Verwalten der Emailkommunikation, Kontaktadressen, Aufgaben und Termine. Doch je mehr etwas zu leisten im Stande ist, desto größer ist auch die Gefahr, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Das beste Rezept dagegen sind unsere anschaulichen Erklärvideos. Denn so können Sie die einzelnen Schritte und Lösungswege direkt am Bildschirm nachverfolgen und an Ihrem eigenen Computer wiederholen. Einfacher geht es wirklich nicht! Fünf ganz besonders nützliche Tipps für häufige Office-Anwendungen finden Sie in unserem folgenden Video-Tutorial.

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