Outlook-Wiedervorlage: Wie kann man den Überblick über die Aufgabenliste behalten?

An welche Funktionen denken Sie, wenn Sie an Outlook denken? Die Verwaltung von E-Mails? Guter Punkt, das Tool wird von vielen Usern hauptsächlich genutzt, um elektronische Post zu versenden und zu empfangen. Das Festlegen und Administrieren von Terminen? Richtig, Outlook ist ebenfalls eine gute Software, um den Überblick über alle anstehenden Meetings, Besprechungen, Telefonkonferenzen und sonstige Ereignisse zu bewahren. Die Übersicht über alle Kontakte bewahren? Auch hier ist das Programm von konkurrierenden Tools kaum von seinem Spitzenplatz zu verdrängen.

Ganz nebenbei können Sie in Outlook auch Notizen erstellen und sich Erinnerungen an diese Vermerke senden lassen. In diesem Beitrag gilt unser Hauptaugenmerk allerdings den Aufgaben bzw. der Aufgabenliste in Outlook und wie Sie dafür die Outlook-Wiedervorlage nutzen. Denn obwohl das Aufgaben-Feature in Outlook eine prima Option ist, kann es doch vorkommen, dass in der Hektik des Büroalltags mal etwas durchrutscht. Wir möchten Ihnen am Beispiel von Outlook 2016 zeigen, wie Sie das tunlichst verhindern können.

Wie Sie eine Outlook-Wiedervorlage implementieren können

Es ist kein Geheimnis: Wir können uns nicht alles merken, auch nicht alles, was vermeintlich wichtig ist. Seit jeher wissen wir, dass wir am besten alle in der Zukunft liegenden Aufgaben irgendwo notieren sollten. Ob Sie dafür Zettel nutzen, das Notizbuch im Smartphone und sich selbst Mails als Reminder senden: es geht besser. Zum Beispiel, indem Sie alle Aufgaben an einem einzigen Ort auftürmen. Und genau dafür eignet sich Outlook ideal. Darüber hinaus sollten Sie sämtliche Aufgaben, die Sie sich einrichten, mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Wechseln Sie also zunächst in den Aufgabenbereich von Outlook und klicken Sie oben links auf den Button „Neue Aufgabe“.

Wichtig sind bei einer neuen Aufgabe eigentlich nur zwei Einträge, nämlich der Betreff (damit Sie später in der Aufgabenliste gleichsehen, worum es geht) und der Eintrag im Feld „Fällig am“. Anhand dieses Eintrags wird die Aufgabenliste nämlich übersichtlicher, weil Sie sich – wie im Bild dargestellt – nur noch auf die Aufgaben konzentrieren können, die am aktuellen Tag zu bewältigen sind:

So haben Sie Ihre aktuellen Aufgaben stets vor sich. Und eine Outlook-Wiedervorlage können Sie für sich persönlich ebenfalls einrichten, und zwar für Aufgaben, für die Sie noch kein konkretes Fälligkeitsdatum vergeben können. In diesem Fall wählen Sie beispielsweise das Ende des Monats oder des Quartals als Fälligkeitsdatum; Outlook erinnert Sie dann daran, dass da noch eine offene Aufgabe auf Sie wartet.

Eine E-Mail als Aufgabe übernehmen

Im Büroalltag ist es die Regel, dass Sie aus erhaltenen Emails Termine und Notizen erstellen müssen. Das geht recht einfach, indem Sie die Mail markieren und mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Symbol unten links ziehen. Nun müssen Sie im Dropdown-Menü nur noch auswählen, welche Aktion Outlook ausführen soll. Wenn Sie aus einer Mail eine neue Aufgabe erstellen möchten, gehen Sie genauso vor und entscheiden sich im Dropdown-Menü für „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“.

Nun öffnet sich der Aufgabenbereich von Outlook und die Aufgabe selbst. Der Betreff der Email wird jetzt als Betreff für die Aufgabe übernommen (selbstverständlich können Sie hier Veränderungen und Anpassungen vornehmen), das Fälligkeitsdatum bestimmen und abschließend die Aufgabe abspeichern und schließen. Ein Blick in die Aufgabenliste verrät, dass die Mail auch hier als Aufgabe abgespeichert worden ist:

Wenn Sie die Aufgabe in der Liste öffnen, dann ist die Original-Mail dort als Anhang gespeichert; Sie müssen sie nur öffnen, um Details zur Aufgabe zu erfahren. Dieses Feature ist dann besonders wertvoll, wenn die Aufgabe erst in einigen Tagen oder Wochen fällig wird. Um sich eine Outlook-Wiedervorlage zu erstellen, können Sie als Fälligkeitsdatum wie schon beschrieben das Quartals- oder Monatsende einstellen.

Oft sammeln sich über die Mailinformationen hinaus vor einem Termin jede Menge Infos an, die für das Ereignis selbst wichtig sind. Das können Emails sein von anderen Geschäftspartnern oder den Personen, mit denen der Termin stattfindet, außerdem Dokumente verschiedenster Art und vieles mehr. All diese Dokumente können Sie nun ganz einfach in der Aufgabe speichern, um sofort Zugriff darauf zu haben.

Mit diesen Schritten reduzieren Sie den Aufwand, sich Erinnerungen für verschiedene Arbeitsschritte einzurichten, indem Sie die Aufgaben bzw. die Aufgabenliste in Outlook als Wiedervorlage nutzen. Durch die Verknüpfung mit anderen Dokumenten und Emails vergessen Sie keine wichtigen Unterlagen mehr, die nervige Suche danach entfällt und der Überblick verbessert sich immens.

Wenn Sie regelmäßig Emails zu Aufgaben umwandeln, dann gibt es die Möglichkeit, diesen Weg noch zügiger und unkomplizierter zu bestreiten. Dafür erstellen Sie im Posteingang sogenannte QuickSteps. Dadurch erteilen Sie Outlook gewissermaßen eine Handlungsanleitung, Vorgänge mit einem einzigen Klick von Ihnen zu erledigen.

Dafür wählen Sie oben in der Leiste im Feld QuickSteps den Eintrag „Neu erstellen“, gehen auf „Aktion auswählen“ und scrollen dann hinunter zu den Aufgaben. Dort wählen Sie den passenden Eintrag aus – entweder Aufgabe mit Anlage oder Aufgabe mit Nachrichtentext – und klicken auf „Fertig stellen“.

Anschließend markieren Sie im Posteingang einfach jene Mail, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten und klicken oben auf den gewünschten QuickStep. Anschließend öffnet sich eine neue Aufgabe, die bereits den passenden Betreff führt.

Nun müssen Sie noch das Fälligkeitsdatum eintragen. In unserem Beispiel haben wir den gleichen Tag gewählt, wodurch die Aufgabenliste nach dem Speichern jetzt auch gleich die neue Aufgabe umfasst:

Auf diese Weise sparen Sie sich viele Klicks, um Aufgaben aus Emails zu machen.

Die Wiedervorlage in Outlook für Emails verwenden

Eine Outlook-Wiedervorlage ist aber nicht nur für Aufgaben sinnvoll – nein, auch Emails müssen in vielen Fällen nicht direkt nach dem Erhalt, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Zwei Möglichkeiten fallen einem hierzu direkt ein: Die Mails im Posteingang als ungelesen kennzeichnen, um sie später gut wiederzufinden; und der Ausdruck der Mails, um sie in eine physische Wiedervorlage-Mappe einzusortieren, die stets auf dem Schreibtisch bereitliegt. Beide Varianten sind gelinde gesagt ineffizient, wobei der Ausdruck zusätzlich nicht besonders ressourcenschonend oder umweltfreundlich ist aufgrund des Papierverbrauchs.

Zum Glück gibt es da bessere Methoden, zum Beispiel die Outlook-Wiedervorlage für Ihre wichtigen Mails. Im Tool trägt sie den Namen „Nachverfolgung“ und Sie können sie ziemlich leicht einrichten. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Mail, die Sie auf Wiedervorlage legen möchten. Es öffnet sich folgendes Kontextmenü:

Im neuen Fenster „Benutzerdefiniert“ geben Sie die Kennzeichnung ein und den Termin bzw. die Zeitspanne, zu der Sie die Outlook-Wiedervorlage benötigen. Sobald Sie mit OK bestätigt haben, landen Sie automatisch wieder in Ihrem Posteingangsordner.

Hier können Sie jetzt feststellen, dass die zur Nachverfolgung markierte E-Mail nun mit dem Symbol einer Glocke versehen ist wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Sollten Sie die Nachricht zum festgelegten Zeitpunkt noch immer nicht beantworten können oder wollen, dann wählen Sie einfach einen neuen Termin. Haben Sie die Aufgabe jedoch erledigt, dann klicken Sie die E-Mail erneut mit der rechten Maustaste an, wählen wiederum „Zur Nachverfolgung“ und „Erinnerung hinzufügen“ und löschen nun die Kennzeichnung, indem Sie auf den Button klicken:

Ein sehr praktisches Feature in Outlook ist, dass das Tool alle Aufgaben gleichbehandelt. Bedeutet: Wenn Sie in den Aufgabenbereich wechseln und in die Aufgabenliste klicken, dann sehen Sie dort alle Wiedervorlagen, die Sie erstellt haben – also auch die E-Mails:

Einen kleinen Unterschied gibt es allerdings zwischen den Einträgen, die Sie als Aufgaben angelegt haben, und den Terminen, die über die Nachverfolgen-Option gespeichert worden sind. Erstere können Sie nämlich auf direktem Weg löschen, während Sie Wiedervorlagen, die Sie per Nachverfolgung erstellt haben, lediglich aus der Liste entfernen können (per Rechtsklick mit der Maus öffnen Sie das Kontextmenü).

Praktische Folgen hat es aber nicht, wenn Sie die per Nachverfolgung gespeicherten Wiedervorlagen nur aus der Liste entfernen. Ein Blick in den Posteingang zeigt, dass das Glockensymbol vor der E-Mail durch diesen Schritt entfernt wurde. Übrigens: Um einen flüchtigen Blick in die Aufgabenliste zu werfen, wenn Sie sich in Outlook etwa im Kalender oder im Posteingang befinden, gibt es eine prima Mouseover-Funktion, wenn Sie den Zeiger kurz – ohne Klicken – auf das Aufgabensymbol bewegen:

Video Büro-Kaizen digital

(Dauer 11:57 Minuten)