Was kann „Microsoft Power Apps“? Manuelle Geschäftsprozesse einfach und ohne Programmierkenntnisse digitalisieren und automatisieren


„Dafür müsste es doch eigentlich ein kleines Programm geben, dass das automatisch macht…!“ Gibt es, mit Microsoft Power Apps (früher: PowerApps). Mit dem einfach zu handhabenden Werkzeugkasten können selbst ungeübte Nutzer ohne Programmierkenntnisse Web- und Mobil-Apps so anpassen, dass die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse in dem eigenen Unternehmen digitalisiert und dann auch automatisiert werden können. Eine Übersicht, was das Tool alles leisten kann und wie es funktioniert, lesen Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps basiert auf Microsoft 365/Office 365 und Microsoft Flow (mittlerweile Power Automate). Für eine möglichst intuitive Bedienung wurden dabei die Drag-and-Drop-Funktionen des bekannten PowerPoints übernommen. Ziel ist, dass auch Nutzer ohne Vorkenntnisse benutzerdefinierte (Web- und mobile) Apps für die unterschiedlichsten, eigenen Geschäftsprozesse erstellen können. Auf diese Weise können veraltete und immer noch manuelle Geschäftsprozesse digital transformiert und an die eigenen Anforderungen angepasst werden – ohne dafür extra die IT-Abteilung zu benötigen.

  • Früher wurden für benutzerspezifische Funktionen im Microsoft/Office 365 Ökosystem häufig (mittels InfoPath) neue Formulare in SharePoint erstellt. Um dies zu vereinfachen, wurde 2016 Microsoft PowerApps veröffentlicht, das InfoPath künftig gänzlich ersetzen soll.
  • Bei Microsoft Power Apps handelt es sich um ein visuelles Entwicklungstool, das auf einer sogenannten „Low-Code-Plattform“ basiert. Das heißt, es werden keinerlei Programmierkenntnisse benötigt.
  • Die Apps können allein mit Hilfe der von Microsoft bereitgestellten Vorlagen und adaptierbarer Beispieldaten einfach per Drag & Drop erstellt und angepasst werden – ohne dafür direkt am oder mit dem Code arbeiten zu müssen. Das Design der Apps erfolgt dabei ähnlich einfach wie in Microsoft PowerPoint.
  • Die erstellten Apps lassen sich dann mit anderen teilen und sowohl im Browser (Web) als auch mobil auf Smartphones und Tablets nutzen.
  • Die Power Apps-Suite besteht aus einer Sammlung von Funktionen, Diensten, Konnektoren und einer Datenplattform und wird kontinuierlich weiterentwickelt, z.B. durch das Hinzufügen immer weiterer Features und Konnektoren.
  • Versierte Entwickler können zudem auch auf leistungsstärkere Programmfunktionen zurückgreifen, um beispielsweise benutzerdefinierte Konnektoren zu erstellen, Azure-Funktionen zu nutzen oder auch mit Metadaten zu interagieren.

Typische Praxisbeispiele für Microsoft Power Apps:

Mögliche Anwendungsszenarien von Power Apps sind zum Beispiel mobile Lösungen für Servicemitarbeiter und den Außendienst, digitale Antragsformulare, Spesenabrechnungen, Kosteneinschätzungen, die Budgetkontrolle, die Dokumentation von Standortbegehungen und Inspektionen, Objektkatalogisierungen, die Zeiterfassung der Mitarbeiter, rollenspezifische Szenarien etc.

Microsoft, Büro-Kaizen.
Mit „Microsoft Power Apps“ lassen sich eigene, benutzerdefinierte Apps entwickeln, um bislang manuelle Geschäftsprozesse ohne weitere Programmierkenntnisse zu digitalisieren. Es müssen lediglich die mitgelieferten Microsoft-Vorlagen angepasst werden.

Microsofts „Power Platform“: Power Apps, Power Automate, Power BI & Virtual Agents

Microsoft Power Apps ist der Nachfolger von Microsoft InfoPath und zählt seit 2016 zu Microsofts Power Platform. Diese Plattform beinhaltet darüber hinaus auch noch die drei weiteren Anwendungen Power Automate (ehemals Microsoft Flow), Power BI und Power Virtual Agents, die alle unterschiedliche, spezifische Aufgaben erfüllen. Ziel der vier Power-Platform-Apps ist es, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu optimieren und schließlich auch zu automatisieren. Dafür können die verschiedensten Datenquellen aus unterschiedlichsten Quellen (auch Drittanbietern) fusioniert und auch systemübergreifende IT-Anwendungen erstellt werden. Die „Power-Familie“ kann dabei Hand in Hand arbeiten und die vier Apps bei Bedarf miteinander kombiniert werden – also z. B. Prozesse erst digitalisieren (Power Apps) und dann in einem zweiten Schritt automatisieren (Power Automate).

  • Microsoft Power Apps: Damit können eigene Apps erstellt werden, um die verschiedensten Aufgaben zu lösen. So lassen sich mittels der zahlreichen Vorlagen von Microsoft und einer einfachen Drag & Drop-Bedienung (im gewohnten Office-Look) Prozesse aller Art digital transformieren und modernisieren. Inklusive rollenspezifischer Szenarien und sogar vorkonfigurierten KI-Komponenten.
  • Power Automate: Mit dieser App lassen sich wiederkehrende Aufgaben vergleichsweise einfach als digitale Workflows automatisieren.
  • Power BI: Diese Business Intelligence App dient der umfassenden Analyse von komplexen Geschäftsprozessen.
  • Power Virtual Agents: Mit dieser App können Chatbots (virtuelle Agenten) erstellt werden, die z. B. Nutzern auf einer Webseite automatisiert weiterhelfen.
  • Die Power Platform ist einer von insgesamt fünf zentralen Technologie-Schwerpunkte von Microsoft. Die weiteren vier Schwerpunkte sind Microsoft 365 (ehemals Office 365), Dynamics 365 (ehemals Microsoft Business Solutions), Azure (Cloud-Computing-Plattform) und GitHub (für die Versionsverwaltung von Software-Entwicklungen).

Was ist das Power Apps Studio, was Power Apps Mobile und was eine Canvas-App?

  • Canvas-App: Mit Power Apps lassen sich keine eigenständige Apps wie im gebräuchlichen Sinn erstellen. Es handelt sich vielmehr um sogenannte Canvas-Apps, die innerhalb einer größeren Container-Anwendung laufen.
  • Power Apps Mobile: Der Name dieser Container-App ist Power Apps Mobile, das für iOS und Android heruntergeladen werden kann. Alternativ können die Canvas-Apps aber auch im Web-Browser eines Desktop-Computers laufen – unterstützt werden Google Chrome, Microsoft Edge, Internet Explorer, Mozilla Firefox und Apple Safari.
  • Power Apps Studio: Für das Erstellen und Verwalten der Canvas-App wird wiederum ein anderer Baustein benötigt, das Power Apps Studio. Dieses läuft (als Download lokal installiert) unter Windows ab Version 8.1 und unter macOS ab Version 10.13. Das Power Apps Studio kann aber alternativ auch online im Browser ausgeführt werden (unterstützt werden Google Chrome und Microsoft Edge).

Welche Programmiersprache verwendet Microsoft Power Apps?

Power Apps basiert auf Microsofts Cloud-Computing-Plattform Azure und ist die erste Anwendung von Microsoft, die die 2021 veröffentlichte Programmiersprache Power Fx nutzt. Diese soll künftig von der gesamten Power Platform genutzt werden. Ein wesentlicher Vorteil von Power Apps ist jedoch, das für die Bedienung selbst keinerlei Programmier- und Entwicklerkenntnisse erforderlich sind (Low-Code-Plattform). Die individuellen Apps lassen sich ganz einfach per Drag & Drop aus zahlreichen Vorlagen erstellen. Die Logiken werden mittels Excel-ähnlichen Formeln implementiert. Profis mit entsprechenden Kenntnissen können jedoch weitere, leistungsstärkere Funktionen und Bausteine in dem Programm nutzen, die für Unerfahrene allerdings in der Regel zu komplex wären. Auf diese Wiese können Profis dann beispielsweise benutzerdefinierte Konnektoren erstellt, Azure-Funktionen genutzt oder auch mit Metadaten interagiert werden.

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Ist Microsoft Power Apps kostenlos?

Nein, Power Apps ist nur als Testversion kostenlos verfügbar und auch nicht fester Bestandteil von allen Microsoft 365/Office 365 Plänen. Lediglich in dem Microsoft 365 Enterprise-Plan E5 ist es standardmäßig bereits enthalten, ansonsten wird eine zusätzliche Lizenz benötigt. Das Entwickler-Tool ist somit auch als eigenständige Standalone-Lösung nutzbar.

  • Beim Abschließen einer PowerApps-Lizenz ist entweder eine Verrechnung nach der Anzahl der Nutzer oder nach der Anzahl an lizenzierten Apps möglich. Zudem können auch weitere Add-ons gebucht werden.
  • Hier finden Sie mehr Informationen zu den → Kosten von Microsoft Power Apps.

Wie funktioniert das Erstellen einer Power App?

Die Power Apps-Suite besteht aus verschiedenen Komponenten, mit denen die Apps erstellt, designt, geteilt, ausgeführt und verwaltet werden können. Dies sind die Webanwendung „Web.powerapps.com“, die lokal installierte Desktop-Anwendung „PowerApps Studio“, das „PowerApps Admin Center“ für das Verwalten der eigenen Apps, Microsofts „Common Data Service für Apps“ für die Integration von Daten aus externen Quellen (Drittanbietern) sowie „PowerApps Mobile“ für das Ausführen der Apps auf Smartphones und Tablets.

  • Schritt 1: Melden Sie sich auf https://powerapps.microsoft.com/de-de/ an (hier ist auch ein kostenloses Testen möglich) oder auf Web.powerapps.com. Wählen Sie dann zunächst eine für Ihre Anforderungen/Prozesse passende Vorlage aus.
  • Schritt 2: In dieser Webanwendung können Sie später auch mittels sogenannter Konnektoren (= Schnittstellen) Verbindungen zu den Datenquellen und weiteren Diensten einstellen, die Sie als Eingang benötigen – auch über das Microsoft-365-Ökosystem hinaus (z. B. zu Google Drive, Dropbox, SAP, Salesforce, Oracle oder Dynamics CRM.). Sogar lokal abgespeicherte Datenquellen können hier über sogenannte Gateways eingebunden werden.
  • Schritt 3: Nach der Auswahl der Mustervorlage öffnet sich die ausgewählte App-Vorlage in dem lokal zu installierenden Power Apps Studio. Die Nutzeroberfläche des App-Studios ist dabei an das weit verbreitete PowerPoint angelehnt. Hier können Sie nun das Layout und Design der neuen App ganz ähnlich wie bei einer PowerPoint-Folie bearbeiten und auch an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen. Nun nur noch abspeichern und schon ist die neue App für das eigene Problem fertig!
  • Schritt 4: Die neuerstellte App können Sie anschließend noch mit Kollegen und Mitarbeitern teilen, damit diese ebenfalls von der digitalen Lösung des bislang manuell auszuführenden Prozesses profitieren.

Wie groß sind Nutzen (ROI) und Produktivitätssteigerung durch Microsoft Power Apps?

Das renommierte Marktforschungsunternehmen Forrester hat eine Auftragsstudie zum Nutzen und ROI von Microsoft Power Apps durchgeführt, und wie stark sich damit die Entwicklungskosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern lassen. Die wesentlichen Ergebnisse dieser Forrester-Studie sind:

  • Ein ROI (Return on Investment; Kapitalrentabilität) von 188% innerhalb von drei Jahren. Der Payback liegt unter sechs Monaten.
  • 74% geringere Kosten für die App-Entwicklung.
  • Eine Effizienz- und Produktivitätssteigerung von im Schnitt 3,2 Stunden pro Woche und Mitarbeitenden.
  • Durch effizientere Prozesse und zufriedenere Kunden stieg der Umsatz im Durchschnitt um 4,3%.
  • Der time-to-market Zeitraum für neue Produkte und Services reduzierte sich von 21 Monaten auf 13 Monate.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Power Apps vs. Microsoft Flow (Power Automate)?

  • Das bekannte Microsoft Flow wurde Ende 2019 in „Power Automate“ umbenannt, um die Zugehörigkeit zu Microsofts „Power Platform“ zu signalisieren (zusammen mit Power BI, Power Apps und Power Virtual Agents).
  • Die Power Platform zum Erstellen eigener, systemübergreifender IT-Anwendungen ist einer der insgesamt fünf Technologieschwerpunkte von Microsoft (zusammen mit Microsoft/Office 365, Dynamics 365, Azure und GitHub).
  • Power Automate ermöglicht das Vernetzen (Abbilden, Steuern und Automatisieren) von Apps, Services und digitalen Prozessen zu eigenen automatisierten Workflows (z.B. für Benachrichtigungen, Genehmigungsprozesse, Dateisynchronisierungen, das Sammeln und Organisieren von Daten etc.).
  • Im Unterschied dazu werden mit Power Apps eigene Apps erstellt und angepasst, um spezifische Geschäftsprozesse und Aufgaben überhaupt digital (und mobil) abbilden zu können. Es werden also die digitalen Funktionen (Zugriff) erst neu geschaffen, die sich dann beispielsweise mittels Power Automate automatisieren lassen.

Extra-Tipps für Power Automate (Microsoft Flow): Anleitung, Tipps und Video-Tutorial!

Auch bei Power Automate können ungeübte Nutzer, ganz wie bei Power Apps, je nach Bedarfsfall auf eine Vielzahl an von Microsoft bereitgestellten Vorlagen zurückgreifen. Diese Standardvorlagen können dann relativ einfach an die eigenen Anforderungen anpasst werden. Mehr Details hierzu erfahren Sie in unserem folgenden Büro-Kaizen-Blogbeitrag sowie in unserem nachfolgendem Büro-Kaizen Video-Tutorial!

  • Power Automate (ehemals Microsoft Flow): Anleitung mit 10 Tipps, Vorlagen und Praxisbeispielen für automatisierte Workflows und Prozesse.
  • Büro Kaizen Video-Anleitung: Microsoft Power Automate Tutorial (deutsch).

(Dauer 11:44 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zu Power Automate:

  • Einleitung 00:00 
  • Wie bekomme ich Power Automate? 00:21 
  • Einen Flow mit einer Vorlage anlegen 00:50 
  • Einen automatisierten Flow erstellen 03:03
  • Einen sofortigen Flow erstellen 07:31 
  • Einen geplanten Flow erstellen 08:44 
  • Meine Flows in der Übersicht 10:11 


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