Selbstmanagement im Überblick: Chaos vorbeugen und effizient arbeiten lernen

In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Selbstmanagement zu beantworten. Die zahlreichen im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, wie Sie es im Job schaffen, allen Anforderungen gerecht zu werden und die Arbeit nicht mit nach Hause nehmen müssen. Am wichtigsten ist es dabei, soweit es geht auf Multitasking zu verzichten.

1. Definition: Worum es beim Selbstmanagement überhaupt geht

Im Prinzip möchten wir durch ein Management unserer gegebenen Kapazitäten unser Gehirn entlasten. Denn wenn dort zu viele Tasks herumschwirren, die es zu erledigen gilt, ist eine Priorisierung nahezu unmöglich und wir können uns nicht einmal auf eine einzige der anstehenden Aufgaben konzentrieren. Das bedeutet, dass die Qualität der Arbeit enorm leidet, dass Nacharbeiten drohen und die sowieso schon knappe Zeit noch knapper wird. Von Effizienz ist dieser Zustand enorm weit entfernt. Und nicht zuletzt leidet irgendwann auch das Gemüt unter einer solchen Lage.

Beim Management der eigenen Kapazitäten geht es also im Prinzip darum, das Gehirn zu entlasten, indem man die vor einem liegenden Aufgaben und damit auch die zur Verfügung stehende Zeit strukturiert. Chaos im Kopf muss unbedingt vermieden werden, auf Dauer ist das eine Falle, die zu schlimmen seelischen Zuständen führen kann. Selbstmanagement hat enorm viele Facetten. Im Endeffekt müssen Sie vielleicht gar nicht alle Maßnahmen durchführen, um besser arbeiten zu können, sondern sich womöglich auf einige der auf dieser Seite genannten Optionen fokussieren, um sich im Arbeitsalltag gut – oder besser – zurechtzufinden.

Definition Selbstmanagement

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, selbstständig die eigenen Ressourcen sinnvoll für die Gestaltung der beruflichen und persönlichen Entwicklung sowie wichtiger Ziele zu nutzen.

2. Aufgaben priorisieren und einen Anfang finden

Der erste Schritt hin zu einem Selbstmanagement, ist die Priorisierung der Aufgaben, die einen erwarten. Anders ausgedrückt, teilt man die Arbeit in weniger wichtige, wichtige und dringende Projekte ein, idealerweise sogar nur in zwei Kategorien (wichtig und dringend). Denn auch hier gilt: Je übersichtlicher, desto besser. Dadurch fällt der wichtigste Schritt nämlich schon mal ein bissen leichter, und dieser lautet: Finden Sie einen guten Einstieg in die aufgestaute Arbeit. Ihre Aufgabenliste können Sie dann beispielsweise mit Microsoft Outlook verwalten.

Auch, wenn es vielleicht schwerfällt: Stellen Sie sich vor, dass Sie nur eine der vor Ihnen liegenden Aufgaben erledigen dürfen. Entscheiden Sie selbst, welche das wäre, und vertrauen Sie dabei am besten nicht zuletzt auf Ihre Intuition. Eine kurze Rücksprache mit dem Vorgesetzten ist womöglich ebenso hilfreich, erklären Sie Ihre Situation und sagen Sie proaktiv, dass Sie bereits priorisiert haben, um einen Anfang finden zu können. Und wenn die Entscheidung einmal gefallen ist, dann bleiben Sie auch dabei.

3. Schriftlichkeit zwingt zu gedanklicher Klarheit

Ihr Kopf ist nicht dafür gemacht sich alle möglichen Ideen und Absprachen mit Kunden und Kollegen zu merken. Deshalb sollten Sie sich neben einer Aufgabenliste auch ein System überlegen, wie Sie schriftliche Notizen organisieren. Ob Sie die Notizen handschriftlich auf Papier festhalten oder digital mit einer Software arbeiten, ist erstmal gar nicht so wichtig. Viel wichtiger ist es die Ideen und Gedanken aus dem Kopf rauszubekommen und schriftlich festzuhalten.

Wenn Sie Ihre Notizen auf Papier organisieren, könnte Ihnen ein Mappen-System (z. B. Classei, Leitz oder Mappei) oder auch ein Hängeregister helfen, um den Überblick zu behalten. Denn Papier-Chaos sollten Sie möglichst vermeiden. Je aufgeräumter ein Schreibtisch ist, desto besser. Das heißt umgekehrt, dass Post-its, die am Monitor kleben, auch nicht optimal sind. Gesprächsinhalte haben gar nicht genügend Platz auf so einem kleinen gelben Zettel, und das führt dazu, dass Sie versuchen, sich vieles im Kopf zu behalten – was natürlich nicht funktioniert.

Wenn Sie Ihre Notizen digital organisieren wollen, bietet sich die Notizsoftware OneNote an. Diese können Sie z. B. auch auf einem iPad oder Surface-Gerät nutzen. Mit diesen Geräten und einem passenden Stift kann man die Vorteile von Handschrift und digitalen Notizen optimal kombinieren. Ein weiterer Vorteil ist, das Sie auch von unterwegs über das Smartphone auf alle Notizen zugreifen können.

4. Mit einem Tagesplan zum effizienten Arbeiten

Bevor wir über den genannten Tagesplan sprechen, noch ein kurzer Absatz zu einem Thema, das selbstverständlich sein sollte – und doch von vielen Menschen übersehen wird. Klar wartet man oft auf eine wichtige Mail oder einen entscheidenden Anruf, wenn Sie jedoch fokussiert bleiben möchten, dann sollten Sie derlei störende Dinge abstellen. Bedeutet: Lassen Sie Outlook geschlossen und öffnen Sie das Tool nur dann, wenn Sie sich bewusst dafür entscheiden die E-Mails zu verarbeiten.

Was aber gehört sonst noch zum Tagesplan des effizienten Arbeitens dazu? Eine ganze Reihe an Maßnahmen. Ein solider Anfang ist gemacht, wenn Sie es schaffen, den neuen Tag bereits zu planen, bevor Sie den alten Arbeitstag beenden. Gleichzeitig schätzen Sie ein, wieviel Zeit Sie für welche Punkte aufbringen müssen und multiplizieren diese Schätzung mit 1,5. Denn unterm Strich dauert immer alles länger, weil man den Aufwand als zu gering einschätzt. Zudem müssen Sie störende Faktoren wie spontan angesetzte Meetings, längere Telefonate oder den Mailverkehr mit einem Kunden in Ihre Berechnung einbeziehen.

Idealerweise fassen Sie die zu erledigenden Anrufe oder Mails zu Zeitblöcken zusammen, in denen Sie exakt diese Aufgaben erledigen. Das Hin-und-Her zwischen den Tasks ist zeitraubend und kostet unnötige Konzentration, weil Sie sich jedes Mal neu in das zu bearbeitende Thema hineindenken müssen. Übrigens ist es ratsam, wenn Sie einen Zeitplan auch für jedes Projekt bzw. für jedes neue Projekt aufstellen. Auch ist das Aufstellen von Wochenplänen selbstverständlich eine Überlegung wert.

5. So verhindern Sie, dass Sie prokrastinieren

Es ist nur allzu menschlich, wenn wir unangenehme Dinge erst einmal aufschieben. Prokrastinierung ist ein Wesenszug, der tief in uns angelegt ist. Für modernes Arbeiten nach dem Prinzip des Selbstmanagements ist das Aufschieben aber Gift. Die gute Nachricht: Wir können diese Verlockung der Aufschieberitis wirksam bekämpfen.

Ein ordentlich aufgeräumter Schreibtisch und ein Tagesplan sind Mittel, die bereits erwähnt wurden. Die vielleicht wichtigste Fähigkeit aber ist die Fähigkeit, zu Kollegen auch mal Nein zu sagen. Wenn Sie nicht fokussiert sind und Aufgaben sowieso gern auf später verschieben, dann neigen Sie womöglich dazu, die Wünsche der Kollegen oder Vorgesetzten nicht ablehnen zu können. Weil Sie gefühlt ja grad eh nichts zu tun haben. So stauen sich mehr und mehr Aufgaben an, bis Sie am Ende komplett überfordert sind und panisch feststellen müssen, dass Sie das alles nie und nimmer wuppen können.

Halten Sie sich strikt an Ihren detaillierten Tagesplan und lehnen Sie Anfragen ab, wenn Sie in diesem Plan erkennen, dass Sie keine Zeit übrighaben. Und dann sagen Sie nett sorry. Für andere oben erwähnte Tasks gilt das auch, etwa die Bearbeitung von eingehender Post (höchstens einmal am Tag damit befassen) oder von Mails (zwei, drei Mal pro Tag und dann immer in Blöcken).

6. Stress bewältigen und gar nicht erst aufkommen lassen

Stress findet nun mal statt in der modernen Arbeitswelt, das lässt sich nicht wegdiskutieren. Doch es gibt eine ganze Reihe an Möglichkeiten, den Stress zu bewältigen oder ihn zumindest zu reduzieren. Neben einigen bereits genannten Faktoren (Mailbearbeitung, Ordnung auf dem Tisch, Neinsagen, Tagesplan) sind Dinge wie eine optimistische Einstellung zur Arbeit, viel Bewegung, Ordnung oder Checklisten infrage kommende Hilfsmittel.

Aber kennen Sie auch den Stress, der nach dem Urlaub auf einen wartet? Dieses ungute Gefühl, in ein paar Tagen wieder ins Büro zu müssen, weil man die Befürchtung hat, dass zu viel Arbeit auf einen wartet und der Posteingang geradezu überquillt? Es gibt auch hier ein paar Möglichkeiten, wie man stressfrei aus dem Urlaub zurückkommen kann. Und einige dieser Möglichkeiten leiten Sie bereits vor dem Urlaubsantritt ein. Sorgen Sie zum Beispiel intern für eine Vertretung innerhalb des Teams oder der Abteilung. Legen Sie schriftlich Checklisten fest für die Vertretung und erläutern Sie komplexe Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit nötig sind, idealerweise persönlich.

Für sich selbst erstellen Sie spätestens zwei Wochen vor Urlaubsbeginn eine ordentliche To-do-Liste, was Sie unbedingt noch erledigen müssen. Sagen Sie im Kollegenkreis schon mal Bescheid, dass Sie weg sein werden, und erinnern Sie kurz vor dem Urlaub alle noch einmal daran. Die Übergabe an die Vertretung sollte umfassend erfolgen, dabei muss Ihre Vertretung genau wissen, auf welchem Stand welches Projekt ist und was getan werden muss. Und blockieren Sie im Outlook-Kalender den ersten Arbeitstag nach Ihrem Urlaub, um sich auf den neuesten Stand bringen zu lassen und in Ruhe die wichtigsten Mails zu beantworten – anstatt gleich wieder in Meetings gehen zu müssen.

7. Fehler und der Umgang mit ihnen

Klingt abgedroschen, stimmt aber unzweifelhaft: Fehler passieren im Job, weil es immer noch Menschen sind, die da miteinander arbeiten. Der Umgang mit einem Fehler kann ein wichtiger Faktor sein (oder werden) in Sachen Selbstmanagement. Zugegeben: Wie einzelne Menschen mit Fehlern umgehen, wird ihnen in vielen Fällen von der Chefetage vorgegeben. Wenn dort herrschsüchtige und polternde Chefs das Sagen haben, die einzelne Mitarbeiter gern in großen Meetings vorführen, weil sie einen Fehler begangen haben, dann motiviert das die Belegschaft keinesfalls, einen gesunden Umgang mit Fehlern zu entwickeln. Es ist dann eher überlebenswichtig, Fehler zu verstecken. Wer jahrelang unter einer schädlichen Kultur der Führung leidet, tut sich auch danach schwer, offen und gesund mit einem Fehler umzugehen.

Dabei ist diese Offenheit für ein Unternehmen unglaublich wichtig. Nur, wer Fehler zulässt, sorgt dafür, dass sie auch behoben werden können – und nicht vertuscht. Mitarbeiter, die sich trauen, Fehler anzusprechen, sind mündige Mitarbeiter, weil sie auf diesem Wege einerseits Unternehmensprozesse optimieren und andererseits auch aktives Selbstmanagement betreiben, insofern der Fehler ihr Aufgabenfeld betrifft.

Übrigens: Es ist immer ein Fehler, wenn Sie keine Notizen machen – es genügt jedoch ein Gedächtnisprotokoll, bei dem Sie gern kreativ werden dürfen. Es ist schließlich nur für Sie bestimmt. Wenn Sie etwa ein interessantes Gespräch mit Kollegen in der Pause hatten: Schreiben Sie sich den Inhalt verknappt auf. Manchmal hilft es auch, sich die äußeren Umstände dazu zu notieren, um sich später beim Blick auf das Protokoll besser an die Inhalte zu erinnern.

8. Warum Disziplin unverzichtbar ist

Bis jetzt haben wir über die Möglichkeiten gesprochen, wie man sich selbst managt, indem man sich Erleichterungen verschafft. Dabei soll aber nicht unter den Tisch fallen, dass es an enormem Willen bzw. an Disziplin nicht fehlen darf. Der Ruf dieses Charakterzugs ist wenig sympathisch, aber es gibt die sogenannte 5-A-Methode, welche Methoden beinahe automatisch zu einem Plus an Disziplinführen. Und das ist trotz der zunächst negativen Besetzung dieses Begriffs beileibe keine negative Eigenschaft.

Denn nur mit einer gewissen Disziplin lassen sich gefasste Vorsätze auch erreichen. Das gilt schließlich nicht nur im geschäftlichen, sondern auch im privaten Bereich. Die 5-A-Methode ist vielleicht sogar so etwas wie eine Abkürzung auf dem Weg zu einem besseren Selbstmanagement, wenn man die Schritte eisern befolgt. Diese lauten:

• Aussortieren unnötiger Dinge
• Aufräumen nach Plan
• Arbeitsplatz sauber halten
• Arbeitsstandards definieren
• Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Diese Faktoren führen zu mehr Struktur und einem verbesserten Arbeitssystem – und bestenfalls dazu, dass Ihnen alles leichter von der Hand geht. Auf diese Weise klingt der Begriff der Disziplin schon nicht mehr ganz so preußisch streng und das Selbstmanagement erreicht ein neues Level.

9. Delegieren ist ein wichtiges Prinzip im Job

Haben Sie sich auch schon mal dabei ertappt, wie Sie eine Aufgabe lieber selbst erledigen, bevor Sie sie delegieren? Nicht selten glaubt man, dass es Zeit spare, auf diese Weise vorzugehen. Bis ich dem Kollegen erklärt habe, wie das funktioniert, habe ich es auch selbst erledigt… Das mag hin und wieder sogar zutreffen, ist aber auf Dauer nicht gut. Als Führungskraft oder fachlicher Vorgesetzter müssen Sie delegieren können als Beitrag zu einem gelungenen Selbstmanagement.

Ein paar Punkte gilt es beim Delegieren natürlich beachten. Sprechen Sie die Mitarbeiter positiv an, fragen Sie, wie es gerade geht oder an was genau gearbeitet wird. Erklären Sie, weswegen Sie eine Aufgabe delegieren und warum Sie genau diesen Mitarbeiter für ideal halten, die übertragene Aufgabe zu meistern. Zudem müssen Sie Erwartungen formulieren, die messbar und einhaltbar sind. Ermuntern Sie die Mitarbeiter, auch eigene Ideen einzubringen, treffen Sie klare Vereinbarungen. Nach der Erledigung sollten Sie sich bedanken und Ihre Freude darüber ausdrücken, dass Sie zusammen eine Etappe bei einem wichtigen Projekt gestemmt haben.