Die Ruhe selbst – Mit einem durchdachten Selbstmanagement zu mehr Gelassenheit



Einer der größten Stressfaktoren ist das Gefühl, fremdbestimmt zu werden. Der Chef fordert so viel. Die Familiensituation ist schuld. Die Anderen erwarten Unmögliches! Lesen Sie drei Tipps für ein erfolgreiches Selbstmanagement, die sich schnell umsetzen lassen und auf die Sie ganz allein Einfluss haben.

Die kostbarste Ressource meines Lebens ist: Zeit. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Aus meiner Sicht gibt es mindestens drei Bereiche unseres Lebens, die für ein erfolgreiches Selbstmanagement wichtig sind:

1. Der Umgang mit meinen Unterlagen
2. Der Umgang mit meinen Terminen und Aufgaben
3. Der Umgang mit Zielen und Kennzahlen

Durch ein sinnvolles Selbstmanagement kann ich an diesen Stellen wichtige Freiräume gewinnen und mir selber Klarheit verschaffen, wo ich eigentlich hin und was ich erreichen will.

Freiraeume gewinnen mit richtigem Selbstmanagement
Klarheit schaffen und Freiräume gewinnen mit dem richtigen Selbstmanagement.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für ein erfolgreiches Selbstmanagement: Ordnen Sie Ihre Unterlagen!

„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”, so lautet eine der Kernaussagen im Büro-Kaizen®. Dieses Prinzip ist elementar für Ihr Selbstmanagement, da sich so Such- und Aufräumzeiten reduzieren und dauerhafte Ordnung schaffen lassen. Dieses Prinzip gilt für Vertrags- und Bankunterlagen, Versicherungen, Gerätebeschreibungen und Garantiekarten, die Altersvorsorge, aber auch für Ihre Bücher, DVDs, CDs und Fotos.

Ordung ist Basis fuer Selbstmanagement
Ordnung bildet die Basis für ein gelungenes Selbstmanagement.

Dabei sollten Sie darauf achten, dass alle Unterlagen, die Sie täglich verwenden, so aufbewahrt werden, dass sie mit einem Handgriff von Ihrem Arbeitsplatz aus zu erreichen sind.

Ordentliche Schublade gutes Selbstmanagement
Mit gutem Selbstmanagement ist alles wichtige mit einem Griff erreichbar.

Unterlagen, die Sie regelmäßig aber nicht täglich benötigen, werden in Ihrem Arbeitszimmer gelagert.

Übersichtliche Lagerung von Unterlagen Selbstmanagement
Mit gutem Selbstmanagement sind wichtige Unterlagen immer erreichbar.

Unterlagen, die Sie nicht regelmäßig benötigen, werden archiviert. Optimieren Sie Ihr Selbstmanagement und markieren Sie diese Unterlagen am besten mit einem „Verfallsdatum”, so dass Sie wissen, wann die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, so dass die Unterlagen entsorgt werden können.

Verfallsdatum auf Akten fuer Selbstmanagement
Auf Akten das Verfallsdatum drucken hilft dem Selbstmanagement.

Sie sollten bei der Organisation Ihrer Unterlagen auch klären, wie mit neuer Post, neuen Dokumenten, Notizen und Aufgaben verfahren wird. Landen diese irgendwo im Raum, führt das zu Chaos und es besteht die Gefahr, dass wichtige Notizen wegrutschen und verloren gehen.

Definieren wo Posteingang fuer Selbstmanagement
Definieren Sie einen Posteingang für Ihr Selbstmanagement und für andere.

Ich empfehle Ihnen für Ihr Selbstmanagement, mit einer Posteingangsschale zu arbeiten! Wie Ihr Briefkasten an der Eingangstür ist sie die Schnittstelle für alle Informationen, die sortiert, bearbeitet, abgeheftet werden müssen.

Posteingangsschale ist Hilfsmittel fuer Selbsmanagement
Die Posteingangsschale ist für neue Informationen gut geeignet und hilft dem Selbstmanagement.

Eine Vorlage für das Posteingangsschild können Sie sich in unseren Downloads herunterladen: Vorlage Posteingangsschild

Für das optimale Management von Arbeitsmaterialien wie Tesafilm, Klebestifte, Büroklammern, Post-Ist usw. richten Sie am besten einen eigenen Materialschrank ein, so dass stets für Nachschub gesorgt ist.

Verbrauchsmaterialien ordentlich lagern fuer Selbstmanagement
Verbrauchsmaterial sollte für ein optimales Selbstmanagement ordentlich gelagert werden.

Sollten die Utensilien, die an Ihrem Schreibtisch lagern, aufgebraucht sein, finden Sie sofort den benötigten Ersatz.

Tipp Nr. 2 für ein erfolgreiches Selbstmanagement: Organisieren Sie Aufgaben und Termine!

Haben Sie Ihre Unterlagen sortiert, bleibt ein weiteres wichtiges Feld für eine erfolgreiche Organisation: die Aufgabenliste und die Terminplanung. Auch hier sollten Sie sich dafür entscheiden, einen Ort, eine Form der Selbstorganisation zu wählen. Damit das Selbstmanagement gelingt, sollten Sie einen Kalender für Ihre privaten und dienstlichen Termine führen und einen Ort für Ihre Aufgaben definieren.

Terminkalender und Aufgabenliste wichtig Selbstmanagement
Ein Terminkalender und eine Aufgabenliste sind wichtige Werkzeuge für ein gutes Selbstmanagement.

Für eine erfolgreiche Selbstorganisation ist die Frage bedeutsam, ob Sie Ihre Aufgaben und Termine auch von unterwegs abfragen müssen. In diesem Fall sind digitale Systeme, die Sie von unterschiedlichen Plattformen wie dem Tablet, dem Smartphone oder dem Computer abfragen können, in der Regel für das Selbstmanagement geeigneter als analoge.

Selbstmanagement mit Aufgabenliste digital
Eine Aufgabenliste ist wichtig für gutes Selbstmanagement, egal ob digital oder auf Papier.

Arbeiten Sie ausschließlich von Ihrem Büro aus, so sind Modelle wie Personal Kanban vielleicht eine Alternative. Der Vorteil: Während in Outlook und Co. die Aufgaben als schnörkellose Liste erscheinen, lassen sich bei diese Methoden Ihre Aufgaben besser visualisieren.

Personal Kanban hilft bei Selbstmanagement
Mit Personal Kanban lässt sich das Selbstmanagement gut visualisieren.

So kann die Anzahl der anstehenden Aufgaben nicht nur besser erfasst werden, für viele ist es auch schlichtweg für Ihr Selbstmanagement motivierender, die Aufgaben auf diese Art und Weise zu visualisieren, da deutlicher wird, was schon erledigt und geschafft wurde.

Weitere Informationen zum Thema Personal Kanban erhalten Sie in diesem Beitrag Personal-Kanban – testen Sie ein einfaches und motivierendes Tool für Ihre Aufgabenverwaltung!

Beim Organisieren von Terminen sollten Sie darauf achten, Pufferzeiten einzuplanen. Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit, so dass Sie auf unvorhergesehene Anfragen reagieren können. Wenn Sie Termine vergeben, sollten Sie außerdem auch die Vor- und Nachbereitungszeiten, in den Terminkalender eintragen. Manche markieren diese Vorbereitungsblöcke mit dem Kürzel „VB”.

Vorbereitungszeiten blockieren fuer Selbstmanagement
Blockieren Sie auch Vorbereitungszeiten bei Ihrem Selbstmanagement.

Tipp Nr. 3 für ein erfolgreiches Selbstmanagement: Arbeiten Sie mit Zielen und Kennzahlen!

Egal ob in der Produktion, in Verwaltungen, in Non-Profit- oder Profitunternehmen oder im privaten Bereich, ich bin davon überzeugt, dass es im Selbstmanagement ohne Ziele nicht geht. Aus diesem Grund halte ich mir regelmäßig Zeit frei, um mir über meine beruflichen und privaten Ziele Klarheit zu verschaffen und aus diesem Grund gibt es regelmäßig in unserem Unternehmen Strategiekonferenzen und Zielvereinbarungsgespräche mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Wir fassen die Jahresziele für unser Unternehmen in einer Broschüre zusammen ...

Zielebuch von tempus fuer Selbstmanagement
Das Zielebuch von tempus hilft beim Selbstmanagement.

... und visualisieren die Ziele und Kennzahlen, so dass sie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut sichtbar sind.

Ziele visualisieren fuer Selbstmanagement
Kennzahlen visualisieren hilf beim Selbstmanagement.

An den Arbeitsplätzen führen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen Ihres persönlichen Selbstmanagements außerdem Ihre persönlichen Ziel-Charts ...

Visualisierung hilft Mitarbeitern bei Selbstmanagement
Zielchart für das Selbstmanagement eines Mitarbeiters.

... und hängen sie für sich und alle anderen Kolleginnen und Kollegen gut sichtbar aus.

Mit Kennzahlen Ueberblick ueber Selbstmanagement
So ist ein langfristiger Überblick über das Selbstmanagement möglich.

Auch für das private Selbstmanagement eignet sich die Arbeit mit Kennzahlen und Zielen. Markante Zahlen sind z.B. der Stand der Einnahmen und Ausgaben, der Rentenvorsorge oder des Hauskredites, aber auch die Angabe des Körpergewichtes und der gejoggten Kilometer. Platzieren Sie die Zahlen, so dass sie gut sichtbar sind.

Privat Selbstmanagement mit Aushang
Auch privat lässt sich das Selbstmanagement mit Aushängen beeinflußen.

Wenn Sie häufiger Besucher empfangen, die diese Kennzahlen nicht sehen sollen, ist die Innenseite einer Schranktür evtl. besser geeignet.

Selbstmanagement auf Innenseite von Schrank
Selbstmanagement ist auch im inneren eines Schrankes möglich.

Darauf kommt es an

Die kostbarste Ressource meines Lebens ist: Zeit. Diese Zeit möchte ich nicht mit Suchen oder in Terminen verbringen, die ich eigentlich sinnlos finde. Eine erfolgreiche Selbstorganisation ist die Voraussetzung für ein selbstbestimmtes und proaktives Leben, in dem ich die Zeit richtig nutze. Aus diesem Grund suche ich nach immer neuen Wegen für ein erfolgreiches Selbstmanagement. Ich möchte meine Zeit einfach gut nutzen.

Was der Tipp bewirkt

Durch einen erfolgreichen Umgang mit Ihren Unterlagen, Ihren Aufgaben und Terminen sowie durch die gewonnene Klarheit über Ihre Ziele machen Sie sich auf den Weg zu einem proaktiven und selbstbestimmten Leben. Sie vertrödeln weniger Zeit und gewinnen Freiräume für Ihre Familie oder die wirklich wichtigen Dinge Ihres beruflichen Alltages.

Extra-Tipp

Auf unserer Webseite gibt es einen Film, in dem ich Sie durch unser Büro führe. Er enthält viele spannende Hinweise zum Thema Selbstmanagement. Schauen Sie einmal rein!

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihr Selbstmanagement? Haben Sie weitere Ideen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über neue Impulse und Anregungen!



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