Natürlich ist es möglich, die eigenen Outlook-Kontakte in Microsoft Teams zu importieren – schließlich stammen ja beide Programme von Microsoft und sind auch beide Teil der umfassenden Office 365 Suite! Aber stimmt das wirklich? Die Antwort lautet leider „Nein“. Warum das so ist, und welche Optionen Ihnen beim Hinzufügen Ihrer Outlook-Kontakte in Teams zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das Problem?

Das Importieren aller Outlook-Kontakte auf einmal in die Teams-Anwendung ist leider (noch) nicht möglich. Lediglich alle Personen innerhalb Ihres Unternehmens, also alle E-Mail-Adressen der Mitarbeiter eines gemeinsamen Office 365 Abonnements (= Tenant), werden automatisch in Ihren Teams-Kontakten gelistet. Kontakte außerhalb Ihrer Organisation lassen sich zwar jederzeit manuell hinzufügen, das Importieren aller Outlook-Kontakte auf einmal wird jedoch (noch) nicht unterstützt.

Warum lassen sich die Outlook-Kontakte nicht in Teams importieren?

Dieses Manko mag dem Umstand geschuldet sein, dass Teams eine Doppelfunktion innerhalb des Office 365 Ökosystems einnimmt. Einerseits ist es der Skype for Business Nachfolger und damit das zentrale Online-Kommunikationstool für Unternehmen. Andererseits baut es auf Microsoft Groups auf, einem Kollaboration-Tool, das eine einfachere Zusammenarbeit der Nutzer innerhalb eines Office 365 Abonnements ermöglicht, also der Mitarbeiter innerhalb derselben Organisation.

Teams ist insofern ein spezialisiertes Werkzeug für die gemeinsame Projekt- und Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Folge ist, dass Sie in Teams auch nur die Kontakte innerhalb Ihres Unternehmens sehen können.
Externe Personen lassen sich zwar per E-Mail-Adresse jederzeit dauerhaft als Gast zu einem bestimmten Teams hinzufügen oder situativ auch zu einer Online-Besprechung einladen. Auch das Eingeben und Anrufen externer Telefonnummern ist problemlos möglich.
Sie können jedoch nicht von vorne alle Ihre Outlook-Kontakte, die mit den Themen ihrer spezifischen (Kollaboration-)Teams gar nichts zu tun haben, per se aus Teams heraus verwalten. Der passende Ort für diese Art Aufgabe ist nach wie vor der zentrale E-Mail-Client Outlook.
Liefertermin ungewiss: Die Funktion, alle Kontakte aus Outlook (und Skype for Business) nach Teams importieren zu können, wird in vielen Nutzer-Feedbacks bei den Microsoft-Entwicklern stark nachgefragt. Und da solch eine Synchronisation zwischen den Outlook- und Skype-for-Business-Kontakten bereits seit längerem möglich ist, dürfte das Feature beim offiziellen Nachfolger nicht mehr allzu lange auf sich warten lassen. Bis dahin bleibt allerdings nur die Option, sich mit den Einschränkungen zu arrangieren.

Option 1: Neue Adressen zu Ihren Kontakten in Microsoft Teams hinzufügen

Ihr persönliches Adressbuch finden Sie in Microsoft Teams durch einen Klick auf → Anrufe oder auf → Chat in der linken Menüspalte und dann jeweils unter dem Menüpunkt → Kontakte. Hier können Sie Ihre bestehenden Kontakte durchsuchen und neue Kontakte hinzufügen.

Welche Funktionen Ihnen in dem Teamsbereich „Anrufe“ alles zur Verfügung stehen, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Telefonieren und Anrufen mit Microsoft Teams: Vom Durchstellen bis zur Anrufweiterleitung“.
Wie Sie etwas Abwechslung und Humor in Ihre Team-Chats bringen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag → „Microsoft Teams mit Emojis, lustigen GIFs und selbstgestalteten Sticker-Memes aufpeppen“.

Option 2: Externe Kontakte und Gäste zu Ihrem Teams hinzufügen

In der Alltagspraxis wird für die Zusammenarbeit mit Kunden, Beratern oder Auftraggebern häufig ein eigenes Teams eingerichtet. Oder es gilt, externe Mitarbeiter in ein bestehendes Team einzubinden.

In beiden Fällen müssen externe Kontakte von außerhalb Ihres Unternehmens zu einem Ihrer Microsoft Teams hinzugefügt werden.
Wie das genau und ganz einfach per E-Mail-Adresse geht, erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen Anleitung → „Microsoft Teams (3): Mitglieder hinzufügen und externe Gäste einladen“.

Extra-Tipp: Microsoft Teams im Hybridmodus mit Skype for Business nutzen

Microsoft will Skype for Business in den nächsten Jahren vollständig durch den Nachfolger Microsoft Teams ersetzen. Deswegen werden nach und nach alle Skype-Funktionen in die Teams-Anwendung integriert (die Kontaktverwaltung steht allerdings noch aus).

So haben Neukunden mit unter 500 Mitarbeitern bereits seit Oktober 2018 gar keine Wahl mehr. Sie erhalten automatisch keinen Zugriff mehr auf Skype for Business, sondern nur noch auf Teams. (Skype bleibt lediglich als Markennamen innerhalb von Teams „erhalten“).
Bestandskunden von Office 365 können allerdings den neuen „Skype for Business Server 2019“ nutzen, der erweiterte Funktionen für einen Hybridmodus mit Microsoft Teams und Office 365 zur Verfügung stellt (inklusive Ihrer Kontaktliste in Skype).
Mehr Hintergrundinformationen hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Vergleich → „Microsoft Teams vs. Skype: Warum Teams das bessere Videotelefonie-Tool für Unternehmen ist“.

Und Sie?

So praktisch Microsoft Teams auch für die moderne und effizientere Zusammenarbeit in Unternehmen ist. Outlook bleibt dennoch der Dreh- und Angelpunkt für die berufliche E-Mail-Kommunikation – und damit auch für die Verwaltung der Kontakte und Adressen. Einige besonders praktische Tipps zum Zeit einsparen mit Outlook haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Vier Tipps, wie Sie mit Outlook Ihre E-Mails besser organisieren: So sparen Sie mit einer effizienteren E-Mail-Verwaltung viel Zeit im Arbeitsalltag (Beitrag von Büro-Kaizen in dem Onlinemagazin „Computerwoche“).
Neu und verbessert: „An OneNote senden“ ist wieder da! Mit nur einem Klick wichtige E-Mails in Outlook passgenau in OneNote abspeichern.
Kostenlose Downloads: Viele weitere praxisorientierte Anleitungen, Checklisten und (Druck-)Vorlagen für mehr Effizienz in der Büroarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Downloadcenter.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Die Top 7 Tipps und Tricks für Microsoft Outlook

Dauer 09:40 Minuten