In Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann man selbstverständlich auch den Inhalt mehrerer Spalten ganz einfach zu einer einzigen Spalte zusammenführen. Wahlweise mit Komma oder Leerzeichen dazwischen oder auch mit Textumbruch, so dass die Inhalte dann in einer neuen Zelle untereinanderstehen. Letzteres ist zum Beispiel besonders praktisch, um in einer Kundenliste separate Spalten mit Vornamen, Nachnamen, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort zu einer einzigen neuen Spalte „Anschrift“ zusammenzuführen. Die so generierte Postanschrift kann dann ganz einfach beispielsweise für ein Werbe-Mailing kopiert und ausgedruckt werden.
- Damit das funktioniert, darf beim Zusammenführen der Spalten natürlich kein Inhalt verloren gehen.
- Und auch die Leerzeichen und Umbrüche müssen an der richtigen Stelle gesetzt werden, damit die einzelnen Adressbestandteile korrekt neben- und untereinander in einer Zelle stehen.
- Das Ganze funktioniert mit der hauseigenen Menü-Option „Verbinden und zentrieren“ leider nicht wie gewünscht. Wie Sie das aber dennoch entweder mit einer kurzen Formel oder ganz einfach mit einem &-Operator und ein paar Anführungszeichen hinbekommen, erklären wir Ihnen hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!
Inhaltsverzeichnis
1. Warum funktioniert das Zusammenführen von Spalten nicht über das Excel-Menü?
Im Excel-Menü gibt es unter der Registerkarte → Start im Bereich „Ausrichtung“ die Schaltfläche → Verbinden und zentrieren. Im dazugehörigen Dropdownmenü finden Sie noch die drei dazugehörigen Optionen → Verbinden über, Zellen verbinden und Zellverbund aufheben. So können Sie beispielsweise mehrere Zellen benachbarter Spalten zu einer einzigen „Superzelle“ verbinden, um ein großes zusammenhängendes Feld für beispielsweise eine Überschrift zu erzeugen.
- Haben die zu verbindenden Zellen jedoch bereits einen Inhalt, bleibt bei dieser Menü-Funktion nur der Inhalt der Zelle erhalten, die sich am weitesten links – und bei mehreren Zeilen am weitesten links oben – befindet. Die Inhalte aller anderen Zellen gehen dabei unwiderruflich verloren.
- Diese Menüfunktion ist somit in der Regel nur vor oder beim Anlegen einer Tabelle sinnvoll – oder falls der Inhalt zwar über mehrere Spalten verteilt ist, aber zeilenweise jeweils nur in einer einzigen Spalte vorkommt.
- Wenn Sie hingegen die Inhalte mehrerer Spalten zusammenzuführen und diese quasi „verschmelzen“ wollen, ohne dabei Inhalt zu verlieren, dann dürfen Sie dafür nicht die Menü-Option verwenden, sondern müssen das mittels folgender einfacher Formel machen.
2. Wie kann man in Excel mehrere Spalten zusammenführen, ohne Inhalt zu verlieren?
Dafür benötigen Sie entweder die VERKETTEN-Funktion oder, noch einfacher, das kaufmännische Und-Zeichen → &.
Zeilen und Spalten in Excel mit der VERKETTEN-Formel zusammenführen:Die Syntax der Formel lautet: |
Zeilen und Spalten in Excel einfach mit dem „&“-Zeichen zusammenführen:Die Syntax dieser „Formel ohne Formel“ lautet: |
| Tippen Sie den Anfang der Formel in die Zielzelle ein und klicken Sie bei jedem Textfeld (Text1, Text2 etc.) auf die Zelle der entsprechenden Spalte, die zusammengeführt werden sollen. Sobald Sie die Formel in der Zielzelle fertiggestellt haben, können Sie dieses Formelfeld mit der Maus nach unten erweitern und somit beliebig viele Zeilen und Spalten in Ihrer Tabelle zusammenführen. | Sie müssen lediglich ein „=“ in die Zielzelle eintippen und können dann ohne weitere Leerzeichen die benötigten Zellen spaltenübergreifend zusammenklicken. Fügen Sie dabei zwischen jeder Zelle ein „&“-Zeichen ein. Die so erstellte „Spalten-zusammenführende-Zelle“ können Sie dann ganz leicht, genau wie eine Excel-Formel, auf weitere Tabellenbereiche erweitern oder kopieren, um das Ergebnis auf weitere Zeilen Ihrer Tabelle anzuwenden. |
→ Tipp: Statt der VERKETTEN-Formel können Sie alternativ auch die TEXTKETTE-Formel verwenden. Diese ist seit der Version Microsoft Excel 2021 verfügbar und ist eine Weiterentwicklung der VERKETTEN-Funktion. Die Syntax der Formeln ist identisch, Sie müssen lediglich den Formelnamen austauschen. Mehr Informationen zur TEXTKETTE und dem VERKETTEN in Excel finden Sie hier in unserem dazugehörigen Büro-Kaizen-Beitrag.
→ Hinweis: Wenn die zusammenzuführenden Spalten keinen Text enthalten, sondern Zahlenwerte aufweisen, benötigen Sie die Formel SUMME, um die jeweiligen Zellen zu addieren.
3. Spalten in Excel zusammenführen: Mit Leerzeichen, Komma, Semikolon oder Absatz-Umbruch
Die beiden soeben beschriebenen Methoden führen zwar beliebig viele Spalten in Excel zusammen. Allerdings ohne Abstand zwischen den fusionierten Textinhalten. Dabei ist es ganz einfach möglich, die einzelnen zusammengefügten Spalteninhalte voneinander zu trennen, zum Beispiel mittels eines Leerzeichens, Kommas, Semikolons oder auch mit einem Absatz bzw. Textumbruch, um eine neue Zeile innerhalb derselben Zelle zu beginnen. Dafür benötigen Sie lediglich zusätzlich ein paar Anführungszeichen → „“.
Satzzeichen und Absätze beim Spalten zusammenführen mit der VERKETTEN-Formel:Die Syntax der Formel lautet dann: |
Satzzeichen und Absätze in Excel beim Zusammenführen von Spalten mittels des „&-Operators einfügen:Die Syntax mit dem „&-Zeichen“ lautet: |
| → Anstelle des hier verwendeten Platzhalters „Satzzeichen“ können Sie nun entweder ein Leerzeichen zwischen die beiden Anführungszeichen einfügen, ein Komma eintippen, einen Trennstrich, ein Semikolon oder auch ein +, =, * etc. (jeweils je nach Bedarf mit oder ohne anschließendem Leerzeichen innerhalb der Anführungszeichen). Also zum Beispiel =VERKETTEN(A2;“ – „;B2;“ – „;C2) oder =A2&“ – „&B2&“ – „&C2.
→ Alternativ können Sie auch einen zusätzlichen Text in eines der Anführungszeichen-Paare eintippen. So können Sie die bestehenden Spalteninhalte nicht nur zusammenführen, sondern auch um weiteren Text an einer beliebigen Stelle ergänzen. Zum Beispiel → Auch für das Einfügen eines Absatzes bzw. Textumbruchs, damit die zusammengefügten Inhalte untereinander in derselben Zelle stehen (wie man das für eine postalische Anschrift benötigt) gibt es eine einfache Lösung. Diese lautet → ZEICHEN(10). Das ist der offizielle Befehl, damit Excel einen Zeilenumbruch macht und einen neuen Absatz innerhalb derselben Zelle anfängt, so dass die fusionierten Inhalte dann untereinander und nicht mehr hintereinanderstehen. → Tipp: Den Befehl ZEICHEN(10) dürfen Sie, anders als bei den Satzzeichen oben, nicht in Anführungszeichen schreiben. Denn mit Anführungszeichen würde Excel einfach die Zeichenfolge von „ZEICHEN(10)“ als Text hinzufügen und nicht den gewünschten Befehl für einen Textumbruch ausführen. → Damit Excel den so erzeugten Befehl zum Zeilenumbruch beim Zusammenführen der Spalten aber auch tatsächlich ausführt, muss man zusätzlich noch einmalig die Option „Textumbruch“ im Menü aktivieren. → Markieren Sie dafür den gewünschten Zeilen- und Spaltenbereich Ihrer Tabelle mit der Maus und klicken Sie dann in der Registerkarte → Start im Menübereich „Ausrichtung“ auf den kleinen Aufklapppfeil rechts unten (siehe Abb. 2). Das sich nun öffnende Dialogfenster ist bereits auf der richtigen Seite „Ausrichtung“ aufgeschlagen. Setzen Sie dann lediglich noch das Häkchen in das Kontrollkästchen bei → Textumbruch und bestätigen Sie mit → Ok, fertig. |
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4. Praxisbeispiel „Postanschrift“: Wie man in Excel Spalten mit Umbruch zusammenführt
In folgendem Beispiel haben wir eine Kundenliste, in der Vornamen, Nachnamen, Straße, Postleitzahl und Ort in jeweils eigenen Spalten stehen. Wir wollen nun eine neue Spalte „Anschrift“ erstellen, in der all diese Adressangaben zu einer Postanschrift für ein postalisches Anschreiben zusammengeführt werden und dann passend neben und untereinander stehen (siehe Abb. 3).
- Dafür muss beim Zusammenführen der Spalten ein Leerzeichen jeweils zwischen Vorname und Nachname sowie zwischen Postleitzahl und Stadt eingefügt werden.
- Zudem müssen Name, Straße und Ort durch einen Zeilenumbruch getrennt werden, damit diese Adressbestandteile untereinander in derselben Zelle stehen (und man die neu generierte Postanschrift schlüsselfertig formatiert einfach kopieren und ausdrucken kann).
- Die entsprechende VERKETTEN-Formel für das Zusammenführen der Spalteninhalte sieht nun in unserem Beispiel (siehe Abb. 3) wie folgt aus:
=VERKETTEN(B2;“ „;A2;ZEICHEN(10);C2;ZEICHEN(10);D2;“ „;E2). - Ohne Excel-Formel mit dem &-Operator ergibt das folgenden Befehl:
=B2&“ „&A2&ZEICHEN(10)&C2&ZEICHEN(10)&D2&“ „&E2
5. Zeilen und Spalten in Excel ohne Duplikate zusammenführen
Duplikate entstehen in der Regel unbeabsichtigt durch das Zusammenführen mehrerer Excel-Tabellen oder wenn verschiedene Mitarbeiter dieselbe Tabelle bearbeiten. In Excel gibt es eine einfache Lösung, um Duplikate (doppelte Werte) zu entfernen.
- Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Daten im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche → Duplikate entfernen.
- Wählen Sie dann aus der vorgeschlagenen Liste aus, anhand welcher Kriterien Excel die Duplikate identifizieren und entfernen soll und bestätigen Sie mit → Ok. (Eine ausführliche Anleitung hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Wie man in Excel Duplikate entfernt und doppelte Werte löscht“.)
- Nachdem Sie die Excel-Tabelle von den Duplikaten bereinigt haben, können Sie wie oben beschrieben die Spalten zusammenführen.
6. Extra-Tipps und Anleitungen rund um Microsoft 365 – mit den Top 10 Excel-Tipps als Video!
Sie wissen nun, wie man in Excel mehrere Spalten in einer Zelle untereinander zusammenführt, ohne dabei Inhalte zu verlieren. Aber wissen Sie auch, wie man die Spaltenbreite automatisch anpasst? Die Filter richtig nutzt? Oder wozu die bedingte Formatierung gut ist? Das sehen Sie kurz und einfach zusammengefasst in unserer YouTube-Video-Anleitung unten „Die Top 10 Microsoft Excel Tipps“! Wenn Sie hingegen mehr über die Excel-Formeln wie SVERWEIS, XVERWEIS und SUMMEWENNS oder über das Erstellen von Diagrammen, Pivot-Tabellen und aufklappbaren Dropdown-Auswahllisten in einer Zelle wissen wollen, finden Sie die entsprechenden Anleitungen auf unserer nachfolgenden Übersichtsseite mit allen Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten Microsoft (Office) 365-Apps!
- Alle Anleitungen zu Microsoft 365: Übersicht über alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu den einzelnen Office-Apps, z.B. Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams, Planner, Yammer, Sway & Co.
- „Microsoft Copilot“: Microsoft hat ChatGPT in seine 365-Suite integriert. Der neue KI-Assistent automatisiert die Office-Apps in Profi-Qualität (mit Beispielen und Vorab-Video).
- Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie weitere praxiserprobte Anleitungen, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro und Beruf !
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 10 Microsoft Excel Tipps!
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(Dauer 12:42 Minuten)
Inhalt unserer Video-Anleitung mit den Top-10-Tipps für Microsoft Excel
- Einleitung 00:00
- Erste Zeile fixieren 00:23
- Statusleiste intelligent nutzen 00:58
- Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07
- Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55
- Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37
- Absolute und relative Zellenbezüge 05:14
- Filter nutzen 07:20
- Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55
- Bedingte Formatierung nutzen 09:51
- Zahlenformat anpassen 10:52
Weiter Tipps rund um ExcelMicrosoft Excel bietet noch weitere spannende Funktionen. Deshalb haben wir eine Sammlung mit weiteren Beiträgen rund um das Tabellenkalkulationsprogramm: |
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