Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen – so geht´s

In Outlook können Sie Ihre Aufgaben im Kalender anzeigen lassen. Das hat einen großen Vorteil: In der Kalenderansicht können Sie Ihre Pflichten und Termine deutlich einfacher koordinieren und die einzelnen Aufgaben per Mausklick zwischen den Wochentagen hin und her verschieben. Hier zeigen wir Ihnen wie es geht.

Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen – Schritt für Schritt Anleitung

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Aufgaben im Kalender anzeigen lassen können.

Schritt 1: Aufgabenansicht im Kalender aktivieren

Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender (Kalendersymbol links unten) und klicken Sie im Menüband auf Start → Tages- oder Wochenansicht.

Gehen Sie nun in der Registerkarte → Ansicht → Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie zum Anzeigen der Aufgaben die Einstellung→ Normal.

Schritt 2: Aufgabenansicht im Kalender verändern

Die Aufgaben werden Ihnen nun mit dem jeweiligen Aufgabenbetreff in einer eigenen Zeile unterhalb der Kalenderelemente angezeigt. Die einzelnen Aufgabenelemente können Sie dann analog zu den Kalenderelementen darüber per „Drag and Drop“ (mit gedrückter Maustaste) zwischen den Wochentagen hin und her verschieben. Outlook passt das Fälligkeitsdatum der Aufgaben dann automatisch an.

• Um sich mehr Aufgaben in Ihrem Outlook-Kalender auf einmal anzeigen zu lassen, fahren Sie mit der Maus über den oberen Rand der Aufgabenzeile und ziehen Sie das Pfeilsymbol nach oben.
• Möchten Sie sich hingegen nur die Anzahl der jeweiligen Aufgaben im Kalender anzeigen lassen, gehen Sie wie in Schritt 1 auf Ansicht → Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie dann die Einstellung→ Minimiert.

Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen – werden nicht angezeigt

Die in Outlook eingetragenen Aufgaben werden zunächst aus einem ganz einfachen Grund nicht im Kalender angezeigt: Denn im Gegensatz zu Terminen, die ein fest definiertes Anfangs- und Enddatum besitzen, wird beim Fälligkeitstermin von Aufgaben keine exakte Uhrzeit eingestellt. Und das verträgt sich nicht 100%-ig mit der Kalenderansicht der Termine. Sie können Ihre Outlook-Aufgaben allerdings in einer Zeile unterhalb der Kalenderansicht anzeigen lassen. Das funktioniert jedoch nur bei der Tages- und Wochenansicht, nicht aber bei der Monats- und Jahresansicht.

Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen – 3 Vorteile

Die Aufgaben in Outlook sind grundsätzlich eine sehr nützliche Funktion. Falls Sie noch oder nicht mehr genau wissen, wie Sie diese anlegen können, folgen Sie gerne diesem Leitfaden. So schön die Outlook-Aufgaben aber auch sind, haben sie doch auch klare Nachteile. Zum Beispiel werden sie schnell unübersichtlich und ohne Fälligkeitsdatum oft übersehen. Besser fahren Sie, wenn Sie sich die Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen und so direkt auf einen Blick sehen können, was wann ansteht und von Ihnen erledigt werden möchte. Drei riesengroße Vorteile warten auf Sie:

• 1. Einfachere Koordination Ihrer To-Dos: Sie bündeln alle Aufgaben an einem zentralen Ort, das ist enorm wichtig, um nichts mehr zu übersehen. Wenn Sie Ihre Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen, koordinieren Sie wesentlich einfacher zwischen all Ihren anstehenden Aufgaben.
• 2. Schnelleres Verschieben von Aufgaben: Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Aufgaben im Kalender zu bündeln, sind Sie deutlich flexibler. Denn ändern sich die Prioritäten, können Sie die Outlook-Aufgaben problemlos von Dienstag auf Mittwoch oder von Vormittag auf Nachmittag verschieben.
• 3. Bessere Terminierung Ihrer Aufgaben: Verschiebt sich eine Aufgabe innerhalb des Kalenders, ändert Outlook zugleich automatisch auch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe entsprechend ab. Sie selbst müssen dies nicht mehr händisch tun. Ein immenser Zeitgewinn.

Extra-Tipp: Effizient mit den Outlook-Aufgaben arbeiten

Es gibt einige sehr nützliche Kniffs und Einstellmöglichkeiten, mit deren Hilfe das Arbeiten mit den Aufgaben in Outlook deutlich einfacher wird. So gewinnt das Planungstool erheblich an Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit. Die meisten davon vertragen sich auch hervorragend mit der gerade gezeigten Möglichkeit, sich die Aufgaben für ein einfacheres Handling und höheren Bedienungskomfort im Kalender anzeigen zu lassen. Hier weitere kurze Büro-Kaizen Tutorials rund um das Aufgabenmanagement:

• Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und anderen zuweisen
• 10 Tipps für die Outlook-Aufgabenliste
• So geht Aufgaben erledigen im Turbo-Modus
• Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook

(Dauer 06:55 Minuten)