Microsoft OneNote im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials


In dieser Microsoft OneNote Übersicht werden Ihnen alle Fragen rund um das digitale Notizbuchprogramm beantwortet. Die zahlreichen im Text verlinkten Anleitungen erklären Ihnen dann jeweils die weiterführenden Details, Funktionen, Tipps und Hintergründe, die Sie gerade aktuell benötigen. Die meisten OneNote-Funktionen erklären wir Ihnen zudem auch anschaulich in unseren thematischen Video-Tutorials (am Ende der Seite)!

1. Die OneNote Grundlagen

Für eine reibungslose Arbeit mit Microsoft OneNote müssen zunächst einige Grundsatzentscheidungen getroffen werden, wie zum Beispiel: Mit welcher OneNote Version soll ich arbeiten? Wo speichere ich meine Notizbücher? Wie soll meine Ablagestruktur aussehen? Wie steht es um den Datenschutz? Diese und weitere Grundsatzfragen werden Ihnen in den folgenden Absätzen beantwortet.

Was ist und was kann Microsoft OneNote überhaupt?

OneNote ist ein digitales Notizbuch und gilt als eins der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Es wurde bereits 2003 veröffentlicht und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und dabei um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.

  • Die digitalen Notizbücher lassen sich übersichtlich strukturieren und mit digitalen Inhalten und Medien jeglicher Art füllen (z. B. Word-Texte, Excel-Tabellen, Outlook-E-Mails, PDFs, Bilder, Webseitenausschnitte, Grafiken, Audios und Videos).
  • Das macht OneNote zu einer extrem praktischen Grundlage für die papierlose Selbstorganisation (privat) und ein papierloses Büro (Business).
  • Die Microsoft-Cloud OneDrive als Standardspeicherort ermöglicht dabei eine geräteübergreifende Synchronisation ohne jegliche weitere Infrastruktur. So erhalten Sie und Ihr Team einen flexiblen, orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner von überall aus – egal ob von PC, Mac, Laptop, im Büro, Zuhause oder mobil über Tablet und Smartphone.
  • Geteilte Notizbücher können sogar von mehreren Personen konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden. Damit eignet sich Microsoft OneNote auch ideal als Wissensdatenbank sowie für die berufliche Dokumentation und Zusammenarbeit im Team.
  • Praxisbeispiele aus dem Berufsalltag sind die gemeinsame Planung und Dokumentation von Teamprojekten, die Verfolgung offener Arbeitsvorgänge, eine gemeinsame Termin- und Event-Planung, das Führen von Besprechungsprotokollen, gemeinsame To-Do-Listen etc.
Das digitale Notizbuch OneNote ist der klassischen Papierablage in vielen Bereichen deutlich überlegen
Das digitale Notizbuch OneNote ist der Papierablage in vielen Bereichen deutlich überlegen.

2. OneNote-Versionen, Mobile Apps und Download-Link

Welche OneNote-Versionen für Windows gibt es alles und welche ist die Beste?

Die unterschiedlichen Programmversionen von Microsoft OneNote für Windows haben in der Vergangenheit häufig zu Irritationen und Verständnisproblemen geführt. Hier hat Microsoft kürzlich mit einer Namensänderung mehr Ordnung hineingebracht. Mittlerweile gibt es nur noch die beiden Versionen „OneNote“ und „OneNote für Windows 10“, was das Ganze künftig etwas übersichtlicher macht.

  • „OneNote“: Dies ist die Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2019-Softwarepaket enthalten ist. Diese Vollversion hieß bislang „OneNote 2016“, „OneNote 2013“, „OneNote 2010“ etc.
  • „OneNote für Windows 10“: Dies ist eine nachträglich hinzugekommene Programmversion, die für alle Windows-Computer unabhängig von Microsoft Office entwickelt wurde. Diese im Funktionsumfang etwas eingeschränkte UWP-App (Universal Windows Platform) hieß zunächst „OneNote-App“ oder auch nur „OneNote“.
  • Neben den beiden OneNote Versionen für Windows gibt es natürlich auch Apps für alle anderen gebäuchlichen Plattformen (Mac, iOS und Android).

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen den verschiedenen Windows OneNote-Versionen?

  • Die „OneNote für Windows 10“ App besitzt einen schlankeren Programmiercode und eine einfachere Bedienung – dafür aber (noch) nicht den vollen Funktionsumfang. Als Speicherort ist zudem unveränderlich die Microsoft-Cloud „OneDrive“ festgelegt.
  • Bei der Vollversion „OneNote“ (OneNote 2016) können Sie den Speicherplatz selbst bestimmen und z. B. die lokale Festplatte oder den eigenen Server des Unternehmens auswählen. Hier finden Sie weitere Unterschiede zwischen den beiden OneNote-Versionen.
  • Hinweis: Immer wenn als Speicherplatz nicht die eigene Hardware ausgewählt wurde, sondern die OneDrive-Cloud, ist natürlich eine Anmeldung erforderlich. Denn nur durch das Einloggen mit Ihrem (kostenlos erhältlichen) Microsoft-Konto kann Microsoft Ihre Person verifizieren und nur Ihnen Zugriff auf Ihr persönliches OneNote-Konto gewähren.

Wann wird Microsoft OneNote eingestellt bzw. abgeschafft?

Dies ist ein Missverständnis: OneNote wird auf absehbare Zeit nicht eingestellt. Microsoft wollte ursprünglich nur die ältere Vollversion „OneNote“ mit der Version „OneNote 2016“ auslaufen lassen und stattdessen nur noch die Windows-App weiterentwickeln. Ende 2019 hat Microsoft jedoch auf die Kritik vieler (Firmen-)Kunden reagiert und ein Weiterleben seiner OneNote-Desktop-App bekanntgegeben. Durch die anschließende Umbenennung von „OneNote 2016“ in das zeitlosere „OneNote“ wurde die zweigeteilte OneNote-Welt (Business- vs. private Windowsanwender) dann etwas übersichtlicher.

Hier können Sie die Vollversion OneNote 2016 kostenlos downloaden

Alle drei Programmversionen (Office-App, Windows-App und Mobile-App) sind derzeit kostenlos erhältlich. Denn Microsoft bietet inzwischen auch eine kostenfreie „Stand-Alone“-Variante seiner Desktop-Vollversion „OneNote 2016“ als gratis Download an. Der einzige Unterschied zwischen dieser Office-unabhängigen Stand-Alone-Lösung und dem vollwertigen OneNote aus einem Office-Paket ist, dass man den Speicherort nicht mehr frei wählen kann. Hier finden Sie den Downloadlink und eine Installationsanleitung für die kostenlose Stand-Alone-Vollversion „OneNote 2016“.

Link zur Anmeldung bei der Web-App „OneNote Online“ (ohne vorherige Installation)

Neben den verschiedenen Apps gibt es von OneNote auch eine stark abgespeckte Online-Version und Web-App von OneNote. Diese können Sie quasi als Notnagel von jedem beliebigen Gerät ohne vorherige Installation aus nutzen. Dafür benötigen Sie lediglich einen Webbrowser und eine bestehende Internetverbindung.

  • Loggen Sie sich dafür Online per Webbrowser und mit Ihrem Microsoft-Account auf https://www.onenote.com/hrd ein.
  • Alternativ können Sie die Web-App auch aus OneDrive heraus starten. Klicken Sie hier einfach oben auf das App-Startfeld (das gepunktete Quadrat) und wählen Sie aus der App-Liste OneNote aus.

Tipps für die mobilen OneNote-Apps und die Synchronisation über alle Geräteklassen hinweg

OneNote ist für alle Betriebssysteme und Geräteklassen verfügbar. Denn es gibt auch eine mobile Android– und iOS-App für Tablets, Smartphones, iPads und iPhones (→ hier finden Sie unsere Anleitung für OneNote auf dem iPad). Dabei ist zugleich auch ein einfaches Synchronisieren des stets aktuellen Datenstands über alle Geräte, Nutzer und OneNote-Anwendungen hinweg möglich.

3. Speicherorte und Datenschutz bei OneNote

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt strenge Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten vor. Neben dem Datenschutz ist aber auch die Datensicherheit ein wichtiges Thema – nicht nur für Unternehmen – um sich vor dem Verlust wichtiger Daten zu schützen.

Wo werden die Dateien in OneNote gespeichert? Wie steht es um den Datenschutz?

Bei der Office-App „OneNote 2016“ haben Sie noch die freie Wahl, wo das Notizbuchprogramm die Dateien abspeichern soll – auf der lokalen Festplatte des Computers, auf dem eigenen Server des Unternehmens oder in dem Office-Partnerprogramm Microsoft „OneDrive“ (das auf SharePoint-Online basiert). In der UWP-App „OneNote für Windows 10“ ist nur noch OneDrive als Speicherort verfügbar.

  • Ein Speicherort auf der eigenen Hardware (Festplatte, Server) erleichtert die Einhaltung geltender Compliance- und Datenschutzregeln.
  • Bei Microsofts Hybrid-Cloudspeicher OneDrive werden die Daten hingegen in einem der vielen weltweit verteilten Microsoft-Rechenzentren gespeichert.
  • Ist die Rechnungsadresse in Deutschland, werden sowohl die OneNote-Services als auch die Daten in OneDrive for Business auf Microsofts Rechenzentren in Frankfurt a. M. und in Berlin gespeichert.
  • Nach einer Klage der niederländischen Regierung stehen zudem auch DSGVO-konforme Microsoft/Office 365 Versionen zur Verfügung, die auch keine Telemetriedaten oder ähnliches mehr zurück in die USA schicken.
  • OneNote kann alternativ auch in der „OneDrive-Mutter“ SharePoint gespeichert werden.

Tipps zu OneDrive sowie der Datensicherung, Backups und Archivierung in OneNote

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

4. Aufbau und OneNote-Notizbuchstruktur

Wie ist Microsoft OneNote aufgebaut? Und wie lässt sich die Struktur übersichtlich gliedern? In den folgenden Beiträgen erklären wir das grundlegende Funktionsprinzip und zeigen Ihnen unsere ideale Notizbuchstruktur für die berufliche Nutzung.

Wie ist Microsoft OneNote aufgebaut? Und wie sieht die ideale Notizbuchstruktur aus?

Das digitale Notizbuchprogramm ist wie ein klassischer Aktenordner aufgebaut. Genauso, wie die Registerkarten in Aktenordnern, lassen sich auch die einzelnen Notizbücher in übersichtliche Abschnitte gliedern, in die dann die einzelnen Seiten erstellt oder abgelegt werden.

  • Die „digitalen Aktenordner“ sind endlos und werden daher auch nicht voll – auch die einzelnen Seiten sind endlos und passen sich in der Länge dem Inhalt an.
  • Sie können daher so viele Notizbücher in OneNote führen, wie Sie wollen (= ein Regal voller Aktenordner) – und haben doch stets alles in einer Anwendung zur Verfügung. Dies verbessert die Übersicht, vereinfacht die Handhabung und erleichtert die ordnerübergreifende Suche nach bestimmten Inhalten oder Themen.
  • Dabei können Sie jederzeit alle möglichen digitalen Inhalte und Medien jeglicher Art schnell und einfach per Mausklick nach OneNote-Ablage ziehen bzw. kopieren – und das orts- und geräteunabhängig.
  • Damit ist OneNote die digitale Lösung für ein papierloses Büro.
  • Dabei hat sich im beruflichen Praxiseinsatz die Verwendung von folgenden sieben Notizbüchern als die ideale OneNote-Notizbuchstruktur herausgestellt.
  • In dieser Anleitung erfahren Sie, wie man neue Notizbücher, Abschnitte, Seiten und Unterseiten in OneNote erstellt

5. OneNote persönlich nutzen: Inhalte einfügen und Funktionen des Programms

OneNote ist (in Kombination mit Outlook) das klassische Tool für digitales Selbstmanagement in der Microsoft Welt. OneNote wird in Unternehmen sowie im Privatbereich in allen Ausprägungen eingesetzt: Von einigen digitalen Notizen bis hin zum komplett papierlosen Büro. In den folgenden Beiträgen finden Sie eine kleine Auswahl der Funktionen von OneNote:

6. OneNote gemeinsam nutzen: Notizbücher teilen und Besprechungsorganisation

OneNote ist eine tolle Lösung für die persönliche Organisation. Doch nicht nur das. Zusätzlich erleichtert OneNote auch die Zusammenarbeit im Team.

OneNote-Notizbücher, Abschnitte oder Seiten freigeben und mit anderen teilen

Mit OneNote können Sie die Inhalte nicht nur sehr einfach und bequem, sondern auch noch sehr sicher teilen. Denn für besonders sensible Daten können Sie Abschnitte mit einem eigenen Passwort schützen, so dass nur der legitime Empfänger diese lesen kann. Mehr Details hierzu finden Sie in unserer Anleitung „Clever im Team agieren: OneNote Notizbuch freigeben und teilen“.

Extra-Tipp: So können Sie Microsoft OneNote optimal für Meetings und Besprechungen nutzen!

Durch die gelungene Integration von OneNote und Outlook ist OneNote ein wahrer Umsetzungsturbo für Meetings und Teambesprechungen. Die Bandbreite reicht von Protokollvorlagen und Sofortprotokollen über die Verknüpfung von Terminen mit dem OneNote-Protokoll bis zum Erstellen von Outlook-Aufgaben direkt aus OneNote heraus. Hier finden Sie alles über die Protokoll-Vorlagen sowie die zeit- und arbeitssparenden Vorteile von OneNote bei Meetings.

7. Erweiterungen und Schnittstellen mit anderen Programmen

Microsoft OneNote ist ein offenes System. Das heißt, es gibt eine Reihe von Schnittstellen zu anderen Programmen sowie kostenlose Plugins für zusätzliche Funktionen. Dadurch lassen sich die unterschiedlichsten Inhalte auf vielfältige Weise importieren und exportieren, wie zum Beispiel mit den beiden mächtigen Tools „Office Lens“ und „WebClipper“.

  • OneNote und Outlook: Nutzen Sie die Synergien dieser beiden Office-Anwendungen richtig aus – denn die Inhalte und Aufgaben lassen sich beliebig wechselseitig nutzen! Dafür müssen Sie das Dreamteam aus Outlook und OneNote lediglich verknüpfen.
  • Das OneNote Add-On „Webclipper“ für Ihren Webbrowser: Damit können Sie direkt aus dem Browser heraus Onlineinhalte bequem und passgenau in OneNote abspeichern – für eine ultraschnelle Dokumentation der Internetrecherche, ohne OneNote öffnen zu müssen.
  • Office Lens: Die kostenlose Scanner-App für Smartphones digitalisiert alle Printprodukte, Flipcharts, Flyer etc. aus der „realen“ Offline-Welt direkt in digital weiterbearbeitbare OneNote-Notizen.
  • Die „Send to OneNote“ Drucker-App: Damit können interessante Inhalte aus beliebigen Anwendungen heraus einfach und schnell per normaler Druckfunktion direkt in ein Notizbuch abgespeichert werden, ohne dafür OneNote extra öffnen zu müssen.
  • OneNote Add-Ins: Mit diesen Programmerweiterungen können Sie viele neue und nützliche Zusatzfunktionen ganz einfach nachinstallieren.
  • Das OneNote-Plugin „Onetastic“ bietet weitere praktische Zusatzfunktionen für Ihr OneNote (Installationsanleitung inklusive sechs praktischen Tipps für die Nutzung).
  • Evernote-Importer für OneNote: Notizbücher einfach von Evernote nach Microsoft synchronisieren.
  • Aufgabenmanagement mit Microsoft OneNote: Nutzen Sie gemeinsame Notizbücher, um auch größere Projekte effizient im Team zu dokumentieren.
  • „An OneNote senden“: Mit dieser Funktion können Sie sich selbst von jedem x-beliebigen Gerät aus Inhalte ganz bequem per E-Mail direkt in Ihr Notizbuch hinein senden, ohne sich dafür extra einloggen zu müssen. Auch wichtige E-Mails in Outlook können mit nur einem Klick passgenau in einen OneNote-Notizbuchbereich Ihrer Wahl abgespeichert werden – ohne lästiges Kopieren und Öffnen des Programms.

8. Seminare & Beratung zu Microsoft OneNote

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von Microsoft OneNote in Ihrem Unternehmen – mit passenden Mitarbeiterschulungen, Seminaren und individueller Beratung!

9. OneNote Video-Tutorials

Nichts ist anschaulicher, nachhaltiger und zeiteffizienter als eine Video-Anleitung. So können Sie und Ihre Mitarbeiter mit einem Blick sehen, wo und wie die verschiedenen OneNote-Funktionen genutzt werden und das gleich am eigenen Computer nachmachen! Hier haben wir Ihnen alle Büro-Kaizen Video-Tutorials aus unserem eigenen YouTube-Kanal mit Tipps, Tricks und Anleitungen zum Thema OneNote aufgelistet.

Auf unserem YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“ finden Sie über 50 weitere Videos zum Thema Microsoft OneNote. Hier einige Beispiele:



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