Die Microsoft OneNote Enzyklopädie: Übersicht zu allen OneNote-Funktionen, Einstellungen, Tipps & Tricks – mit Anleitungen und Video-Tutorials


In dieser enzyklopädischen Microsoft OneNote Übersicht werden Ihnen alle W-Fragen rund um das praktische digitale Notizbuchprogramm beantwortet. Die zahlreichen im Text verlinkten Anleitungen erklären Ihnen dann jeweils die weiterführenden Details, Funktionen, Tipps und Hintergründe, die Sie gerade aktuell benötigen. Die meisten OneNote-Funktionen erklären wir Ihnen zudem auch anschaulich in unseren thematischen Video-Anleitungen (= Tutorials; am Ende dieser Beitragsseite), zum einfachen Sehen, Verstehen und Nachklicken!

Inhaltsverzeichnis

  • Die OneNote Grundlagen: Hintergründe, Versionen, Mobile-Apps, Download und Synchronisation
  • Datenschutz und Datensicherheit bei Microsoft OneNote: Speicherort, Backups, Archivierung
  • Der Aufbau von Microsoft OneNote: Notizbuchstruktur, Inhalte erstellen, Seitenvorlagen, Kategorien und interne Verlinkung
  • Inhalte aus Microsoft OneNote ausdrucken, freigeben und mit anderen teilen
  • Weitere Funktionen von Microsoft OneNote in der Übersicht
  • Die besten Tipps & Tricks für Microsoft OneNote
  • Erweiterungen & Schnittstellen mit anderen Programmen für ein produktiveres OneNote
  • Seminare & Beratung rund um Microsoft OneNote
  • OneNote Video-Tutorials

Inhaltsverzeichnis

1. Die OneNote Grundlagen: Hintergründe, Versionen, Mobile-Apps und Synchronisation

Für eine reibungslose Arbeit mit Microsoft OneNote müssen zunächst einige Grundsatzentscheidungen getroffen werden, wie zum Beispiel: Mit welcher OneNote Version soll ich arbeiten? Wo speichere ich meine Notizbücher? Wie soll meine Ablagestruktur aussehen? Wie steht es um den Datenschutz? Diese und weitere Grundsatzfragen werden Ihnen in den folgenden Absätzen beantwortet.

1.1. Was ist und was kann Microsoft OneNote überhaupt?

OneNote ist ein digitales Notizbuch und gilt als eins der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Es wurde bereits 2003 veröffentlicht und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und dabei um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt.

  • Die digitalen Notizbücher lassen sich übersichtlich strukturieren und mit digitalen Inhalten und Medien jeglicher Art füllen (z.B. Word-Texte, Excel-Tabellen, Outlook-E-Mails, PDFs, Bilder, Webseitenausschnitte, Grafiken, Audios und Videos).
  • Das macht OneNote zu einer extrem praktischen Grundlage für die papierlose Selbstorganisation (privat) und ein papierloses Büro (Business).
  • Die Microsoft-Cloud OneDrive als Standardspeicherort ermöglicht dabei eine geräteübergreifende Synchronisation ohne jegliche weitere Infrastruktur. So erhalten Sie und Ihr Team einen flexiblen, orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner von überall aus – egal ob von PC, Mac, Laptop, im Büro, Zuhause oder mobil über Tablet und Smartphone.
  • Geteilte Notizbücher können sogar von mehreren Personen konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden. Damit eignet sich Microsoft OneNote auch ideal als Wissensdatenbank sowie für die berufliche Dokumentation und Zusammenarbeit im Team.
  • Praxisbeispiele aus dem Berufsalltag sind die gemeinsame Planung und Dokumentation von Teamprojekten, die Verfolgung offener Arbeitsvorgänge, eine gemeinsame Termin- und Event-Planung, das Führen von Besprechungsprotokollen, gemeinsame To-Do-Listen etc.

1.2. Welche OneNote-Versionen gibt es alles und welche ist die Beste?

Die unterschiedlichen Programmversionen von Microsoft OneNote haben in der Vergangenheit häufig zu Irritationen und Verständnisproblemen geführt. Hier hat Microsoft kürzlich mit einer Namensänderung mehr Ordnung hineingebracht. Mittlerweile gibt es nur noch die beiden Versionen „OneNote“ und „OneNote für Windows 10“, was das Ganze künftig etwas übersichtlicher macht.

  • „OneNote“: Dies ist die Desktop-Vollversion, die in jedem Microsoft-365-Abonnement sowie Office-2019-Softwarepaket enthalten ist. Diese Vollversion hieß bislang „OneNote 2016“, „OneNote 2013“, „OneNote 2010“ etc.
  • „OneNote für Windows 10“: Dies ist eine nachträglich hinzugekommene Programmversion, die für alle Windows-Computer unabhängig von Microsoft Office entwickelt wurde. Diese im Funktionsumfang etwas eingeschränkte UWP-App (Universal Windows Platform) hieß zunächst „OneNote-App“ oder auch nur „OneNote“.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen den verschiedenen OneNote-Versionen?

  • Die „OneNote für Windows 10“ App besitzt einen schlankeren Programmiercode und eine einfachere Bedienung – dafür aber (noch) nicht den vollen Funktionsumfang. Als Speicherort ist zudem unveränderlich die Microsoft-Cloud „OneDrive“ festgelegt.
  • Bei der Vollversion „OneNote“ (OneNote 2016) können Sie den Speicherplatz selbst bestimmen und z.B. die lokale Festplatte oder den eigenen Server des Unternehmens auswählen. Hier finden Sie weitere Unterschiede zwischen den beiden OneNote-Versionen.
  • Hinweis: Immer wenn als Speicherplatz nicht die eigene Hardware ausgewählt wurde, sondern die OneDrive-Cloud, ist natürlich eine Anmeldung erforderlich. Denn nur durch das Einloggen mit Ihrem (kostenlos erhältlichen) Microsoft-Konto kann Microsoft Ihre Person verifizieren und nur Ihnen Zugriff auf Ihr persönliches OneNote-Konto gewähren.

1.3. Wann wird Microsoft OneNote eingestellt bzw. abgeschafft?

Dies ist ein Missverständnis, OneNote wird auf absehbare Zeit nicht eingestellt. Microsoft wollte ursprünglich nur die ältere Vollversion „OneNote“ mit der Version „OneNote 2016“ auslaufen lassen und stattdessen nur noch die Windows-App weiterentwickeln (also ab Office 2019 kein „OneNote 2019“ mehr anbieten). Ende 2019 hat Microsoft jedoch auf die Kritik vieler (Firmen-)Kunden reagiert und ein Weiterleben seiner OneNote-Desktop-App bekanntgegeben. Durch die anschließende Umbenennung von „OneNote 2016“ in das zeitlosere „OneNote“ wurde die zweigeteilte OneNote-Welt (Business- vs. private Windowsanwender) dann etwas übersichtlicher.

1.4. Hier können Sie die Vollversion OneNote 2016 kostenlos downloaden

Alle drei Programmversionen (Office-App, Windows-App und Mobile-App) sind derzeit kostenlos erhältlich. Denn Microsoft bietet inzwischen auch eine kostenfreie „Stand-Alone“-Variante seiner Desktop-Vollversion „OneNote 2016“ als gratis Download an. Der einzige Unterschied zwischen dieser Office-unabhängigen Stand-Alone-Lösung und dem vollwertigen OneNote aus einem Office-Paket ist, dass man den Speicherort nicht mehr frei wählen kann. Hier finden Sie den Downloadlink und eine Installationsanleitung für die kostenlose Stand-Alone-Vollversion „OneNote 2016“.

1.5. Link zur Anmeldung bei der Web-App „OneNote Online“ (ohne vorherige Installation)

Microsoft hat auch eine stark abgespeckte Online-Version und Web-App von OneNote herausgebracht. Diese können Sie quasi als Notnagel von jedem beliebigen Gerät ohne vorherige Installation aus nutzen. Dafür benötigen Sie lediglich einen Webbrowser und eine bestehende Internetverbindung.

  • Loggen Sie sich dafür Online per Webbrowser und mit Ihrem Microsoft-Account auf https://www.onenote.com/hrd ein.
  • Alternativ können Sie die Web-App auch aus OneDrive heraus starten. Klicken Sie hier einfach oben auf das App-Startfeld (das gepunktete Quadrat) und wählen Sie aus der App-Liste OneNote aus.

1.6. Tipps für die mobilen OneNote-Apps und die Synchronisation über alle Geräteklassen hinweg

OneNote ist für alle Betriebssysteme und Geräteklassen verfügbar. Denn es gibt auch eine mobile Android– und iOS-App für Tablets, Smartphones, iPads und iPhones (→ hier finden Sie unsere Anleitung für OneNote auf dem iPhone). Dabei ist zugleich auch ein einfaches Synchronisieren des stets aktuellen Datenstands über alle Geräte, Nutzer und OneNote-Anwendungen hinweg möglich.

2. Datenschutz und Datensicherheit bei Microsoft OneNote: Speicherort, Backups und Archivierung

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt strenge Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten vor. Neben dem Datenschutz ist aber auch die Datensicherheit ein wichtiges Thema – nicht nur für Unternehmen – um sich vor dem Verlust wichtiger Daten zu schützen.

2.1. Wo werden die Dateien in OneNote gespeichert? Wie steht es um den Datenschutz?

Bei der Office-App „OneNote 2016“ haben Sie noch die freie Wahl, wo das Notizbuchprogramm die Dateien abspeichern soll – auf der lokalen Festplatte des Computers, auf dem eigenen Server des Unternehmens oder in dem Office-Partnerprogramm Microsoft „OneDrive“ (das auf SharePoint-Online basiert). In der UWP-App „OneNote für Windows 10“ ist nur noch OneDrive als Speicherort verfügbar.

  • Ein Speicherort auf der eigenen Hardware (Festplatte, Server) erleichtert die Einhaltung geltender Compliance- und Datenschutzregeln.
  • Bei Microsofts Hybrid-Cloudspeicher OneDrive werden die Daten hingegen in einem der vielen weltweit verteilten Microsoft-Rechenzentren gespeichert.
  • Ist die Rechnungsadresse in Deutschland, werden sowohl die OneNote-Services als auch die Daten in OneDrive for Business auf Microsofts Rechenzentren in Frankfurt a.M. und in Berlin gespeichert.
  • Nach einer Klage der niederländischen Regierung stehen zudem auch DSGVO-konforme Microsoft/Office 365 Versionen zur Verfügung, die auch keine Telemetriedaten oder ähnliches mehr zurück in die USA schicken.
  • OneNote kann alternativ auch in der „OneDrive-Mutter“ SharePoint gespeichert werden.

2.2. Tipps zu OneDrive sowie der Datensicherung, Backups und Archivierung in OneNote

3. Der Aufbau von Microsoft OneNote: Notizbuchstruktur, Inhalte erstellen, Seitenvorlagen, Kategorien und interne Verlinkung

Wie ist Microsoft OneNote aufgebaut? Und wie lässt sich die Struktur übersichtlich gliedern? In den folgenden Beiträgen erklären wir das grundlegende Funktionsprinzip und zeigen Ihnen unsere ideale Notizbuchstruktur für die berufliche Nutzung. Darüber hinaus können Sie sich durch zeitsparende Seitenvorlagen und thematische Kategorie-Tags viel Zeit ersparen sowie durch eine interne Verlinkung der Inhalte eine Doppelt- und Mehrfachablage derselben Inhalte vermeiden.

3.1. Wie ist Microsoft OneNote aufgebaut? Und wie sieht die ideale Notizbuchstruktur aus?

Das digitale Notizbuchprogramm ist wie ein klassischer Aktenordner aufgebaut. Genauso, wie die Registerkarten in Aktenordnern, lassen sich auch die einzelnen Notizbücher in übersichtliche Abschnitte gliedern, in die dann die einzelnen Seiten erstellt oder abgelegt werden.

  • Die „digitalen Aktenordner“ sind endlos und werden daher auch nicht voll – auch die einzelnen Seiten sind endlos und passen sich in der Länge dem Inhalt an.
  • Sie können daher so viele Notizbücher in OneNote führen, wie Sie wollen (= ein Regal voller Aktenordner) – und haben doch stets alles in einer Anwendung zur Verfügung. Dies verbessert die Übersicht, vereinfacht die Handhabung und erleichtert die ordnerübergreifende Suche nach bestimmten Inhalten oder Themen.
  • Dabei können Sie jederzeit alle möglichen digitalen Inhalte und Medien jeglicher Art schnell und einfach per Mausklick nach OneNote-Ablage ziehen bzw. kopieren – und das orts- und geräteunabhängig.
  • Damit ist OneNote die digitale Lösung für ein papierloses Büro.
  • Dabei hat sich im beruflichen Praxiseinsatz die Verwendung von folgenden sieben Notizbüchern als die ideale OneNote-Notizbuchstruktur herausgestellt.

3.2. Inhalte erstellen, einfügen, Mehrfachablage verhindern, Seitenvorlagen und Kategorien

4. Inhalte aus Microsoft OneNote ausdrucken, freigeben und mit anderen teilen

Die Inhalte in OneNote müssen das Programm auch einmal verlassen. Entweder per Drucker oder indem diese freigegeben und mit anderen Personen geteilt werden.

4.1. Wie kann man Notizen, Abschnitte und Seiten aus OneNote ausdrucken?

Alle OneNote-Seiten lassen sich beliebig ausdrucken, in ein PDF um- und zurückwandeln oder auch gleich in Din A4 Größe erstellen. Wie das genau geht, unterscheidet sich jedoch je nach OneNote-Version.

4.2. OneNote-Notizbücher, Abschnitte oder Seiten freigeben und mit anderen teilen

Mit OneNote können Sie die Inhalte nicht nur sehr einfach und bequem, sondern auch noch sehr sicher teilen. Denn für besonders sensible Daten können Sie Abschnitte mit einem eigenen Passwort schützen, so dass nur der legitime Empfänger diese lesen kann. Mehr Details hierzu finden Sie in unserer Anleitung „Clever im Team agieren: OneNote Notizbuch freigeben und teilen“.

5. Weitere Funktionen von Microsoft OneNote in der Übersicht

OneNote besitzt einige spannenden Funktionen, wie Handschrifterkennung, Diktierfunktion, Lesezeichen und Cloud-Attachments. Besonders praktisch ist auch das „an OneNote senden“, um Inhalte aller Art einfach per E-Mail in die eigenen Notizbücher abzuspeichern, ohne OneNote dafür öffnen zu müssen.

  • Die Handschrift-Eingabe in Microsoft OneNote: So können Sie handschriftlich mit einem Stift notieren, das in Maschinenschrift umwandeln lassen und dann beliebig digital weiterverwenden.
  • Die Diktierfunktion in Microsoft OneNote: Mit dem praktischen Sprachassistenten können Sie Notizen in OneNote einsprechen, anstatt zeitaufwendig schreiben zu müssen – und haben so die Hände und Augen frei.
  • Cloud Attachments („Dateianlagenoptionen“) in OneNote: Die auf diese Weise in OneNote angehängten Dateien werden kontinuierlich mit ihrer Quelldatei synchronisiert und bleiben daher immer auf dem aktuellsten Stand!
  • Lesezeichen in OneNote: Legen Sie ein Lesezeichen in OneNote für eine Webseite ab, dann wird diese schnell und übersichtlich mit einem kleinen Bild, einem 2-Zeiler und dem Link in Ihre Notizen eingefügt.
  • Der Dark-Mode in Microsoft OneNote: Schonen Sie mit dem „dunklen Modus“ durch ein abgedunkeltes Display in dunkler Umgebung Ihre Augen beim Lesen und auch Ihre Batterien.
  • „An OneNote senden“: Mit dieser Funktion können Sie sich selbst von jedem x-beliebigen Gerät aus Inhalte ganz bequem per E-Mail direkt in Ihr Notizbuch hinein senden, ohne sich dafür extra einloggen zu müssen. Auch wichtige E-Mails in Outlook können mit nur einem Klick passgenau in einen OneNote-Notizbuchbereich Ihrer Wahl abgespeichert werden – ohne lästiges Kopieren und Öffnen des Programms.

6. Die besten Tipps & Tricks für Microsoft OneNote

Neben den klassischen Funktionen besitzt OneNote auch eine Reihe von „versteckteren Experten-Funktionen“, also nicht sofort ersichtlichen Anwendungen. In den folgenden Anleitungen haben wir Ihnen besonders nützliche Praxisanwendungen, Tipps und Tricks zusammengestellt.

Extra-Tipp: So können Sie Microsoft OneNote optimal für Meetings und Besprechungen nutzen!

Durch die gelungene Integration von OneNote und Outlook ist OneNote ein wahrer Umsetzungsturbo für Meetings und Teambesprechungen. Die Bandbreite reicht von Protokollvorlagen und Sofortprotokollen über die Verknüpfung von Terminen mit dem OneNote-Protokoll bis zum Erstellen von Outlook-Aufgaben direkt aus OneNote heraus. Hier finden Sie alles über die Protokoll-Vorlagen sowie die zeit- und arbeitssparenden Vorteile von OneNote bei Meetings.

7. Erweiterungen & Schnittstellen mit anderen Programmen für ein produktiveres OneNote

Microsoft OneNote ist ein offenes System. Das heißt, es gibt eine Reihe von Schnittstellen zu anderen Programmen (Microsoft-/Office-Apps und Drittanbieter-Apps) sowie kostenlose Add-Ins, Add-Ons und Plugins für zusätzliche Funktionen. Dadurch lassen sich die unterschiedlichsten Inhalte auf vielfältige Weise importieren und exportieren, wie zum Beispiel mit den beiden mächtigen Tools „Office Lens“ und „WebClipper“.

8. Seminare & Beratung rund um Microsoft OneNote

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von Microsoft OneNote in Ihrem Unternehmen – mit passenden Mitarbeiterschulungen, Seminaren und individueller Beratung!

9. OneNote-Video-Tutorials

Nichts ist anschaulicher, nachhaltiger und zeiteffizienter als eine Video-Anleitung. So können Sie und Ihre Mitarbeiter mit einem Blick sehen, wo und wie die verschiedenen OneNote-Funktionen genutzt werden und das gleich am eigenen Computer nachmachen! Hier haben wir Ihnen alle Büro-Kaizen Video-Tutorials aus unserem eigenen YouTube-Kanal mit Tipps, Tricks und Anleitungen zum Thema OneNote aufgelistet.

  • Top 10 Gründe für OneNote
  • OneNote im Unternehmen: Die 20 besten Beispiele
  • OneNote privat nutzen: Top 20 Beispiele
  • OneNote Tutorial (deutsch)
  • OneNote Tutorial für Einsteiger
  • OneNote Tutorial für Fortgeschrittene
  • Anleitung: Wie starte ich mit OneNote?
  • Wie Sie mit dieser genialen OneNote-Funktion jeden Tag Zeit sparen!
  • Papierloses Büro mit OneNote
  • OneNote 2016 ist zurück! Wie geht es weiter?
  • Outlook, OneNote & Teams-Seminar (Microsoft 365 Powerpaket)

 

  • Neues OneNote-Notizbuch anlegen
  • Wie lege ich ein OneNote Notizbuch an?
  • Wo soll ich was speichern? OneNote, OneDrive oder SharePoint?
  • OneNote: Die optimale Notizbuch Struktur
  • Zeit sparen: Seitenvorlagen in OneNote nutzen
  • Zeit sparen mit OneNote-Seitenvorlagen
  • OneNote Seitenvorlagen anlegen und verwenden
  • OneNote: Dokument Ausdruck einfügen und bearbeiten
  • Inhalte exportieren und archivieren in OneNote
  • Alte Abschnitte in OneNote archivieren
  • Mit Checklisten mehr Überblick in OneNote
  • Kategorien in OneNote für Windows 10
  • Mit Kategorien arbeiten in OneNote
  • OneNote Notizbuch für andere Personen freigeben
  • OneNote Notizbuch freigeben
  • OneNote Notizbuch freigeben und Berechtigung verwalten
  • Wie versende ich in OneNote einzelne Seiten?
  • Die Suche in OneNote richtig nutzen!
  • Mathe-Aufgaben lösen mit der OneNote-App für Win10
  • Schmeiß den Taschenrechner weg! OneNote kann rechnen.
  • Malen nach Zahlen mit OneNote
  • Recherche mit OneNote (z.B. fürs Studium)
  • Dark Mode: OneNote App im dunklen Modus nutzen.
  • Neue Farbeffekte für den OneNote Stift!
  • OneNote: Handschrift Tutorial (2020)
  • OneNote – Handschrift umwandeln in Maschinenschrift
  • OneNote Lerntools: Diktieren und Vorlesen

 

  • Microsoft Teams: So nutzt man OneNote im Team
  • Digitale Notizen auf der Messe mit OneNote
  • Outlook-Aufgabenliste optimal mit OneNote kombinieren
  • Workflow: Meetings richtig dokumentieren mit Outlook und OneNote
  • Outlook-Aufgaben in OneNote erstellen
  • E-Mail aus Outlook „An OneNote senden“ (endlich für OneNote App verfügbar)
  • OneNote-Notizen direkt in Outlook Terminen speichern
  • Mit Outlook und OneNote nichts vergessen
  • Tutorial: OneNote auf dem Mac nutzen
  • OneNote Tutorial für das iPad (deutsch)
  • Die beste Notiz-App für das iPad (OneNote vs. GoodNotes vs. Notability)
  • iPhone: Eine E-Mail in OneNote speichern
  • Test: Kochen mit dem Thermomix und OneNote
  • Life Hack: Einkaufsliste in OneNote schreiben (iPhone)
  • Wie arbeite ich papierlos im Studium? (OneNote)


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