OneDrive (2/4): Tipps für die perfekte Ablage-Struktur in OneDrive



Eine optimale Ordnerstruktur in der Dateiablage garantiert eine effiziente Handhabung

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine besonders effiziente und übersichtliche Ordner-Struktur für die Dateiablage in OneDrive anlegen. Unsere Muster-Ablagestruktur schafft Ordnung und Übersicht und garantiert einen möglichst schnellen und effizienten Zugriff.

I. Die Benutzeroberfläche und Navigationsstruktur in OneDrive

Öffnen Sie die Web-Oberfläche von OneDrive, indem Sie sich auf OneDrive.com mit Ihrem Microsoft-Account anmelden. Die Benutzeroberfläche der Webanwendung besteht aus zwei Teilen und ist einfach sowie anwenderfreundlich zu bedienen.

  1. Auf der linken Fensterseite sehen Sie vertikal ein Navigationsmenü mit sechs Menüpunkten.
  2. Auf der rechten Fensterseite werden die dazugehörigen Ordner und Inhalte der entsprechenden Menüpunkte angezeigt.

1.1. Der Aufbau des Navigationsmenüs in OneDrive

In dem Navigationsmenü am linken Bildschirmrand sehen Sie folgende sechs Menüpunkte:

  • Dateien: Unter dem Menüpunkt Dateien können Sie in der rechten Bildschirmhälfte eine Ordnerstruktur (mit mehreren Ablage-Ebenen = Verzeichnisbaum) für Ihre persönliche Dateiablage erstellen → unsere Empfehlung für eine perfekte Ordnerstruktur für den Menüpunkt „Dateien“ lesen Sie in Punkt II unten.
  • Zuletzt verwendet: Dieser Menüpunkt öffnet in der rechten Bildschirmhälfte eine Liste mit allen zuletzt verwendeten Dateien. Die Liste können Sie nach mehreren Kriterien beliebig sortieren lassen (z.B. nach dem Namen, zuletzt geöffnet, zuletzt geändert oder der Größe).
  • Fotos: Der Menüpunkt Fotos ist nicht einfach nur ein herkömmlicher Foto-Ordner. Microsoft will die Funktion für die geräteübergreifende Fotoverwaltung ausbauen, so dass künftig beispielsweise Bilder und Bildanhänge in E-Mails automatisch nach OneDrive importiert werden oder auch die Smartphone-Fotos jederzeit vom PC aus betrachtet werden können.
  • Geteilt: Unter dem Menüpunkt „Geteilt“ zeigt Ihnen OneDrive alle Dateien und Ordner zentral auf einen Blick an, die Sie für andere freigegeben haben und die für Sie freigegeben wurden.
  • Papierkorb: Alle in OneDrive gelöschten Dateien wandern zunächst einmal in den Papierkorb. Je nach verwendetem Microsoft-Konto werden diese dann automatisch nach 30 Tagen gelöscht (kostenloser Microsoft-Account) oder nach 93 Tagen (Geschäfts- und Bildungseinrichtungskonto). Dieses Zwischenspeichern im Papierkorb gibt Ihnen beim Löschen die Gelegenheit, versehentlich gelöschte Dateien wiederherzustellen.
  • PCs: Dieser Menüpunkt ermöglicht das Vernetzen von mehreren PCs. Dafür muss auf jedem PC die OneDrive-Desktop-App installiert und diese Funktion freigeschaltet werden. Die PCs werden dann in einer Liste angezeigt und es kann auf alle Dateien und Ordner auf den jeweiligen PCs zugegriffen werden.

1.2. Wie man in OneDrive Ordner erstellt und Dateien hochlädt

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um in OneDrive neue Ordner zu erstellen oder Dateien hochzuladen.

  • Über die Menüleiste: In der Menüleiste oberhalb der rechten Fensterseite befinden sich die beiden Schaltflächen → Neu für neue Ordner und → Hochladen für das Uploaden von Dateien aller Art.
  • Über das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Raum der rechten Fensterhälfte. Jetzt öffnet sich ein Kontextmenü mit den drei Optionen → Neu, Hochladen und Details.

II. Unsere Muster-Ordnerstruktur für die optimale Dateiablage in OneDrive

Für die Übersichtlichkeit und Effizienz einer Dateiablage ist die erste Ordner-Ebene entscheidend. Wir empfehlen Ihnen für die optimale Trennschärfe und Handhabung folgende Struktur mit lediglich drei Ordnern auf der ersten Ablageebene Ihres Menüpunkts „Dateien“. Innerhalb dieser drei Ordner kann dann die Ordnerstruktur (der Verzeichnisbaum) auf den weiteren Unterebenen je nach den persönlichen Bedürfnissen und Themen beliebig erweitert werden. (Tipp: Beschränken Sie sich bei Ihrer Dateiablage nach Möglichkeit auf maximal drei Ordnerebenen mit jeweils maximal sieben Ordnern pro Unterebene. So bleibt Ihre Ordnerstruktur übersichtlich und Sie vermeiden Zielkonflikte.)

  1. Dokumente: Dieser Ordner „Dokumente“ wird Ihre ganz persönliche Dateiablage. Hier werden alle Dokumente, Dateien und Informationen abgespeichert, die nur für Sie bestimmt sind, die nur Sie bearbeiten oder für die nur Sie einen Zugriff benötigen und auch bekommen. Weitere Unterordner in diesem Bereich „Dokumente“ können z.B. für das Archiv mit abgeschlossenen Projekten, den abgelaufenen Terminen, für häufig benötigte Präsentationen oder für Ihre eigenen, nicht mit anderen geteilten OneNote-Notizbücher angelegt werden.
  2. Team: Der Ordner „Team“ wird für alle Dokumente angelegt, auf die auch andere Personen langfristig bis dauerhaft Zugriff haben (und die demnach für diese freigegeben werden). Das können z.B. längerfristige Teamprojekte sein, die Teamnotizbücher in OneNote oder Unterordner, die Sie gemeinsam mit einem bestimmten Kunden bearbeiten.
  3. Transfer: Der Ordner „Transfer“ ist nur für kurzfristig geteilte Ordner oder Dokumente gedacht, um auch große bis sehr große Dateimengen einfach versenden zu können. Zu den hier abgelegten Dateien wird dann ein Link erstellt und an die betreffenden Personen verschickt. Durch den Link erhalten die Empfänger die Berechtigung, sich den Inhalt entweder nur ansehen oder auch downloaden zu dürfen. Nach einigen Tagen oder Wochen werden die temporären Inhalte dann einfach wieder aus dem Ordner „Transfer“ gelöscht, wodurch der geteilte Link automatisch ungültig wird. Auf diese Weise lassen sich auch große Dateimengen komfortabel versenden, die die maximal zulässige Größe eines E-Mail-Anhangs ansonsten bei weitem überschreiten würden (→ wie Sie die Dateien und Ordner in OneDrive freigeben und teilen können, lesen Sie in Teil 3 unserer OneDrive-Serie).



Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: