OneNote Vorlagen: Erstellen und teilen schnell erklärt

OneNote Vorlagen sind eine einfache, aber nicht weniger effektive Möglichkeit Notizbuchseiten schnell in einheitlichem Layout zu erstellen. Die OneNote Vorlagen spielen ihren Vorteil am besten bei immer wiederkehrenden Seitenlayouts aus. Ein prominentes Beispiel dazu sind z.B. die uns allen bekannten Besprechungsprotokolle. Ein einheitliches Layout sichert Ordnung, Übersichtlichkeit und ist bei der Teamarbeit ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Das Notizbuchprogramm beinhaltet zwar schon einige Standard-Microsoft OneNote Vorlagen wie z.B. diverse Aufgabenlisten, Studiums- und Businessvorlagen. Wer die elektronische Notizsoftware aber professionell einsetzen möchte sollte zumindest wissen, wie man OneNote Vorlagen individuell gestalten und erstellen kann. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag wie Sie die OneNote Vorlagen anlegen, anpassen und sogar mit anderen teilen können. Legen wir los…

OneNote Vorlagen: Erstellen der Seitenvorlage nach Ihren Vorstellungen

Das Funktion zum Erstellen von Seitenvorlagen [Video] gibt es in OneNote schon seit 2007. In der Zwischenzeit hat sich die Funktion immer weiterentwickelt uns ist heute relativ einfach anzuwenden. Bevor wir nun mit dem Erstellen einer neuen Seitenvorlage beginnen, legen wir uns erst noch eine leere Seite an:

1. Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf das Fenster → „Seite hinzufügen“ [1]. Eine neue leere OneNote Seite öffnet sich.

2. Gestalten Sie nun die gerade neu geöffnete Notizbuchseite nach Ihren Wünschen. Somit legen Sie Inhalt, Layout und Gliederung der zukünftigen Vorlage fest.

3. Zum Speichern der neuen OneNote Vorlage einfach im Menü auf

• Einfügen [1]
• Klicken Sie dann auf Seitenvorlagen [2]
• Unten rechts finden Sie den Befehl „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“ [3]

Hinweis: In OneNote 2007 erstellen Sie Vorlagen wie folgt:

•  „Neue Seite“ (bzw. im Menü → „Datei“→ „Neu“→ „Seite“)
•  Dann in der Menüleiste unter → „Datei“ auf → „Seite einrichten“.
•  Zum Speichern unter → „Seite einrichten“ auf → „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“ klicken → „Als Standardvorlage für neue Seiten im aktuellen Abschnitt festlegen“ und dann → „speichern“.
•  Vorlagen für OneNote 2010 können Sie unter → „Neue Seite“ → „Seitenvorlagen“ bearbeiten.
•  In der 2013er Version müssen Sie lediglich in der Menüleiste auf → „Einfügen“ und dann → „Seitenvorlagen“ klicken.

OneNote Vorlagen: Anpassen einer bestehenden Microsoft-Vorlage

1. Öffnen Sie die Standard-Vorlage, die Sie individuell anpassen wollen:

• Klicken Sie zuerst auf „Einfügen“ [1]
• Klicken Sie dann auf „Seitenvorlagen“ [2]
• Wählen Sie Ihre Kategorie und die Vorlage aus [3]
• Ihre Vorlage wird als neue Seite im aktuellen Abschnitt angelegt [4]

2.  Ändern Sie nun Eigenschaften, Optionen und Inhalt nach Ihren Vorstellungen ab.

3.  Das Abspeichern erfolgt analog zu Kapitel: OneNote Vorlagen: Erstellen der Seitenvorlage nach Ihren Vorstellungen.

OneNote Vorlagen: So teilen Sie die Vorlagen mit anderen

Ihre selbst erstellten OneNote Vorlagen werden zunächst automatisch auf der lokalen Festplatte Ihres PC, Notebook oder Mac gespeichert. Damit Sie die neuen Seitenvorlagen mit Kollegen oder Freunden teilen können, müssen Sie die Dateien also zunächst in einen gemeinsamen Ordner verschieben, auf den Sie alle Zugriff haben. Bei OneNote ist das standardmäßig der Onlinespeicher „OneDrive“.

Schritt 1: OneNote Vorlagen von der lokalen Festplatte kopieren

1. Sie finden die Datei „Meine Vorlagen“ üblicherweise unter → „Laufwerk C / Benutzer / Benutzername / App Data / Roaming / Microsoft / Templates“.

2. Kopieren Sie die Datei nun einfach in das gemeinsam genutzte Verzeichnis z.B. unter → „OneDrive / Austausch / Freigabe“.

Tipp: Ergänzen Sie dann den Dateinamen „Meine Vorlagen“ um einen Zusatz (mit rechtem Mausklick). So stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen in Schritt 2 nicht ihren eigenen Ordner überschreiben, sondern einen neuen hinzufügen

Schritt 2: OneNote Vorlage aus der OneDrive Cloud kopieren

Nun müssen Sie die OneNote Vorlagen aus der OneDrive-Cloud auf den eigenen Rechner speichern. Vollziehen Sie hierfür einfach Schritt 1 in umgekehrter Reihenfolge:

1. Kopieren Sie die gemeinsam zu nutzenden Vorlagen aus dem OneDrive-Cloudspeicher in das oben genannte Template-Verzeichnis auf Ihrer lokalen Festplatte.

2. Nun erscheinen auch die Teamvorlagen in Ihren OneNote Seitenvorlagen.

Extra Tipp

Mit den OneNote Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, einheitliche und übersichtliche Arbeitsgrundlagen zu schaffen. Achten Sie auf Übersichtlichkeit sowie eine visuelle Kennzeichnung der Platzhaltertexte, damit andere Ihre Vorlage intuitiv erfassen und schnell bearbeiten können.

Dafür stehen Ihnen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung:

• Unter → „Ansicht“ können Sie → „Hilfslinien“ aktivieren, mit denen Sie das Layout der Textbausteine gleichmäßig anpassen können. Tipp: Deaktivieren Sie die Hilfslinien wieder vor dem Abspeichern.

• Verzichten Sie auf unnötige Bilder, das hält die Dateigröße fürs Onlineversenden klein und handlich.