Mit OneNote-Vorlagen viel Zeit sparen: Seitenvorlagen nutzen, downloaden oder erstellen, bearbeiten & teilen

Für Microsofts digitale Notizbuch-App OneNote gibt es zahlreiche praktische Vorlagen für den Berufsalltag, sowohl „onboard“ bereits im Programm integriert sowie auch viele weitere als kostenlose Downloads. Das sind zum Beispiel Seitenvorlagen für Meeting-Protokolle, Gesprächsnotizen, To-Do-Aufgabenlisten, das Projektmanagement und viele weitere berufliche Themenbereiche. Diese Vorlagenseiten können Sie bei Bedarf noch alle individuell an Ihre Bedürfnisse und Ihr Unternehmen anpassen (zum Beispiel im Corporate Design und mit dem Logo Ihrer Firma) und dann im Kollegenkreis teilen, damit auch diese Ihre Vorlage nutzen können.

• Eine passende Seitenvorlage für OneNote spart Ihnen nicht nur bei jedem künftigen Gebrauch viel Zeit ein. Sie stellen auch sicher, dass Sie nichts vergessen.
• Durch die Vorlagenmuster haben Sie und Ihre Mitarbeiter aber zudem auch stets ein einheitliches Layout für immer wiederkehrende Anforderungen. Das sorgt für ein konsistentes Erscheinungsbild innerhalb der Notizbücher und Ihres Unternehmens.
• Wo Sie die OneNote-Vorlagen finden und downloaden können, oder wie Sie diese selbst erstellen, bearbeiten, speichern und freigeben, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung – sowie in unserem YouTube-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

1. Die in jedem OneNote standardmäßig integrierten Vorlagen verwenden

• Öffnen Sie Ihre OneNote-App, klicken Sie auf die Registerkarte → Einfügen und dann im Menüband ziemlich weit rechts auf → Seitenvorlagen und erneut → Seitenvorlagen.
• Nun öffnet sich am rechten Bildschirmrand eine aufklappbare Auswahl mit fünf verschiedenen Vorlagenkategorien. Das sind die Themenbereiche (1.) Studium, (2.) Diverse Seitenformate, (3.) Business, (4.) Dekorativ und (5.) Aufgabenlisten.
• In jedem dieser fünf Themenbereiche finden Sie viele verschiedene Vorlagen für die verschiedensten OneNote-Seiten, die Sie durch einfaches Anklicken sofort offline ohne Download nutzen können (siehe die Tabelle unten).
• Mit einem Klick auf eine Vorlagenseite Ihrer Wahl wird diese direkt als neue OneNote-Seite angelegt und kann sofort genutzt und bearbeitet werden.

Übersicht: Diese Vorlagen können Sie direkt in OneNote ohne Download nutzen

2. Weitere OneNote-Vorlagen kostenlos downloaden – zum Beispiel von Büro-Kaizen!

Auf der Webseite des Microsoft Supports finden Sie für die allermeisten Office-Apps eine reichhaltige Auswahl an den verschiedensten Vorlagen als kostenlosen Download – leider nicht für OneNote! Sie können jedoch ganz einfach eine für Ihre Zwecke passende Vorlage für Word, Excel oder PowerPoint öffnen und den Inhalt dann in eine neue OneNote-Seite kopieren. Diese können Sie anschließend als eigene Seitenvorlage in OneNote abspeichern (siehe unten, Punkt 3).

Alternativ hilft auch die große Nutzer-Community von OneNote weiter. Im Internet gibt es zahlreiche Webseiten, auf denen OneNote-Vorlagen zu den verschiedensten Anwendungsbereichen kostenlos heruntergeladen werden können (Tipp: Die englische Bezeichnung für Seitenvorlage lautet „Page Templates“). Die beliebtesten Vorlagensammelseiten im Internet sind:

• NoteVorlagen.de – OneNote Vorlagen downloaden (von Projektmanagement bis Protokolle und Kalender)
• Malter365.de – OneNote Vorlagen für Protokolle, Aufgaben & mehr
• OneNote Masterclass Vorlagen – über 300 Templates
• Pinterest – OneNote Seitenvorlagen

3. OneNote-Vorlagen selbst erstellen, bearbeiten, abspeichern & als Standardvorlage festlegen

Falls Sie keine passende Vorlage in OneNote oder auch zum Downloaden gefunden haben, dann können Sie sich auch ganz einfach eine eigene Seitenvorlage passend für Ihre Zwecke erstellen. Alternativ können Sie auch eine vorhandene Vorlage oder jede beliebige OneNote-Seite für sich passend bearbeiten und dann als Seitenvorlage abspeichern, so dass Sie diese Seite künftig als Vorlage immer griffbereit haben. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

• Öffnen Sie Ihre OneNote-App und klicken Sie in der Registerkarte → Ansicht im Menü auf die Schaltfläche → Papierformat.
• Stellen Sie nun das Format für Ihre Seitenvorlage ein (zum Beispiel DIN A4, A5, B4, Postkarte, Karteikarte etc.) und legen Sie bei Bedarf die Seitenränder fest.
• Erstellen Sie nun auf der leeren OneNote-Seite Ihre individuelle Vorlagenseite. Tipp: Nutzen Sie dafür die Hilfslinien (vor dem Speichern wieder ausblenden) für das Ausrichten der Felder und Elemente sowie die Formatvorlagen für ein konsistentes Layout.
• Klicken Sie anschließend zum Speichern der Vorlage am rechten Bildschirmrand in dem Auswahlfenster „Papierformat“ unten auf → Aktuelle Seite als Vorlage speichern. Nun nur noch einen → Vorlagennamen eingeben und mit einem Klick auf → Speichern bestätigen, fertig.
• Tipp 1: Mittels → Ansicht → Papierformat (oder alterativ → Einfügen → Seitenvorlage) können Sie jede X-beliebige Seite in OneNote, die Sie gerade geöffnet und bearbeitet haben, als neue Vorlage für sich abspeichern.
• Tipp 2: Bei Bedarf können Sie hier auch eine bestimmte Vorlage auch gleich noch als → Standardvorlage für neue Seiten im aktuellen Abschnitt festlegen. Dann wird künftig beim Öffnen einer neuen Seite in diesem Abschnitt automatisch diese Standardvorlage geöffnet. Das gilt aber nur für den aktuellen Abschnitt und nicht für das ganze Notizbuch. Das heißt, Sie können für jeden Abschnitt eine eigene Standardvorlage festlegen (zum Beispiel die Seitenvorlage „Protokoll“ für den Abschnitt „Meetings XY“).

4. OneNote Vorlagen freigeben: Neu erstellte Seitenvorlagen mit anderen Kollegen teilen

Ihre in der OneNote-App selbst erstellten Vorlagen werden zunächst einmal immer automatisch auf der lokalen Festplatte Ihres PC, Notebook oder Mac gespeichert. Damit Sie die neuen Seitenvorlagen mit Kollegen oder Mitarbeitern teilen können, müssen Sie die Datei also zuerst in einen gemeinsamen Ordner verschieben, auf den die anderen Personen ebenfalls Zugriff haben. Bei OneNote ist das standardmäßig der Microsoft Cloud-Speicher „OneDrive“. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

Schritt I: Die OneNote-Vorlagendatei von der lokalen Festplatte kopieren. Die Datei → „Meine Vorlagen.one“ wird standardmäßig unter → Laufwerk C / Benutzer / Benutzername / App Data / Roaming / Microsoft / Templates abgespeichert.

• Kopieren Sie diese Datei (Tastenkombination → Strg + C) und fügen Sie diese in einen OneDrive-Ordner ein, den Sie mit der Cloud synchronisieren (zum Beispiel den Ordner → Dokumente).
• Klicken Sie dann die Datei in Ihrem OneDrive-Ordner mit der rechten Maustaste an und erweitern Sie zuallererst noch den Dateinamen, beispielsweise um Ihren Benutzernamen oder um einen thematisch passenden Zusatz.
• Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen später die richtige Datei auswählen und damit zudem nicht ihre eigene Datei auf der eigenen Festplatte überschreiben (was bei gleichnamigen Dateien automatisch der Fall ist).

Schritt II: Die OneNote-Vorlagendatei in der OneDrive-Cloud freigeben. Klicken Sie die Datei in der Webansicht Ihres OneDrive-Speichers im Browser mit der rechten Maustaste an, wählen Sie im Kontextmenü → Freigeben aus und legen Sie fest, wer alles Zugriff auf diese Vorlagendatei erhalten soll. (Hier finden Sie unsere detaillierte Anleitung zum → Teilen von OneDrive-Ordner und Dateien.)

Schritt III: Die OneNote-Vorlagendatei aus der OneDrive-Cloud kopieren. Jetzt können sich alle dazu berechtigten Personen die Vorlagendatei aus der OneDrive-Cloud auf den eigenen Rechner downloaden. Dafür müssen diese in die Webansicht ihres eigenen OneDrive-Cloudspeichers wechseln, die freigegebene Datei markieren und auf → Herunterladen klicken. Anschließend muss diese Datei dann nur noch in das oben genannte Template-Verzeichnis auf der lokalen Festplatte verschoben werden (→ Laufwerk C / Benutzer / Benutzername / App Data / Roaming / Microsoft / Templates). Danach sind die von Ihnen erstellten und freigegebenen Vorlagen sofort automatisch in deren OneNote-App verfügbar (wie oben beschrieben unter → Einfügen → Seitenvorlagen und dann am rechten Bildschirmrand → Meine Vorlagen).

5. Extra-Tipps: Die sieben besten OneNote Vorlagen und Checklisten als Video & Download!

Die Vorlagen sind nicht die einzige Lösung, wie sich die OneNote-Notizbücher effizienter und bequemer nutzen lassen. Extrem praktisch sind auch einige Programmerweiterungen (Add-Ons und Add-Ins), die der Originalanwendung weitere nützliche Funktionen hinzufügen. Besonders nützlich ist hier der WebClipper, ein Add-On für die gängigsten Webbrowser, mit dem Sie bei Webrecherchen die Online-Inhalte viel schneller, einfacher und in vielfältigeren Varianten in einen OneNote-Bereich Ihrer Wahl abspeichern können. Eine weitere OneNote-Erweiterung mit erheblichem Produktivitätsgewinn ist Microsofts kostenlose Office-Lens-App fürs Smartphone. Damit wird Ihr Handy zu einem vollwertigen Dokumentenscanner mit Texterkennungsfunktion für die nachträgliche Bearbeitung von PDFs und Papierausdrucken! Beide OneNote-Erweiterungen sind als kostenlose Downloads erhältlich (siehe im nachfolgenden Link).

• Alle Funktionen von OneNote im Überblick: Die Büro-Kaizen Themenseite zu Microsoft OneNote mit allen Anleitungen & Tipps in der Übersicht.
• Kostenloses eBook „So geht OneNote!“: Wie Sie mit OneNote ein komplett papierloses Büro organisieren (im Wert von 19,95 €).
• Kostenloses Download-Center: Noch mehr praxisnahe Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz & Produktivität im Büro.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die 7 besten OneNote Checklisten & Vorlagen zum Downloaden

(Dauer 06:35 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zu den OneNote-Seitenvorlagen:

1.  Einleitung 0:00
2.  Besprechungsprotokoll 0:40
3.  Gesprächsnotiz 1:16
4.  Reagan-Formular 2:10
5.  Merkblattvorlagen für wichtige Daten 2:54
6.  Checklistenvorlage für Geschäftsreisen 3:51
7.  Checklistenvorlage für die Jahresplanung 4:45
8.  Checklistenvorlage für die Wochenplanung 5:27
9.  Download der gezeigten OneNote Checklisten & Vorlagen 5:56