Microsoft To Do: Aufgaben organisieren leicht gemacht


Jeder weiß, wie es ist unzählige Aufgaben und neue Projekte zu haben. Durch diese Sintflut an Aufgaben verliert man schnell den Überblick. Aus diesem Grund sind To Do Listen ein Must-have im alltäglichen Business. Sie verschaffen einen Überblick und steigern die Produktivität. Digitale Aufgabenlisten und Aufgabenapps gibt es wie Sand am Meer. Demzufolge stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag ein Tool vor, das den Alltag erleichtern kann.

1. Was ist Microsoft To Do?

Das Aufgabentool „Microsoft To Do“ ist fest in Microsoft 365 integriert und kann damit – obwohl es sehr einfach gehalten ist – sowohl in Sachen Vielseitigkeit als auch in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz punkten. Dieses Tool vereinfacht Ihnen die Erstellung, Planung und Nachverfolgung Ihrer Aufgaben. In Microsoft To Do können sowohl persönliche Aufgaben aus Outlook, genauso wie Projektaufgaben aus dem Planner angezeigt und bearbeitet werden. Microsoft To Do gibt es als App für alle Betriebssysteme.

2. So funktioniert Microsoft To Do

Durch die folgenden Schritte können Sie direkt in ein erfolgreiches Aufgabenmanagement starten:

Anmeldung

Die Anmeldung kann durch zwei verschiedene Kontotypen erfolgen:

  1. Ein kostenloses Microsoft Konto ( kann man z. B. über Outlook.com. abschließen)
  2. Ein kostenpflichtiges Microsoft 365 Konto

Microsoft To Do kann man prinzipiell mit mehreren Konten parallel nutzen. Man kann beispielsweise ein privates und ein berufliches Microsoft 365 Konto parallel verwenden.

Unterschiedliche Listen

Um eine optimale Planung der Aufgaben und deren Priorisierung zu gewährleisten, bietet Microsoft To Do verschiedene Listen, die nachfolgend kompakt beschrieben werden.

  1. In Microsoft To Do kann man Aufgaben verschiedenen Listen zuordnen.
    In Microsoft To Do kann man Aufgaben verschiedenen Listen zuordnen.

    Mein Tag: Hier kann man die Aufgaben des Tages festlegen. Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum können über die „Glühbirne“ hinzugefügt werden, aber auch alle anderen Aufgaben können zu Liste „mein Tag“ hinzugefügt werden. Die Reihenfolge kann mittels Drag-and-drop festgelegt werden. Die erledigten Aufgaben können abgehakt werden, wodurch Sie eine Übersicht bekommen, welche Aufgaben noch offen sind.

  2. Geplant: Die Liste „Geplant“ zeigt alle Aufgaben aus anderen Listen an, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden.
  3. Ihnen zugewiesen:  Die Liste „Ihnen zugewiesen“ fasst  Aufgaben aus Microsoft Planner und Aufgaben aus geteilten Listen, die Ihnen zugewiesen wurden, zusammen.
  4. Gekennzeichnete E-Mails: In der Liste „Gekennzeichnete E-Mails“ werden alle E-Mails aus Outlook angezeigt, die zur Nachverfolgung markiert wurden.
  5. Aufgabenlisten: In dieser Liste sind Aufgaben enthalten, die in keiner individuellen Liste zugeordnet sind. Diese werden auch nach Outlook und umgekehrt synchronisiert.
  6. Eigene weitere Listen und Gruppen: Diese Listen und Gruppen sind individuell anlegbar und werden ebenfalls mit Outlook synchronisiert. In diesen Listen können ebenso Aufgaben abgelegt werden. Die individuellen Listen können mit mehreren Personen über das Plus geteilt werden.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Synchronisation mit Outlook

Im Microsoft 365 Abonnement werden die Aufgaben zwischen Outlook und To Do automatisch synchronisiert. Die einzige Einschränkung betrifft die Nutzung von Teilschritten. Diese können in Microsoft To Do genutzt werden, werden aber in Outlook nicht angezeigt. Alle anderen Aufgabenfelder sind aber sowohl in Outlook als auch in Microsoft To Do sichtbar und verwendbar. Die zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails werden auch in To Do in der eigenen Liste „gekennzeichnete E-Mails“ dargestellt.

 

Aufgaben zuweisen (Listen teilen)

Man kann eine neue Liste über „Neue Liste“ erstellen oder eine bestehende Liste verwenden. Die Liste kann über das Symbol oben rechts „Liste teilen“ geteilt werden. Daraufhin kann man einen Einladungslink erstellen. Den Einladungslink können Sie kopieren und in einem Messenger Ihrer Wahl oder sofort via E-Mail mit den bestimmten Personen teilen. Nun kann man unten bei „Aufgaben hinzufügen“ durch die Eingabe „@Name der Person“ die Person auswählen und anschließend die Aufgabe formulieren. Aufgaben, die an Sie selbst zugewiesen sind, finden Sie zusätzlich zu der geteilten Liste, auch in der Liste „Ihnen zugewiesen“. Weitere Details zu Aufgabendelegierung finden Sie im unteren Video.

In Microsoft To Do können Sie Ihr Aufgabenmanagement etablieren.
In Microsoft To Do können Sie auch Aufgabenlisten mit anderen teilen.

Tipps für die Nutzung im Alltag

Um Ihnen die Nutzung von To Do Listen im Alltag zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt.

  • Alle Aufgaben aufschreiben! Der Kopf ist nicht für das Merken von Aufgaben geeignet. Über diesen Schritt sind Sie sicher bereits hinaus, da Sie diesen Blogbeitrag lesen. 😉
  • Möglichst alle Aufgaben in eine Liste (Tool) eintragen. Möglichst alles in To Do 😄
  • Jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen, damit die Liste automatisch sortiert werden kann
  • Notieren Sie sich nur machbare Aufgaben, die in 1-2 Stunden erledigt werden können (umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben herunterbrechen)
  • Möglichst nur konkrete Aufgaben, keine Ideenliste

Weitere spannende Tipps, wie zum Beispiel Hashtags oder Serientermine, finden Sie in diesem Video:

(Dauer 05:31 Minuten)

3. Unterschied Microsoft To Do und Planner

In Microsoft  365 gibt es zwei Tools für Aufgabenmanagement, die einen unterschiedlichen Schwerpunkt haben.

  • Der Microsoft Planner ist ein Gruppenwerkzeug (Kollaboration-Tool), das für eine einfache und effiziente Aufgabenverteilung, Organisation und das Projektmanagement in Teams entwickelt wurde.
  • Microsofts To Do richtet sich dagegen an die einzelnen Anwender eines Unternehmens. Die Anwendung ist für die individuelle Aufgabenverwaltung optimiert und erleichtert die Organisation des eigenen Tagesablaufs. In To Do werden aber auch Aufgaben aus dem Planner angezeigt, die dem jeweiligen Nutzer zugewiesen wurden. So kann der Nutzer seine persönlichen Aufgaben und die Aufgaben aus dem Planner, für die er verantwortlich ist, auf einer Oberfläche organisieren und planen.
In Microsoft To Do werden persönliche Aufgaben aus Outlook und Teamaufgaben aus Planner in einer Liste zusammengeführt.
In Microsoft To Do werden persönliche Aufgaben aus Outlook und Teamaufgaben aus Planner in einer Liste zusammengeführt.

4. Vor- und Nachteile von Microsoft To Do

Die Vor- und Nachteile von Microsoft To Do haben wir Ihnen nachfolgend in Kürze aufgelistet.

Vorteile:

  • Gute Integration in Microsoft 365 (Synchronisation von Outlook und Planner mit To Do)
  • Tool ist kostenlos
  • Apps für alle Geräte und Betriebssysteme verfügbar

Nachteile:

  • Mehrere Konten werden unterstützt, können jedoch nicht zusammengeführt werden (d.h. man muss zwischen den Konten wechseln)
  • Das Teilen von Listen zwischen persönlichen Konten und Businesskonten wird nicht unterstützt
  • Man kann die Übersicht verlieren, wenn man zu viele Listen in To Do erstellt

5. Microsoft To Do Versionen, Kosten und Download

Die App Microsoft To Do ist prinzipiell kostenlos. Bei der Verwendung der App über ein Microsoft 365 Konto fallen jedoch Kosten für die Lizenz von Microsoft 365 an. Die Versionen und die Downloadlinks finden Sie in der folgenden Tabelle.

Plattform Download
Windows 10/11  Windows Store
Teams   Teams-Logo Die App „Tasks in Planner und To Do“ ist in Microsoft Teams enthalten
Web todo.microsoft.com
iPad/iPhone Apple App Store
Android Google Play Store
Mac Mac App Store

Büro-Kaizen Video: Microsoft To Do Tutorial (deutsch)

(Dauer 21:00 Minuten)

Inhalt:

  1. Was ist Microsoft To Do? (00:40)
  2. Die „Mein Tag“-Liste (01:45)
  3. Intelligente Listen (05:26)
  4. Die Aufgabenlisten (10:32)
  5. Aufgabendetails hinzufügen (14:17)
  6. Vor- und Nachteile von To-Do (16:34)
  7. Mein Fazit (19:12)


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