Microsoft SharePoint Projektmanagement

28. März 2020

Bei Microsoft SharePoint handelt es sich um eine weit verbreitete Business Lösung für eine effektive, teamübergreifende Zusammenarbeit, die sowohl in Unternehmen genutzt wird als auch im Web.

Dabei fügt sich SharePoint nahtlos in die das Angebot an Microsoft Office Lösungen ein und erhöht dank der, zumindest für Microsoft-Anhänger, gewohnten Benutzerumgebung zumeist bereits nach kurzer Zeit die Produktivität am Arbeitsplatz.

Wie der Software von Microsoft das gelingt und welchen Mehrwert SharePoint im Projektmanagement verspricht, das möchten wir Ihnen in der Folge gerne ein wenig ausführlicher verraten.

1. Welchen Mehrwert bietet SharePoint beim Projektmanagement?
2. Das sollten Sie im Umgang mit MS SharePoint beachten
3. Darauf kommt es beim Projektmanagement an
4. Fazit
5. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

Welchen Mehrwert bietet SharePoint beim Projektmanagement?

In der Regel wird Microsoft SharePoint von Unternehmen bei der Erstellung von Webseiten verwendet. Aufgrund der gemeinsam nutzbaren Plattform dient SharePoint innerhalb von derartigen Projekten nämlich als sichererer Ort zum Speichern, Freigeben oder für die Strukturierung von Informationen.

Von dort aus können die hinterlegten Dateien in der Folge von jedem Mitarbeiter, der an dem jeweiligen Projekt beteiligt ist, abgerufen oder heruntergeladen werden und das auf nahezu sämtlichen Geräten.
Darüber hinaus lassen sich mithilfe von SharePoint zudem auch automatisierte Workflows erstellen und es können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abgebildet werden.

Somit erleichtert einem SharePoint beim Projektmanagement vor allem die Verwaltung von Projekten im Team und ist dabei genauso unkompliziert in der Bedienung, wie MS Word, Excel, Outlook, SharePoint oder PowerPoint.

Das sollten Sie im Umgang mit MS SharePoint beachten

Sofern Sie Microsoft SharePoint bereits verwenden oder in Zukunft verwenden möchten, dann können Sie auf diese Weise auch die Funktionalität von Microsoft Excel innerhalb von Projektteams nutzen.

Auf diese Weise genießen Sie durch den Einsatz von SharePoint im Projektmanagement einige Vorteile. So können Sie zum Beispiel ganz einfach eine Excel-basierte Projektverwaltung in eine SharePoint Liste umwandeln, welche zentral Synchronisiert wird und auf die in der Folge alle Mitglieder Ihres Projektteams jederzeit zugreifen können.

Das ist jedoch selbstverständlich nicht das einzige, wofür Sie SharePoint im Projektmanagement einsetzen können, denn die Microsoft-Software weiß auch in anderen Bereichen zu überzeugen, die für ein effektives Projektmanagement von Relevanz sind.

Darauf kommt es beim Projektmanagement an

Im Grunde ist Microsoft SharePoint eine bereits seit 2001 etablierte Webanwendung, deren Dienste vor allem auf Listen und Bibliotheken basieren, welche Anwendern die Arbeit mitunter deutlich erleichtern können.
Darunter unter anderem solche, welche Ihnen das Leben in den Bereichen Dokumentenverwaltung, Zeitmanagement und Aufgabenmanagement ein wenig erleichtern können, denn diese Bereiche sind im Projektmanagement von großer Bedeutung.

Dokumentenverwaltung

Bei der Verwaltung von Dokumenten können Projektleiter in SharePoint eine eigene Verzeichnisstruktur erstellen. Hierbei lassen sich ganz individuelle Templates erstellen, welche in der Folge bei neuen Projekten als Grundgerüst dienen können.

Darüber hinaus lassen sich Dokumente mit Meta-Tags verschlagworten, um auf diese Weise eine bessere Klassifizierung zu ermöglichen. So können Benutzer, je nach Konfiguration, auch Projektübergreifend nach Begriffen, Kriterien oder Inhalten suchen.

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Beispiel für eine Verzeichnis- / Ordnerstruktur in MS SharePoint

Damit bei der Suche oder bei der Ablage von Dokumenten nicht stets eine Webseite aufgerufen werden muss, lassen sich Bibliotheken auch über eine WebDAV-Schnittstelle über den Explorer aufrufen. Einzelne Projektordner, die in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen, lassen sich in der Folge dann zum Beispiel auch an der Task-Leiste einer Windows-Installation anheften.

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Eine mithilfe einer WebDAV-Schnittstelle im Explorer aufgerufene SharePoint Bibliothek

Für den Fall, dass nicht jedes Ihrer Teammitglieder dauerhaft Online sein kann, empfiehlt es sich eine lokale Synchronisation mithilfe des OneDrive Clients durchzuführen. Im Anschluss daran können Sie dann auch lokal, zum Beispiel auf Reisen mit dem Zug oder Flugzeug arbeiten und natürlich werden Ihre Dokumente immer aktualisiert, sofern Sie online gehen.

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So führen Sie eine lokale Synchronisation einer SharePoint Bibliothek durch

Zeitmanagement

Einen ebenfalls relevanten Punkt stellt auch das Zeitmanagement dar, welches eines der wichtigsten Faktoren bei jedem Projektmanagement-Prozess darstellt. So sollten zum Beispiel alle Mitarbeiter immer darüber informiert sein, wann projektrelevante Fristen, wie zum Beispiel Meilensteine, auf dem Plan stehen, was mithilfe von SharePoint übersichtlich dargestellt werden kann.

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Der übersichtliche Kalender in SharePoint

Zudem können Sie sich Ihre Kalender aus SharePoint auch zentral in dem eigenen Outlook Client anzeigen lassen, wobei die verfügbaren Kalender überlappend dargestellt werden, damit Überschneidungen auf diese Weise besser zu erkennen sind.

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SharePoint Kalender eingebunden in MS Outlook

Aufgabenmanagement

Auch im Bereich des Aufgabenmanagements verfügt Microsoft SharePoint ebenfalls über einige Funktionen, die Projektmanagern das Leben deutlich erleichtern können. Zu diesem Zweck verfügt SharePoint mit der Aufgabenbibliothek über ein Grundgerüst für die Planung von Prozessabläufen, womit sich beispielsweise GANTT-Diagramme visualisieren lassen.

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Ein GANTT-Diagramm in SharePoint

Bei einer über WebDAV angebundenen Bibliothek lassen sich die Aufgaben aus SharePoint ebenfalls lokal mit Outlook synchronisieren. Auf diese Weise sind Einträge auch im Offline-Modus für Mitglieder eines Teams verfügbar und diese werden zudem immer aktualisiert, sobald der Nutzer online geht.

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Aufgaben aus SharePoint in Outlook. So können Sie Ihre Listen in MS Projekt übertragen.

Mithilfe von Microsoft Projekt ist es alternativ auch möglich Aufgaben direkt zu verwalten und auf diese Weise einen Projektplan zu erarbeiten, nach dem sich sämtliche Teammitglieder richten können.

Sie sollten allerdings berücksichtigen, dass es nur mit der Professional-Versionen von MS Projekt über WebDAV auf eine SharePoint Bibliothek zugegriffen werden kann.

Zudem lassen sich Kapazitätsplanungen oder auch PSP nicht über die WebDAV-Schnittstelle synchronisieren.

Fazit

Microsoft SharePoint ist für das Projektmanagement keine Offenbarung, welche die vorhandenen Abläufe in Unternehmen völlig auf den Kopf stellt. Allerdings ist es mit SharePoint auf einfache Weise möglich in Projektteams zusammenzuarbeiten, in denen sämtliche Mitglieder stets auf alle Dateien zugreifen können und sogar die Möglichkeit haben offline an dem jeweiligen Projekt zu arbeiten, zum Beispiel auf einer Reise.

Unternehmen welche daher die Möglichkeit haben auf eine SharePoint Infrastruktur zurückzugreifen, sollten daher den Mehrwert auf gar keinen Fall außer Acht lassen. Denn auch wenngleich SharePoint das Rad keinesfalls neu erfindet, stellt die Software zumindest eine lohnenswerte Ergänzung für Unternehmen dar, in denen über sämtliche Abteilungen hinweg mit den Microsoft Office-Programmen gearbeitet wird.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)



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