Abbildungsverzeichnis Word: so legen Sie ein Verzeichnis für Bilder und Tabellen an

12. Juli 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Abbildungsverzeichnis – Word-Dokumente übersichtlicher gestalten
  2. Word-Abbildungsverzeichnis aus den Formatvorlagen erstellen
  3. Das Abbildungsverzeichnis in Word aktualisieren

 

Wie Sie für Ihr Word-Dokument ein Inhaltsverzeichnis erstellen, haben wir für Sie bereits in einem anderen Beitrag zusammengefasst (klicken Sie hier, um dorthin zu gelangen).

In einer besonders umfangreichen Word-Datei können Sie darüber hinaus auch ein Abbildungsverzeichnis voranstellen, also eine Art Inhaltsverzeichnis für Tabellen, Bilder und Grafiken, die sich in dem Dokument befinden.

Gerade eine wissenschaftliche Arbeit enthält in der Regel eine ganze Reihe an Tabellen und Grafiken.

Dann ist ein solches Verzeichnis auf jeden Fall sehr zu empfehlen. Das gilt natürlich auch für umfangreiche Dokumente, die Sie Geschäftspartner zusenden möchten.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie relativ einfach ein solches Abbildungsverzeichnis für sämtliche Grafiken, Fotos, Tabellen und Bilder in Ihrer in Word festgehaltenen Arbeit erstellen können.

1. Abbildungsverzeichnis – Word-Dokumente übersichtlicher gestalten

Ganz am Schluss, wenn sich ein ausführliches Word-Dokument seiner finalen Überprüfung gegenübersieht, wenn also bereits sämtliche Korrekturen eingearbeitet worden sind und wenn das Inhaltsverzeichnis steht – genau dann ist der perfekte Zeitpunkt, um der Datei auch ein Abbildungsverzeichnis zu verpassen.

Ganz gleich, ob der Abnehmer ein Kollege ist, vielleicht der Abteilungsleiter, ob es sich dabei um einen Kunden handelt, um den Doktorvater oder den Dozenten am Lehrstuhl: Das Abbildungsverzeichnis ist für den Leser eines ihm noch unbekannten Schriftstücks, das mit Microsoft Office Word erstellt worden ist, ein echtes Entgegenkommen.

Und nicht zuletzt für den Autor selbst bildet ein Bilderverzeichnis eine ideale Strukturierung innerhalb des Dokuments.

Nehmen wir also einfach an, dass Sie in Ihrer Arbeit einige Grafiken, Tabellen oder sonstige Bilder eingearbeitet haben; jedes Word-Dokument erfährt durch derlei Objekte eine optische Aufwertung.

In einem ersten Schritt müssen Sie nun sämtliche Abbildungen beschriften, und zwar mittels eines fortlaufenden bzw. durchnummerierten Titels. Wenn Sie also die erste Grafik „Grafik 1“ nennen, müssen alle anderen Bilder ebenfalls den Titel „Grafik“ tragen, dann eben mit der entsprechenden Nummer. Also „Grafik 2“ für das zweite Bild, „Grafik 3“ für das dritte etc.

word-beispiel-balkendiagramm
Ein Balkendiagramm ist in unserem Beispiel die „Grafik 1“ bzw. „Abbildung 1“.

Um das Diagramm nun zu beschriften, reicht es natürlich nicht, nur „Grafik 1“ (oder „Abbildung 1“, „Tabelle 1“ etc.) als dazu zu schreiben. Stattdessen markieren Sie die Abbildung mit einem Klick darauf und gehen in der Registerkarte „Verweise“ (in manchen Word-Versionen heißt der Reiter „Referenzen“) im Block „Beschriftungen“ auf den Button „Beschriftung einfügen“.

Nun wählen Sie aus, um welche Art von Abbildung es sich handelt, und wo die Bezeichnung stehen soll.

beschriftung-einfuegen-word
Über „Beschriftung einfügen“ geben Sie der Grafik einen Titel.

Im Beispiel haben wir uns für „Abbildung 1“ entschieden und als Position gewählt, dass die Beschriftung über dem Diagramm stehen soll. So können Sie nämlich immer noch manuelle Bildunterschriften einarbeiten.

In der Beschriftung können Sie übrigens der Formulierung „Abbildung 1“ noch zusätzlichen Text folgen lassen – zum Beispiel könnten Sie schreiben „Abbildung 1 – Balkendiagramm Umsatzentwicklung“ oder Ähnliches. Um das zu bestätigen, klicken Sie OK.

balkendiagramm-titel-eingefuegt
Der Titel ist eingefügt. Wir bleiben der Einfachheit halber bei der Bezeichnung „Abbildung 1“.

So beschriften Sie nun alle Abbildungen, die sich in Ihrer Word-Datei befinden.

Wenn Sie damit fertig sind, dann gehen Sie in Ihrem Dokument zu jeder Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis in Word schlussendlich stehen soll. Oft ist es sinnvoll, dieses Verzeichnis an das Ende zu stellen, da sich am Beginn ja meist ein Inhaltsverzeichnis befindet.

Nehmen wir also an, dass das Dokument an dieser Stelle aufhört und das Abbildungsverzeichnis hier stehen soll.

Dafür müssen Sie – wieder im Reiter „Verweise“ – auf den Button „Abbildungsverzeichnis einfügen“ klicken, die Kategorie der Beschriftung auswählen (im Beispiel bleiben wir beim Wort Abbildung“), außerdem die Art der Füllzeichen Wählen sowie das Format, das Sie bevorzugen.

Über die Optionen finden Sie noch weitere Möglichkeiten, wie das Verzeichnis aussehen soll. Die Seitenzahl wird automatisch angezeigt, wenn Sie das Feld angehakt lassen.

automatische-uebernahme-seitenzahl
Wenn die Diagramme im Dokument auf den Seiten 4 und 7 stehen, so übernimmt das Abbildungsverzeichnis in Word die Seitenzahlen automatisch.

So also sähe ein Abbildungsverzeichnis am Ende eines Word-Dokuments aus, in dem sich zwei Grafiken befinden.

Als Format haben wir „von Vorlage“ ausgewählt und als Füllzeichen die Punkte. Sobald sich mehr als zwei Grafiken bzw. Abbildungen und Sie diese nach dem gleichen Prinzip beschriften, wird auch das Abbildungsverzeichnis umfangreicher.

2. Word-Abbildungsverzeichnis aus den Formatvorlagen erstellen

Um diese Methode zu illustrieren, wollen wir ebenfalls zwei Grafiken zur Hand nehmen, damit die Übersichtlichkeit gewährleistet ist. In diesem Fall handelt es sich um diese beiden Bilder:

erstellen-abbildungsverzeichnis
Die Beispiel-Grafiken für die Erstellung des Abbildungsverzeichnisses in Word aus Formatvorlagen.

Zunächst fügen Sie in beide Abbildungen wieder eine Beschriftung ein, wie im vorigen Kapitel dargestellt.

Für unser Beispiel bleiben wir aus Gründen der Vereinfachung bei der Beschriftung „Abbildung“, haben nun aber nicht Ziffern, sondern Buchstaben (A und B) angegeben. Das sieht dann so aus:

existierende-grafiken-im-dokument
Nun sind die beiden im Dokument existierenden Grafiken mit „Abbildung A“ und „Abbildung B“ beschriftet.

Wenn die Abbildungen beschriftet sind, wechseln Sie zurück in den Reiter „Start“ und klicken Sie nur einmal auf eine beliebige Abbildung. Unter „Start“ sehen Sie nun oben in der Menüleiste einen Katalog für Formatvorlagen.

Wählen Sie dort entweder eine angebotene Vorlage aus oder gehen Sie auf den Eintrag „Formatvorlage erstellen“, um eine individuelle Vorlage zu erschaffen.

Wichtig zu wissen ist nur, dass sich das Format aller Grafiken ändert, wenn Sie mit der rechten Taste der Mouse in die aktuelle Formatierung hineinklicken und dort „Ändern“ wählen – in diesem Fall also in das grau umrandete Feld ganz links („Standard“).

standardformatierung-aendern
Sie können Ihre Standardformatierung mit wenigen Klicks ändern…

Nach dem Klick auf „Ändern“ erscheint ein neues Fenster, in dem Sie die Vorlage an Ihre Vorstellungen anpassen und umbenennen können.

Wie gesagt: Wenn Sie die Änderungen mit OK bestätigen, dann ändern Sie das Format für alle beschrifteten Grafiken, die sich in Ihrem Dokument befinden.

formatvorlage-aendern-word
Das Fenster „Formatvorlage ändern“ bietet Ihnen einige Optionen, das Format anzupassen und unter einem eigenen Namen abzuspeichern.

Wenn alle Änderungen getätigt sind und die Formatvorlage gespeichert ist, dann klicken Sie – wie oben – an jene Stelle im Dokument, an der das Abbildungsverzeichnis erscheinen soll, dann klicken Sie im Reiter „Verweise“ wieder auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“ und dort auf „Optionen“.

Nun machen Sie ein Häkchen vor „Formatvorlage“ und wählen dann die richtige Vorlage aus.

fallbeispiel-formatvorlage-aendern
Im Fallbeispiel wäre „Beschriftung“ eine gute Wahl.

Wenn Sie die passende Formatvorlage gefunden haben, klicken Sie auf OK und nehmen Sie im großen Fenster weitere Anpassungen vor, zum Beispiel das Format oder ob Sie Füllzeichen zwischen der Beschriftung und der Seitenzahl wünschen oder nicht.

formatvorlage-bestimmte-seiten
Wenn die Grafiken auf den Seiten 6 und 9 stehen in Ihrer Word-Datei, dann übernimmt das Abbildungsverzeichnis diese Ziffern auch, wenn Sie das Verzeichnis aus Formatvorlagen erstellen.

3. Das Abbildungsverzeichnis in Word aktualisieren

Wie zu Beginn dargelegt: Im Grunde wird ein umfangreiches Word-Dokument nie fertig. Als Autor fallen einem immer noch mögliche Verbesserungen ein.

Vielleicht eine weitere Abbildung in Form einer Grafik? Ein komplett neuer Absatz an dieser oder jener Stelle der Arbeit, um die Datei noch verständlicher zu machen?

Oder soll es gar eine neue Abbildung sein, die im Dokument platziert wird?

Bei all diesen Punkten stellt sich natürlich die Frage, was das mit dem Abbildungsverzeichnis macht.

Die Antwort lautet: Aktualisieren Sie es einfach! Dazu klicken Sie mit der rechten Mousetaste in das Verzeichnis hinein, wählen dort den Menüeintrag „Felder aktualisieren“ und entscheiden dann, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisieren möchten.

komplette-verzeichnis-aktualisieren
Mit nur einem Klick haben Sie das komplette Verzeichnis aktualisiert. Wahlweise auch nur die Seitenzahlen.

Zum Schluss sei noch ein Geheimnis gelüftet: Selbstverständlich können Sie ein Abbildungsverzeichnis auch aus vorhandenen Bildunterschriften erstellen.

Das ist nämlich etwas komplizierter, als mit der Position über eine Grafik zu arbeiten – jetzt allerdings haben Sie ja Übung.

bestimmte-position-formatvorlage
Wählen Sie in diesem Fall als Position „Unter dem ausgewählten Dokument“ aus.

Wenn nun unter dem Bild nicht die Bezeichnung „Abbildung 1“ stehen soll, dann setzen Sie einfach einen Haken im entsprechenden Kästchen und Word platziert lediglich die Ziffer 1 unter dieser Abbildung, die 2 unter der nächsten und so weiter.

Nun können Sie die Bildunterschrift einfach nach dieser Beschriftung bzw. Nummerierung platzieren, sodass dann unter der Grafik die Unterschrift „Abbildung 1 – Balkendiagramm Ausgaben“ oder etwas Vergleichbares zu lesen ist.

Wenn das für alle Abbildungen erledigt ist bzw. Sie diese Regel in den Formatvorlagen anwenden (was bei großen Dokumenten deutlich schneller vonstattengeht), dann können Sie, wie bereits gezeigt, ein dynamisches Abbildungsverzeichnis einfügen.

Dynamisch auch hier wieder aus dem Grund, weil Sie das Verzeichnis per Klick mit der rechten Mousetaste jederzeit aktualisieren können.

 



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zum Thema Office 365? Auf dieser Übersichtsseite haben wir unsere wichtigsten Blogbeiträge zum Thema Office 365 für Sie zusammengestellt.


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: