Outlook Ansicht ändern: Tipps für die optimale Einstellung

Outlook von Microsoft ist seit längerem die Nummer eins, wenn es um E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine geht. Die Desktopversion präsentiert sich aufgeräumt, übersichtlich und – ja, bisweilen auch etwas langweilig. Doch: Sie können die Outlook Ansicht ändern. Wie Sie das anstellen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag am Beispiel von Outlook 2016.

Anmerkung: Es handelt sich hierbei nicht um die Änderung des Designs von Outlook. Wie Sie dieses Design verändern können, erfahren Sie im Blogbeitrag „Outlook-Farbe ändern“. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Outlook Dark Mode einzustellen, was hier nachzulesen ist. Diese Änderungen am Design betreffen, wenn Sie sie vorgenommen haben, dann auch nicht Outlook allein, sondern alle vorhandenen Desktopversionen Ihrer Office-Suite, also auch Word, Excel, PowerPoint und Co.

Outlook Ansicht ändern – die Mails

Wenn Sie Outlook öffnen, befinden Sie sich automatisch in der Mailansicht. Dort gibt es alles in allem vier Elemente, deren Ansicht Sie personalisieren können: das Menüband, die Elementeliste, den Ordnerbereich sowie den Lesebereich. Beginnen wir also mit dem Menüband. Wenn Sie dieses als störend oder zu raumgreifend empfinden, dann können Sie es ganz einfach ausblenden.

Wie im Bild dargestellt, genügt ein Maisklick auf den Pfeil am rechten Rand, um das Band auszublenden. Sämtliche Befehle, die Sie über das Menüband erteilen, können Sie auch mit Tastenkombinationen ausführen. Auch über das Kontextmenü der Maus können Sie arbeiten. Blenden Sie das Band aber nur aus, wenn Sie ausreichend geübt sind und die Befehle tatsächlich über das Kontextmenü oder Tastenkombinationen erteilen können und wollen.

Schauen wir uns nun die Elementeliste an. Dafür wechseln Sie oben in den Tab „Ansicht“. Idealerweise haben Sie das Menüband nicht ausgeblendet und finden dort die Schaltflächen „Ansicht ändern“, „Ansichtseinstellungen“, „Ansicht zurücksetzen“ etc. vor.

Zunächst einmal können Sie die in der Abbildung grün dargestellten Elemente mit der Maus beliebig nach rechts oder links verschieben. Wenn Sie auf den Button „Ansichtseinstellungen klicken“, dann gelangen Sie in die erweiterten Ansichtseinstellungen, wo Sie mit einem Klick auf „Spalten“ Elemente entfernen oder eine ganze Reihe anderer, noch nicht sichtbarer Elemente hinzufügen können:

Die erweiterten Ansichtseinstellungen erlauben es Ihnen auch, Anzeigenformate festzulegen sowie Schriftarten und Schriftfarben im Posteingang anders zu gestalten. So können Sie zum Beispiel gelesene und ungelesene Nachrichten besser voneinander unterscheiden, indem Sie Schriftart und Farbe ändern und vieles mehr.

Weitere Möglichkeiten zur Änderung der Darstellung bietet der Ordnerbereich. Dieser heißt auch Navigationsbereich und zeigt auf der linken Seite alle Mailordner an, die Sie zusätzlich angelegt haben und auch jene, die standardmäßig vorhanden sind. Auch weitere, von Ihnen angelegte Mailkonten sind dort aufgeführt. Oben links neben „Favoriten“ gibt es einen kleinen, unscheinbaren Button, der bei Mouseover „Ordnerbereich minimieren“ anzeigt.

Wenn Sie daraufklicken, verschwindet der Bereich, und zurück bleibt nur eine schmale Leiste mit den Buttons „Posteingang“, „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“. Der Mailbereich nimmt jetzt einen deutlich größeren Raum ein im Outlook-Fenster. Allerdings empfiehlt sich diese Option nicht, wenn Sie mehrere Mailaccounts mit Outlook verwalten – diese verschwinden in der gewählten Ansicht jetzt nämlich ebenfalls.

Unter „Ansicht“ sehen Sie oben im Menüband einige weitere Optionen, wie Sie die Outlook Ansicht ändern können. So lassen sich Vorschauen für Ihre Mailnachrichten anzeigen oder ausblenden, die Sortierreihenfolge der E-Mails ändern sowie bestimmte Gruppen reduzieren und erweitern. Interessant ist in diesem Zusammenhang das Layout-Feld:

Hier ist der Lesebereich besonders interessant. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, erscheint ein Dropdown-Menü, dort werden Sie gefragt, ob Sie den Lesebereich rechts, unten oder gar nicht angezeigt bekommen möchten. Stellen Sie diese Option so ein, wie es für Ihre tägliche Arbeit mit Outlook am sinnvollsten ist.

So ändern Sie die Outlook Ansicht der Kontakte

Nicht nur der E-Mailbereich ist anpassbar – nein, auch die Darstellung Ihrer Kontakte und der Personen aus dem Adressbuch können Sie individuell zumindest hier und da verändern. Öffnen Sie also den Personenbereich, dann haben Sie in etwa folgende Ansicht vor sich:

So sieht es aus, wenn Sie im Personenbereich auf Kontakte klicken. Der Einfachheit halber haben wir hier nur einen Kontakt angelegt. Solange Sie sich, wie im folgenden Bild dargestellt, im Reiter „Start“ unter „Aktuelle Ansicht“ in der Personenanzeige befinden (grünes Oval), wird noch kein Unterschied ersichtlich – hier wird nur der derzeit ausgewählte Kontakt angezeigt.

Wenn Sie aber das Adressbuch voller Kontakte haben, ist es oft einfacher, unter „Aktuelle Ansicht“ die Optionen „Visitenkarte“ oder „Karte“ anzeigen zu lassen. Dadurch vergrößern Sie die Übersichtlichkeit der Darstellung enorm. Die Auflistung erfolgt natürlich alphabetisch, weswegen Sie Kontakte auch in einer umfangreichen Liste einfach finden.

Im Reiter „Ansicht“ können Sie auch im Kontakte-Bereich von Outlook ein wenig an der Darstellung herumspielen. Die Sortierreihenfolge lässt sich ebenso ändern wie der Ordnerbereich, der Lesebereich und die Aufgabenleiste.

Aufgabenbereich: so können Sie die Outlook Ansicht ändern

Den E-Mailbereich und die Kontakte können Sie also an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben anpassen, doch was ist mit den Aufgaben, die in Outlook ebenfalls sehr beliebt sind? Selbstverständlich können Sie auch hier die Nutzeroberfläche ein wenig individualisieren. Die Startseite in Outlook 2016 sieht auch bei Ihnen vermutlich so ähnlich aus die die folgende Abbildung:

Wie bei den Mails und den Kontakten können Sie über den Reiter „Ansicht“ einige Änderungen in der Darstellung vornehmen. Besonders interessant ist hier aber die Option links außen im Menüband unter „Ansicht“ mit der Beschriftung „Ansicht ändern“.

Hier können Sie wählen, wie die anstehenden Aufgaben angezeigt werden. Die voreingestellte Variante ist die einfache Liste, Sie können jedoch auch die detaillierte Ansicht wählen, sich die Liste der anstehenden Aufgaben anzeigen lassen, die Aufgaben nach Priorität ordnen, aktive und erledigte Aufgaben ansehen, sich tagesaktuelle, wochenaktuelle, überfällige und zugewiesene Aufgaben sowie Serveraufgaben darstellen lassen.

Ein tolles Feature, das Sie weder in der Mailansicht noch in der Kontakte-Ansicht vorfinden, ist die Option „In neuem Fenster öffnen“ ganz rechts in der Menüleiste im Reiter „Ansicht“. Wenn Sie diese Option wählen, dann öffnet sich ein eigenes Fenster nur für Ihre Aufgaben, während Sie Outlook parallel dazu ganz normal weiter nutzen können.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)