Outlook Ansicht ändern: Tipps für die optimale Einstellung

Outlook von Microsoft ist seit längerem die Nummer eins, wenn es um E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine geht. Die Desktopversion präsentiert sich aufgeräumt, übersichtlich und – ja, bisweilen auch etwas langweilig. Doch: Sie können die Outlook Ansicht ändern. Wie Sie das anstellen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

1. Die Outlook Ansicht ändern bei Ihren Mails

In Outlook haben Sie viele Möglichkeiten Einstellungen an der Ansicht vorzunehmen. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Anpassungen vor:

Das Menüband in Outlook anpassen

Wenn Sie Outlook öffnen, befinden Sie sich automatisch in der Mailansicht. Dort gibt es alles in allem vier Elemente, deren Ansicht Sie personalisieren können: das Menüband, die Elementeliste, den Ordnerbereich sowie den Lesebereich. Beginnen wir also mit dem Menüband. Wenn Sie dieses als störend oder zu raumgreifend empfinden, dann können Sie es ganz einfach reduzieren.

Wie im Bild dargestellt, genügt ein Mausklick auf den Pfeil am rechten Rand, um das Menülayout zu ändern. Sie können nun zwischen zwei Menüband-Arten auswählen:

1. Klassisches Menüband
2. Vereinfachtes Menüband

Es ist standardmäßig das „Klassische Menüband“ ausgewählt. Für das reduzierte Menüband klicken Sie auf „Vereinfachtes Menüband„.  Sämtliche Befehle, die Sie über das Menüband erteilen, können Sie auch mit Tastenkombinationen ausführen. Auch über das Kontextmenü der Maus können Sie arbeiten. Blenden Sie das Band aber nur aus, wenn Sie ausreichend geübt sind und die Befehle tatsächlich über das Kontextmenü oder Tastenkombinationen erteilen können und wollen.

Die Elementeliste anpassen

Schauen wir uns nun die Elementeliste an. Dafür wechseln Sie oben in den Tab „Ansicht“. Idealerweise haben Sie das Menüband nicht ausgeblendet und finden dort die Schaltflächen „Ansicht ändern“, „Ansichtseinstellungen“, „Ansicht zurücksetzen“ etc. vor.

Wenn Sie auf den Button „Ansichtseinstellungen klicken“, dann gelangen Sie in die erweiterten Ansichtseinstellungen, wo Sie mit einem Klick auf „Spalten“ Elemente entfernen oder eine ganze Reihe anderer, noch nicht sichtbarer Elemente, hinzufügen können:

Die erweiterten Ansichtseinstellungen erlauben es Ihnen auch, Anzeigenformate festzulegen sowie Schriftarten und Schriftfarben im Posteingang anders zu gestalten. So können Sie zum Beispiel gelesene und ungelesene Nachrichten besser voneinander unterscheiden, indem Sie Schriftart und Farbe ändern und vieles mehr.

Outlook Ansicht ändern: Den Navigationsbereich anpassen

Weitere Möglichkeiten zur Änderung der Darstellung bietet der Ordnerbereich. Dieser heißt auch Navigationsbereich und zeigt auf der linken Seite alle Mailordner an, die Sie zusätzlich angelegt haben und auch jene, die standardmäßig vorhanden sind. Auch weitere, von Ihnen angelegte Mailkonten sind dort aufgeführt. Oben links neben „Favoriten“ gibt es einen kleinen, unscheinbaren Button, der bei Mouseover „Ordnerbereich minimieren“ anzeigt.

Wenn Sie daraufklicken, verschwindet der Bereich, und zurück bleibt nur eine schmale Leiste mit den Buttons „Posteingang“, „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“. Der Mailbereich nimmt jetzt einen deutlich größeren Raum im Outlook-Fenster ein. Allerdings empfiehlt sich diese Option nicht, wenn Sie mehrere Mailaccounts mit Outlook verwalten – diese verschwinden in der gewählten Ansicht jetzt nämlich ebenfalls.

Lesebereich der Mails anpassen

Unter „Ansicht“ sehen Sie oben im Menüband einige weitere Optionen, wie Sie die Outlook Ansicht ändern können. So lassen sich Vorschauen für Ihre Mailnachrichten anzeigen oder ausblenden, die Sortierreihenfolge der E-Mails ändern sowie bestimmte Gruppen reduzieren und erweitern. Interessant ist in diesem Zusammenhang das Layout-Feld:

Hier ist der Lesebereich besonders interessant. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, erscheint ein Dropdown-Menü, dort werden Sie gefragt, ob Sie den Lesebereich rechts, unten oder gar nicht angezeigt bekommen möchten. Stellen Sie diese Option so ein, wie es für Ihre tägliche Arbeit mit Outlook am sinnvollsten ist.

2. So können Sie die Outlook Ansicht ändern bei Ihren Kontakten

Nicht nur der E-Mailbereich ist anpassbar – nein, auch die Darstellung Ihrer Kontakte und der Personen aus dem Adressbuch können Sie individuell zumindest hier und da verändern. Öffnen Sie also den Personenbereich, dann haben Sie in etwa folgende Ansicht vor sich:

So sieht es aus, wenn Sie im Personenbereich auf Kontakte klicken. Der Einfachheit halber haben wir hier nur ein paar Kontakt angelegt. Solange Sie sich, wie im folgenden Bild dargestellt, im Reiter „Start“ unter „Aktuelle Ansicht“ in der Personenanzeige befinden (roter Kasten), wird noch kein Unterschied ersichtlich – hier wird nur der derzeit ausgewählte Kontakt angezeigt.

Wenn Sie aber das Adressbuch voller Kontakte haben, ist es oft einfacher, unter „Aktuelle Ansicht“ die Optionen „Visitenkarte“ oder „Karte“ anzeigen zu lassen. Dadurch vergrößern Sie die Übersichtlichkeit der Darstellung enorm. Die Auflistung erfolgt natürlich alphabetisch, weswegen Sie Kontakte auch in einer umfangreichen Liste einfach finden.

Im Reiter „Ansicht“ können Sie auch im Kontakte-Bereich von Outlook ein wenig an der Darstellung herumspielen. Die Sortierreihenfolge lässt sich ebenso ändern wie der Ordnerbereich, der Lesebereich und die Aufgabenleiste.

3. Die Outlook Ansicht ändern im Aufgabenbereich

Den E-Mailbereich und die Kontakte können Sie also an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben anpassen, doch was ist mit den Aufgaben, die in Outlook ebenfalls sehr beliebt sind? Selbstverständlich können Sie auch hier die Nutzeroberfläche ein wenig individualisieren. Die Startseite  sieht auch bei Ihnen vermutlich so ähnlich aus die die folgende Abbildung:

Wie bei den Mails und den Kontakten können Sie über den Reiter „Ansicht“ einige Änderungen in der Darstellung vornehmen. Besonders interessant ist hier aber die Option links außen im Menüband unter „Ansicht“ mit der Beschriftung „Ansicht ändern“.

Hier können Sie wählen, wie die anstehenden Aufgaben angezeigt werden. Die vor eingestellte Variante ist die einfache Liste, Sie können jedoch auch die detaillierte Ansicht wählen, sich die Liste der anstehenden Aufgaben anzeigen lassen, die Aufgaben nach Priorität ordnen, aktive und erledigte Aufgaben ansehen, sich tagesaktuelle, wochenaktuelle, überfällige und zugewiesene Aufgaben sowie Serveraufgaben darstellen lassen. Klicken Sie auf „Ansicht ändern“ und danach auf „Ansicht verwalten„.

Ein tolles Feature, welches Sie weder in der Mailansicht noch in der Kontakte-Ansicht vorfinden, ist die Option „In neuem Fenster öffnen“ ganz rechts in der Menüleiste im Reiter „Ansicht“. Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich ein eigenes Fenster nur für Ihre Aufgaben, während Sie Outlook parallel dazu ganz normal weiter nutzen können.

4. Die Outlook Ansicht ändern im Kalender

In Outlook haben Sie mindestens einen, in der Regel eher mehrere, Kalender. Auch hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Ansicht in Outlook anzupassen. Die besten Möglichkeiten die Kalenderansicht in Outlook zu ändern, haben wir Ihnen hier zusammengetragen.

Kombinierte Ansicht (Wochenansicht mit Aufgaben)

Um Ihre Woche und Ressourcen (in der Regel Ihre Zeit) besser planen und organisieren zu können, kann es hilfreich sein, den Kalender und die geplanten Aufgaben kombiniert anzeigen zu lassen. So können Sie ganz einfach die Termine zwischen den Tagen verschieben. In dem Beitrag „Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen – so geht´s“ zeigen wir Ihnen, wie Sie die kombinierte Ansicht einstellen.

Wochenansicht mit Hilfe der ALT-Taste

Wenn Sie sich in Ihrem Outlook Kalender befinden und beispielsweise sich nur drei Tage anzeigen lassen möchten, können Sie das, indem Sie die ALT-Taste und 3 eingeben. Sie können diese Tastenkombination mit den Zahlen 1 bis 9 variieren. Diese Ansicht könnte für Sie in kürzeren Wochen und dergleichen hilfreich sein.

Mehrere Kalender nebeneinander anzeigen oder überblenden

Bei der Organisation bzw. Planung Ihrer Woche ist es hilfreich, wenn Sie sich mehrere Kalender nebeneinander anzeigen lassen oder einen anderen Kalender in Ihren Kalender einblenden lassen. Sie können mehrere Kalender in der linken Leisten anklicken, so dass Sie Ihnen in der Ansicht angezeigt werden.

Neben den verschiedenen Namen der Kalender wird ein Pfeil angezeigt. Wenn Sie auf diesen Pfeil klicken, wird dieser Kalender in Ihren Kalender eingeblendet (überblendet). So können Sie Terminüberschneidungen und Ähnliches schneller erkennen und Ihre Planung anapassen.

Alle Montage anzeigen lassen

Bei der Terminfindung kann es passieren, dass mehrere Personen nur an einem Tag in der Woche Zeit haben. So kann es hilfreich sein sich in dem Kalender beispielsweise immer den Montag anzeigen zu lassen. Mit der Tastenkombination STRG + Mausklick auf den entsprechenden Tag, können Sie sich mehrere Montage anzeigen lassen.

5. Outlook Ansicht ändern: Dunkler Modus aktivieren

Im dunklen Modus wird der helle Hintergrund von Outlook in eine dunklere Hintergrundfarbe geändert. Ebenfalls lässt sich der Lesebereich in eine dunklere Farbe ändern, um die Augen zu entlasten. Um den dunklen Modus zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie oben im Menü den Registerpunkt → Datei aus
• Klicken Sie nun auf → Optionen
• Standardmäßig befinden Sie sich nun im Bereich → Allgemein
• Wählen Sie beim Office-Design → Schwarz aus

Sie können im Lesebereich über → Hintergrund wechseln den Hintergrund hell (weiß) oder dunkel (schwarz) machen.

6. Video-Tutorial: Outlook Ansicht ändern

Wie Sie Bereiche, Menüleisten sowie den Hintergrund an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in unserem Video-Tutorial „Outlook Ansicht ändern“:

⚙️ Outlook Ansicht ändern (Tipps für die optimale Einstellung!)

(Dauer: 10:48 Minuten)

Inhalt des Videos zu Outlook Ansicht ändern

• Einleitung 00:00 
• Position vom Navigationsbereich 00:21 
• Ordnerbereich & Lesebereich anpassen 01:57 
• Aufgabenleiste einblenden 03:39 
• Menüleiste ausmisten 04:45 
• Schlanke Menüleiste einsetzen 06:32 
• Symbolleiste für den Schnellzugriff verwenden 07:34 
• Hintergrund und Design anpassen (Dark Mode) 09:32