Ist Ihre Präsentationsdatei zu groß? Anleitung, wie Sie die Dateigröße in PowerPoint verkleinern und komprimieren – inklusive Video-Tutorial!

10. November 2020

Aufgrund der immer höheren Bildauflösung werden PowerPoint-Präsentationen oft so groß, dass Sie die Dateigröße erst noch verkleinern müssen, um diese überhaupt noch per E-Mail versenden zu können. Denn ansonsten kann es vorkommen, dass die PPT-Datei die Maximalgröße des empfangenden Postfachs oder die eines zulässigen E-Mail-Anhangs sprengt. Und auch der Rechner wird durch das Öffnen derart riesiger Dateien unnötig stark abgebremst.

Wie Sie nun ganz einfach die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation verkleinern, komprimieren und minimieren können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogartikel sowie in unserem Schritt-für-Schritt Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

Inhalt: Das lesen Sie hier

  1. Warum muss die Dateigröße in PowerPoint überhaupt verkleinert werden?
  2. Zuerst Ballast abwerfen: Unnötige PowerPoint-Master entfernen, um die Dateigröße zu verkleinern
  3. Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern: Bilder & Fotos komprimieren
  4. Die Größe von PowerPoint-Dateien weiter verkleinern: Videos & Audios minimieren
  5. Übergroße PowerPoint-Dateien verkleinern durch Umwandeln in ein PDF oder zippen
  6. Extra-Tipp: Den Speicherplatz von PowerPoint auf dem Handy oder Tablet verkleinern
  7. Büro-Kaizen Video-Tutorial: PowerPoint-Dateigröße deutlich verkleinern (ohne Qualitätsverlust!)


1. Warum muss die Dateigröße in PowerPoint überhaupt verkleinert werden?

Die meisten Fotos, Grafiken und Bilder, die zum Illustrieren und grafischen Aufpeppen in PowerPoint-Präsentationen eingefügt werden, haben eine deutlich größere Bildauflösung, als für die Präsentation eigentlich benötigt wird. So erreichen beispielsweise Fotos, die mit einer Standardauflösung von 12 MP (Megapixel) aufgenommen wurden, in der Regel schon eine Dateigröße von jeweils 2-4 MB. Das reicht spielerisch für einen hochwertigen Fotodruck in Postergröße aus – bei 20 Bildern in einer PPT-Präsentation schwillt die Dateigröße der Präsentation dann jedoch schnell auf 50 MB und mehr an. Viel zu viel, um diese dann noch schnell und kommod per E-Mail verschicken zu können.

  • Und das ist erst der Anfang, denn die modernste Handygeneration erreicht mittlerweile sogar schon Kameraauflösungen von 108 MP und mehr, was das Problem noch einmal erheblich verschärft!
  • Zum Glück können Sie die verwendeten Bilder ganz einfach direkt in PowerPoint komprimieren und damit die gesamte Dateigröße verkleinern. Dies reduziert allerdings naturgemäß auch die Bildqualität.
  • Tipp: Je stärker Sie komprimieren, desto unschärfer werden die Bilder. Kontrollieren Sie daher anschließend, ob das Resultat noch Ihren Ansprüchen genügt!


2. Zuerst Ballast abwerfen: Unnötige PowerPoint-Master entfernen, um die Dateigröße zu verkleinern

Bevor Sie die Bildqualität sichtbar reduzieren, sollten Sie nachsehen, ob Sie noch ungenutzte Master-Folienvorlagen (Design und Layout) in Ihrer „Master-Vorlage“ mit sich herumschleppen. Denn diese tauchen zwar nicht in der Präsentation auf, sind dann aber dennoch in der PowerPoint-Datei enthalten und blähen diese damit unnötig auf.

  • Klicken Sie dafür einfach auf die Registerkarte → Ansicht und dann auf → Folienmaster.
  • Hier sehen Sie nun alle in dieser Datei enthaltenen Folienvorlagen. Diese können sich durch das Kopieren von Folien aus anderen Präsentationen eventuell als blinder Passagier miteingeschlichen haben.
  • Nicht verwendete Master-Vorlagen können Sie guten Gewissens einfach aus Ihrer aktuellen Präsentation löschen. Da diese häufig größere Bild- und eventuell auch Videodateien enthalten, können Sie auf diese Weise schon einmal die Größe Ihrer PowerPoint-Datei deutlich verkleinern.


3. Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern: Bilder & Fotos komprimieren

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die in PowerPoint verwendeten Bilder komprimieren und damit die Größe der gesamten PPT-Datei verkleinern können.

Möglichkeit 1: Die Größe einer oder aller Bilddateien in PowerPoint verkleinern

  • Öffnen Sie Ihre PowerPoint Präsentation und klicken Sie das zu verkleinernde oder (um alle Bilder auf einmal zu komprimieren) ein beliebiges Bild an.
  • Klicken Sie dann ganz oben auf die Registerkarte → Bildformat und anschließend in der Menüleiste relativ weit links auf die Schaltfläche → Bilder komprimieren (siehe Abb. 1).
  • In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster „Bilder komprimieren“ (siehe Abb. 2) können Sie auswählen, ob die Verkleinerung nur für das aktuelle oder für alle Bilder gelten soll.
  • Wählen Sie dann als Auflösung 96 ppi für den Versand als E-Mail, 150 ppi für eine ausreichend hohe Auflösung für Bildschirmpräsentationen oder 220 ppi aus, falls der Empfänger sich die verkleinerte PowerPoint-Datei noch ohne Qualitätsverlust ausdrucken können soll.
  • Mit einem Klick auf → Ok bestätigen, fertig. In unserem Praxisbeispiel im Video-Tutorial unten hat sich die Dateigröße der PowerPoint-Präsentation dadurch von fast 45 MB auf nur noch 8 MB reduziert.
Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern - Anleitung Bild 1
Bild 1: Um die Dateigröße von PowerPoint zu verkleinern, müssen Sie ein Bild markieren, rechts oben auf „Bildformat“ klicken und dann links auf “Bilder komprimieren”. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern - Anleitung Bild 2
Bild 2: Über dieses Dialogfenster können Sie die Auflösung der Bilder reduzieren sowie auch zugeschnittene Bildbereiche entfernen, um die Dateigröße weiter zu verkleinern. Bild: Microsoft PowerPoint, Büro-Kaizen.

Tipp: Entfernen Sie auch noch die „zugeschnittenen Bildbereiche“!

Neben der gewünschten Auflösung können Sie in dem Dialogfenster „Bilder komprimieren“ (siehe Abb. 2 oben) noch einstellen, ob PowerPoint zudem auch die „Zugeschnittenen Bildbereiche“ entfernen soll. Denn PowerPoint speichert standardmäßig nicht nur die zugeschnittenen Bilder, wie Sie in der Präsentation verwendet werden, sondern zusätzlich auch die Originaldatei, damit die Zuschnitte jederzeit nachträglich wieder rückgängig gemacht werden können!

  • Durch das Setzen eines Häkchens in das Kontrollkästchen → Zugeschnittene Bildbereiche entfernen werden diese nicht mehr benötigten Bildinformationen gelöscht und dadurch die Größe der PowerPoint-Datei weiter verkleinert.
  • Damit entfällt jedoch naturgemäß die Möglichkeit, die nun dauerhaft zugeschnittenen Grafiken und Bilder wieder in Originalgröße „aufziehen“ zu können.

Möglichkeit 2: Die Bilddateien direkt beim Abspeichern der PPT-Präsentation komprimieren

Alternativ zu dem obigen Vorgehen können Sie Ihre Bilddateien auch ganz einfach direkt beim Abspeichern der PowerPoint-Präsentation minimieren und die Dateigröße dadurch verkleinern.

  • Klicken Sie dafür in Ihrer geöffneten PowerPoint-Präsentation einfach auf die Registerkarte → Datei, anschließend in dem senkrechten Menü am linken Bildschirmrand auf den Befehl → Speichern unter und dann direkt rechts daneben auf → Durchsuchen.
  • In dem sich nun öffnenden Dialogfenster „Speichern unter“ suchen Sie sich zunächst wie gewohnt den gewünschten Speicherort aus. Statt dann jedoch rechts unten auf die Schaltfläche → Speichern zu klicken, klicken Sie zunächst direkt links davon auf → Tools (siehe Abb. 3).
  • In dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü wählen Sie den Punkt → Bilder komprimieren und gelangen dann direkt zu dem oben in „Möglichkeit 1“ beschriebenen Dialogfenster „Bilder komprimieren“ (siehe Abb. 2). Fahren Sie dann fort, wie oben beschrieben.
Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern - Anleitung Bild 3
Bild 3: Die Funktion zum Verkleinern der in die PowerPoint-Datei eingefügten Bilder finden Sie auch durch einen Klick auf “Datei”, “Speichern unter”, “Durchsuchen” und dann “Tools”. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


4. Die Größe von PowerPoint-Dateien weiter verkleinern: Videos & Audios minimieren

Hochauflösende und/oder sehr lange Videos können die Dateigröße von PowerPoint-Präsentationen besonders stark aufblähen. Sobald Sie ein Video oder eine Audio-Spur in den PPT-Vortrag integriert haben, bietet Ihnen Microsoft daher hierfür eine gesonderte Verkleinerungsfunktion an.

  • Klicken Sie in Ihrer geöffneten PowerPoint-Präsentation auf den Reiter → Datei und dann in der Menüleiste am linken Bildschirmrand auf → Informationen.
  • Falls der PPT-Vortrag eine Video- oder Audio-Datei enthält, wird Ihnen nun als Option die Kachel → Medien komprimieren / Mediengröße und -leistung angeboten (siehe Abb. 4).
  • Mit einem Klick auf diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, die enthaltenen Mediendateien auf Full HD (1080p), HD (720p) oder Standard (480p) zu minimieren – dementsprechend verkleinert sich dadurch auch die Größe der gesamten PowerPoint-Datei.
  • Tipp: Kontrollieren Sie anschließend, ob das Video noch ausreichend hoch auflöst, oder ob es durch die Komprimierung zu grobkörnig geworden ist!
Die Dateigröße von PowerPoint verkleinern - Anleitung Bild 4
Bild 4: Um große Videos und Audios in einer PowerPoint-Datei zu verkleinern, müssen Sie auf “Datei”, “Informationen” und dann “Medien komprimieren” klicken. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


5. Übergroße PowerPoint-Dateien verkleinern durch Umwandeln in ein PDF oder zippen

Eine sogenannte „quick & dirty“ Variante, um die Dateigröße weiter zu reduzieren, ist das Umwandeln der PowerPoint-Präsentation in ein PDF. Dies schränkt allerdings die Weiterbearbeitbarkeit der Präsentation stark ein. Und auch Videos, Audios und 3D-Modelle werden in einem PDF nicht wiedergegeben. Dafür wird jedoch auch deutlich weniger Speicherplatz benötigt. Klicken Sie dafür einfach auf → Speichern unter und wählen Sie dann als Dateityp in der Dropdown-Liste → PDF (*.pdf) aus (alternativer Klickpfad: → Datei, → ExportierenPDF).

Sie können die PowerPoint-Datei natürlich auch zippen, um die Größe zu verkleinern. Dafür muss die PPT-Datei einfach im Windows Explorer mit der linken Maustaste markiert und mit der rechten Maustaste angeklickt werden. In dem Auswahlmenü dann auf → Senden an klicken und → ZIP-komprimierter Ordner auswählen. Der Nachteil ist, die Empfänger müssen die ZIP-Datei dann vor dem Öffnen allerdings erst noch entpacken.


6. Extra-Tipp: Den Speicherplatz von PowerPoint auf dem Handy oder Tablet verkleinern

„Aus vier mach eins!“ So das Ergebnis von Microsofts jüngster Office Mobile-App für Mobilgeräte (Smartphones und Tablets). Denn statt wie bislang Excel, PowerPoint, Word und die smarte Office Lens in getrennten Anwendungen einzeln auf dem Gerät installieren zu müssen, genügt künftig die Installation der Anfang 2020 neu veröffentlichten Office Mobile-App. Diese vereint erstmals alle vier Office-Anwendungen in einem einzigen Programm – und spart damit auch Speicherplatz. Wie praktisch das zudem für den Berufsalltag ist, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogartikel → „Alle Office-365-Apps für Android und iOS auf einen Blick – inklusive der neuen Office Mobile-App, die erstmals Excel, PowerPoint, Word und Office Lens in einer einzigen Anwendung kombiniert“. Weitere nützliche Tipps und Tricks rund um PowerPoint, Microsoft Office 365 und mehr Effizienz in Ihrem Büro finden Sie hier.


7. Büro-Kaizen Video-Tutorial: PowerPoint-Dateigröße deutlich verkleinern (ohne Qualitätsverlust!)


(Dauer 04:51 Minuten)



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