Mit Kaizen auf der Suche nach Verbesserungen: So lernen Sie aus Fehlern!



Wie lernt ein Kind laufen? Von Fall zu Fall! Und das ist gut so. Wer würde wütend auf ein Kind reagieren, das nicht sofort perfekt laufen kann? Auch in Unternehmen kann nicht immer alles klappen, aber wir können besser werden. Darum liebe ich Kaizen, weil ich die Suche nach ständigen Verbesserung liebe! Lesen Sie, wie Sie sich mit Kaizen auf die Suche nach ständigen Verbesserungen machen.

Was ist das Problem

In vielen Unternehmen werden die Mitarbeiter nur für ihre Hände, nicht aber für ihren Kopf bezahlt. Erst nach Dienstschluss zeigen sie dann ihre wahren Fähigkeiten: Sie begleiten ihre Kinder erfolgreich beim Erwachsenwerden, sie bauen ein Haus und sie führen ehrenamtlich Vereine. Doch am Arbeitsplatz sind diese Fähigkeiten oft nicht gefragt. Der Alltag funktioniert nach dem Motto: „Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme.”
Gerade die Ideen des Mitarbeiters sind es jedoch, die für Kaizen und beim Problem lösen von so großer Bedeutung sind. Folgende drei Fragen unterstützen Sie, die geistigen Potenziale Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erschließen. Die darauffolgenden fünf Tipps helfen Ihnen, Verbesserungen gezielt abzufragen und Kaizen zu leben.

Mit Kaizen Veränderungen machen
Mit Kaizen werden alle zu Mit-Denkern.

Was ist Kaizen?

Der Begriff „Kaizen” stammt aus dem Japanischen. Er setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: „kai” (=Veränderung) und „zen” (= gut bzw. zum Besseren). „Zen” wird nicht mit „z”, sondern mit einem stimmhaften „s” wie in „summen” ausgesprochen. Kaizen ist ein pragmatischer Prozess ständiger Verbesserungen, der sich in Form vieler kleiner Schritte vollzieht.

ARVE Fehler: The video is likely no longer available. (The API endpoint returned a 404 error)

Stellen Sie sich drei Fragen

Frage Nr. 1 für Kaizen in Ihrem Unternehmen: Sind Sie aufgeschlossen für die Ideen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erkennen die Verbesserungspotenziale der eigenen Arbeit meistens besser als der Vorgesetzte. Sie sind die Kaizen-Experten für ihren Bereich. Aber würden Sie Ihr Einverständnis geben, eine gute Idee Ihrer Mitarbeiter sofort umzusetzen? Manchmal sperrt sich etwas in uns, wenn wir mit Ideen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern konfrontiert werden. Wir ärgern uns, weil wir meinen: darauf hätten wir selber kommen müssen! Gehen Sie aktiv auf Ihre Mitarbeiter zu, um deren Verbesserungsvorschläge zu erfahren?

Mit Kaizen auf Mitarbeiter zugehen
Mit Kaizen sollten Sie stets auf Ihre Mitarbeiter zugehen um ihre Verbesserungsvorschläge zu erfahren.

Führen heißt, Orientierung zu geben, aber es heißt nicht, in allen Bereichen die Expertin oder der Experte zu sein! Sie tragen Verantwortung für die Richtung und für das Gesamtbild. Für das Expertenwissen im Sinne von Kaizen sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig!

Frage Nr. 2 für Kaizen in Ihrem Unternehmen: Glauben Sie an die große Wirkung kleiner Ideen?

Im Sinne von Kaizen suchen Sie lieber nach einzelnen Maßnahmen, die vergleichsweise einfach zu realisieren sind, als nach dem großen Konzept und der großen Idee. In unserem Haus heißt das Motto: entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht. Häufig sind es nicht die Ideen, für die aufwendige technologische Umgestaltungen notwendig sind, sondern die kleinen Ideen, die schon eine deutliche Verbesserung im Sinne des Kaizen bewirken. Und manchmal hat die Reinigungskraft genausoviel Gespür für mögliche Kaizen-Veränderungen und Verbesserungspotentiale wie ein externer Berater!

Bei Kaizen mit kleinen Ideen arbeiten
Bei Kaizen kann jeder kleine Ideen einbringen, denn die kleinen Ideen sind die, die meist umgesetzt werden können.

Frage Nr. 3 für Kaizen in Ihrem Unternehmen: Haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt die Chance, ihre Meinung zu äußern?

Häufig fallen Verbesserungen, die keine hohen Investitionskosten verursachen und deren Risiko überschaubar ist, zwar auf, doch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen häufig gar nicht, wem oder wo sie ihre Perspektive einmal äußern können. Erschließen Sie darum mit Kaizen systematisch die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter für Verbesserungen im Büro.

So geht es

Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse mit ein.

Es ist ein Unterschied, ob sich Ihr Team aus Mit-Arbeitern oder Mit-Unternehmern zusammensetzt! Klick um zu Tweeten

Kaizen-Tipp Nr. 1: Arbeiten Sie mit einem G-Team und einem Z-Team!

Das G-Team (Gegenwartsteam) beschäftigt sich mit der Zeit von heute an bis in 18 Monaten. Für das G-Team beginnt der Weg des Kaizen mit der Verbesserung des bereits Vorhandenen. Es wird daran gearbeitet, den Lebenszyklus bestehender Produkte zu verlängern. In diesem Team fühlen sich Menschen wohl, die bodenständig, analytisch denkend und rational sind.
Das Z-Team (Zukunftsteam) beschäftigt sich mit Trends und neuen, grundlegenden Entwicklungen. Es arbeitet an Kaizen-Ideen, die die Zukunft des Unternehmens sichern sollen. In ein Z-Team passen vor allem kreative Menschen, Querdenker sowie initiative und eher extrovertierte Leute.

Kaizen mit G-Team und Z-Team
Arbeiten Sie bei Kaizen am besten mit einem Gegenwartsteam und einem Zukunftsteam.

Mehr Informationen zu der Arbeit mit G- und Z-Teams finden Sie in meinem Blogbeitrag „Alles nach Plan: Gegenwart gestalten – Zukunft entwickeln

Kaizen-Tipp Nr. 2: Nutzen Ihre Teammeetings, um regelmäßig Verbesserungsvorschläge abzufragen

Häufig sind Teamsitzungen langweilig und irrelevant. Das ändert sich schlagartig, wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spüren, dass Ihre Ideen und Vorschläge wirklich willkommen sind. Achten Sie dabei darauf, dass die Beteiligten nicht nur Problembeschreibungen vortragen. Fordern Sie dazu heraus, Lösungen zu präsentieren und belohnen Sie diejenigen, die den Lösungsvorschlag vorgetragen haben, der später auch umgesetzt wurde.

Kaizen-Tipp Nr. 3: Arbeiten Sie mit einem Verbesserungsvorschlagsformular

Kaizen-Vorschläge werden in der Regel zu Hause ausgedacht, dann zu Papier gebracht und schließlich in einen im Büro angebrachten Briefkasten eingeworfen. Ein Beispiel für ein Formular, das die Handhabung von Verbesserungsvorschlägen erleichtert, finden Sie hier.

Kaizen-Tipp Nr. 4: Definieren Sie, was ein Verbesserungsvorschlag enthalten sollte

Gerade, wenn Sie Vorschläge durch Prämien belohnen wollen, ist eine genaue Definition unbedingt erforderlich.

Für die Definition eines Kaizen-Vorschlages ist folgendes wichtig:

  • Der Kaizen-Vorschlag zeigt einen konkreten Lösungsweg; die bloße Problembeschreibung reicht nicht aus.
  • Der Kaizen-Vorschlag muss machbar sein und einen Nutzen bieten.
  • Die vorgeschlagene Kaizen-Lösung kann bereits im Unternehmen bekannt und anderweitig gebräuchlich sein. Sie muss jedoch für den vorgeschlagenen Anwendungsbereich und -zweck neu sein.

Bei Kaizen Verbesserungsvorschläge machen
Ein Kaizen-Vorschlag sollte vorher schon definiert sein.

Kaizen-Tipp Nr. 5: Machen Sie transparent, wie viele Vorschläge eingereicht wurden

Zählen Sie die Kaizen-Vorschläge, die in Laufe eines Jahres zusammengekommen sind und ermutigen Sie in einer Mitarbeiterversammlung am Anfang des Jahres, die gleiche Anzahl oder eine höhere Anzahl im kommenden Jahr erneut zu erreichen. Ist das Verbesserungsvorschlagssystem erst installiert, kann die Anzahl der eingereichten Kaizen-Vorschläge auch Bestandteil der Zielvereinbarungsgespräche mit Ihre Mitarbeitenden sein. So haben wir z.B. das Ziel herausgegeben, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mindestens 13 Vorschläge in diesem Jahr einreichen soll.

Bei Kaizen Verbesserungsvorschläge als Bestandteil
Sie könnten bei Kaizen auch ein Jahresziel an Verbesserungsvorschlägen festlegen.

Was der Tipp bewirkt

Es macht einen entscheidenden Unterschied für das Unternehmen, ob sich Ihr Team aus Mit-Denkern und Mit-Unternehmerinnen zusammensetzt und sich dem Kaizen-Gedanken verpflichtet fühlen oder ob die einzelnen nur Dienst nach Vorschrift machen. Sie werden Ihren Mitbewerbern die entscheidende Nasenlänge voraus sein, wenn Sie das Potential, das in Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schlummert, zur Entfaltung bringen!

Und Sie?

Was steht der oben beschriebenen Unternehmenskultur im Sinne des Kaizen entgegen? Schreiben Sie mir! Ich unterstütze Sie gerne in Ihren Prozessen!



Schlagwörter: ,
Das könnte Sie auch interessieren...
3 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.