Google Docs vs. Microsoft Word: Was ist für wen was am besten geeignet? Vergleich der Vor- und Nachteile

Google Docs ist fast dasselbe wie Microsoft Word, oder doch nicht? Beides sind schließlich führende Textverarbeitungsprogramme für das Erstellen und Bearbeiten von Textdokumenten. Und beide sind in größere Programmpakete eingebunden, Word in Office und Docs in die G Suite, oder? Ganz so einfach ist es leider nicht! Was denn nun die wichtigsten Unterschiede sind, welches Programm besser für den Büroeinsatz geeignet ist und wie kompatibel die beiden Kontrahenten sind, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Der Namensdschungel: Google Docs Editors vs. G Suite vs. Workspace vs. Office Online vs. Office 365 vs. Microsoft 365

Allein Google und Microsoft warten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Bürosoftwareangebote auf. Die Unübersichtlichkeit rührt aber zum Teil auch von einer Kultur der laufenden Umbenennung ihrer Produkte her, was zusätzlich verwirrt. Hier also zunächst wohl oder übel der Überblick über den Namensdschungel bei den Büro-Software-Paketen der beiden großen Kontrahenten Google und Microsoft:

Microsofts Produktumbenennungen rund um Office, Word, Excel, PowerPoint & Co:

• Microsoft Office: „Microsoft Office“ ist das Urgestein der Bürosoftware. Erstmals erschienen 1989 handelt es sich hierbei um ein Softwarepaket für die lokale Installation (mit Dauerlizenzen) von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote & Co. In dem Office-Paket sind noch einige weitere, weniger bekannte Office-Programme enthalten, die zum Teil sogar bereits wieder eingestellt wurden.
• Office Web Apps (OWA): Im Jahr 2009 hat Microsoft die „Office Web Apps“ veröffentlicht. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die kostenlosen, dafür allerdings im Funktionsumfang auch etwas eingeschränkten Web-Versionen der klassischen Office-Anwendungen (v.a. Word, Excel, Outlook & Co), die um Microsofts damals brandneuen Cloudspeicherdienst OneDrive ergänzt wurden. Die Office Web Apps laufen vollständig im Webbrowser und der Cloud und müssen/können daher nicht mehr lokal auf dem eigenen Rechner installiert werden.
• Office Online: Die Office Web Apps wurden 2014 offiziell in „Office Online“ umbenannt. Im Jahr 2022 scheint sich Microsoft dazu entschlossen zu haben, den Produktnamen erneut zu ändern, und zwar diesmal in „Office im Web“. Aus dem bisherigen „Word Online“ würde dann „Word im Web“, „Excel im Web“ usw.
• Office 365: Seit 2011 bietet Microsoft auch das Abo-Lizenzmodell „Office 365“ für seine Office-Suite an. Zusätzlich zu den bisherigen Programmen beinhaltet dieses auch noch einige weitere, völlig neue Cloud-basierte Office-Tools. Diese neue Generation an Office 365-Tools ist ganz auf die Rechenpower der Cloud angewiesen und kann daher teilweise gar nicht mehr lokal auf dem eigenen Rechner installiert werden.
• Microsoft 365: Im April 2020 hat Microsoft dann sein Lizenzangebot Office 365 in „Microsoft 365“ umbenannt. Fast zumindest, denn einige 365er-Lizenzpläne für Unternehmenskunden heißen weiterhin Office 365 (die Preispläne E1, E3 und E5), wohl um die Verwirrung zu vervollständigen.
• Zusammenfassung der Versionen: Im Grunde gibt es heute die drei Produktwelten „Microsoft Office“ (offline), „Office Online“ (Office im Web; kostenfrei) und „Microsoft 365“ (offline und online).

Googles Umbenennungswahn rund um seine Bürosoftware Docs, Slides, Sheets & Co:

• Google Docs Editors: Google hat sein kostenloses Bürosoftwarepaket „Google Docs Editors“ bereits 2006 veröffentlicht. Also drei Jahre vor Office Online. Beide Kontrahenten sind für die Nutzung im Webbrowser ausgelegt und können ähnlich viel – und ähnlich Vieles nicht. Denn auch von der Google Docs Editors-Suite gibt es eine leistungsstärkere und damit auch kostenpflichtige Business-Variante.
• Google Apps for Business: Die abgespeckte Editors-Suite ist Teil der umfangreicheren „Google Apps for Business“ Suite. Diese ist seit 2007 auf dem Markt und wird seit 2011 von Google monetarisiert. Deren leistungsstärkere und zahlreichere, ebenfalls Cloud-basierten Business-Apps spielen also in derselben Liga wie Microsofts Office 365 – und nicht wie Office Online.
• Google for Work & G Suite: 2014 hat Google dann seine Business-Apps-Suite zunächst in „Google for Work“ umbenannt und 2016 schließlich ein weiteres Mal in „G Suite“.
• Google Workspace: Die Zufriedenheit über den neuen Produktnamen währte jedoch nur 4 Jahre, so dass die G Suite dann im Herbst 2020 in „Google Workspace“ umbenannt wurde. Statistisch gesehen wäre es also langsam mal wieder an der Zeit für eine neue Umbenennung…
• Zusammenfassung: Damit bietet Google heute die beiden Produktwelten „Google Docs Editors“ (kostenlos) und „Google Workspace“ (kostenpflichtig) an. Beide funktionieren rein online, besitzen aber eine Zusatzfunktion für die Offline-Nutzung im Webbrowser.

2. Google Docs ist wie Microsoft Word – zumindest fast…

Die Microsoft-Office- und Google-Workspace-Programme unterscheiden sich zwar in Details, sind sich aber dennoch sehr ähnlich. Hier zunächst die Aufklärung, was sich hinter welchem Namen verbirgt:

3. Vergleich & Unterschiede: Was kann Google Docs vs. Word vs. Word Online?

Während Microsoft mit „Word“ und „Word Online“ (künftig „Word im Web“) zwei unterschiedlich leistungsstarke Programmversionen seiner Textverarbeitungssoftware anbietet (einmal online und einmal offline), gibt es von Google Docs nur eine Web-Version. Am besten lassen sich somit die beiden Browser-gestützten Kontrahenten „Word im Web“ vs. „Google Docs“ miteinander vergleichen. Denn die Desktop-Vollversion von Word hat einige Vorzüge, an die keine der beiden anderen Apps herankommt, wie der folgende Vergleich der wichtigsten Unterschiede zeigt.

• Kosten: Sowohl Docs wie auch Word im Web sind grundsätzlich kostenlos nutzbar. Die Desktop-Vollversion von Word ist hingegen nur in einem der zahlreichen Office- oder Microsoft 365-Pakete enthalten. Aber auch Googles Pendant hierzu, der Workspace (ehemals G Suite), ist nur gegen ein monatliches Entgelt erhältlich. Der Preisunterschied für die beiden leistungsstärkeren Suiten ist dabei sehr gering. So kosten z. B. die Business-Pakete für kleine und mittlere Unternehmen bei Microsoft (je nach Umfang) rund 5, 10 und 18 Euro pro Nutzer und Monat. Bei Google sind es rund 5, 10 und 15 Euro.
• Verfügbarkeit: Google Docs und Word im Web sind beides Online-Programme, die in der Cloud laufen und über den Webbrowser dargestellt und bedient werden. Es muss also kein Programm extra installiert werden, es genügt ein Web-Browser. Die Desktop-Vollversion von Word muss jedoch lokal auf dem Rechner installiert werden und läuft dann nur auf diesem System (Windows-PC oder macOS). Ein Gerätewechsel ist also nicht so schnell und einfach möglich.
• Sicherheit: Google Docs und Word Online benötigen beide die Cloud zum Rechnen und Speichern. Dadurch sind die Dokumente zwar stets von jedem Gerät und Ort aus verfügbar – aber nicht mehr in Ihrer Hand. Einzig bei der Desktop-Vollversion von Word können die Dokumente vollständig offline und lokal auf dem Rechner verarbeitet und gespeichert werden. Das ist besonders für sensible Daten im Unternehmenskontext oft ein entscheidender Vorteil.
• Funktionsumfang: Bis auf einzelne Unterschiede lässt sich im Allgemeinen sagen, dass Google Docs etwas mehr kann als Word Online (Word im Web) und die Desktop-Vollversion von Microsoft Word wiederum etwas mehr als Docs. Während das Desktop-Word deutlich mehr Funktionen im Bereich Layout und Textformatierung für professionelle Textdokumente bietet (einschließlich der praktischen Word-Vorlagen), kann Google Docs besser mit Bildern und Fotos umgehen. Denn Docs bietet sowohl eine einfachere Bildersuche und Integrationsmöglichkeit als auch eine bessere Bilderbearbeitungsfunktion.
• Zusammenarbeit und Teilen: Alle drei Programmversionen erlauben das Teilen eines Textdokuments mit anderen Personen und das konfliktfreie gleichzeitige Bearbeiten (in Echtzeit) desselben Dokuments durch mehrere Nutzer. Die Desktop-Vollversion von Word muss hierfür allerdings zunächst noch extra in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive hochgeladen werden. Dabei bietet Google Docs noch etwas präzisere Einstellmöglichkeiten für das Dokumententeilen, welche Berechtigungen die anderen Nutzer wie lange erhalten sollen. Eine Änderungs-/Verlaufshistorie mit den verschiedenen Bearbeitungsversionen bieten sowohl das Desktop-Word wie auch Docs, ist aber im abgespeckten Word Online nicht im vollen Umfang verfügbar. Das gilt auch für die Korrekturfunktion und den Umfang der Farbauswahl (Corporate Design), bei denen das Word im Web den beiden anderen Kontrahenten etwas hinterherhinkt.

4. Wie kompatibel sind Google Docs und Microsoft Word?

Word-Dokumente lassen sich in der Regel problemlos in Docs öffnen und in das Docs-Format umwandeln (konvertieren) und umgekehrt. Seit einem Update von Google Docs im September 2020 sogar nahezu ohne Formatierungsfehler und zerschossenes Layout. Seitdem passt nämlich Docs den Zeilenabstand bei unterschiedlichen Schriftarten ähnlich wie Words an. Allerdings nutzt Microsoft zudem noch einige Haus-eigene Schriftarten, die Google nicht nutzen darf (z. B. Tahoma und Calibri). Google Docs unterstützt zudem keine Datei-/Dokumenteigenschaften (Metadaten), so dass es weiterhin zu kleineren Layout- und Umwandlungsfehlern kommen kann.

5. Fazit des Google Docs vs. Word Vergleichs

Einen eindeutigen Sieger kann man nicht ausmachen. Es kommt ganz auf die individuellen Anforderungen der Nutzer an.

• Wer nur ein kostenloses Textbearbeitungsprogramm sucht, ohne gleich eine ganze Suite zu buchen, ist mit Google Docs sicherlich gut beraten. Das gilt besonders auch für Kreativschaffende, die viel mit Bildern und Fotos arbeiten.
• Wer hingegen mehr mit Text arbeitet und hierfür die volle Layoutgestaltungsmöglichkeiten benötigt, für den ist die Desktop-Vollversion von Microsoft Word nach wie vor das Maß der Dinge. Das gilt nicht zuletzt auch für Unternehmen, die ihre Daten lieber auf dem unternehmenseigenen Server speichern wollen als in der Cloud.
• Und wer eng mit Kunden zusammenarbeitet, die vor allem Microsoft Office nutzen, aber selbst nur ein nicht ganz so leistungsstarkes Textbearbeitungsprogramm benötigt, für den ist Word im Web (Office Online) sicherlich die beste Wahl, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
• Mehr Details zu den Unterschieden zwischen Googles und Microsofts Office-Cloud-Plattformen lesen Sie in unserem Beitrag → „Was ist besser fürs Büro geeignet: Microsofts Office 365 oder Googles G Suite?“.

6. Extra-Tipps rund um Word, Excel, PowerPoint und Microsoft 365!

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• Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word erstellen: Alle Tricks mit Schritt-für-Schritt Video-Anleitung.
• Serienbriefe in Word erstellen: So können Sie mehrere personalisierte Textdokumente gleichzeitig erstellen.
• So geht Microsoft 365: Die besten Büro-Kaizen-Anleitungen und Tipps rund um die wichtigsten Microsoft Office 365-Apps (wie Outlook, Teams, Planner, Excel, Word, OneNote, PowerPoint & Co).
• Der Büro-Kaizen Workflow: Der Masterplan für den Büroalltag (kostenloses eBook im Gratis-Download)!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 20 Microsoft Word-Tipps für Fortgeschrittene

(Dauer 15:31 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials mit den besten 20 Word-Tipps:

1. Einleitung 00:00 
2. Dokument über OneDrive teilen 00:20 
3. Personen in Kommentaren erwähnen 01:01 
4. Zwischenablage mehrfach einfügen 01:50 
5. Text Schrumpfen auf eine Seite 02:40 
6. Dark Mode 03:31 
7. Fokus Modus 04:00 
8. Diktieren 04:38 
9. Word in Webseite umwandeln (SWAY) 05:06 
10. Kostenlose Bilder nutzen 06:05 
11. Wasserzeichen 06:38 
12. Version Verlauf bei SharePoint und OneDrive 07:11 
13. Vertikale Text-Auswahl 08:12 
14. Formatierung beibehalten & nur Text übernehmen 08:42 
15. Hyperlinks einfügen 09:16 
16. Kopf und Fußzeile 10:01 
17. Video einfügen 11:14 
18. Schnelle Linien einfügen 11:47 
19. Text in Spalten aufteilen 12:39 
20. Word Datei-Größe reduzieren 13:22 
21. Dokument in E-Mail teilen 14:21