Jour fixe – ein Termin nur zum Abhaken?



Es ist Montag. Es ist Wochenbeginn. Es ist Jour Fixe! Ich kann das Verdrehen der Augen vor mir sehen: Nicht schon wieder! Doch was wäre, wenn Ihr Jour fixe wirklich relevant ist? Weil es um Themen geht, die wirklich interessieren! Weil es eine Ehre ist, mit diesen Experten an einem Tisch zu sitzen? Weil die Atmosphäre so ist, dass man etwas lernen und mitnehmen kann? Machen Sie Ihren Jour fixe zu einem Termin, auf den sich alle freuen!

Was ist das Problem

Zu viele Sitzung werden mit einem unklaren Ziel anberaumt. Außerdem nehmen häufig Personen daran teil, die nicht unmittelbar vom Thema betroffen sind oder die Sitzung findet in einem Setting statt, dass nicht zu einer guten Atmosphäre beiträgt. Wahrscheinlich sind dies die Gründe warum, die Hälfte der 20.000 Leserinnen und Leser meines Newsletters meinten, man könne sich wöchentlich im Durchschnitt mehr als 30 Minuten an Besprechungszeit sparen. Ganze 22 Prozent der Befragten meinten, es könnten sogar „mehr als 60 Minuten” eingespart werden und 94% waren sich einig, dass Besprechungen besser vorbereitet werden müssten.

Jour fixe besser vorbereiten
Ein Jour fixe sollte genau wie andere Besprechungen gut vorbereitet sein.

So funktioniert es

Gerade bei der Einrichtung eines Jour fixe für Sitzungen, also eines festen Termins – etwa immer montags um 09.00 Uhr – ist es entscheidet, die gemeinsame Zeit gut zu nutzen und sinnvoll zu gestalten, sonst verkommt der Jour Fixe sehr schnell zu einer Einrichtung, bei der alle wie anfangs beschrieben nur mit den Augen drehen und ihre Zeit absitzen.

Jour fixe sinnvoll nutzen
Verschwenden Sie keine Zeit und nutzen Sie den Jour fixe sinnvoll.

Tipp Nr. 1: Schaffen Sie das richtige Setting!

Die Gestaltung Ihres Besprechungsraumes ist alles andere als egal. Inspiriert sie zu präzisem lösungsorientiertem Arbeiten oder lädt sie dazu ein, Bull-Shit-Bingo zu spielen und auf Facebook zu surfen. Eine gute Beleuchtung, gute Präsentationsmöglichkeiten aber auch Ordnung und Sauberkeit sowie ein Obstteller und frische Getränke signalisieren Wertschätzung.

Klären sie die Zuständigkeit für Ihren Besprechungsraum und gestalten Sie das Setting für Ihren Jour fixe so, dass es Spaß macht, daran teilzunehmen. Einige Beispiele für eine Checkliste erhalten Sie hier!

Tipp Nr. 2: Achten Sie auf die Auswahl Ihrer Themen

Sitzungen können ganz unterschiedliche Funktionen haben: mal dienen sie der Transparenz und sind im eigentlichen Sinne Informationsveranstaltungen. Ein anderes Mal wurden sie einberufen, um Probleme zu definieren und nach Lösungen zu suchen. Jour fixe haben in der Regel die Funktion, Transparenz zu schaffen, sich gegenseitig zu briefen und Informationen auszutauschen.

Jour fixe zum Informationsaustausch
Ein Jour fixe kann z.B. zum Informationsaustausch oder gemeinsamen Lösungsfindung dienen.

Vermeiden Sie, dass aus Jour fixe ausufernde Gespräche über Probleme und mögliche Lösungen werden. Führen Sie einen Ideenspeicher, auf den Sie mögliche Problemanzeigen notieren und suchen Sie nach einem Termin, an dem Sie das aufgeworfene Problem mit den richtigen Leuten besprechen. Halten Sie die Sitzung des Jour Fixe allerdings knapp!

Tipp Nr. 3: Die richtigen Teilnehmer und Teilnehmerinnen einladen

In der Regel ist ein Jour fixe dann sinnvoll, wenn Kennzahlen besehen und der Fortschritt eines Projektes kontrolliert und beobachtet werden muss. Schauen Sie, wer die Experten sind, die sich mit den Hintergründen der Zahlen und Entwicklungen auskennen. Holen Sie diese Menschen an Ihren Tisch.

Teilnehmer zum Jour fixe einladen
Die richtige Teilnehmer-Auswahl für einen Jour fixe ist entscheidend.

Tipp Nr. 4: Den Umgang mit Protokoll und Tagesordnung vereinfachen

Auch wenn die Tagesordnung recht schlicht gehalten werden kann, sollten Sie doch keine Sitzung ohne eine Information über die Inhalte abhalten. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereitet zum Jour Fixe erscheinen.

Tagesordnung für Jour-fixe
Erstellen Sie eine Tagesordnung für den Jour fixe, damit es für die Besprechung eine Orientierungshilfe gibt.

Auch die Erstellung des Besprechungsprotokolls kann sehr einfach gehalten werden. Dokumentieren Sie einfach für alle sichtbar in Ihrem Computer oder auf einer Flipchart die Ergebnisse.

Weitere Informationen zum Thema Besprechungsprotokoll erhalten Sie in diesem Artikel:
Protokollstress ade: So erstellen Sie das perfekte Besprechungsprotokoll

Tipp Nr. 5: Seien Sie im Hinblick auf den Zeitrahmen verlässlich

Jour fixe sollten kurze Besprechungen sein. Eventuell ist es sinnvoll, sie an einem Stehtisch durchzuführen, so dass deutlich wird, dass es um ein kurzes Briefing zu den aktuellen Zahlen und nicht um eine lange Konferenz geht. Ich nutze diese Atmosphäre im Stehen sehr gerne, sie verleitet weniger dazu, ins Plaudern zu geraten als ein Treffen an der großen Kaffeetafel.

Nice to meet you! Gestalten Sie Ihren Jour fixe so, dass man sich darauf freut! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Jour fixe eignen sich perfekt dazu, dass jede und jeder über all das informiert ist, was seine oder ihre Arbeit betrifft. Gleichzeitig erfahren alle zeitnah, wenn es zu Abweichungen in den Unternehmenszielen kommt. Durch das Mitwissen werden aus Mit-Arbeitern, Mit-Denkerinnen und Mit-Unternehmer.

Und Sie?

Wie gestalten Sie Ihre Jour fixe? Teilen Sie mir Ihre Erfahrungen mit! Ich liebe die ständige Verbesserung und lerne gerne von Ihnen!



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