Jour fixe: Grundregeln, Tipps und Vorlagen für möglichst zeiteffiziente und produktive Kurz-Meetings!

Jour fixe sind eine geniale Erfindung, denn die regelmäßigen, kurzen Treffen in einem festen Terminrhythmus benötigen nur einen minimalen Koordinationsaufwand – und dauern auch nicht so lange, wie ein „großes Meeting“. Doch so produktiv und effizient die Kurzbesprechungen auch theoretisch sein können – im Arbeitsalltag ist oft leider das Gegenteil der Fall. Denn im Durchschnitt werden über 13 % der gesamten Arbeitszeit durch sinnlose Besprechungen nutzlos verschwendet!

1. Was ist ein „Jour fixe“? Bedeutung, Definition & Synonyme

Definition: Der Begriff „Jour fixe“ bedeutet wortwörtlich aus dem Französischen übersetzt „fester Tag“ (bzw. feststehend, festgesetzt). Damit sind regelmäßig wiederkehrende Treffen eines bestimmten Personenkreises gemeint, die immer an einem festen Termin stattfinden, ohne dass dafür jedes Mal extra erneut ein Termin vereinbart werden muss.

Beispiel: Ein Praxisbeispiel hierfür sind regelmäßige Team-Besprechungen, die jeden zweiten Montag um 09:00 Uhr im kleinen Konferenzraum stattfinden.

Ziele/Themen: Die fixen Kurzbesprechungen dienen in der Regel dem Informationsaustausch in einem bestimmten Themenfeld, um wichtige Unternehmensthemen zu besprechen. Zum Beispiel in Form von festen Projekttreffen zu einem bestimmten Projekt, für den regelmäßigen Austausch in einem festen Arbeitsteam, für die Organisation einer Station, einer Abteilung oder einer Baustelle oder als Mittel gegen die Betriebsblindheit, um regelmäßig Kritik ansprechen und dadurch Prozesse optimieren zu können.

Grammatik & Übersetzung: Wie spricht man „Jour fixe“ aus? Und wie sagt man in anderen Ländern dazu?

Der Begriff „Jour fixe“ kommt nur scheinbar aus dem Französischen. Er ist ein Scheingallizismus – ganz ähnlich, wie es auch den Scheinanglizismus „Handy“ im Englischen gar nicht gibt. Der Begriff wurde von der frankophilen höfischen Gesellschaft in Deutschland im 18. Jahrhundert erfunden. Zunächst bezeichnete ein Jour fixe einen festgesetzten Tag in der Woche oder im Monat, an dem jeder der Gesellschaft kommen kann, ohne dafür extra einladen zu müssen oder eingeladen worden zu sein. Davon machten vor allem wohlhabende Mäzen für ihre künstlerischen Anlässe (zum Beispiel Kammerkonzerte) sowie gesellige Zeitgenossen gebrauch. Mit der Zeit wurde der Begriff dann auch für regelmäßige, feststehende Terminserien im Projektmanagement und der Arbeitswelt übernommen.

• Aussprache und Grammatik: Das endständige „E“ bei fixe ist stimmlos, wird also nicht mit ausgesprochen. Die Plural lautet „Jours fixes“. Die Aussprache ist im Singular und Plural gleich, nämlich [ˈʒuːɐ̯ ˈfiks]. Mit einem stimmhaften „Sch-“ wie in „Schade“ und einem langen „U-“ wie in „Uhr“ (also → „Sch-uhr fix“). Der Artikel ist gemäß Duden maskulin/männlich, also → der Jour fixe.
• Übersetzung: Der Jour fixe ist auch sprachlich ein deutsches Phänomen. Engländer sprechen stattdessen von einem „regular meeting“ oder einem „fixed date“, Franzosen von einer „réunion régulière“, Italiener von einer „Correzione del giorno” und Spanier von einem „Día fijo”.
• Alternative Begriffe: Deutschsprachige Synonyme für ein Jour fixe sind „Regeltermin“, „Terminserie“, „Serientermin“ oder auch „Wochenmeeting“.

2. Übersicht der Vorteile & Nachteile von Jours fixes: Effizient oder Zeitverschwendung?

* Die gemeinsam von der AKAD-University und Büro-Kaizen durchgeführte Arbeitseffizienzstudie 2022 zeigt, dass im Durchschnitt rund 13 % der Arbeitszeit durch sinnlose Besprechungen verloren gehen. Daher sollten Sie unbedingt das Thema „ineffiziente Besprechungen“ in Ihrem Unternehmen angehen. Denn dadurch senken Sie nicht nur Ihre Kosten, sondern motivieren gleichzeitig auch Ihre Mitarbeiter, die von stundenlangen sinnlosen Besprechungen erlöst wurden!

3. Anleitung: Die 7 Grundregeln für effiziente Jour-fixe-Meetings – mit Praxistipps & Kurzvideo!

3.1. Grundregel: Den Organisator und den Moderator festlegen

Das Jour fixe braucht einen Organisator. Denn anfangs muss ein Termin für den Regeltermin gefunden, der Teilnehmerkreis festgelegt und ein Ort dafür gefunden werden. Und auch die einzelnen Kurzbesprechungen selbst müssen jeweils vorbereitet werden. Das reicht von der Vorabzusendung der Themenagenda bis zur Moderation des Meetings, damit die Verhaltensregeln für die Besprechung auch eingehalten werden (wie zum Beispiel, sich kurzfassen, andere ausreden lassen, keine Zwischenrufe etc.). Der Moderator muss auch eingreifen, wenn Teilnehmer zu sehr abschweifen oder sich in Small Talk verlieren.

• Tipp 1: Der Organisator ist auch der Moderator. Bestimmen Sie eine Person, bei der alle Fäden für das Jour fixe zusammenlaufen. Das vermeidet unnötige Absprachen und Missverständnisse.
• Tipp 2: Der Moderator muss das Meeting aktiv lenken. Der Moderator begrüßt nicht nur die Teilnehmer, stellt die Punkte der Tagesordnung vor und arbeitet diese der Reihe nach ab. Der Moderator ermahnt auch die Teilnehmer zur Einhaltung der (schriftlich fixierten) Verhaltensregeln, führt zum Thema zurück und fordert Einzelne zum Sprechen auf, die sonst nicht zu Wort kommen.
• Tipp 3: Die Besprechungsdauer und die Sprechzeiten begrenzen. Genau wie das ganze Jour fixe sollten auch die einzelnen Redebeiträge möglichst effizient sein. Dafür sollte eine feste Obergrenze für die Besprechungsdauer sowie die einzelnen Sprechzeiten festgelegt werden. Letzteres kann zum Beispiel gut mittels einer 3-minütigen Sanduhr für alle sichtbar visualisiert werden. Ist die Sprechzeit abgelaufen, ermahnt der Moderator die Person, langsam zum Ende zu kommen. So wird einerseits genügend Sprechzeit eingeräumt, aber Unnötiges außenvorgelassen, so dass das gesamte Treffen effizienter wird.

3.2. Grundregel: Den passenden Teilnehmerkreis festlegen (nicht zu viele!)

In jedem Jour fixe geht es darum, bestimmte Personen zu informieren oder bestimmte Probleme mit diesen Personen zu klären und zu lösen. Deshalb sollten an diesen Regelbesprechung immer auch nur die Mitarbeiter teilnehmen, die einen Beitrag zur Lösung leisten können.

• Tipp 1: Die richtigen Teilnehmer einladen. Die Auswahl der richtige Teilnehmer ist für die Effizienz eines Jour fixe entscheidend. Schauen Sie deshalb, wer die Experten sind, die sich mit den jeweiligen Themen, Hintergründen, Zahlen und Entwicklungen auskennen – und holen Sie diese Menschen an Ihren Tisch. Nicht mehr und auch nicht weniger.
• Tipp 2: Keine zu großen Gruppen. Denn je größer die Teilnehmerzahl, desto höher ist nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin für Einzelne reine Zeitverschwendung ist, sondern auch das Risiko, dass die Diskussionen sowie auch der Small Talk ausufern. Das geht zulasten der Produktivität. Wissenschaftliche Studien zeigen, dass Gruppen mit 8-9 Teilnehmern am produktivsten sind.
• Tipp 3: Verpflichtende Teilnahme. Ein Jour fixe ist eine verbindliche Veranstaltung und kein optionaler Termin. Das sorgt für einen verlässlichen Informationsaustausch. Bei Bedarf können Abwesende mittels einer Microsoft Teams Besprechung zugeschaltet oder mittels des Protokolls informiert werden.

3.3. Grundregel: Gemeinsamen Termin finden und den Terminintervall richtig wählen

Die Planbarkeit einer Jour-fixe-Terminserie und die kurze Besprechungsdauer zählen zu den ganz großen Vorteilen dieses Besprechungsformats. Da die Terminserie fest geblockt wird, entfallen Aufwand und Probleme bei der Terminfindung. Daher muss lediglich einmal anfangs initial der Zeitpunkt, der Ort und das Abstandsintervall des Serientermins festgelegt und an alle versandt werden.

• Tipp 1: Den richtigen Zeitabstand festlegen. Der Abstand zwischen den Jours fixes sollte nicht zu lang und auch nicht zu kurz gewählt werden. Trifft man sich zu selten, gerät die Regelmäßigkeit des Informationsaustauschs ins Stocken und die einzelnen Jours fixes dauern zu lange, weil zu viele Themen nachgeholt werden müssen. Wenn man sich jedoch zu oft trifft, dann stehen zu wenige wichtige Themen auf der Agenda, die den Gemeinschaftstermin rechtfertigen würden. Das geht zulasten der Arbeitseffizienz und Produktivität.
• Tipp 2: Einladung zum Serientermin via Outlook versenden. Der E-Mail-Client Outlook (Microsoft 365, Office) besitzt zwei extrem praktische Funktionen für die Terminfindung. Den Terminplanungs-Assistenten, mit Hilfe dessen man sich alle freien und belegten Zeiten der benötigten Teilnehmer anzeigen lassen kann – und auch gleich die benötigten Räumlichkeiten und Equipment reservieren kann. Sowie die Terminserien-Funktion für regelmäßig wiederkehrende Serientermine. Mit den beiden Funktionen lässt sich das Jour fixe ganz fix in Outlook planen!
• Tipp 3: Hybride Meetings für Home-Office-Arbeiter. Flexibilität erhöht den Erfolg und die Zufriedenheit. Das gilt auch für die Wahl des Ortes Ihres Jour fixe. Denn ist es mittlerweile ganz einfach möglich, dass auch Mitarbeiter im Home-Office an den Kurzmeetings teilnehmen können, ohne dafür extra ins Büro fahren zu müssen. Eine Lösung hierfür sind die Online-Konferenzen in Microsoft Teams. Im Outlook-Kalender gibt es sogar einen eigenen Schnellklick-Button, um direkt bei der Serientermineinrichtung in Outlook zugleich auch eine Online-Besprechung in Microsoft Teams anzulegen und die Einladungslinks dazu zu verschicken.
• Tipp 4: Ein Jour fixe darf auch einmal ausfallen. Wenn ferien- oder krankheitsbedingt viele Teilnehmer fehlen oder es einfach einmal keine dringenden neuen Themen gibt, die besprochen werden müssen, dann darf ein Jour fixe auch einmal ausfallen. Dafür prüft der Organisator die eingehenden Themen für die jeweilige Meeting-Agenda und entscheidet im Vorfeld, wenn der Termin nicht notwendig ist und sagt diesen dann rechtzeitig ab (am besten zwei Tage vorher).

3.4. Grundregel: Den richtigen Raum für die Jours fixes buchen (z. B. als Stand-up-Meeting)

Der Organisator reserviert einen geeigneten Besprechungsraum für die Jour-fixe-Terminserie. Dabei ist die Gestaltung des Besprechungsraums alles andere als egal. Denn die Raumgestaltung kann die Teilnehmer zu präzisem, lösungsorientiertem Arbeiten inspirieren – oder aber zur Ablenkung einladen (zum Beispiel auf dem Handy zu surfen). Eine gute Beleuchtung, gute Präsentationsmöglichkeiten, Ordnung und Sauberkeit sowie ein Obstteller und frische Getränke sind daher eine Grundbedingung.

• Tipp 1: Ein Jour fixe sollte Spaß machen. Gestalten Sie das Setting für Ihre Jour-fixe-Treffen so, dass es allen Spaß macht, daran teilzunehmen. Denn dann steigen Motivation und Kreativität und Sie kommen zu produktiveren Ergebnissen.
• Tipp 2: Stand-up-Meetings sind effizienter und gesünder. Wenn ein Meeting an einem Stehtisch abgehalten wird, fassen sich die Teilnehmer in der Regel kürzer und geraten weniger ins Plaudern als bei einer Kaffeetafel. Damit wird auch von Anfang an deutlich, dass es sich um ein kurzes Briefing zu den aktuellen Themen handelt und nicht um eine lange Konferenz. Und wer berufsbedingt viel sitzt, sollte auch an ausreichendes Stehen denken, denn das ist eins der besten Mittel gegen Rückenschmerzen.

3.5. Grundregel: Die Themen-Agenda und Tagesordnung vorbereiten und versenden

Für ein möglichst produktives Jour fixe ist es wichtig, dass die Teilnehmer schon vorab wissen, welche Themen besprochen werden und was mit dem Jour fixe erreicht werden soll. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereitet zum Termin erscheinen. Die Themen sollten für das Tagesgeschäft relevant und aktuell sein und allen Teilnehmern 1-2 Tage vor dem Termin als Agenda zugeschickt werden. Ist die Tagesordnung allerdings zu vage, dann wird der Ablauf schnell zäh und das Risiko steigt, wertvolle Zeit zu verschwenden.

• Tipp 1: Agenda nur bei neuen Themen versenden. Aufgrund der regelmäßigen Treffen in einem festen Personenkreis bleiben auch die wichtigsten Themen überwiegend gleich. Die für das erste Jour-fixe-Treffen festgelegte Agenda kann damit als Basis und Rahmen für die weiteren Treffen dienen. Sie muss dann nur neu versendet werden, wenn neue Tagesordnungspunkte hinzukommen.
• Tipp 2: Agenda zu Beginn des Jour fixe für alle visualisieren. Schreiben Sie die Agenda zu Beginn der Besprechung stichpunktartig auf ein Flipchart oder blenden Sie diese per PowerPoint-Folie ein. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Punkte besprechen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass so alle Teilnehmer einen aktuellen zeitlichen Überblick über den Fortschritt des Jour fixe erhalten.

3.6. Grundregel: Den Jour fixe richtig moderieren und Inhalte fokussieren

Ein Jour fixe sollte nicht unnötig in die Länge gezogen werden. Um die Meetingzeit am sinnvollsten zu nutzen, sollte sich daher jeder Teilnehmer auf die wichtigsten Aspekte, Fragen und Entscheidungen fokussieren. Dafür sollten alle Materialien und Informationen, die ein Teilnehmer den anderen präsentiert, zwingend übersichtlich und verständlich aufbereitet werden, so dass sie auf Anhieb verstanden werden können. Überflüssiges muss weggelassen werden, um die anderen Teilnehmer nicht abzulenken.

1. Der Moderator begrüßt dann zunächst alle Anwesenden und stellt die Agenda vor.
2. Vor dem Abarbeiten der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgt zunächst ein Rückblick, um alle Teilnehmer auf denselben aktuellen Wissensstand zu bringen.
3. Zum Abschluss empfiehlt sich eine kurze Zusammenfassung der Vereinbarungen und festgelegten Aufgaben sowie ein kurzer Ausblick auf die beim nächsten Treffen anstehenden Themen oder die nächsten Schritte im Projekt.

• Tipp 1: Alle Materialien gut vorbereiten. Egal ob Sie Informationen per PowerPoint präsentieren oder für die Teilnehmer ausdrucken bzw. kopieren. Die Informationen müssen sofort verständlich sein. Zeigen Sie daher nur die entscheidenden Passagen einer E-Mail oder eines Dokuments und nicht die kompletten Seiten. Je besser Ihnen das gelingt, desto präziser und effektiver wird auch das Jour fixe Meeting.
• Tipp 2: Vom einfachen Themen zu den schwierigen. Es empfiehlt sich, mit den einfachen Themen zu beginnen und sich dann schrittweise zu den schwierigeren und komplexeren vorzuarbeiten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass am Ende der Besprechungszeit noch Themen übrig sind.

3.7. Grundregel: Protokoll schreiben und versenden (Tipp: Dafür unsere Vorlage verwenden!)

Die wesentlichen Ergebnisse des Jours fixe (Beschlüsse, wer welche Aufgaben mit wem bis wann zu erledigen hat und Meilensteine) sollten in einem Protokoll festgehalten werden. Dafür muss vor dem Meeting ein Protokollant bestimmt werden. Gibt es keine Freiwilligen, kann das Amt auch in einem festen Rhythmus rotieren. Das fertige Protokoll wird an alle Teilnehmer verschickt und sollte vor der nächsten Sitzung von allen gelesen werden.

• Tipp 1: Führen Sie ein kompaktes Ergebnisprotokoll. Die Erstellung eines Besprechungsprotokolls kann sehr einfach gehalten werden. Denn es reicht völlig aus, nur die Ergebnisse festzuhalten und nicht auch jeden einzelnen Redebeitrag.
• Tipp 2: Erstellen Sie ein Sofortprotokoll gleich während des Jour fixe. Nutzen Sie einen Beamer oder großen Bildschirm, um das Protokoll sofort während des Meetings für alle sichtbar zu dokumentieren. Das spart Zeit, Arbeit und vermeidet Missverständnisse. Hier finden Sie unsere → kostenlose Vorlage für ein Sofortprotokoll!
• Tipp 3: Das Protokoll in OneNote erstellen und teilen. Das endlose, digitale Notizbuch Microsoft OneNote ist der ideale Ort für berufliche Dokumentationen aller Art. Auch für das Abspeichern der Jour-fixe-Protokolle. Die OneNote-Protokolle können dann ganz einfach für die Teilnehmer freigegeben werden, ohne dass diese extra per E-Mail-Anhang versandt werden müssen (siehe hierzu auch unser Video-Tutorial unten).