Jour Fixe sind eine geniale Erfindung: Bei geringem Vorbereitungs- und Koordinationsaufwand führen Sie regelmäßige Treffen an einem festen Termin durch. Jedoch sträuben sich bei vielen die Haare – Besprechungen jeder Art haben nun einmal einen sehr schlechten Ruf. Und das völlig zu Recht. Doch sind sie unumgänglich, um die Kommunikation im Unternehmen aufrechtzuerhalten, um Projekte weiterzuentwickeln und abzuschließen, um wichtige Themen gemeinsam zu besprechen und auch Kritik zu üben und Prozesse zu optimieren.
Ich zeige Ihnen mit diesen 7 Tipps, wie Sie ein effizientes Jour Fixe Meeting für und mit Ihrem Team gestalten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Jour Fixe?
Ein Jour Fixe ist eine Besprechung, die regelmäßig und an einem festen Termin stattfindet. Das könnte zum Beispiel ein Meeting sein, das immer montags um 9 Uhr fix im Kalender des jeweiligen Projektteams steht.
Jour Fixe eignen sich perfekt dazu, jede und jeden regelmäßig über all das informiert zu halten, was ihre oder seine Arbeit betrifft. Gleichzeitig erfahren alle zeitnah, wenn es zu Abweichungen in den Unternehmenszielen kommt. Durch das Mitwissen werden aus Mit-Arbeitern, Mit-Denker und Mit-Unternehmer.
Was ist das Problem bei einem Jour Fixe Meeting?
Zu viele Meetings werden mit einem unklaren Ziel anberaumt. Außerdem nehmen häufig Personen daran teil, die nicht unmittelbar vom Thema betroffen sind oder das Treffen findet an einem Setting statt, das nicht zu einer guten Atmosphäre beiträgt. Die sind die häufigsten Fehler von ineffizienten Besprechungen!
Unsere Arbeitseffizienzstudie, die wir gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführt haben, zeigt auf, dass rund 13 % der Arbeitszeit durch sinnlose Besprechungen verloren gehen. Als Führungskraft sollten Sie das Thema „ineffiziente Besprechungen“ angehen. Denn so senken Sie nicht nur Ihre Kosten, sondern motivieren zugleich Ihre Mitarbeiter, die nicht mehr stundenlang in sinnlos empfundenen Besprechungen sitzen.
Diese 7 Tipps helfen dabei, effiziente Jour Fixe durchzuführen!
1. Tipp: Der Termin
Durch die Regelmäßigkeit des Treffens ergeben sich auch kaum Probleme bei der Terminfindung, denn dieser ist ja fix geblockt. Jour Fixe haben in der Regel die Funktion, Transparenz zu schaffen, sich gegenseitig zu briefen und Informationen auszutauschen. Ein wichtiger Punkt ist die Tagesordnung: Kein Jour Fixe sollte ohne eine Information über die Inhalte stattfinden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereitet zum Termin erscheinen.
Aktualisieren Sie die Agenda zu Beginn der Besprechung zum Beispiel an einem Flipchart. So können Sie sichergehen, dass Sie all die Punkte besprechen können, bei denen die richtigen Teilnehmer da sind und Sie für keinen Punkt umsonst Zeit verschwenden. Ein weiterer Vorteil: Sie haben einen aktualisierten zeitlichen Überblick für Ihren Jour Fixe.
Extra-Tipp: Regeln festlegen
Ihre Besprechung wird effizienter, wenn Sie verbindliche Jour Fixe Regeln schriftlich festlegen. Diese Spielregeln bestimmen, wie die gemeinsamen Besprechungen durchgeführt werden sollen. Sie betreffen z. B. Pünktlichkeit, Verhaltensregeln, Handy-Nutzung – und alles, was Sie wichtig finden.
2. Tipp: Die Materialien
Die Materialien sind oft unübersichtlich und unverständlich, weil einfach nur das komplette Dokument kopiert wurde. Doch wäre es nicht von Vorteil, den entscheidenden Satz aus der E-Mail des Kunden X zu nehmen, anstatt seine zweiseitige E-Mail an alle zu verteilen?
Sie sollten Ihre Materialien gut aufbereiten – und zwar so, dass alle Teilnehmer am Jour Fixe Meeting Sie auf Anhieb verstehen und Ihnen dann weiter zuhören können. Denn geben Sie ihnen zwei Seiten E-Mail zu lesen, wette ich mit Ihnen, dass die Hälfte der Anwesenden erst einmal die E-Mail liest und Ihnen nicht mehr zuhört.
Ob Sie eine kurze PowerPoint-Präsentation zeigen oder wichtige Inhalte für das Treffen auf Papier verteilen: Haben Sie bei der Vorbereitung immer die Teilnehmer vor Augen. Die müssen ja verstehen, was Ihr Anliegen ist, welches Ihre Vorschläge sind und welche Möglichkeiten es für die Umsetzung gibt. Je besser Sie das präsentieren, desto effektiver wird auch das Jour Fixe Meeting.
3. Tipp: Der effiziente Raum
Die Gestaltung Ihres Besprechungsraumes ist alles andere als egal. Denn die Raumgestaltung kann die Teilnehmer zu präzisem lösungsorientiertem Arbeiten inspirieren oder lädt sie dazu ein, Bull-Shit-Bingo zu spielen und auf Facebook zu surfen. Eine gute Beleuchtung, optimale Präsentationsmöglichkeiten aber auch Ordnung und Sauberkeit sowie ein Obstteller und frische Getränke signalisieren Wertschätzung.
Klären Sie die Zuständigkeit für Ihren Besprechungsraum und gestalten Sie das Setting für Ihren Jour Fixe so, dass es Spaß macht, daran teilzunehmen. Einige Beispiele für eine Checkliste erhalten Sie hier!
Extra-Tipp: Probieren Sie mal im Stehen
Eventuell ist es sinnvoll, ihn an einem Stehtisch durchzuführen, so dass deutlich wird, dass es sich um ein kurzes Briefing zu den aktuellen Zahlen und nicht um eine lange Konferenz handelt. Ich nutze diese Atmosphäre im Stehen sehr gerne, sie verleitet weniger dazu, ins Plaudern zu geraten, als ein Treffen an der großen Kaffeetafel.
4. Tipp: Die perfekte Dauer
Jour Fixe sollten kurze Besprechungen sein. Es ist entscheidend, die gemeinsame Zeit gut zu nutzen und sinnvoll zu gestalten, sonst verkommt der Jour Fixe sehr schnell zu einer Einrichtung, bei der alle, wie anfangs beschrieben, nur ihre Augen verdrehen und ihre Zeit absitzen.
Führen Sie einen Ideenspeicher, auf dem Sie mögliche Problemanzeigen notieren und suchen Sie nach einem Termin, an dem Sie das aufgeworfene Problem mit den richtigen Leuten besprechen. Halten Sie die Sitzung knapp! Hierbei kann auch eine Sanduhr behilflich sein.
5. Tipp: Der Moderator
Sorgen Sie dafür, dass das Meeting moderiert wird. Denn von selbst wird der Klaus vielleicht nie aufhören zu reden – es muss ihn jemand begleiten, ermahnen und immer wieder zum Thema zurückführen. Jemand muss die Tagesordnung einhalten und dafür sorgen, dass auch die, die sonst nicht zu Wort kommen, zum Sprechen aufgefordert und nicht unterbrochen oder mit unnötigen Zwischenrufen aus dem Takt oder zum Schweigen gebracht werden.
Der Moderator eines Jour Fixe Meetings ist deshalb nicht nur jemand, der sagt: „So, jetzt zum nächsten Thema.“ Es muss eine Person sein, die eingreift, wenn es vom Thema weggeht, die allen genügend Sprechzeit einräumt, die Unnötiges außen vor lässt und dafür sorgt, dass auch der Zeitablauf effizient wird.
6. Tipp: Die perfekten Teilnehmer
In jedem Jour Fixe geht es darum, bestimmte Probleme zu lösen oder Dinge zu klären. Deshalb sollten an jeder Besprechung immer nur die Menschen teilnehmen, die einen Beitrag zur Lösung leisten können. Deshalb: Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Teilnehmer einladen.
Schauen Sie, wer die Experten sind, die sich mit den Hintergründen der Zahlen und Entwicklungen auskennen. Holen Sie diese Menschen an Ihren Tisch.
7. Tipp: Das Protokoll
Die Erstellung des Besprechungsprotokolls kann sehr einfach gehalten werden. Dokumentieren Sie einfach für alle sichtbar in Ihrem Computer oder auf einem Flipchart die Ergebnisse. Die Besprechung des Protokolls der letzten Sitzung ist ein fester Bestandteil einer Tagesordnung. Damit die Teilnehmer nicht unnötig kostbare Zeit mit Lesen verschwenden: Verschicken Sie das Protokoll mit der Einladung und dem Hinweis, dass es vor der Besprechung gelesen werden soll.
Hier eine Übersicht der wichtigen Punkte:
- Jour Fixe Protokoll einführen
- Das Wesentliche dokumentieren
- Jour Fixe Protokoll per Beamer festhalten
- Notizen mit OneNote anfertigen → können schnell an alle Teilnehmer übermittelt werden
Vorteile eines Jour Fixe Meetings
Ein schlankes Jour Fixe Meeting hat gleich drei positive Effekte:
- Ihre Besprechungen sind kürzer
- Ihre Ziele und Aufgaben sind klarer formuliert
- Ihre Mitarbeiter sind motivierter
Vorbereitung eines Jour Fixe
In diesem Video erklärt Ihnen Jürgen Kurz, wie er seine Meetings vorbereitet:
Dauer: 03:57 Minuten
In diesem Blogbeitrag wird alles noch einmal anhand eines Beispiels erklärt.
