Sharepoint on premise ist die Bezeichnung für eine Microsoft-Technologie, die Portale im Bereich der Zusammenarbeit zur Verfügung stellt, die so genannte Kollaborationstechnologie. Weiterhin bietet Sharepoint on premise auch Content Management Tools, Dokumentenmanagement, eine App sowie weitere Serviceleistungen an. Wir erklären Ihnen, was es mit Sharepoint on premise auf sich hat, welche verschiedenen Versionen auf dem Markt sind und informieren über Vor- und Nachteile.
Inhaltsverzeichnis
1. Sharepoint on premise und Sharepoint online: Ein Vergleich
Der offensichtlichste Unterschied zwischen beiden Versionen ergibt sich bereits aus den Namen. Sharepoint online ist eine online Version, die auf den Servern von Microsoft installiert ist. Der Zugriff auf Sharepoint online erfolgt über das Internet.
Sharepoint on premise dagegen ist eine Lizenzsoftware, die auf firmeneigenen oder angemieteten Servern installiert wird. Der Zugriff kann hier wie bei Sharepoint online über das Internet erfolgen, aber auch über ein firmeneigenes Intranet. Dadurch ergeben sich grundsätzliche Unterschiede in der Anwendung und vor allem im Aufwand bei der Wartung der Systeme.
2. Vor- und Nachteile von Sharepoint on premise / Sharepoint online
Betrachten wir als erstes die Vorteile von Sharepoint online.
Durch das cloudbasierte Arbeiten ist ein Zugriff von allen Geräten aus möglich, gerade in Zeiten von Digitalisierung und Home-Office ein klarer Pluspunkt. Auch die Nutzung durch mobile Endgeräte ist bedeutend einfacher, denn Microsoft hat seit 2017 das Motto „Mobile first, Cloud first“. In diesem Zuge werden Neuerungen und Updates zuerst für die Online-Versionen aller Programme veröffentlicht und erst im Nachgang für die „On premise“ Lösungen.
Ein weiterer großer Vorteil der „Sharepoint online“ Version gegenüber Sharepoint on premise ist, dass Updates und Verbesserungen im Hintergrund automatisch von Microsoft durchgeführt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie immer eine aktuelle und vor allem sichere Programmversion verwenden. Ebenso stellt die Skalierung des Netzwerkes bei der Online Lösung kein Problem dar, neue Nutzer können einfach durch Kaufen einer Lizenz hinzugefügt werden. Die Serverkapazitäten werden dann im Hintergrund automatisch angepasst. Ebenso verhält es sich auch mit der Einbindung externer Dienstleiser, auch hier wird nur eine weitere Nutzerlizenz benötigt.
Allerdings ergeben sich durch die Nutzung von Microsofts Azure Cloud Servern auch Nachteile. Sensible Daten, die nicht auf Servern Dritter oder sogar nur innerhalb Deutschlands gespeichert werden dürfen, können nicht mit Sharepoint online bearbeitet werden. Vorsicht bei langsamen Internetverbindungen oder großen Datenmengen: Hier kann die Gefahr bestehen, dass eine Cloudlösung den Arbeitsprozess unnötig verlangsamt.
Die Nachteile von Sharepoint online sind quasi die Vorteile von Sharepoint on premise. Denn nur wenn Sharepoint on premise auf eigenen Servern installiert wird, haben Sie auch die volle Kontrolle über ihre Daten. Das Handling großer Datenmengen ist hier, solange lokal gearbeitet wird, kein Problem. Und auch eine Einbindung bzw. Verknüpfung von Sharepoint on premise und Sharepoint online ist möglich. Hierbei werden große oder sensible Daten wie Archive oder Kundendaten on premise, also lokal auf eigenen Servern gespeichert, während andere Daten weiter in der Cloud verbleiben und so geteilt und im Team bearbeitet werden können.
Diese Hybridlösung ist sogar mit schon bestehenden Intranet Systemen möglich, so dass bereits bestehende Systeme weiterhin genutzt werden können.
Leider hat Sharepoint on premise einen großen Nachteil gegenüber der cloudbasierten Version, denn es müssen eigene oder gemietete Server betrieben, unterhalten und gegebenenfalls gewartet werden, was natürlich Extrakosten verursacht. Updates und Verbesserungen am System müssen selbst vorgenommen werden, hierfür wird eigenes oder externes Fachpersonal benötigt. Die Kapazität der Server muss auf einige Jahre im Voraus geplant werden, um eine gewisse Skalierbarkeit zu gewährleisten. Neue Nutzer und auch externe Dienstleister müssen selbst angelegt und mit entsprechenden Rechten versehen werden. Hierdurch entsteht ein größerer administrativer Aufwand als bei Sharepoint online, welcher aber u.U. notwendig ist, gerade wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird.
Ab einer gewissen Größe relativiert sich der Kostenfaktor allerdings wieder, da bei Sharepoint on premise nicht für jeden Nutzer eine Lizenz mit monatlichen Gebühren gekauft werden muss.
3. Sharepoint on premise vs. Sharepoint online: Welche Version eignet sich für wen?
Sharepoint online ist die Variante, die für die meisten Kunden die erste Wahl sein wird. Schnelle Einrichtung, immer aktuell und gut kalkulierbare Kosten sprechen für Sharepoint online. Gerade für Startups und Unternehmen, die sich noch nicht mit einem eigenen Intranet oder komplexeren Lösungen zum Teilen von Dateien beschäftigt haben, bietet diese Version den besten Einstieg. Dazu kommen eine gut kalkulierbare Kostenstruktur, unkomplizierte Skalierbarkeit und wenig Sorgen um Updates oder Sicherheit.
Sharepoint on premise dagegen richtet sich an alle, die schon ein bestehendes Intranet oder mehrere Server Ihr Eigen nennen. Denn hier geht es nicht um ein möglichst unkompliziertes Einrichten oder Erstellen eines Intranets, sondern darum, bestehende Systeme mit einzubinden und miteinander zu Verknüpfen.
Auch Unternehmen, die mit sensiblen und/oder großen Datenmengen arbeiten, sind mit Sharepoint on premise meist besser aufgestellt. Hoheit über die eigenen Daten und die Möglichkeit, das System nach eigenen Bedürfnissen einzurichten, sind die großen Vorteile. Die dadurch entstehenden Mehrkosten für eigene Server und Techniker relativieren sich ab einer bestimmten Nutzerzahl, so dass große Firmen mit dieser Version unter Umständen langfristig günstiger fahren.
4. Microsoft Sharepoint: Die Android App
Auch eine Mobilversion von Sharepoint ist verfügbar. Diese wurde im Jahr 2018 von Microsoft überarbeitet und bietet nun einen deutlich verbesserten Workflow. So lässt sich jetzt schneller innerhalb der App navigieren und auch die Nutzung mehrerer Accounts ist nun möglich.
Die App bietet schnellen Zugriff auf Ihre Teamwebsites und Organisationsportale. Um sich bei der mobilen Sharepoint-App anzumelden, muss ein ein Office 365-Abonnement vorliegen, welches auch Sharepoint online umfasst.
Sie möchten noch mehr Informationen zu „Sharepoint on premise“ erhalten? Hier erfahren Sie mehr zur mobilen SharePoint Handy-App: Das Intranet für die Hosentasche.
Video Büro-Kaizen digital
Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team
(Dauer: 09:41 Minuten)
