Microsoft Teams-Spielregeln

Der digitale Büro-Kaizen®
Workflow

Werden Aufgaben und Projekte über den Posteingang gesteuert und Kundendaten im persönlichen Laufwerk gespeichert? Der digitale Büro-Kaizen Workflow hilft Ihnen, diese und andere Fragen zu beantworten.

22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails

Die „Flut“ an E-Mails stellt zunehmend den größten „Zeitfresser“ dar. Die nachfolgenden Tipps sollen Ihnen helfen, die Effizienz beim Umgang mit E-Mails zu erhöhen. Z. B. Verarbeiten Sie E-Mails im Block.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Digitale Welt

Diese Checkliste zeigt Ihnen Ihren Entwicklungsstand an.
Prüfen Sie, wo Sie noch Potenzial haben. Egal ob am digitalen Arbeitsplatz oder im Umgang mit E-Mails. In wenigen Minuten haben Sie den perfekten Überblick.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Abteilung

Eine Checkliste zur Selbstreflexion. Halten Sie sich, der Abteilung und jedem einzelnen Mitarbeiter den Spiegel vor Augen. Finden Sie heraus was optimal ist und in welchen Bereichen noch Optimierungspotenzial steckt.

Selbsttest aus dem Buch

Dieser Selbsttest gibt einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die Antworten haben Sie gleich markiert, wo sich Verbesserungspotenzial befindet: Überall, wo Sie Nein angekreuzt haben, wartet eine Chance.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Arbeitsplatz

Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial.

Der Büro-Kaizen^® Workflow

Der Workflow ist wie eine Art Masterplan: Vom E-Mail-Verarbeiten, der Ablage, bis hin zur Tages- oder Wochenplanung. Hier sehen Sie, wie die Dinge zusammengehören und wie auch Sie Ihren Büroalltag von nun an ganz einfach schaffen können.

Wegwerfen auf Probe – Vorlage Kistenbeschriftung

Wir alle kennen das Gefühl: „Wenn ich ... heute wegwerfe, werde ich ... Übermorgen sicher wieder benötigen.” Dagegen hilft die Methode „Wegwerfen auf Probe”. Mit dieser Beschriftungsvorlage geht sicher nichts unter.

Temporäre Ablage – Vorlage
Inhaltsverzeichnis 1-30

Wenn Sie diese Vorlage laminieren, können Sie mit einem wasserlöslichen Stift die Kästchen von 1 bis 30 beschriften. Sobald ein Projekt beendet ist wird das entsprechende Fach für ein Neues freigegeben.

Temporäre Ablage – Vorlage
Inhaltsverzeichnis 1-31

Für zeitlich gebundene Projekte können Sie für die Ablage verschiedene Varianten wählen. Falls Sie gerne mit einem Kontierungsordner arbeiten möchten, haben wir hier eine Vorlage für ein Inhaltsverzeichnis vorbereitet.

Selbsttest aus dem Buch

Dieser Selbsttest gibt einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die Antworten haben Sie gleich markiert, wo sich Verbesserungspotenzial befindet: Überall, wo Sie Nein angekreuzt haben, wartet eine Chance.

Vorlage Posteingangsschild

Hier erhalten Sie die Vorlage für die Beschriftung eines Posteingangsfachs. Somit können sich besonders neue Mitarbeiter leichter orientieren, ob man die Aufgabe oder Information auch am richtigen Arbeitsplatz abgibt.

Vorlage Posteingangsschild
Urlaub

Wir bei tempus verwenden bei Abwesenheit durch z. B. Weiterbildung, Urlaub oder Berufsschultage (bei Auszubildenden) eine besondere Kennzeichnung für unsere Posteingangsfächer. Diese Vorlage können Sie downloaden.

Ihr persönlicher Effizienz-Turbo durch Personal-Kanban

Mit der Personal-Kanban-Methode organisieren Sie Ihre Aufgaben und Projekte einmal ganz anders. Hier stehen nicht endlose Listen oder langweilige Projektpläne in Mittelpunkt, sondern Motivation und Work-Life-Balance.

Informationsflut mit dem
Lesestapel bändigen

Jeder bekommt mehr Informationen, als er verarbeiten kann. Deshalb bilden sich Stapel von Unterlagen, die man noch lesen möchte. Wir helfen Ihnen, Ihre persönliche Struktur zum Umgang mit diesen Informationen zu finden.

Anregung zur Organisation eines Ablagesystems

Wie schön wäre es, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden. Wenn Sie sich die „W-Fragen” stellen, unsere Tipps zur besseren Orientierung und für den Allgemeinschrank beachten, wird es funktionieren.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Arbeitsplatz

Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial.

Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick

Sie finden hier von A bis Z alle wichtigen Aufbewahrungsfristen. Ob Sie nun Aktenvermerke, Bauakten, Fahrtberichte oder OP-Listen archivieren möchten. Diese Liste hilft Ihnen, den richtigen Zeitraum zu wählen.

9 Tipps zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements

Büro-Organisation und Zeitmanagement gehören zusammen wie zwei Seiten einer Medaille. Büro-Kaizen^® hilft, den Tisch dauerhaft frei zu halten und durch ein optimales Zeitmanagement können Sie den Freiraum optimal nutzen.

5 A für Ordnung und Sauberkeit

Eine klare Aufgabenbeschreibung und konkrete Zuordnung unterstützt verantwortliches Handeln, hilft das Erreichte zu sichern und ermöglicht einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Sie erhöht Effizienz und Disziplin.

Einrichten eines OneNote Notizbuches

Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten.

Der digitale Büro-Kaizen®
Workflow

Werden Aufgaben und Projekte über den Posteingang gesteuert und Kundendaten im persönlichen Laufwerk gespeichert? Der digitale Büro-Kaizen Workflow hilft Ihnen, diese und andere Fragen zu beantworten.

20 OneNote Anwendungsbeispiele

OneNote ist eins der vielseitigsten und gleichzeitig am meisten unterschätzten Programme auf dem Computer. In diesem Download haben wir die besten 20 Anwendungsbeispiele für die alltägliche Arbeit mit OneNote beschrieben.

OneNote Funktionen für die Praxis

Nutzen Sie Microsoft OneNote (seit 2010 kostenlos in allen Microsoft-Office-Paketen für Windows enthalten) für Ihre tägliche Arbeit. Hier finden Sie 4 Tipps für mehr Effizienz mit OneNote.

Tastenkombinationen für
Microsoft OneNote

Um das Arbeiten mit dem PC zu beschleunigen sind Shortcuts eine große Hilfe. Mit diesen kann man schneller navigieren, formatieren oder etwas neu erstellen. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Wichtigsten.

10 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste

Führen Sie nur eine Aufgabenliste. Nehmen Sie sich die Zeit und sammeln Sie all Ihre ToDo-Listen, Notizzettel und Gedanken und übertragen Sie sie in Ihre zentrale Outlook-Aufgabenliste und führen lediglich diese fort.

QuickSteps – Abläufe in Outlook automatisieren

Mit QuickSteps (eine neue Funktion seit Microsoft Outlook 2010) können Sie in Outlook mehrere Arbeitsschritte zu einem zusammenfassen. Damit können Sie, bei Abläufen, die Sie häufig durchführen, viel Zeit sparen.

E-Mail-Flut gelassen bewältigen – 2 Tipps gegen Ablenkung

Die E-Mail-Flut steigt stetig an. Um nicht ständig durch eingehen E-Mails aus der Arbeit gerissen zu werden, empfehlen wir Ihnen 2 einfache, aber sehr effektive, Tipps.

Tastenkombinationen Windows und Microsoft Outlook

Um das Arbeiten mit dem PC zu beschleunigen sind Shortcuts eine große Hilfe. Mit diesen kann man schneller navigieren, formatieren oder etwas neu erstellen. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Wichtigsten.

Autotext-Programme im
Überblick

Die Autokorrektur (bzw. Autotext) wandelt Abkürzungen automatisch in komplette Texte. Dies spart bei regelmäßigem Einsatz viel Zeit. Nutzen Sie integrierte Programme oder Alternativen von verschiedenen Anbietern.

Ablage-Spielregeln –
Praxisbeispiel

Nutzen Sie Ablage-Spielregeln, um eine einheitliche Ordner-Struktur auf Ihrem System-Netzwerk sicherzustellen. Vereinbaren Sie diese Spielregeln im Team. Diese Vorlage zeigt Ihnen die Ablage-Spielregeln von Büro-Kaizen ^®.

E-Mail-Spielregeln tempus. GmbH

Das Medium E-Mail spielt in unserem Arbeitsalltag eine immer wichtigere Rolle. Um Klarheit zu schaffen und um möglichst effizient mit dem Thema umzugehen, haben wir uns bei tempus auf diese E-Mail-Spielregeln geeinigt.

Küchenspielregeln – Praxisbeispiel

Um die Praktikanten und Auszubildenden nicht als „Küchenmädchen” einzusetzen sollten alle diese Spielregeln beachten. Wenn alle an einem Strang ziehen, ist die Küche kein Zeitfresse mehr. Es gibt wichtigere Arbeit.

Küchendienst – Praxisbeispiel

Mit dieser Liste regelt sich der Küchendienst von ganz allein. Jede Abteilung weiß wann und für was sie zuständig ist. Der gesamte Betrieb benutzt die Küche, somit können alle mithelfen, diese sauber zu halten.

Kanban-Karten – Praxisbeispiel Werbematerial

Das Kanban-Kartensystem bewahrt Sie vor leeren Werbemitteln oder anderen Verbrauchsmaterialien im Unternehmen. Die Karten bieten leicht verständliche Anweisungen und eine optimale Zuständigkeitsregelung.

Zuständigkeiten und Vertreterregelung – Aushang

Hier ist für jeden Mitarbeiter ersichtlich, wer für welches Aufgabengebiet im Unternehmen zuständig ist. Zudem ist ersichtlich, wer bei Abwesenheit die Vertretung übernimmt. Somit ist jeder Verantwortungsbereich eindeutig geregelt.

Zuständigkeiten und Vertreterregelung – Beispiel

In diesem Aushang ist für jeden Mitarbeiter ersichtlich, wer für welchen Bereich im Unternehmen zuständig ist. Zudem ist ersichtlich, wer bei Abwesenheit die Vertretung übernimmt. Somit ist jeder Verantwortungsbereich eindeutig geregelt.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Gesamtunternehmen

Eine Checkliste für das gesamte Unternehmen. Decken Sie auf, welche Bereiche im Unternehmen bereits optimal für Ihre Bedürfnisse arbeiten und welche noch Optimierungspotenzial besitzen.

Checkliste Büro-Kaizen^®:
Abteilung

Eine Checkliste zur Selbstreflexion. Halten Sie sich, der Abteilung und jedem einzelnen Mitarbeiter den Spiegel vor Augen. Finden Sie heraus was optimal ist und in welchen Bereichen noch Optimierungspotenzial steckt.

Verbesserungsvorschlagsformular

Verbesserungsvorschläge sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Sie bieten nicht nur eine Partizipationsmöglichkeit für Mitarbeiter, sondern auch ein realen Nutzen für das gesamte Unternehmen.

Problemlösungsstrategie – Reaganformular

Mit diesem Formular identifizieren Sie konkrete Probleme im Unternehmen und bieten mögliche Lösungsvorschläge an. Eine Handlungsempfehlung verdeutlicht die eigene Präferenz. Somit können Probleme schnell beseitigt werden.

Ansagetexte für den Anrufbeantworter

Ob im sonnigen Süden oder einfach momentan nicht erreichbar, mit der passenden Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter informieren Sie Ihre Kunden mit Charme über Ihre derzeitige Abwesenheit.

Anleitung für eine Doodle-Terminumfrage

Heutzutage wird es immer schwieriger, einen Termin mit mehr als zwei Teilnehmern zu koordinieren. Nutzen Sie Doodle als elegantes Tool wenn Sie die Möglichkeit einer Outlook-Besprechungseinladung nicht haben.

Vorlage für ein Sofort-Protokoll

Besprechungen sind nur effektiv, wenn die daraus resultierenden ToDos umgesetzt werden. Damit nichts vergessen wird, ist es sinnvoll, direkt während des Meetings ein Protokoll zu verfassen. Nutzen Sie unsere Vorlage.

Meetingkosten-Apps im Überblick

Besprechungen mit mehreren Teilnehmern kosten viel Geld. Um das Verinnen der Zeit/des Geldes zu visualisieren, können Sanduhren oder Apps für Smartphone oder Tablet verwendet werden. Sensibilisieren Sie die Teilnehmer!

Checkliste Besucherbewirtung

Bei längeren und größeren Meetings ist eine umfassendere Vorbereitung notwendig. Mehr Essen und Getränke werden benötigt. Alle Details, die vorzubereiten sind, sind in dieser Checkliste vermerkt.

Besucherbewirtung mit Technik-Checkliste

Bei längeren und größeren Meetings ist eine umfassendere Vorbereitung nötig. Mehr Essen und Getränke sind notwendig. Welche Technik wird benötigt? Braucht man ein Flipchart und Stifte? Diese und weitere Fragen werden in diesre Checkliste behandelt.

Checkliste Besprechungszimmer-Ausstattung

Um eine optimale Besprechung durchzuführen, insbesondere mit Kunden und externen Partnern, sind Besprechungszimmer immer exakt vorzubereiten. Von Wasser bis kleine Snacks sollte alles vorhanden sein.

16 Empfehlungen für effektivere Besprechungen

Ihre Besprechungen dauern zu lang? Sind zu ineffizient? Die Ergebnisse sind kaum merklich? Das alles muss nicht mehr sein mit diesen 16 Empfehlungen für effektivere Besprechungen. Sparen Sie Zeit und damit bares Geld.

Wertekärtchen – Praxisbeispiel

Um Ihre Visionen und Ziele durchsetzen, müssen Sie sie leben. Um Sie jeden Tag daran zu erinnern was die Werte für Sie persönlich und für Ihr Unternehmen sind, wurden diese Wertekärtchen entwickelt.

Beurteilungsbogen Mitarbeiter

Füllen Sie in regelmäßigen Abständen einen Beurteilungsbogen aus, um dadurch die Stärken und Schwächen besser kennenzulernen und darauf aufzubauen. Hier finden Sie eine Vorlage, an der Sie sich orientieren können.

Checkliste Weiterbildung

Eine Weiterbildung muss gut vor- und nachbereitet werden. Genau dafür wurde diese Checkliste entwickelt. Somit hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich selbstständig um die Organisation seiner Weiterbildung zu kümmern.

Beurteilungsbogen Azubi

Sie möchten wissen, wie Ihr Auszubildender Leistungstechnisch steht? Ausloten, wo seine Stärken und Schwächen liegen und darauf aufbauen? Dann nutzen Sie unseren Beurteilungsbogen für Azubis inkl. Anleitung.

Checkliste Weiterbildung für Mitarbeiter

Die Mitarbeiterfitness ist ein wichtiger Bestandteil Ihres unternehmerischen Erfolges. Ermitteln Sie mit dieser Checkliste die Anforderungen des Arbeitsplatzes und den Kenntnisstand des Mitarbeiters, um nötige Weiterbildungen einzuleiten.

Personalfragebogen für Ferienarbeiter

Ferienarbeiter stellen oftmals viel Potenzial als neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens dar. Um eventuell später die ehemaligen Ferienarbeiter für das Unternehmen zu begeistern, benötigen Sie vollständige Angaben.

Unternehmensbeurteilung durch Ferienarbeiter

Externe Personen können Dinge neutraler beurteilen. Sie sehen festgefahrene Abläufe mit anderen Augen. Nutzen Sie unseren Beurteilungsbogen für Ferienarbeiter, um Missstände zu beseitigen und gute Dinge beizubehalten.

Personalfragebogen für
Bewerber

Vor dem persönlichen Gespräch mit Bewerbern entstehen häufig Wartezeiten. Um diese zu verkürzen und Ihre Unterlagen zu vervollständigen, können Sie diesen Personalfragebogen ausgeben. Er erfasst alle für Sie relevanten Informationen.

Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter

Sie bekommen einen neuen Mitarbeiter. Um ihm und Ihnen die Einarbeitung so leicht wie möglich zu  machen, nutzen Sie unsere Vorlage und vergessen Sie nichts mehr was bis zum Eintritt erledigt sein muss.

Mitarbeiter-Wissensprofil

Die Mitarbeiterfitness ist ein wesentlicher Bestandteil des unternehmerischen Erfolges. Wie fit sind die Mitarbeiter? Mit diesem Fragebogen lässt sich die aktuelle und geplante Fitness Ihrer Mitarbeiter schnell erfassen.

Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, gibt es einige Dinge, die beachtet werden mussen. Gibt es Verträge zu Dritten, E-Mail-Adresse deaktivieren, Organigramm ändern usw. Diese Checkliste hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

They Said Report (Protokollvorlage)

Nutzen Sie die Vorlage, um systematisch Reklamationen und Kundenfeedbacks zu Ihren Produkten/Dienstleistungen zu erfassen und diese später auszuwerten und daraus zu lernen. Das ist ein wichtiger Ideengeber für den KVP.

Servicestandards Kundencenter

Um eine einheitliche Arbeitsweise und gleichtzeitig eine optimale Vertretungssituation zu schaffen sind Standards von großer Wichtigkeit. Hier finden Sie ein Beispiel, wie dies im Kundencenter angewendet werden kann.

16 Tipps für Mitarbeiter im Außendienst

Die Herausforderung für Außendienst-Mitarbeiter ist, dass sie nicht „den” Arbeitsplatz haben. Ziel muss sein, eine Durchgängigkeit von Homeoffice, Auto und Auftritt beim Kunden zu schaffen. Die nachfolgenden Tipps helfen.

Aufbewahrungsfristen im
Privatbereich

Es gibt viele Unterlagen, die für eine bestimmte Frist aufbewahrt werden müssen. Aber seien wir mal ehrlich, wer von uns kennt diese Fristen? Lesen Sie hier nach, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen.

10 Tipps zur dauerhaften
Ordnung im Privatbereich

Man kann erstaunlich viele Prinzipien von Kaizen auf das private Umfeld übertragen. Ziel ist, auch hier dauerhafte Ordnung ohne wiederholte Aufräumaktionen. Lesen Sie unsere Tipps und setzen Sie es direkt zu Hause um!

Für immer aufgeräumt

Hier finden Sie alle Downloads aus dem Buch „Für immer aufgeräumt“ als praktische zip-Datei.

Für immer aufgeräumt –
auch digital

Hier finden Sie alle Downloads aus dem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ als praktische zip-Datei.