SharePoint-Dateien lokal mit einem PC synchronisieren und dann offline ohne Internetverbindung bearbeiten!


Wer beruflich viel unterwegs ist, muss auch offline auf seine SharePoint-Dateien zugreifen können. Das gilt für das Flugzeug genauso, wie für die Funklöcher im ländlichen Raum. Und das ist mit dem Synchronisierungs-Client in SharePoint auch problemlos möglich! Denn dadurch werden alle während der Offline-Bearbeitung getätigten Änderungen an den lokalen Datei-Kopien automatisch zwischen dem PC (Notebook, Tablet etc.) und den SharePoint-Originalen (auf dem Unternehmensserver oder in der Office 365 Cloud) synchronisiert. So sind auf allen Geräten und an allen Speicherorten stets die aktuellsten Dateiversionen verfügbar und stehen auch für die Offline-Nutzung zur Verfügung. Wie einfach das geht, erfahren Sie hier!

Was ist das Problem?

Viele wissen gar nicht, das Microsofts jüngeres OneDrive (*2007) auf der schon etwas länger existierenden SharePoint-Technologie basiert (*2001). Eine Neuerung von OneDrive ist dabei die Möglichkeit der Offline-Synchronisation der Unternehmensdaten mit einem PC, Mac oder mobilen Endgeräten (Smartphone und Tablet). Das ist auch der Grund, warum das Synchronisieren von SharePoint-Bibliotheken und Dateien für das Offline-Bearbeiten auf einem PC auch über den Umweg des OneDrive Synchronisierungs-Clients erfolgt. So muss Microsoft das Rad nicht zweimal erfinden. Dieser App-Wechsel beim Synchronisierungsvorgang führt bei „uneingeweihten“ Nutzern allerdings beim ersten Mal häufig zu Irritationen.

So funktioniert es:

Wie geht das überhaupt? Wie kann OneDrive die SharePoint-Dateien offline auf dem PC bereitstellen?

OneDrive ist Microsofts Hybridcloudspeicherlösung im Office 365 Universum. Hybrid, weil die Daten sowohl online über die OneDrive-Cloud (geräte- und ortsunabhängig) zur Verfügung stehen, sowie auch gleichzeitig über eine Desktop-App lokal auf der Festplatte des PCs abgespeichert werden können.

Schritt 1: Dateien aus SharePoint heraus mit dem PC synchronisieren und dann offline bearbeiten

  • Navigieren Sie zu der SharePoint-Bibliothek, die Sie offline auf Ihrem PC synchronisieren wollen und klicken Sie in der horizontalen Menüleiste oben auf die Schaltfläche → Synchronisieren. (Tipp: Alternativ finden Sie den Befehl auch in der Registerkarte → Bibliothek.)
  • Falls Ihr Computer Sie nun um die Erlaubnis zum Start von OneDrive fragt (= Wechsel der App), einfach mit → Ja bestätigen.
  • Melden Sie sich anschließend gegebenenfalls mit Ihrem OneDrive-Konto an. Hinweis: Falls Sie OneDrive noch nicht auf diesem Gerät verwendet haben, folgen Sie an dieser Stelle zunächst den Installationshinweisen.
  • In dem sich daraufhin öffnenden OneDrive Synchronisierungs-Assistenten können Sie nun wählen, ob alle Dateien und Ordner in diesem SharePoint-Bereich mit diesem PC synchronisiert werden sollen, oder nur einzelne Ordner oder Dateien. Bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf → Synchronisierung starten.

Alternative zu Schritt 1: SharePoint-Dateien aus OneDrive heraus synchronisieren

Alternativ können Sie den Abgleichungsvorgang auch aus OneDrive for Business auf Ihrem PC heraus initiieren. Klicken Sie dafür auf das Windows-Symbol ganz links unten und suchen Sie in der Programmliste nach OneDrive.

  • In dem sich daraufhin öffnenden OneDrive-Synchronisierungsfenster müssen Sie lediglich die URL der betreffenden SharePoint-Bibliothek eingeben und bestätigen.
  • Öffnen Sie dafür diese Bibliothek in Ihrem Webbrowser (Edge, Firefox, Chrome etc.), kopieren Sie die URL aus dem Feld → Adresse und fügen Sie diese dann in das Synchronisierungsfenster ein.

Schritt 2: Die SharePoint-Dateien offline auf dem PC bearbeiten

Der OneDrive Synchronisierungsassistent legt automatisch einen neuen, eigenen Ordner mit dem Namen Ihres Unternehmens auf der lokalen Festplatte an (der Speicherort liegt im Benutzerprofil unter C:\Benutzer\…). In Ihrem Datei Explorer finden Sie diesen neuen SharePoint-Ordner nun im linken Bereich direkt neben dem OneDrive-Ordner unterhalb des Schnellzugriffbereichs. Alternativ finden Sie den Ordner auch in Ihrem Explorer-Verzeichnis „Favoriten“. Mit einem Klick auf den stilisierten Pfeil neben den Ordnernamen können Sie wie gewohnt die Verzeichnisstruktur der synchronisierten Dateien öffnen.

  • Nun haben Sie einen Offlinezugriff auf alle Dateien in diesem Ordner. Das heißt, Sie können diese auch ohne Internetverbindung offline öffnen, bearbeiten und abspeichern.
  • Das Synchronisieren dieser Offline-Kopien mit den Original-SharePoint-Dateien im Speicherort Ihres Unternehmens erfolgt dann automatisch immer dann, sobald Ihr Gerät wieder online ist.
  • Praxistipp: Der Speicherort für den SharePoint-Ordner auf Ihrem PC ist vorgegeben und kann nicht geändert werden. Wenn Sie die Dateien in einen anderen Bereich verschieben, funktioniert die Offlinesynchronisation nicht mehr. Falls Sie ein weiteres Gerät besitzen, das ebenfalls einen Offline-Zugriff auf die SharePoint-Dateien erhalten soll, dann müssen Sie diese Schritte mit dem entsprechenden Gerät wiederholen.
Abbildung I: SharePoint-Dateien lassen sich ganz einfach mit einem PC synchronisieren und dann offline bearbeiten. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Die Offline-Synchronisierung von SharePoint-Dateien mit einem PC wieder aufheben

Ganz klar. Eine Freigabe und auch Synchronisierung muss auch wieder aufgehoben und beendet werden können. Gehen Sie dafür einfach wie folgt vor.

  • Öffnen Sie OneDrive durch einen Klick auf das OneDrive-Cloudsymbol rechts unten in Ihrer Windows-Taskleiste. (Nutzen Sie dafür notfalls den Pfeil → Ausgeblendete Symbole einblenden.)
  • Klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit den drei Punkten → Mehr und in dem sich öffnenden Kontextmenü auf den Befehl → Einstellungen.
  • In der Registerkarte → Konto finden Sie nun die Liste mit allen Ordnern, Bibliotheken und Websites, die OneDrive mit diesem PC synchronisiert.
  • Treffen Sie die Auswahl, welche Synchronisierungen mit diesem PC beendet werden sollen und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Ok.
  • Hinweis: Von der Beendigung/Aufkündigung der künftigen Synchronisierung bleiben die lokal auf Ihrem PC abgespeicherten SharePoint-Kopien zunächst unberührt, also erhalten. Es werden einfach künftig nur keine Änderungen mehr abgeglichen. Falls gewünscht, müssen Sie die lokalen SharePoint-Kopien auf diesem PC also anschließend noch manuell löschen.

Und Sie?

Wussten Sie, dass der SharePoint-Nachwuchs OneDrive mittlerweile die Standard-Dokumentbibliothek für die Dateiablage in Office 365 und damit auch in SharePoint Online ist? Grund genug, mehr über die Gemeinsamkeiten und jeweiligen Besonderheiten der beiden Microsoft-Programme zu erfahren. Hier zeigen wir Ihnen zudem, wann und inwiefern OneDrive for Business eine Alternative zu SharePoint in kleinen und mittleren Unternehmen sein kann.

 

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