Mit der Suchfunktion in Outlook einfach schneller finden: Die erweiterte Suche



Je größer die E-Mail-Flut, desto wichtiger ist die Suchfunktion in Outlook. Dabei stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung: Die klassische Suchleiste, die sich recht einfach mit ein paar Klicks in der Menüleiste verfeinern und eingrenzen lässt, sowie eine sogenannte „Erweiterte Suche“, mit der Sie gezielt nach anderen Outlook-Elementen wie Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben oder Notizen suchen können. Wie Sie die beiden Outlook-Suchfunktionen optimal für sich nutzen können, zeigen wir Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung und in unserem Video-Tutorial mit Praxisbeispiel weiter unten.

Was ist das Problem?

In vielen Berufen spielt die Emailkommunikation nur eine Nebenrolle. Aber jeder zehnte Beschäftigte in Deutschland erhält über 50 E-Mails pro Werktag. Das sind über 1.000 E-Mails im Monat! Da kann man schnell den Überblick verlieren. Hinzu kommen unzählige weitere Outlook-Elemente, von Kontaktdaten über Aufgaben bis zu den Geschäfts- und Besprechungsterminen. Dann gleicht das Durchsuchen der Ordner manchmal einer Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Zum Glück besitzt Outlook eine leistungsstarke Suchfunktion, die auch wirklich gut funktioniert.

So funktioniert die Outlooksuche:

Das Suchfeld zum Eingeben der Suchbegriffe finden Sie in Ihrem Posteingang direkt über den angezeigten E-Mails. Durch einen Klick in die Suchzeile wird in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte → Suche geöffnet, mit der Sie die Suchanfrage entweder Schritt für Schritt weiter eingrenzen oder aber bei Bedarf erweitern können. Dies ist immer dann erforderlich, wenn die Outlook-Suchfunktion entweder zu viele Ergebnisse anzeigt, oder aber nicht alles findet.

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Abbildung I: Die Suchfunktion in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Möglichkeit 1: Die klassische Suchfunktion in Outlook erweitern und verfeinern

Sie können mehrere Begriffe und Wörter in das Suchfeld eingeben und diese wahlweise mit bestimmten Bedingungen verknüpfen. Diese „Operatoren“ bzw. Suchparameter können Sie entweder per Schnellzugriff mit einem Klick auf die entsprechenden Symbole in der Menüleiste direkt darüber hinzufügen (z.B. von XY, mit Anlage, kategorisiert etc., siehe Abb. 1), oder manuell in die Suchzeile eintippen. Diese Suchfunktionen können Sie dabei beliebig kombinieren, z.B. die gesuchte E-Mail hat eine Anlage, stammt von XY und wurde im laufenden Jahr gesendet (Tipp: Siehe das Outlook-Video-Tutorial direkt im Anschluss).

  • Suchfunktionen über die Menüleiste: Klicken Sie in das Suchfeld, damit sich die Registerkarte → Suchen öffnet. Klicken Sie dann in dem Menübereich → Verfeinern hintereinander auf die drei Schaltflächen → Von (den Namen „XY“ in der Suchzeile ergänzen), → Hat Anlagen und → Diese Woche (in dem Dropdown-Menü dann auf → Dieses Jahr klicken).
  • Suchparameter manuell eintippen: Sämtliche Schaltflächen aus der Menüleiste lassen sich auch durch Tastenkombinationen in das Suchfeld eintippen (z.B. von:“XY“ oder hatanlage:ja). Es gibt aber auch ein paar wichtige Suchfunktionen, die Sie nur manuell in Outlook eintippen können. Das sind die drei Verknüpfungen UND, ODER und NICHT (in Großbuchstaben). Klar, bei UND machen Sie alle eingegebenen Suchwörter zur Bedingung und bei ODER sucht Outlook nach jedem einzelnen dieser Wörter. Aber ganz besonders nützlich ist NICHT. Damit können Sie den Suchhorizont präzise einschränken und z.B. nach „Mustermann NICHT Max“ suchen. Dann werden Ihnen alle Outlook-Elemente von, mit und über Mustermänner angezeigt, die nicht Max heißen.
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Möglichkeit 2: Das detailliertere Outlook-Dialogfenster „Erweiterte Suche“ nutzen

Hiermit stellt Outlook eine detaillierte Ansicht mit allen Suchfunktionen für ein präzises Durchsuchen aller Programminhalte zur Verfügung. Klicken Sie in der Registerkarte → Suchen einfach auf die Schaltfläche → Suchtools und in dem Dropdownmenü auf den Befehl → Erweiterte Suche. Dann öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie alle Suchkriterien und Suchparameter auf einen Blick einstellen können. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil in dem Auswahlfeld → Suchen (siehe Abb. 3) können Sie beispielsweise gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Nachrichten, Notizen oder Terminen suchen.

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Abbildung II: Die Suchtools in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung III: Das Dialogfenster "Erweiterte Suche" in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Die Outlooksuche findet nicht alles? Dateianhänge indizieren kann funktionieren!

Standardmäßig indiziert Outlook nur die E-Mail-Texte, nicht aber die Dateianhänge. Das heißt, Sie können nur nach dem Namen eines bestimmten Anhangs suchen, aber nicht nach darin enthaltenen Schlüsselwörtern. Diese Einschränkung können Sie jedoch aufheben und Outlook auch die E-Mail-Anhänge durchsuchen lassen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag „Outlook Indizierung: So durchsuchen Sie auch Dateianhänge “.

Und Sie?

Wer sucht, der findet. Doch wer gar nicht erst suchen muss, der spart sich viel Zeit! Für dieses Ziel bedarf es einer konsequenten Ordnung und klarer Regeln in Ihrem Postfach (mehr Details finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen-eBook „E-Mail-Stress ade: So meistern Sie entspannt die E-Mail-Flut “). Weitere Tipps für eine effizientere Ordnung und ein schnelleres Finden im modernen Büroalltag haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

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Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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