Mit der Suchfunktion in Outlook einfach schneller finden: Die erweiterte Suche

19. Oktober 2018

Je größer die E-Mail-Flut, desto wichtiger ist die Suchfunktion in Outlook. Dabei stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung: Die klassische Suchleiste, die sich recht einfach mit ein paar Klicks in der Menüleiste verfeinern und eingrenzen lässt, sowie eine sogenannte „Erweiterte Suche“, mit der Sie gezielt nach anderen Outlook-Elementen wie Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben oder Notizen suchen können. Wie Sie die beiden Outlook-Suchfunktionen optimal für sich nutzen können, zeigen wir Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung und in unserem Video-Tutorial mit Praxisbeispiel weiter unten.

Was ist das Problem?

In vielen Berufen spielt die Emailkommunikation nur eine Nebenrolle. Aber jeder zehnte Beschäftigte in Deutschland erhält über 50 E-Mails pro Werktag. Das sind über 1.000 E-Mails im Monat! Da kann man schnell den Überblick verlieren. Hinzu kommen unzählige weitere Outlook-Elemente, von Kontaktdaten über Aufgaben bis zu den Geschäfts- und Besprechungsterminen. Dann gleicht das Durchsuchen der Ordner manchmal einer Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Zum Glück besitzt Outlook eine leistungsstarke Suchfunktion, die auch wirklich gut funktioniert.

So funktioniert die Outlooksuche:

Das Suchfeld zum Eingeben der Suchbegriffe finden Sie in Ihrem Posteingang direkt über den angezeigten E-Mails. Durch einen Klick in die Suchzeile wird in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte → Suche geöffnet, mit der Sie die Suchanfrage entweder Schritt für Schritt weiter eingrenzen oder aber bei Bedarf erweitern können. Dies ist immer dann erforderlich, wenn die Outlook-Suchfunktion entweder zu viele Ergebnisse anzeigt, oder aber nicht alles findet.

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Abbildung I: Die Suchfunktion in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Möglichkeit 1: Die klassische Suchfunktion in Outlook erweitern und verfeinern

Sie können mehrere Begriffe und Wörter in das Suchfeld eingeben und diese wahlweise mit bestimmten Bedingungen verknüpfen. Diese „Operatoren“ bzw. Suchparameter können Sie entweder per Schnellzugriff mit einem Klick auf die entsprechenden Symbole in der Menüleiste direkt darüber hinzufügen (z.B. von XY, mit Anlage, kategorisiert etc., siehe Abb. 1), oder manuell in die Suchzeile eintippen. Diese Suchfunktionen können Sie dabei beliebig kombinieren, z.B. die gesuchte E-Mail hat eine Anlage, stammt von XY und wurde im laufenden Jahr gesendet (Tipp: Siehe das Outlook-Video-Tutorial direkt im Anschluss).

  • Suchfunktionen über die Menüleiste: Klicken Sie in das Suchfeld, damit sich die Registerkarte → Suchen öffnet. Klicken Sie dann in dem Menübereich → Verfeinern hintereinander auf die drei Schaltflächen → Von (den Namen „XY“ in der Suchzeile ergänzen), → Hat Anlagen und → Diese Woche (in dem Dropdown-Menü dann auf → Dieses Jahr klicken).
  • Suchparameter manuell eintippen: Sämtliche Schaltflächen aus der Menüleiste lassen sich auch durch Tastenkombinationen in das Suchfeld eintippen (z.B. von:“XY“ oder hatanlage:ja). Es gibt aber auch ein paar wichtige Suchfunktionen, die Sie nur manuell in Outlook eintippen können. Das sind die drei Verknüpfungen UND, ODER und NICHT (in Großbuchstaben). Klar, bei UND machen Sie alle eingegebenen Suchwörter zur Bedingung und bei ODER sucht Outlook nach jedem einzelnen dieser Wörter. Aber ganz besonders nützlich ist NICHT. Damit können Sie den Suchhorizont präzise einschränken und z.B. nach „Mustermann NICHT Max“ suchen. Dann werden Ihnen alle Outlook-Elemente von, mit und über Mustermänner angezeigt, die nicht Max heißen.
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Möglichkeit 2: Das detailliertere Outlook-Dialogfenster „Erweiterte Suche“ nutzen

Hiermit stellt Outlook eine detaillierte Ansicht mit allen Suchfunktionen für ein präzises Durchsuchen aller Programminhalte zur Verfügung. Klicken Sie in der Registerkarte → Suchen einfach auf die Schaltfläche → Suchtools und in dem Dropdownmenü auf den Befehl → Erweiterte Suche. Dann öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie alle Suchkriterien und Suchparameter auf einen Blick einstellen können. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil in dem Auswahlfeld → Suchen (siehe Abb. 3) können Sie beispielsweise gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Nachrichten, Notizen oder Terminen suchen.

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Abbildung II: Die Suchtools in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen
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Abbildung III: Das Dialogfenster “Erweiterte Suche” in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Die Outlooksuche findet nicht alles? Dateianhänge indizieren kann funktionieren!

Standardmäßig indiziert Outlook nur die E-Mail-Texte, nicht aber die Dateianhänge. Das heißt, Sie können nur nach dem Namen eines bestimmten Anhangs suchen, aber nicht nach darin enthaltenen Schlüsselwörtern. Diese Einschränkung können Sie jedoch aufheben und Outlook auch die E-Mail-Anhänge durchsuchen lassen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag „Outlook Indizierung: So durchsuchen Sie auch Dateianhänge “.

Und Sie?

Wer sucht, der findet. Doch wer gar nicht erst suchen muss, der spart sich viel Zeit! Für dieses Ziel bedarf es einer konsequenten Ordnung und klarer Regeln in Ihrem Postfach (mehr Details finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen-eBook „E-Mail-Stress ade: So meistern Sie entspannt die E-Mail-Flut “). Weitere Tipps für eine effizientere Ordnung und ein schnelleres Finden im modernen Büroalltag haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

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Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

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4 Kommentare
  • Hallo Daniela,

    danke für Deine schnelle Rückmeldung. Die Screenshots helfen.

    Tatsache ist es in der Outlook-Version von Dir noch so, dass im Dropdown der Suchverlauf eingeblendet wird. Dort ändert sich die Menüleiste oben dann, sobald Du auf das Suchfeld klickst. Dort hast Du alle Kriterien, kannst sie aber nicht mehr gemütlich mit den Pfeiltasten auswählen.

    (Siehe https://ibb.co/ZNsSrmq)

    Microsoft experimentiert jedoch. Deshalb kann man schon vorab Funktionen aktivieren, die erst bald verfügbar sein werden. Gute Nachrichten: Die Outlook-Suche ist davon betroffen.

    In Outlook müsstest Du oben rechts eine Schaltfläche haben “In Kürze verfügbar” (siehe https://ibb.co/n1NJJQX). Wenn Du die aktivierst erhältst Du die neue Suche.

    Die sieht dann wie im letzten Kommentar beschrieben aus: https://ibb.co/rbBXV1s

    Sollte die Funktion “In Kürze verfügbar” bei Dir nicht einstellbar sein, bleibt leider nichts anderes übrig als abzuwarten. Es wird nicht mehr lang dauern, dann haben alle O365-Kunden diese Suche.

    Viele Grüße,
    Timo

  • Hallo und danke für die Anleitung.
    Ich bin auf der Suche nach einer Funktion, die es in Outlook 2010 gab und die ich in Outlook 365 mit WIndows 10 schmerzlich vermissen.
    Wenn man die erweiterte Suche aktiviert hatte und im Suchfeld angefangen hat zu Tippen, öffnete sich ein Dropdown mit den Optionen “Schlüsselwort”, “Von” und “Betreff”. Das heißt, man konnte sich beim Tippen noch entscheiden, wonach man suchen möchte und konnte dies sehr komfortabel durch Pfeiltaste(n) nach unten auswählen.
    In Windows 10 erscheinen im Dropdown die letzten Suchanfragen; dies ist für mich persönlich überflüssig und störend.
    Wissen Sie, wie/ob man diese alte Option zurückbekommt?

    Danke!

    • Hallo Daniela,
      bitte entschuldige die späte Rückmeldung. Taucht das Suchfeld nun bei Dir statisch ganz oben in Outlook auf? Microsoft lässt das Suchfeld nun überall dort eingeblendet. Egal ob Du in Deinen Mails, Terminen oder Aufgaben bist.
      Wenn das so ist, dann müsstest Du dort am rechten Ende des Suchfelds ein Dropdown-Menü haben. Das lässt sich erkennen indem dort “Aktuelles Postfach ▼”. Wenn Sie dort drauf klicken erscheinen wieder alle erweiterten Suchfunktionen.

      Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

      Mit effizienten Grüßen,
      Timo Kienzle

      • Hallo Timo,
        danke für die Antwort. Die einzelnen Suchfelder kann ich hinzufügen, aber das Dropdown, in dem man sich variabel für eine Option entscheiden kann, fehlt. Ich habe einmal 2 Screesnshots gemacht, um das Problem deutlicher zu machen. Wie gesagt, es geht mir nicht darum, die einzelnen Suchfelder hinzufügen zu können, sondern um das Dropdown, dass mit flexibel zur Verfügung steht/stand:
        ALT:
        https://ibb.co/k3TMgGn

        NEU:
        https://ibb.co/vwNtNCK

        Danke!


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