Outlook Kontakte synchronisieren: PC, Android, iOS und Exchange



Office-Tipps: Wie Sie Ihre Outlook Kontakte synchronisieren

Wenn Sie Ihre Outlook Kontakte synchronisieren, haben Sie von überall aus und mit jedem Gerät (ob PC, Mac, iOS, Android Handy, Tablet und Windows Phone) Zugriff auf Ihre Adress- und Kontaktdaten. Alle Änderungen, die Sie an einem Gerät bei Ihren Kontakten vornehmen, werden dann von Outlook automatisch mit allen anderen Geräten abgeglichen, sprich synchronisiert. Grundvoraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie Ihre Outlookdaten zentral in einer Cloud (bzw. Exchange- oder Sharepointumgebung) und nicht nur lokal auf Ihrer Festplatte abspeichern. Denn nur so können Ihre unterschiedlichen Geräte – und Sie mobil von unterwegs – auf diese Kontaktdaten zugreifen.

Haben Sie Probleme mit dem Outlook-Kontakte synchronisieren? Hier finden Sie die Lösung! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Wer ausschließlich Apples iProdukte nutzt, oder umgekehrt nur Windows kennt, hat mit dem Synchronisieren seiner Outlook Kontakte in der Regel keine Probleme. Das geht dann ganz leicht. Etwas schwieriger wird es hingegen, wenn verschiedene Betriebssysteme miteinander kommunizieren müssen und die Kontaktadressen z.B. zwischen einem PC mit Microsoft Windows, einem Smartphone mit Googles-Android und einem iPad2 mit Apples iOS synchronisiert werden sollen. Aber auch das ist (in der Regel) kein Problem!

Und so funktioniert es:

Outlook Kontakte synchronisieren: mit einem Exchange-Konto
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie man seine Outlook Datendateien abspeichern kann:

  • Entweder lokal auf der Festplatte des eigenen Rechners (Emails werden dann via POP3 gezogen und vom Übermittlungsserver gelöscht). In dieser Einstellung kann aber auch zunächst einmal nur dieser Rechner auf diese Outlookdaten zugreifen.
  • Oder aber das Speichern erfolgt in einer Cloud, also einer Onlinelösung. Üblicherweise ist das ein Microsoft Exchange-Konto, Outlook.com-Konto oder via der Produktversion Office 365. (Hinweis: Unternehmen verwenden in der Regel einen Exchange-Server und deren Mitarbeiter also Exchange-Konten. Ihre persönliche Konfiguration können Sie unter der Registerkarte „Datei“ und dann „Kontoeinstellungen“ einsehen.)

Der Vorteil eines Exchange-Kontos:

Ihr Outlook sendet in dieser Konfiguration alle Daten (auch die Kontakte) zum Speichern an das Exchange-Konto und synchronisiert sich dementsprechend automatisch und kontinuierlich mit diesem.

  • Auf diese Outlookdaten können Sie dann jederzeit mit anderen Geräten zugreifen, Sie müssen lediglich das Exchange-Konto auf dem jeweiligen Gerät „freischalten“.
  • Das Freischalten funktioniert durch einfaches Hinzufügen Ihres Outlook Exchange-Kontos in den Kontoeinstellungen Ihres jeweiligen Geräts. Sie müssen dafür dann lediglich noch die Email-Adresse Ihres Exchange-Kontos und das dazugehörige Kennwort eingeben, fertig.

Außerdem finden Sie im Folgenden alternative Lösungen zu den verbreitetsten Produkten.

Outlook Kontakte synchronisieren: mit dem Windows Phone

Das Windows Phone und Outlook stammen beide von Microsoft – das macht das gegenseitige Synchronisieren der Kontakte vergleichsweise einfach.

  • Sie müssen auf dem Windows Phone lediglich Ihr Exchange-Konto inklusive Zugangsdaten hinzufügen. Gehen Sie dafür einfach unter „Einstellungen“ auf „E-Mail und Konten“ und „Konto hinzufügen“, tippen Sie dann die Daten Ihres Outlook-Exchange-Kontos ein und legen Sie die gewünschten Synchronisierungseinstellungen fest.
  • Wenn Sie Outlook für private Zwecke lokal ohne Exchange-Konto verwenden, gibt es die Möglichkeit, dass Sie Ihre Outlook-Kontakte in ein Microsoft-Emailkonto wie Hotmail (z.B. IhrName@msn.com) oder Outlook.com übertragen und dann von dort mit dem Windows Phone synchronisieren. Die Datendateien werden Ihnen dann künftig auch weiterhin aktualisiert und synchronisiert, insofern eine mobile Daten- oder WiFi-Verbindung besteht.

Outlook Kontakte synchronisieren: mit Googles Betriebssystem Android

Probieren Sie zunächst das Synchronisieren mittels Anmeldung des Outlook Exchange-Kontos in den Kontoeinstellungen Ihres Android-Geräts (analog zu der Beschreibung oben).

  • Falls das nicht klappt, können Sie Ihre Outlook-Kontakte auch einfach in ein kostenloses Google-Emailkonto (z.B. IhrName@gmail.com) importieren. Die Google-Emailkonten lassen sich problemlos mit allen Smartphones und Tablets synchronisieren, auf denen Googles eigenes Betriebssystem Android läuft. Der Weg umgekehrt von Android auf PC funktioniert genauso.
  • Alternativ empfiehlt das IT-Magazin Chip das kostenlose kleine Zusatzprogramm „MyPhoneExplorer“. Dieses wird sowohl auf dem PC als auch auf dem Handy installiert und ermöglicht das Synchronisieren von Kontakten, Kalendern und Notizen aus Outlook via WLAN, Bluetooth oder Kabel.

Outlook Kontakte synchronisieren: mit iPhone, iPad und Mac

Auch auf den iOS-Geräten funktioniert die Synchronisation der Kontakte am einfachsten, indem Sie das entsprechende Outlook-Postfach ganz normal in den Mail-Einstellungen des iOS-Geräts einrichtet und die Kontakte dadurch synchronisiert werden.
Dagegen ist eine Synchronisation über iTunes (da wird dann nicht laufend, sondern immer nur abgeglichen, wenn sich das iOS-Gerät mit dem PC verbindet bzw. im gleichen WLAN ist) oder die iCloud eher kompliziert und anfällig für Fehler/Synchronisationsprobleme.

Darauf kommt es an:

Für Kontakte immer Outlook und nicht OneNote nutzen!
Die E-Mail-Verwaltungssoftware Outlook und das digitale Notizprogramm OneNote sind beide Teil der Office-Produktfamilie von Microsoft. Beide haben herausragende Eigenschaften, aber die Kontaktdaten sollten definitiv in Outlook abgespeichert und von diesem ausgehend synchronisiert werden.

Und Sie?

Haben Sie schon alle Outlook Daten und Kontakte synchronisiert? Sehr gut! Denn wenn Sie im Arbeitsalltag ohne Probleme zwischen den verschiedenen Gerätetypen hin und herwechseln können, spart das nicht nur Zeit und Nerven, sondern erhöht auch die Produktivität. Haben Sie Lust, einen weiteren digitalen Helfer besser kennenzulernen, der zur Unterstützung und Organisation des Arbeitsalltags wahre Wunder leistet? Dann können wir Ihnen das schon erwähnte digitale Notizprogramm OneNote wärmstens empfehlen! Hier haben wir eine kurze Zusammenfassung für Sie angefertigt, was OneNote alles kann, von schnellen Mindmapping-Notizen bis zu gemeinsam bearbeitbaren Dokumenten für die reibungslose Zusammenarbeit im Team.



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3 Kommentare
  • Hallo,

    vielen Dank für den klasse Beitrag. Ich habe auch nach einem Sync-Tool für Outlook gesucht, um meine PCs abzugleichen. Hier gibt es einige gute Tools auf dem Markt, die Outlook ohne Cloud/Exchange synchronisieren können. Neben den Kontakten können hier auch andere Daten abgeglichen werden. Hier gefällt mir https://www.simplesyn.net ganz gut.
    Gruß Timo

  • […] Outlook immer im gewünschten Format exportieren Der beschriebene Weg zum Outlook exportieren mittels PST-Dateien dient der eigenen Datensicherung (Backup) sowie zur Datenmigration im Falle eines Computerwechsels. Sollten Sie Ihre Outlook-Daten allerdings exportieren wollen, um sie mit anderen Programmen nutzen zu wollen, benötigen Sie in der Regel auch ein anderes Dateiformat. Möchten Sie beispielsweise Ihre Outlook-Kontaktdaten geordnet in eine Excel-Tabelle exportieren, benötigen Sie ein CSV-Format, wenn Sie dieselben Kontaktdaten in der iCloud nutzen wollen, ist es hingegen eine vCard im VCF-Format (→ hier finden Sie unsere Tipps zum Outlook-Kontakte synchronisieren). […]


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