Outlook-Kontakte synchronisieren: So bekommen Sie es bei Android, iOS, PC und Exchange hin


Wer kennt es nicht? Im Berufsalltag sammeln sich über die Zeit sehr viele Kontaktdaten an. Man hat mit immer mehr Personen zu tun und auch durch die Projektarbeit kommen immer weitere neue Kontakte hinzu. Mit Outlook kann man Seine Kontakte recht gut verwalten. Doch wie gehe ich mit meinen Kontaktdaten um, wenn ich nicht nur am PC, sondern auch auf dem Smartphone oder Tablet Zugriff auf die Kontaktdaten benötige?

Synchronisieren heißt die Lösung! In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen wie Sie das am besten tun. Legen wir los…

Vorteil der Synchronisation

Wenn Sie Ihre Outlook Kontakte synchronisieren, haben Sie von überall aus und mit jedem Gerät (ob PC, Mac, iOS, Android Handy, Tablet) Zugriff auf Ihre Adress- und Kontaktdaten. Alle Änderungen, die Sie an einem Gerät bei Ihren Kontakten vornehmen, werden dann von Outlook automatisch mit allen anderen Geräten synchronisiert. Grundvoraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie Ihre Outlookdaten zentral in einer Cloud (bzw. Exchange- oder SharePoint-Umgebung) und nicht nur lokal auf Ihrer Festplatte abspeichern. Denn nur so können Ihre unterschiedlichen Geräte – und Sie mobil von unterwegs – auf diese Kontaktdaten zugreifen.

Wer ausschließlich Apples iProdukte nutzt, oder umgekehrt nur Windows kennt, hat mit dem Synchronisieren seiner Outlook Kontakte in der Regel keine Probleme. Etwas schwieriger wird es hingegen, wenn verschiedene Betriebssysteme miteinander kommunizieren müssen und die Kontaktadressen z.B. zwischen einem PC mit Microsoft Windows, einem Smartphone mit Googles-Android und einem iPad mit Apples iOS synchronisiert werden sollen. Aber auch das ist (in der Regel) kein Problem! Wir zeigen Ihnen in den nächsten Abschnitten wie die Synchronisation funktioniert:

Outlook Kontakte synchronisieren: mit einem Exchange-Konto

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie man seine Outlook Datendateien abspeichern kann:

  1. Entweder lokal auf der Festplatte des eigenen Rechners (E-mails werden dann via POP3 heruntergeladen und vom Übermittlungsserver gelöscht). In dieser Einstellung kann aber auch zunächst einmal nur dieser Rechner auf diese Outlookdaten zugreifen.
  2. Oder aber das Speichern erfolgt in einer Cloud, also einer Onlinelösung. Üblicherweise ist das ein Microsoft Exchange-Konto, Outlook.com-Konto oder via der Produktversion Office 365.

Hinweis: Unternehmen verwenden in der Regel einen Exchange-Server und deren Mitarbeiter also Exchange-Konten. Ihre persönliche Konfiguration können Sie unter der Registerkarte „Datei“ und dann „Kontoeinstellungen“ einsehen.

 

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Abbildung 1: Überprüfen der Kontoeinstellungen – um welches Konto handelt es sich?

Der Vorteil eines Exchange-Kontos:

Ihr Outlook sendet in dieser Konfiguration alle Daten (auch die Kontakte) zum Speichern an das Exchange-Konto und synchronisiert sich dementsprechend automatisch und kontinuierlich mit diesem.

  • Auf diese Outlookdaten können Sie dann jederzeit mit anderen Geräten zugreifen, Sie müssen lediglich das Exchange-Konto auf dem jeweiligen Gerät „freischalten“.

 

  • Das Freischalten funktioniert durch einfaches Hinzufügen Ihres Outlook Exchange-Kontos in den Kontoeinstellungen Ihres jeweiligen Geräts. Sie müssen dafür dann lediglich die E-Mail-Adresse Ihres Exchange-Kontos und das dazugehörige Kennwort eingeben.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Outlook Kontakte synchronisieren: mit Googles Betriebssystem Android

Probieren Sie zunächst das Synchronisieren mittels Anmeldung des Outlook Exchange-Kontos in den Kontoeinstellungen Ihres Android-Geräts (analog zu der Vorgehensweise wie im vorherigen Abschnitt).

  • Falls das nicht funktioniert, können Sie Ihre Outlook-Kontakte auch einfach in ein kostenloses Google-E-Mailkonto importieren. Die Google-E-Mailkonten lassen sich problemlos mit allen Smartphones und Tablets synchronisieren, auf denen Googles eigenes Betriebssystem Android läuft. Der Weg umgekehrt von Android auf PC funktioniert genauso. Normalerweise haben Sie bereits ein Google-E-Mail-Konto, da Sie für Apps und Updates aus dem Google Playstore über ein Google Konto verfügen müssen. Ohne eine Verbindung mit einem Google-Konto werden Daten wie Kontakte, E-Mails, Passwörter und Einstellungen nicht synchronisiert.

Tipp: Falls Sie bisher doch noch kein Google-E-Mailkonto hatten, können Sie ein neues Konto auf www.gmail.de erstellen.

 

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Abbildung 2: Google-E-Mail Konto erstellen

Outlook Kontakte synchronisieren: mit iPhone, iPad und Mac

Auch auf den iOS-Geräten funktioniert die Synchronisation der Kontakte am einfachsten, indem Sie das entsprechende Outlook-Postfach ganz normal in den E-Mail-Einstellungen des iOS-Geräts einrichtet und die Kontakte dadurch synchronisiert werden.
Dagegen wird eine Synchronisation über iTunes nur dann stattfinden, wenn sich das iOS Gerät mit dem PC verbindet bzw. sich im gleichen Netzwerk befindet.

Tipp:

  • Für Kontakte immer MS Outlook und nicht MS OneNote nutzen! Die E-Mail-Verwaltungssoftware Outlook und das digitale Notizprogramm OneNote sind beide Teile der Office-Produktfamilie von Microsoft. Beide Programme haben ihre Daseinsberechtigung, doch für das Verwalten der Kontaktdaten ist definitiv Outlook das Tool der 1. Wahl
  • Wen man im Arbeitsalltag ohne Probleme zwischen den verschiedenen Gerätetypen hin und herwechseln kann, spart das nicht nur Zeit und Nerven, sondern erhöht auch die Produktivität. Haben Sie Lust, einen weiteren digitalen Helfer besser kennenzulernen, der zur Unterstützung und Organisation des Arbeitsalltags wahre Wunder leistet? Dann können wir Ihnen das schon erwähnte digitale Notizprogramm OneNote bestens empfehlen! Hier haben wir eine kurze Zusammenfassung für Sie angefertigt, was OneNote alles kann, von schnellen Mindmapping-Notizen bis zu gemeinsam bearbeitbaren Dokumenten für die reibungslose Zusammenarbeit im Team.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial
„Die Top 7 Tipps und Tricks für Microsoft Outlook“


(Laufzeit: 09:40 Minuten)



7 Kommentare
  • Für die automatische Synchronisation mit Android und anderen PCs mit Outlook und/oder Thunderbird entwickle ich mit GeneralSync auch eine Möglichkeit zur Synchronisation ohne die Cloud. Die Daten werden hierbei direkt zwischen den eigenen Geräten übertragen, ohne dass ein Server o.ä. notwendig wäre.

    Auf diese Weise muss man beim Komfort keine Abstriche machen, obwohl das Adressbuch nicht an Dritte weitergegeben wird. Da ein Adressbuch oft personenbezogene Daten anderer Menschen enthält, wäre eine solche Weitergabe zumindest für Gewerbetreibende mit umfangreichen Prüf- und Informationspflichten verbunden.

    GeneralSync ist im Rahmen einer öffentlichen Testphase derzeit kostenlos nutzbar.

    Disclaimer: ich bin als Entwickler von GeneralSync bei diesem Thema befangen.

  • Hallo.
    Ich arbeite auf der Desktop-Version Outlook 2016 und zeitgleich auch auf Office365.
    Ich habe nun das Problem, dass das Synchonisieren nicht einwandfrei funktioniert.
    Außerdem möchte ich gerne einen Kontaktordner erstellen, auf den meine beiden Kollegen zugreifen können; Daten aktualisieren usw. machen aber nicht. Wie gehe ich hier am besten vor?

    Danke für eine kurze Info! Martina B.

    • Hallo Martina,

      wird zum Synchronisieren der Daten ein Exchange-Account genutzt? Um eine Ursache für die Probleme bei der Synchronisation zu finden, wären (wenn möglich) ein paar Details sehr hilfreich…

      Um einen gemeinsamen Kontakteordner mit den Kollegen zu pflegen, muss ein sogenannter „Öffentlicher Ordner“ für die Kontakte erstellt werden. Da kann Ihnen Ihre IT-Abteilung am besten weiterhelfen, da für die Einrichtung Administratoren-Berechtigungen und ein Server-Zugriff benötigt werden.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • […] Outlook immer im gewünschten Format exportieren Der beschriebene Weg zum Outlook exportieren mittels PST-Dateien dient der eigenen Datensicherung (Backup) sowie zur Datenmigration im Falle eines Computerwechsels. Sollten Sie Ihre Outlook-Daten allerdings exportieren wollen, um sie mit anderen Programmen nutzen zu wollen, benötigen Sie in der Regel auch ein anderes Dateiformat. Möchten Sie beispielsweise Ihre Outlook-Kontaktdaten geordnet in eine Excel-Tabelle exportieren, benötigen Sie ein CSV-Format, wenn Sie dieselben Kontaktdaten in der iCloud nutzen wollen, ist es hingegen eine vCard im VCF-Format (→ hier finden Sie unsere Tipps zum Outlook-Kontakte synchronisieren). […]

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