Ihre Weiterbildung ist uns wichtig – unser Beraterteam virtuell bei Ihnen!

Ihre Weiterbildung ist uns, gerade auch in schwierigen Zeiten, extrem wichtig. Daher bieten wir unser komplettes Beratungsangebot nun auch als E-Learning an.

Beratung: Alle Informationen auf einen Blick

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Wie bieten unser komplettes Beratungsangebot auch als Online-Schulung an

Ihr Nutzen

Unternehmersicht

  • 20 % mehr Effizienz (Zeit)
  • 30 % kürzere Durchlaufzeiten
  • 50 % kürzere Suchzeiten
  • 100 %-ige Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeitersicht

  • Kürzere Suchzeiten sparen Zeit
  • Mehr Platz bringt Übersichtlichkeit
  • Weniger Rückfragen vereinfachen Vertretungssituationen
  • Bessere Ordnung minimiert Aufräumzeiten
  • Sauberes Umfeld macht Spaß

Wolfgang Sparer,
Geschäftsführer WIFI Tirol Innsbruck

“Büro-Kaizen® war nach 4 Jahren Rückblick das Projekt, das uns nachhaltig am stärksten verändert, modernisiert und zukunftsorientiert aufgestellt hat.”

  • 70 Prozent weniger Stauraum
  • Bestens funktionierende Datenablage
  • Auch neue Mitarbeiter leben Büro-Kaizen®
  • „Büro-Kaizen® hält ein Unternehmen agil und zukunftsorientiert“

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Profitieren Sie von Büro-Kaizen®

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Ziel von Büro-Kaizen®

Chancen der Digitalisierung zu nutzen und Ihnen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu schaffen ist unsere Mission.

Durch unser einzigartiges Vorgehen erreichen Sie:

  • E-Mails, Termine und Aufgaben effizient zu organisieren.
  • Papierlos und mobil zu arbeiten.
  • Effizient im Team zusammenzuarbeiten
  • Suchzeiten durch systematische Datenablage zu minimieren.
  • Prozesse dauerhaft optimiert zu halten.

Erwin Ballis, Geschäftsführer Maschinenringe Deutschland GmbH

„Jürgen Kurz in unser Unternehmen zu holen, war die beste Investition meines Lebens.“

  • Die 2,5-fache Menge wird durch Prozessoptimierung ohne Personalaufbau bewältigt
  • 40 % weniger Arbeitszeit bei der Provisionsabrechnung
  • „Sie haben mich als größten Skeptiker gegenüber Büro-Kaizen® zum Fan gemacht. Hätte ich nie gedacht!”

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Vorgehen von Büro-Kaizen®

Die Büro-Kaizen®-Methode beruht auf dem japanischen Kaizen-Prinzip („Kai“ = Veränderung, „zen“ = zum Besseren).

Ziel ist es, die Abläufe Schritt für Schritt nachhaltig zu optimieren:

  • zuerst die Arbeitsplätze,
  • dann die Abteilung
  • und schließlich das gesamte Unternehmen.

Im Mittelpunkt des Kaizen-Prinzips steht der Mensch mit seinem Potenzial und nicht die Maschine oder der Berater.

Die Mitarbeiter werden als Experten an ihren Arbeitsplätzen gesehen. Ihre Kenntnisse und Kreativität müssen aktiviert und in einem ständigen Verbesserungsprozess genutzt werden.

Modul 1
E-Mails, Termine und Aufgaben effizient organisieren

Inhalt

  • Strategien für den Umgang mit der E-Mail-Flut
  • E-Mails einfach ablegen und schnell wiederfinden
  • Effizienz-Tipps wie z. B. QuickSteps, Regeln, Textbausteine, Ansichten anpassen …
  • Nutzung der Aufgabenliste als Wiedervorlagensystem
  • Anwendung der wichtigsten Zeitmanagementprinzipien für eine effektive Planung

Ergebnis

  • Mitarbeiter haben Überblick und weniger Stress
  • Die Teilnehmer beherrschen die E-Mail-Flut
  • Sie nutzen das volle Potenzial von Microsoft Outlook
  • Persönliche Effizienz durch einen optimalen Umgang mit Outlook wird erhöht

Modul 2
Papierlos und mobil arbeiten

Inhalt

  • OneNote-Grundlagen und Ablagestruktur
  • Verschiedene Speicherorte
  • Dokumentation offener Vorgänge
  • Strategische Themen im Blick behalten
  • Verknüpfung Dokumentation mit Kalender und Aufgabenliste in Outlook
  • Schnittstelle Teams und OneNote

Ergebnis

  • Besprechungseffizienz ist erhöht
  • Mitarbeiter hat Überblick über offene Vorgänge
  • Persönliche Wissensdatenbank ist eingerichtet
  • Ablagestruktur ist optimiert
  • Papierloses und mobiles Arbeiten ist sichergestellt

Modul 3
Effiziente Zusammenarbeit im Team

Inhalt

  • Grundlagen und Übersicht von Microsoft Teams
  • Abbildung der Unternehmensstruktur in Teams
  • Projekt-Kommunikation über Chat und Video-Meetings
  • Dateiablage mit SharePoint Online in Teams
  • Projektplanung mit Planner organisieren

Ergebnis

  • Agiles Arbeiten dank digitaler Tools
  • Führungskräfte nutzen Teams als Führungs-Instrument
  • Hohe Umsetzungsgeschwindigkeit durch digitale Unterstützung
  • Alle projektrelevanten Unterlagen an einem Ort gebündelt
  • Vereinfachte Prozesse

Modul 4
Suchzeiten durch systematische Datenablage minimieren

Inhalt

  • Differenzierung der verschiedenen Speicherorte (SharePoint, OneDrive, Laufwerk)
  • Überblick Kernfunktionen (Versionierung, Synchronisation, Benachrichtigungen, Zusammenarbeit, …)
  • Erarbeitung einer EDV-Ablagestruktur und Ablagespielregeln
  • Umzug der Dateien und Umsetzung der Spielregeln

Ergebnis

  • Minimierung der Suchzeiten
  • Keine Doppelablage
  • Klarheit in der Dokumenten-Ablage
  • Mitarbeiter können die Funktionen von SharePoint und OneDrive gewinnbringend nutzen

Modul 5
Prozessoptimierung und Nachhaltigkeit

Inhalt

  • Optimierung der neu eingeführten Abteilungsprozesse in Office 365
  • Schulungsgrundlagen für neue Mitarbeiter werden erarbeitet
  • Prozess-Review und Festlegung der nächsten Optimierungs-Schritte

Ergebnis

  • Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist garantiert
  • Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen
  • Digitale Spielregeln erhöhen die Effizienz deutlich
  • Ein Kulturwandel vollzieht sich
  • Agile Arbeitsweise ist etabliert

Profitieren Sie von Büro-Kaizen®

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Eduard Tschauner, Geschäftsleitungsmitglied der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH

“Die Reduzierung der Papierablage war unumgänglich. 600 Mitarbeiter mussten umziehen und hatten nach dem Umzug deutlich weniger Fläche zur Verfügung. Dies sollte unter anderem dadurch erreicht werden, dass Softwarelösungen wie zum Beispiel „Sharepoint“, die bereits im Einsatz waren, besser genutzt werden.”

  • 20 % Einsparung bei den Flächen
  • 24 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 12 % Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • 12 % Steigerung der Effizienz
  • Einer einmaligen Investition in Höhe von 599.400 € stehen jährliche Einsparungen in Höhe von 4.443.465 € gegenüber.

Realisierte Einsparungen

Wesentliche Büro-Kaizen®-Prinzipien:

Nichts ist so gut, dass es nicht noch weiter verbessert werden kann

Mit den Mitarbeitern individuelle Lösungen umsetzen

Lösungen müssen schnell, einfach und leicht umsetzbar sein

Nachhaltige Verbesserungen garantieren dauerhaften Nutzen

Lösungen sind nur dann gut, wenn sie allen Beteiligten nützen!
Büro-Kaizen® führt zu schnellerem, besserem und entspannterem Arbeiten. Das nutzt der Firma, den Mitarbeitern und den Kunden.

Erfolgsgeschichten

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Profitieren Sie von Büro-Kaizen®

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7 Gründe, die für uns sprechen

1. Aus der Praxis für die Praxis
Alle Beratungskonzepte und -instrumente sind in der Praxis entstanden und werden in Unternehmen eingesetzt und ständig optimiert.

2. Dauerhafter Erfolg durch Nachhaltigkeit
Büro-Kaizen® funktioniert deshalb so erfolgreich, weil sich für das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kunden dauerhafte Vorteile ergeben.

3. Preisgekrönte Konzepte
Unsere Methoden und Instrumente wurden mit Preisen wie Ludwig-Erhard-Preis-Wettbewerb, EFQM, Best Factory Award uvm. ausgezeichnet.

4. Unternehmer beraten Unternehmen
Das Motto „Unternehmer beraten Unternehmen“ wurde bewusst von uns gewählt und wird bei uns mit vollem Leben gefüllt.

5. Simplify Your Business
Entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht. Das heißt: Konzepte, Instrumente und Methoden konzentrieren sich auf den Kern.

6. Von Bestsellern profitieren
Unsere Bücher und Materialien sind Bestseller. Die Presse und das Fernsehen berichten regelmäßig über unseren Erfolg.

7. Profitieren Sie vom Marktführer
Leistung, die überzeugt. Unser Beraterteam verfügt über langjährige Erfahrung. Wir begleiten regelmäßig Unternehmen aller Größen und Branchen.

Unsere Berater

Jürgen Kurz
Diplom-Betriebswirt (FH), MBA, über 25 Jahre Erfahrung in der Geschäftsführung mittelständischer Unternehmen, mehrfach ausgezeichnet für innovative und mitarbeiterorientierte Unternehmensführung. Bestsellerautor („So geht Büro heute!“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital“). Erfinder von Büro-Kaizen® und bekannt als Deutschlands Effizienz-Profi (u.a. Spiegel Online).

Mehr zur Person

Marcel Miller
Betriebswirt (B.A.), MBA und Geschäftsführer der Kurz Büro-Kaizen GmbH. Meine Leidenschaft ist es, anderen zu zeigen, wie man dank digitaler Tools mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hat. Schwerpunkte: Office 365, Outlook und OneNote. Bestsellerautor des Buchs „So geht Büro heute!“. „Der Experte für digitale Effizienz“ (FOCUS Online).

Mehr zur Person

Patrick Kurz
Bachelor of Engineering, Geschäftsführer der Kurz Büro-Kaizen GmbH, Experte für modernes und agiles Arbeiten. Jährliche Inspirations- und Unternehmer-Reisen ins Silicon Valley und nach China, um die neusten Trends und Entwicklungen live zu erleben und das Beratungsportfolie zu erweitern.

Mehr zur Person

Felix Brodbeck
Lizenzierter TEMP-Trainer sowie Trainer und Berater für den effektiven Umgang mit Outlook und OneNote. Als Experte für digitales Arbeiten liegen seine Schwerpunkte in den Bereichen Büro-Kaizen®, Prozessoptimierung sowie effiziente digitale Organisation.

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Oliver Gentina
Diplom-Theologe und Experte für digitales Arbeiten & Office 365. Als Trainer für Selbstorganisation mit Outlook und OneNote, Selbst-, Zeit- und Zielmanagement sowie Büroorganisation mit Büro-Kaizen® vermittelt er praxisbezogenes Wissen und initiiert die Umsetzung direkt am Arbeitsplatz.

Mehr zur Person

Eckhard Lechner
Spezialist für Betriebswirtschaft und praktische Unternehmensführung. Langjährige Erfahrung als Mitglied der Geschäftsleitung, Prokurist und kaufmännischer Leiter mit Arbeitsschwerpunkt Controlling, Finanzen, Personal und Organisation/EDV in mittelständischen Produktionsunternehmen.

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Jörg Reimann
KVP-/Kaizen-Trainer für Prozessoptimierung. Zertifizierter Trainer für Zeit-, Ziel- und Selbstmanagement. Effizienztrainer für Büro-Organisation und Zeitmanagement mit Outlook. Begleitet Menschen direkt am Arbeitsplatz und ermöglicht nachhaltige Veränderungen.

Mehr zur Person

Ute Roth
Kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Trainer/Beraterin/Coach, Lehrtätigkeit bei Bildungsträgern in Hessen und Baden-Württemberg, langjährige Berufserfahrung und Geschäftsführung Unternehmensberatung. Seit 2000 als selbständige Trainer/Beraterin/Coach aktiv.

Mehr zur Person

Frank Berends
Studium zum Dipl. Bankbetriebswirt, zertifiziert in Leadership und im Office-Management 4.0. Seine Schwerpunkte liegen in der Bereichen Büro-Kaizen®, Outlook, OneNote, digitales Arbeiten und papierloses Büro.

Mehr zur Person

Markus Dettmer-Prause
Studium zum Wirtschaftsingenieurwesen, Schwerpunkt Produktionsmanagement, LEAN Expert in Administration, Systemischer Personal und Business Coach.

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Jochen Schmidt
Abteilungsdirektor und Senior KeyAccount Management Vertrieb Firmenkunden Internationales Geschäft bei der Deutsche Bank AG. Über 10 Jahre Trainingserfahrung im Bereich Team- und Persönlichkeitsentwicklungen – Prozessbegleitungen für Firmen und Institutionen. Seminar und Beratungstätigkeit mit dem Schwerpunkt Büro-Kaizen®.

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Bernd Hesse
Studium des Maschinenbaus und angewandter Informatik, Versuchsingenieur bei Mercedes-Benz, anschließend seit 1990 selbständig im Bereich der Softwareentwicklung. Rund 9 Jahre Projektleiter und Interimsmanager IT in einem mittelständischen Unternehmen, Coachings und Schulungen für Office und Microsoft 365, Planung von kompletten Migrationen inkl. Datenübernahmen zu Microsoft 365.

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Steffen Bürk
Microsoft-Office-Trainer aus Leidenschaft und Experte für digitales Arbeiten & Microsoft 365. Schwerpunktthemen sind Microsoft 365, Teams, OneNote, Outlook, Excel, PowerPoint und Word. Sein Wissen vermittelt er praxisbezogen und mit viel Humor. Sein Motto: „Lernen muss Spaß machen und sofort Wirkung erzielen“.

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Michael Schürch,
Geschäftsführer Zentralbahn AG

„Kaizen im Büro kann ich für jedes Unternehmen empfehlen. Es verbessert die Effizienz und was mir das Wichtigste ist, es erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.“

  • 40 % Reduzierung der Suchzeiten
  • „Seit Büro-Kaizen® finden wir alles, es ist übersichtlich und klar“
  • Mitarbeiterzufriedenheit konnte auf 77 Punkte – auch durch Büro-Kaizen® – gesteigert werden

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FAQ

Antworten auf die meist gestellten Fragen

Wie ist Ihr Vorgehen bei der Beratung in Unternehmen?
Wir beginnen bei den einzelnen Arbeitsplätzen. Hier wird sowohl in der Papierwelt als auch im digitalen Bereich die Basis für stabile und effiziente Prozesse und Abläufe geschaffen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern werden dann die Abteilungen und die übergeordneten Themen optimiert.
Wie viel Zeit müssen wir einplanen für die Beratung?
Die Umsetzungsbegleitung beinhaltet 5 Schulungen pro Mitarbeiter inklusive Umsetzung am Arbeitsplatz bzw. in der Abteilung. Die Zeitabstände zwischen den einzelnen Schulungen sollten immer ca. 4 Wochen betragen. Bedingt durch betriebliche Erfordernisse oder z. B. die Urlaubszeit können die Zeitabstände selbstverständlich angepasst werden.
Gibt es eine Geld-zurück-Garantie oder eine Rücktrittsmöglichkeit?
Weil wir von dem hohen Nutzen unserer Schulungen überzeugt sind, geben wir für den ersten Schulungstermin eine Geld-zurück-Garantie. Wenn Sie denken, dass der Nutzen für Sie nicht hoch genug ist, dann können Sie jederzeit die folgenden Termine ohne Kosten absagen.
Wie viele Personen pro Gruppe sind sinnvoll?
Eine Gruppengröße von 10-15 Personen hat sich bewährt. Dann bleibt genügend Zeit für das individuelle Coaching am Arbeitsplatz, das elementarer Bestandteil unseres Büro-Kaizen®-Ansatzes ist.
Können Sie garantieren, dass wir nach der Beratung effizienter werden? Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durchschnittlich durch die Beratung?

Nein, das können wir natürlich nicht garantieren. Es ist bisher aber auch noch nie vorgekommen, dass es keine Effizienzsteigerung gab.

Der Durchschnitt lag bisher bei 10-15 % Effizienzsteigerung allein durch die Optimierung der Arbeitsplätze und der Abteilungsthemen.

Wie lange dauert es, bis sich die Beratung rechnet (ROI)?
Die Schulungstermine laufen in der Regel im monatlichen Rhythmus. Teil jedes Termins ist die Umsetzung. Deshalb amortisieren sich Büro-Kaizen®-Projekte für die Teilnehmer und das Unternehmen bereits innerhalb der Projektlaufzeit.
Wir sind schon sehr gut organisiert. Können Sie uns trotzdem noch helfen?

Ja klar.

Ich würde so weit gehen, dass 20 % Effizienzsteigerung pro Jahr (!) möglich sind. Die Arbeitsplatz- und Abteilungsorganisation ist nur der erste Schritt. Wenn man die Prozesse anschaut, ergibt sich regelmäßig noch größeres Potenzial. Fragen Sie sich beispielsweise, wie viele Angebote Ihr Unternehmen schreiben muss, um einen Auftrag zu bekommen? Solche Dinge zu hinterfragen und zu optimieren ist auch Teil des Büro-Kaizen®-Prozesses.

Was sind Büro-Kaizen®-Coaches und warum braucht man Coaches?
In jeder Abteilung/Gruppe wird ein Büro-Kaizen®-Coach ausgebildet. Das sind Mitarbeiter aus dem jeweiligen Bereich, die den Vorteil haben, die Abläufe und die handelnden Personen zu kennen. Dadurch wird internes Kaizen-Know-how aufgebaut. Nach Projektende schulen Büro-Kaizen®-Coaches neue Mitarbeiter, moderieren weitere Verbesserungsprojekte und sichern die Ergebnisse dauerhaft.
Beraten Sie auch zu digitalen Themen? E-Mails oder Dateiablage-Systemen?

Die „Papierwelt“ und die „digitale Welt“ sind in den Büros nicht mehr zu trennen. Ganz wenige Menschen arbeiten reinrassig mit Papier oder reinrassig digital. Deshalb ist es immer Teil unserer Arbeit, die beiden Themen auch zu kombinieren.

Zusätzlich bieten wir ein Seminar zum Thema „Für immer aufgeräumt – auch digital“ mit den Schwerpunkten Outlook und OneNote an.

Wir haben schon oft aufgeräumt. Das hat nie lange gehalten. Wie schaffen Sie es, dass die Beratung nachhaltig ist?
Bei Büro-Kaizen® gibt es keine vorgefertigten Lösungen. Es gibt auch nicht „die“ Lösung. Alle Ansätze werden mit den Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet. In der Gruppe werden dann auch Spielregeln gemeinsam vereinbart unter Beachtung eines Vetorechts für jeden Teilnehmer. Zur Sicherstellung erfolgt eine umfassende Dokumentation durch Abteilungshandbücher, Checklisten, E-Mail-Spielregeln, Besprechungs-Spielregeln usw.
Kann man bei Ihnen die aufgeräumten Büros besichtigen?

Fester Bestandteil des Intensivseminars „Für immer aufgeräumt – 20 % mehr Effizienz mit Büro-Kaizen®“ in Giengen ist der Betriebsrundgang bei tempus. Dort können Sie sich selbst von der Wirkungsweise und dem Nutzen von Büro-Kaizen® überzeugen, Schränke öffnen, mit Mitarbeitern ins Gespräch kommen, …

Wir haben im Laufe der Jahre hunderte Firmen begleitet, auf ihrem Weg zu 20 % mehr Effizienz. Sicherlich ist auch ein Unternehmen in Ihrer Nähe. Wenn Sie uns kontaktieren, können wir gerne Referenzen auch in Ihrer Umgebung nennen.

Passt Büro-Kaizen® auch in meiner Branche?
Im Laufe der Jahre haben wir Unternehmen aus allen Branchen und in allen Größenordnungen begleitet. Das Schöne an Büro-Kaizen® ist, dass die Herausforderungen immer sehr ähnlich sind. Die Menschen müssen in kurzer Zeit vielfältige, unterschiedliche Aufgaben erledigen. Das ist bei Organisationen aller Größen und Branchen ähnlich. Kontaktieren Sie uns. Wir nennen Ihnen gerne Referenzbeispiele.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Büro-Kaizen®?

Manchmal sagen Führungskräfte, dass sie erst noch die eine oder andere Aufgabe erledigen möchten. Dann hat man mehr Zeit.

Fakt ist, dass die Anzahl der E-Mails immer weiter zunimmt, die Antwortzeiten immer kürzer werden, Besprechungen nehmen zu usw. Wenn man als Führungskraft von Mitarbeitern die Übernahme weiterer Projekte möchte, dann muss man den Mitarbeitern erst Freiräume schaffen. Genau hier setzt Büro-Kaizen® an. Die eingesetzte Zeit amortisiert sich mindestens während der Laufzeit der Umsetzungsbegleitung und ermöglicht so Freiräume für weitere Verbesserungsprojekte, neue Kundenaufträge, Abbau von Überstunden

Sind sinnvolle Verknüpfung von Papierablage und digitaler Ablage notwenig?

Das Motto lautet: Nicht „nichts zu tun“, sondern sich völlig frei auf das Aktuelle konzentrieren können.


Guten Tag Herr Kurz,

wir sind in unserem Büro 3 Personen, welche auch mit den verschiedenen Kunden Kontakt haben. Wir haben das Problem, dass wir bei Angeboten zu wenig organisiert sind – kein System.

Wie können wir dies über EDV (SAP B1) und Papierversion gemeinsam lösen, da nicht jeder mit der EDV arbeitet.

Mit freundlichen Grüßen

Pascal M. Schneider


Hallo Herr Schneider,

herzlichen Dank für Ihre Mail. Mit der Verbindung der Papierablage und der EDV-Ablage sprechen Sie ein ganz zentrales Problem an, das viele Firmen haben. Die wichtigste Aussage heißt: Es gibt hier kein falsch oder richtig. Wichtig ist, dass Sie mit den Kollegen gemeinsam entscheiden, wie Sie ablegen.

Hier zwei Beispiele:

1. Bei uns im Hause tempus haben wir alle Kontaktdaten in unserer CRM-Software. Trotzdem legen wir Kontakte (Notizen, Ausdrucke des Deckblatts) in Schälchen ab. Es sind immer 5 Schälchen übereinander für die Wochentage Montag bis Freitag und vier dieser Türme nebeneinander für die nächsten 4 Wochen. Wenn ich jetzt ein Angebot mache, dann lege ich das beispielsweise Mitte nächster Woche ab, weil ich dann den Kunden anrufen möchte. So wird nichts vergessen. Die Besonderheit bei dem beschriebenen System ist, dass hier jeweils nur der Mitarbeiter mit dem Kunden spricht, der auch das Angebot bearbeitet hat. Insofern ist Ihre Situation etwas komplexer. Mir ging es nur einmal um die Beschreibung der Möglichkeiten.

2. Nachdem Sie ein EDV-basiertes System haben, würde ich vorschlagen, dass Sie sich mit den Kollegen verständigen, dass alle Dateien ausschließlich im Computer sind. Sofern das partout nicht möglich ist, müsste man die Kollegen dann aber zumindest dazu ermutigen, die Kundenaufträge an einer zentralen Stelle abzulegen. Dann kann ich entweder im Computer nachschauen oder eben in den Unterlagen.

Zusätzlich würde ich anregen, eine Infotafel oder eine Excel-Datei zu führen, in die alle Angebote eingetragen werden müssen. Dann hat man die Chance, zu erkennen, ob dem Angebot nachgegangen wird oder wie hoch die Angebotserfolgsquote ist (wie viel Prozent Angebote werden zu Aufträgen) etc.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr wichtig ist, wenn man solche Dinge definiert, dass alle Beteiligten mit ins Boot genommen werden, das heißt es funktioniert nicht, wenn der Chef ein System vorgibt, sondern jeder beteiligte Mitarbeiter muss die Chance haben, seine Bedenken und Wünsche zu äußern. Nur so entstehen Systeme die dauerhaft gelebt werden.

Ich hoffe, Sie konnten mit meinen Tipps etwas anfangen. Wenn Sie weitergehende Infos benötigen, bitte ich noch um detailliertere Angaben über Menge, Termine, …

Es grüßt Sie aus Giengen

Jürgen Kurz


Und hier schließlich die Lösung, die der Kunde bei sich intern nach Absprache mit seinen Mitarbeitern gefunden hat:

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Hallo Herr Kurz,

haben dies nun folgendermaßen umgesetzt:

Wir haben zwei Türme mit Schalen: 1. Turm: Montag bis Freitag der aktuellen Woche; 2. Turm: nächste Woche, 2 Wochen, 3 Wochen, 4 Wochen und unten für leere Mappen.

Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Mappenfarbe.

Wenn das Angebot in der EDV erfasst wird, gibt es eine Aufforderung, um das Nachfragedatum einzutragen und den zuständigen Mitarbeiter zu definieren. Beim internen Ausdruck wird das Datum und der Mitarbeiter groß aufgedruckt, ebenfalls wird dies als Aufgabe ins Outlook der entsprechenden Person zugewiesen.

Am Montagmorgen werden die Angebotsmappen in die nötigen Wochentage abgelegt. Es ist so für jeden ersichtlich, bei wem durch wen (auch bei einer Absenz) nachgehackt werden muss.

Die ersten Testläufe waren sehr vielversprechend.

Mit freundlichen Grüßen

Pascal M. Schneider

Wie hole ich meine Mitarbeiter mit ins Boot?

Wie kann es gelingen, Mitarbeiter zu motivieren, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, um gemeinsam mit Hilfe einer gelungenen Büroorganisation die tägliche Arbeit zu vereinfachen?


Hallo Jürgen Kurz,

mein Schreibtisch ist top aufgeräumt.

Mich würde aber interessieren wie ich Kollegen dazu auf die nette Art bewegen kann – ohne Sie wirklich ernsthaft darauf anzusprechen, … Kleine Tipps & Tricks zu dieser Sache wären hilfreich.

Schöne Grüße

Uschi Morsdorf


Hallo Frau Morsdorf,

ich bin begeistert, dass Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist!

Normalerweise kommen Kollegen zwei Mal auf einen zu, wenn man seinen Schreibtisch aufgeräumt hat. Beim ersten Mal machen sie sich noch lustig und fragen, ob man denn nichts zu tun hat. Beim zweiten Mal fragen sie dann, wie man es schafft, dass es so ordentlich bleibt, weil sie merken, dass es der Person mit dem aufgeräumten Schreibtisch einfach besser geht. Wenn Sie die Kollegen bei sich im Unternehmen überzeugen möchten, dann gibt es nur zwei Möglichkeiten:

Die große Lösung ist, Sie holen sich einen Menschen wie Jürgen Kurz ins Haus, der dann mit den Mitarbeitern gemeinsam solche Umsetzungsprojekte macht.

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Die kleine Lösung ist, dass Sie sich 1-2 Kollegen ausschauen, die einen gewissen Hang zur Ordnung haben. Diese können Sie dann in das 7-Schritte-Programm einweihen und so nach und nach die Menschen für unser Thema gewinnen.

Wenn es chronische Schlamper gibt, dann hilft es, wenn man Fotos macht und diese überschreibt mit der Überschrift: So sehen uns Kollegen, Kunden, Lieferanten, Besucher aller Art … und diese dann z. B. an das schwarze Brett hängt.

Gute Erfahrungen habe ich auch damit gemacht, wenn man die entsprechenden Personen dann anspricht und ihnen beschreibt wie Sie sich fühlen, wenn gemeinsam genutzte Plätze nicht aufgeräumt sind bzw. welche negativen Konsequenzen Unordnung für Ihr Unternehmen hat (z. B. wenn Reklamationen entstehen aufgrund verspäteter Lieferungen etc.).

Mein Vorschlag wäre, dass Sie das mal testen. Wenn ich Sie weiter unterstützen kann, dann lassen Sie mich das bitte wissen.

Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen

Jürgen Kurz

Clean Desk Policy? Desksharing? Flexible Office? Büro-Kaizen®!

Clean Desk Policy, Desksharing, Flexible Office, … alles Begriffe, die wir immer häufiger hören, doch was steht dahinter? Eigentlich versteckt sich hinter der Clean Desk Policy, also der Politik des leeren Schreibtisches, doch eine Erkenntnis, an der heute keiner mehr zweifelt. Denn wir wissen längst, dass wir an einem leeren und aufgeräumten Schreibtisch effizienter und stressfreier arbeiten. Aber warum sind dann nicht längst alle Schreibtische in den Unternehmen leergefegt?


Das Zauberwort auf Englisch heißt Clean Desk Policy. Bei Büro-Kaizen® ist es einfach der „für immer aufgeräumte” Schreibtisch. Wir verraten Ihnen, warum es funktioniert, wie Sie als Unternehmer bares Geld sparen und Ihre Mitarbeiter dabei zufriedener und entspannter arbeiten können. Sogar Ihr Kunde wird davon profitieren, er bekommt seine Ware schneller, zuverlässiger und in einer besseren Qualität.

Mit Clean Desk Policy Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen

Multitasking-Untersuchungen zeigen schon seit Jahren, dass mit steigender Zahl der Ablenkungen, die Produktivität dramatisch sinkt. Hierbei ist es völlig egal, ob wir von optischen Reizen abgelenkt werden, wie den vielen Klebezetteln um den Bildschirm oder den vielen Akten, die sich auf dem Tisch verteilen, oder ob es die vielen Projekte sind, an denen wir gleichzeitig arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie bei jeder Ablenkung wieder erneut ins Thema einsteigen müssen. Immer nur ein kurzer Moment, aber das läppert sich schnell zusammen!

Mit einer sinnvollen Clean Desk Policy gelingt es Ihnen, bares Geld zu sparen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und dabei Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Denn mit Büro-Kaizen® lernen Sie und Ihre Kollegen sich zu fokussieren: Der Schreibtisch ist leer und die Aufgaben werden konzentriert nacheinander und umso effektiver abgearbeitet.

 

 

Wie die Clean Desk Policy Ihnen und Ihren Mitarbeitern hilft, den Überblick zu behalten

War da nicht noch was? Natürlich! Stapel auf Schreibtischen entstehen oft so, dass man sich die wichtigen Dinge direkt auf den Schreibtisch legt, als Erinnerung. Aber viel zu oft bleiben Dinge liegen und so wachsen die Stapel beständig. Es ist fraglich, ob Stapel den erhofften Überblick noch gewährleisten können. Büro-Kaizen® gibt Ihnen Instrumente an die Hand, wie Sie Ihre Clean Desk Policy dauerhaft erfolgreich leben können und Ihre Aufgaben sinnvoll im Blick haben.

Das Beste daran, selbst Ihre Kollegen finden sich zurecht und können so im Vertretungsfall Ihre Aufgaben schnell erfassen und für Sie erledigen, sollte es einmal nötig sein.

 

 

Die Clean Desk Policy hilft allen, die auch unterwegs oder an mehreren Schreibtischen arbeiten

Kein Grund zur Klage! Die Flexibilität hat auch viele angenehme Seiten: wir können die langen Fahrtzeiten zum Kunden nutzen, teilen uns Arbeitsplätze oder arbeiten von zu Hause aus, wenn das Kind krank ist. Desksharing, Flexible Office… sind die Schlagwörter der Zeit.

Und wir passen uns immer mehr an: arbeiten im Auto, im Zug oder im Flugzeug, Wenn uns danach ist, arbeiten wir im Cafe, zu Hause oder bei McDonald’s – jeder, wie er mag. Umso wichtiger ist es, ein einfaches und praxistaugliches System zu nutzen, um die Arbeitsunterlagen auch mobil zu organisieren. Mit Büro-Kaizen® bekommen Sie das optimale Handwerkszeug, um Ihre Unterlagen, auch egal an welchem Ort, immer optimal organisiert zu haben.

Dank Clean Desk Policy Ihre Effizienz um bis zu 20 Prozent steigern

Man könnte glauben, es ginge ums Aufräumen –– ja und nein. Denn natürlich geht es auch um Effizienzsteigerung. Bei Büro-Kaizen® räumen wir nicht nur die Schreibtische auf, sondern wir entrümpeln auch Ihre Prozesse. Die Clean Desk Policy ist nur der Anfang: Unnütze Suchzeiten entfallen, wir finden sinnvolle Regelungen für das Zusammenarbeiten und vereinfachen Ihre Prozesse. Am Ende profitieren alle davon: das Unternehmen, die Mitarbeiter und sogar Ihre Kunden, denn Ihre Mitarbeiter arbeiten 20 Prozent schneller, 20 Prozent besser und viel entspannter.

Clean-Desk_Effizienzsteigerung_

Das haben wir bei unseren Umsetzungsbegleitungen schon tausendfach gezeigt. Und Ihre Investition hat sich auf diese Weise schnell bezahlt gemacht.

Die Clean Desk Policy einfach und mit Unterstützung Ihrer Mitarbeiter umgesetzt

Wer einmal begriffen hat, welche Potenziale in der Clean Desk Policy schlummern, kann den Anblick von überfüllten Schreibtischen und unordentlichen Büros eigentlich kaum noch ertragen. Es ist, als würde man das Geld zum Fenster rauswerfen. Noch dazu leidet unter einer schlechten Büroorganisation nicht nur der Erfolg Ihres Unternehmens, sondern vor allem Ihre Mitarbeiter. Selbst die größten Bürokraten-Muffel und die „„so war das schon immer“-Veränderungsverweigerer” gewinnen wir für unsere Sache bei den Umsetzungsbegleitungen. Wir kommen zu Ihnen ins Unternehmen und machen Ihre Mitarbeiter fit für Ihre Clean Desk Policy und steigern die Effizienz um bis zu 20 Prozent.