So funktioniert Microsoft Teams: Anleitungen und Video-Tutorials von A bis Z zum Aufbau und den Funktionen in der Teams-App


In dieser Microsoft Teams Anleitung erklären wir Ihnen übersichtlich von A bis Z, was Teams ist, wie es funktioniert, wie es aufgebaut ist und wie man die verschiedenen Funktionen richtig nutzt – vom Chat-Bereich über Videokonferenzen bis zur Telefonie und der digitalen Zusammenarbeit. Aufgrund der Fülle an Details haben wir Ihnen zu jedem Themengebiet jeweils unsere weiterführenden Einzel-Anleitungen verlinkt – genauso wie unsere anschaulichen YouTube-Video-Tutorials zum einfachen Nachklicken!

1. Was ist und was kann Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der 2017 veröffentlichte und wesentlich verbesserte Nachfolger von Skype-for-Business. Ursprünglich wollte Microsoft dafür das Kollaborations-Tool des führenden Konkurrenten Slack für 8 Mrd. Dollar kaufen, hat dann aber doch seine 2011 eingekaufte Skype-App weiterentwickelt. Mittlerweile ist es das am schnellsten wachsende Business-Programm in der Microsoft-Historie und eines der fortschrittlichsten Tools für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen, Organisationen und Bildungseinrichtungen (Testsieger bei Stiftung Warentest in der Kategorie „Videochat-Programme“ 05/2020).

  • Trotz der vollständigen Umstellung auf Teams will Microsoft weiterhin am bekannten Markennamen Skype festhalten. Nur steckt dann künftig da, wo Skype draufsteht, in Wahrheit Teams dahinter.
  • Den perfekten Überblick über den Aufbau und die Funktionen der Teams-App erhalten Sie in unserer Büro-Kaizen Video-Anleitung: „Was ist Microsoft Teams?“.
Microsoft Teams Screenshot
Microsoft Teams ist für die digitale Zusammenarbeit optimiert: Kommunikation, Dateiablage und zentrale Aufgabenplanung

Die Doppelfunktion von Microsoft Teams: Kommunikation & Zusammenarbeit

Kommunikationsplattform:

Teams ist als Nachfolgeprogramm von Skype for Business die zentrale Drehscheibe für alle Formen der Online-Kommunikation im Unternehmensalltag. Von Einzel- und Gruppen-Chats über Telefonie und Gruppengespräche bis zu HD-Videokonferenzen.

Collaboration-Plattform:

Gleichzeitig besitzt Teams auch das „genetische Erbe“ von Microsoft Groups. Dadurch ist Teams ein modular erweiterbares und anwendungsübergreifendes Gruppenwerkzeug, das verschiedene andere Programme unter einer Bedienoberfläche zusammenfassen kann.

  • Mit Teams erhalten die Nutzer individuell gestaltbare digitale Kommunikations- und Arbeitsräume mit einer übersichtlich aufgebauten Benutzeroberfläche, in denen mehrere Personen effizient an den verschiedensten Projekten zusammenarbeiten können (Dateien, Dokumente, externe Programme).
  • Dadurch sind alle benötigten Ressourcen und Tools an einem einzigen zentralen Ort verfügbar. Das schafft Übersicht und vermeidet ein häufiges Anwendungs-Hopping.
  • Zudem steht für jeden Teilbereich ein eigener separater Chat zur Verfügung. So können sich die Teammitglieder fokussiert, orts- und kontextbezogen zu den einzelnen Aufgaben auszutauschen – zusätzlich zu den Einzelchats, Gruppenchats und Videokonferenzen.
  • Diese Doppelfunktion aus Kollaboration und Kommunikation macht Microsoft Teams zur zentralen Drehscheibe für die digitale Zusammenarbeit in all den Unternehmen und Organisationen, die Microsoft/Office 365 nutzen.

Mehr Details finden Sie in den folgenden Anleitungen:

Microsoft Teams ist die zentrale Plattform in Microsoft 365
Microsoft Teams ist die zentrale Plattform in Microsoft 365

2. Wie funktioniert Microsoft Teams? Der Aufbau

Für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams stehen Ihnen drei verschiedene Ebenen zur Verfügung: (1.) Verschiedene Teams (mit jeweils unterschiedlichen Teilnehmern), die in (2.) jeweils eigenen Themen-Kanälen gegliedert sind und die wiederum (3.) individuell hinzufügbare Registerkarten für die Datei- und Dokumentenbearbeitung enthalten.

1. Was ist ein Team?

In Microsoft Teams können Sie für jedes Projekt, Abteilung oder Geschäftsbereich ein eigenes „Team“ gründen, in dem ausgewählte Personen digital zusammenarbeiten.

2. Was ist ein Kanal?

Jedes Team besteht aus verschiedenen „Kanälen“ für weitere Untergruppen, Themen und Teilprojekte. Jeder Kanal hat seinen eigenen Chat und Dokumentenablage.

3. Was ist eine Registerkarte?

Die Kanäle werden mit Hilfe der „Registerkarten“ strukturiert. Das können Dateien, Dokumente oder auch Programme sein, die dann gemeinsam im Team bearbeitet werden (ebenfalls mit jeweils eigenem Chat).

Eine gute Gesamtübersicht über den Aufbau und die ersten Schritte zeigt Ihnen unser Schulungsvideo:

2.1. Neue Teams erstellen, Mitglieder und Gäste hinzufügen

Es gibt „private“, „öffentliche“ und „unternehmensweite“ Teams. Öffentliche Teams kann jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens (Ihres Microsoft 365 Abonnements) suchen und von sich aus beitreten – ganz ohne Einladung. Bei unternehmensweiten Teams ist jeder Mitarbeiter automatisch Mitglied. Bei privaten Teams müssen alle Mitglieder manuell eingeladen werden.

  • Anleitung „neues Team erstellen“: Wie Sie ein neues Team erstellen, erklärt Ihnen unsere → „Anleitung für die Teamerstellung“ sowie unser Video-Tutorial → „Neues Team in Microsoft Teams erstellen“. Tipp: Für eine schnelle und einfache Teamerstellung stehen Ihnen zudem einige voreingestellte Team-Vorlagen zur Auswahl (z. B. für die Projektverwaltung, Shop-Organisation, Einzelhandel, Patientenversorgung, Qualitätssicherung oder auch die Einführung von Office 365). Die Vorlagen werden Ihnen bei einem Klick auf → Neues Team erstellen angeboten.
  • Mitglieder und Gäste in Teams hinzufügen: Beides ist mittlerweile ganz einfach gelöst. Öffnen Sie das betreffende Team und klicken Sie unten auf → Personen einladen (oder alternativ hinter den Teams-Namen auf die drei Punkte und dann → Mitglied hinzufügen). Für Personen innerhalb Ihres Unternehmens reicht dann die Eingabe des Vor und Zunamens aus. Externe Gäste müssen über deren jeweilige E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Mehr Details hierzu erfahren Sie in unseren Video-Tutorials → (1.) „Microsoft Teams: Gast einladen“ und → (2.) „Microsoft Teams: Muss ich mich als Gast anmelden?“.
  • Der Unterschied zwischen Teams-Mitgliedern und Gästen: Externe Gäste erhalten weniger Berechtigungen als die vollwertigen Teammitglieder des eigenen Unternehmens. Welche das genau sind, kann über die → „Gastfunktion in Microsoft Teams“ eingestellt werden. Eine abgeschwächte Variante des Gastzugriffs, die im Wesentlichen nur Chats und Videokonferenzen ohne Zugang zu den Kanälen erlaubt, ist der „externe Zugriff in Teams“.
Microsoft Teams Benutzer können 3 verschiedenen Berechtigungs-Stufen zugeordnet werden: Besitzer, Mitglied und Gast
Microsoft Teams Benutzer können 3 verschiedenen Berechtigungs-Stufen zugeordnet werden: Besitzer, Mitglied und Gast

2.2. Neue Kanäle als Untergruppen erstellen

  • Die verschiedenen Kanäle bilden die Unter- und Arbeitsgruppen eines Teams. Hier können Sie für jedes Teilprojekt und Themenbereich einen eigenen Kanal anlegen. So erfolgt die entsprechende Bearbeitung und Kommunikation hierzu immer orts- und kontextbezogen – das vermeidet Durcheinander und langes Suchen.
  • Als Praxisbeispiel könnte das Team „Marketing“ zum Beispiel die einzelnen Kanäle „PR“, „Brand Management“, „Online-Marketing“, „Eventmarketing“, „Sales Management“ und „Kundenbindung“ besitzen.
  • Um einen neuen Kanal hinzuzufügen, müssen einfach hinter Ihrem Team auf die drei Punkte für → Weitere Optionen klicken und dann → Kanal hinzufügen auswählen.

2.3. Die Kanäle mittels „Registerkarten“ mit Dateien und Programmen ausstatten

Die einzelnen Kanäle können Sie dann bedarfsgerecht mit den Tools, Apps, Dokumenten und Dateien ausstatten, die Sie für die Zusammenarbeit an diesem Thema benötigen. Dies funktioniert über einen Klick auf das Plus-Symbol → + Registerkarte hinzufügen am oberen Kanalrand. So erhalten alle Teamsmitglieder einen Schnellzugriff auf die Anwendung oder Datei, können diese konfliktfrei gleichzeitig gemeinsam bearbeiten und erhalten zudem einen gesonderten, kontextbezogenen Chat direkt „vor Ort“, um sich über die Bearbeitung auszutauschen.

Einem Microsoft Teams Kanal können weitere Registerkarten (Programme) hinzugefügt werden
Einem Microsoft Teams Kanal können weitere Registerkarten (Programme) hinzugefügt werden
In Microsoft Teams können viele zusätzliche Programme und Funktionen über "Registerkarte hinzufügen" eingebunden werden.
In Microsoft Teams können viele zusätzliche Programme und Funktionen über „Registerkarte hinzufügen“ eingebunden werden.

3. Die Teams-Funktionen richtig nutzen: Anleitungen

3.1. Alle Anleitungen rund um das Chatten in Microsoft Teams

E-Mails sind starr und langsam im Vergleich zu Chats. Diese spielen besonders bei Gruppen-Chats ihre volle Stärke aus. Dann ermöglichen sie eine deutlich übersichtlichere Unterhaltung, sparen Zeit und schützen vor einer E-Mail-Flut im Postfach. In Microsoft Teams gibt es Chats auf drei Ebenen: (1.) Die Einzel- und Gruppen-Chats im Bereich „Chats“, (2.) die Beiträge in den Kanal-Unterhaltungen sowie (3.) die Chat-Spalte am rechten Bildschirmrand jeder einzelnen Registerkarte.

3.2. Alle Anleitungen rund um Besprechungen und Videokonferenzen in Teams

Die Funktion „Besprechungen“ in Microsoft Teams öffnet den Bereich rund um die virtuellen Online-Meetings und Videokonferenzen. Hier stehen Ihnen die verschiedensten Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können beispielsweise den Bildschirm mit Ihren Kollegen teilen, PowerPoint-Präsentationen halten, einzelne Gruppenräume innerhalb der Videokonferenz anlegen, Ihren Hintergrund ändern, die Videokonferenz aufzeichnen und vieles mehr.

Unsere Anleitungen rund um die Videokonferenzen in Microsoft Teams:

Unsere Video-Tutorials rund um die Videokonferenzen in Microsoft Teams:

3.3. Anrufen und Telefonieren mit Microsoft Teams

Teams stellt auch viele Möglichkeiten rund um die klassische Telefonie zur Verfügung. Das reicht von Anrufbeantwortern über Weiterleitungen, Halten und Durchstellen bis zu Stellvertretern für eingehende Anrufe. Mehr Details hierzu finden Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Telefonieren und Anrufen mit Microsoft Teams.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

4. Die Aufgabenverwaltung in Microsoft Teams

Microsoft hat Mitte 2020 die bislang getrennten Aufgabenlisten in seinen vier Office-Programmen Teams, Outlook, Planner und To-Do zusammengeführt, was die Übersicht und Nutzerfreundlichkeit deutlich verbessert. Der Ort für diese gemeinsame Aufgabenliste ist Teams – und die kostenlose Erweiterung, die dies ermöglicht, heißt „Tasks“.

Beiträge in Microsoft Teams lassen sich mit wenigen Klicks in Aufgaben umwandeln
Beiträge in Microsoft Teams lassen sich mit wenigen Klicks in Aufgaben umwandeln

5. Microsoft Teams und Outlook

  • Per Drag & Drop lasen sich auch E-Mails ganz einfach vom Outlook-Postfach direkt in eine Teams-Kanal-Unterhaltung ziehen.
  • Alternativ hat jeder Teams-Kanal auch eine eigene E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail weiterleiten können und die dann in der Kanalunterhaltung erscheint. Die E-Mail-Adresse eines Kanals finden Sie heraus, indem Sie neben dem Kanalnamen auf → Weitere Optionen klicken und dann auf → E-Mail-Adresse abrufen.
  • Umgekehrt können Sie auch eine wichtige Teams-Nachricht direkt in eine Outlook-E-Mail verwandeln, ohne den Textinhalt extra kopieren zu müssen. Überfahren Sie dafür den Beitrag in der Kanal-Unterhaltung mit der Maus, klicken Sie rechts daneben auf → Weitere Optionen und dann auf → Mit Outlook teilen.
  • Tipp: Sie können auch Ihre Teams-Besprechungen direkt im Outlook-Kalender planen. Die eingeladenen Personen können dann an der Besprechung entweder bequem aus dem Outlook-Kalender, dem Link in der Einladungs-E-Mail oder auch aus der Teamsanwendung heraus teilnehmen.

6. Weitere Anleitungen für OneNote, SharePoint, PowerPoint, Whiteboard & Co in Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der zentrale Hub für die digitale Zusammenarbeit – auch an und mit anderen Programmen, Tools und Apps. Daraus ergeben sich zahlreiche praktische Lösungen für den Unternehmensalltag, wie zum Beispiel:

Microsoft OneNote direkt in Teams einbinden OneNote in Teams:
Hier finden Sie unsere Tipps für die Nutzung der praktischen OneNote-Notizbücher in Teams sowie unser dazugehöriges Video-Tutorial.
SharePoint-Logo SharePoint in Teams:
SharePoint wird in Unternehmen häufig für das Intranet und die gemeinsame Dateiablage genutzt. Hier erfahren Sie, wie Sie SharePoint und Teams optimal kombinieren.
PowerPoint-Logo PowerPoint in Teams:
Microsoft Teams bietet auch einige neue Features für das Präsentieren von PowerPoint-Vorträgen in einer Videokonferenz.
Dynamics-Logo Dynamics 365 in Teams:
Sie können auch die ERP-, CRM- und RMS-Lösung „Dynamics 365“ in eine Teams-Registerkarte einbinden und dann gemeinsam nutzen und digital (zeit- und ortsunabhängig) dazu austauschen.
Whiteboard-Logo Whiteboard in Teams:
Mit dem digitalen Whiteboard in Teams können die Mitglieder gemeinsam Mindmaps erstellen und Ideen skizzieren.
Teams-Logo Schichtplan erstellen:
Mit der kostenlose Teams-Erweiterung „Schichten“ ist das Erstellen eines Dienstplans (Personaleinsatzplanung) per Drag & Drop sehr einfach gelöst (siehe auch unsere → Video-Anleitung zur Schichten-App).

Weitere Tipps und Anleitungen rund um MS Teams:

7. Wo finde ich Microsoft Teams? Download, Login & Mobile-App

Microsofts Teams gibt es als Desktop-App für Windows-PCs und Macs, als Online-Web-App sowie als mobile Version für Android- und iOS-Smartphones und Tablets. Die Desktop-App wiederum gibt es einmal als kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang sowie als Vollversion im Rahmen eines Microsoft Office 365 Abonnements. Die Web-App und Mobile-Apps sind kostenlos.

8. Grenzwerte und Limits in Microsoft Teams

Wie viele Teilnehmer können an einer Videokonferenz maximal teilnehmen, wie viele Kanäle kann ein Teams enthalten – und wie viele Mitglieder ein Kanal?

Alle Grenzwerte und Limits zu Microsoft Teams finden Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung!
Alle Grenzwerte und Limits zu Microsoft Teams finden Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung!


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