Microsoft Planner (3): Den Planner in Teams integrieren für das perfekte Kollaboration-Tool!


In einigen seltenen Fällen, wenn etwas perfekt zusammenpasst, ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Teile – das gilt auch für die Kombination aus Planner und Teams. Denn wenn Sie Microsofts Projektmanagement-Tool „Planner“ in das Kommunikations-Tool „Teams“ integrieren, erhalten Sie eine zentrale Kollaboration-Plattform für das reibungslose Interagieren, Planen und Zusammenarbeiten in dezentral verteilten Projektteams. Wie Sie den Microsoft Planner in Teams integrieren, und was Ihnen das Einbinden konkret bringt, erfahren Sie hier in diesem kurzen Blog-Tutorial.

Was ist das Problem?

Die Synergien zwischen dem Teams-Kommunikationstool und dem Planner-Projektmanagementtool sind enorm. Denn Teams ermöglicht mit themenspezifischen Gruppenchats, Onlinemeetings und Video-Konferenzen schnellere und einfachere Absprachen und damit eine effizientere Zusammenarbeit. Der Planner wiederum bietet die notwendigen Funktionen für eine übersichtliche Aufgabenplanung, Aufgabenverteilung und Statusübersicht über alle Einzelprojekte, Projektteile und Projektmitglieder. Um die beiden Tools jedoch miteinander zu verwenden, sollte man sich auf die Nutzung von Teams fokussieren. Teams ist die App mit Hub-Funktion, dies ermöglicht die Zentralisierung von zahlreichen Apps wie Planner. Eine gegensätzliche Integration von Teams in Planner wird es also nicht geben und bringt diesbezüglich auch keinen Mehrwert.

So funktioniert es:

Wer kann was? Die Microsoft-Tools

Das Zusammenspiel der beiden Office-365-Anwendungen Planner und Teams, sowie die Vorteile einer Integration, lassen sich am einfachsten an Hand einer Kurzübersicht erklären.

Was kann das Projektmanagement-Tool Planner?

Wer arbeitet an was und wie weit sind die einzelnen Projekte, Teilprojekte und Projektaufgaben vorangeschritten? Der Microsoft Planner bietet den einzelnen Projektmitgliedern, Projektmanagern, Vorgesetzten und Unternehmen jederzeit die optimale Übersicht. Die einzelnen Funktionen erleichtern das Planen, Anlegen und Verwalten von Projektarbeiten genauso wie die Aufgabenverteilung und die Statusübersicht.

Was kann das Kommunikations-Tool Teams?

Das Teams-Tool ist der Nachfolger von Skype for Business (ebenfalls von Microsoft). In das vergleichsweise neue Kommunikationstool sind alle modernen Kommunikationsmöglichkeiten integriert. Multi-Channel Gruppenchats ermöglichen das asynchrone Absprechen in jeweils eigenen Themenkanälen, Online-Videomeetings reduzieren den Zeitaufwand für die regelmäßigen Absprachen und die Integration von zahlreichen weiteren Apps geben dezentralen Teams fast unendliche Möglichkeiten.

Weiterlesen in unserem Blog-Tutorial„Microsoft Planner (2): Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool “. Weiterlesen in unserem Blog-Tutorial„Microsoft Teams (2): Anleitung für die Teamserstellung und den Start in Ihrem Unternehmen“.

Schritt 1: Einen Planner-Plan in einen Teamskanal integrieren

Das Teams-Tool verfolgt einen Multi-Channel-Ansatz. Das heißt, jedes Team verfügt über eine beliebige Anzahl eigener, themenspezifischer Kanäle (z.B. für Entwicklung, Marketing, Präsentation etc.).

  • Öffnen Sie den themenspezifischen Kommunikationskanal in Ihrem Teams, dem Sie die Aufgaben- und Projektplanungsfunktion vom Planner hinzufügen möchten.
  • Um einen Planner-Plan in Teams zu integrieren, müssen Sie einfach oben in der Registerkarte des Kanals auf den Befehl → Registerkarte hinzufügen klicken.
  • Wählen Sie dann in dem sich öffnenden Dialogfenster die Anwendung → Planner aus Anschließend haben Sie die Wahl, ob Sie einen neuen Planner-Plan in Teams erstellen wollen, oder einen bereits vorhandenen Planner-Plan in den Teams-Kanal integrieren wollen.
  • Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Speichern.
  • Im Anschluss können Sie gleich damit beginnen, neue Aufgaben für den gerade eingebundenen Planner-Plan zu erstellen und die jeweiligen To-Dos den einzelnen Teamsmitgliedern zuzuweisen. Je nach Bedarf (und der Anzahl an Projekten) können Sie beliebig viele Planner-Pläne in einen Teams-Kanal integrieren.
Microsoft Planner Integrieren
Abbildung I: Zum Integrieren eines Planner-Plans in einen Teams-Kanal müssen Sie zunächst auf “Registerkarte hinzufügen” klicken, Microsoft, Büro Kaizen

 

Microsoft Planner
Abbildung II: Wählen Sie dann den Planner als neue Registerkarte für Ihren Teams-Kanal aus, Microsoft, Büro Kaizen

 

Microsoft Planner Integrieren
Abbildung III: Sie können entweder einen bestehenden oder einen neuen Planner-Plan in Teams integrieren, Microsoft, Büro Kaizen

 

Schritt 2: Den neuen Plan entweder im Planner oder direkt in Teams öffnen und bearbeiten

Den in Teams eingebundenen Planner-Plan können Sie künftig wahlweise über Ihren Planner-Hub in der Planner-Anwendung, den Teams-Kanal oder die Planner-App innerhalb der Teams-Anwendung öffnen und dann die einzelnen Aufgaben bearbeiten oder deren Bearbeitungsstatus kontrollieren.

  • Die Teams-Pläne vom Planner-Hub aus verwalten: In Ihrem persönlichen Planner-Hub innerhalb der Planner-Anwendung werden Ihnen alle Pläne angezeigt, in denen Sie involviert sind. Von hier aus haben Sie Zugriff auf die gesamte Palette an Plannerfunktionen. In der Gesamtübersicht zeigen Ihnen die Statistiken und farbige Diagramme die Bearbeitungsfortschritte der einzelnen Projekte an, oder wählen Sie einen bestimmten Projektplan für weitere Details und Optionen aus.
  • Den Plan mit der in Teams integrierten Planner-App öffnen: In der Teams-Anwendung steht Ihnen auch eine integrierte Planner-App zur Verfügung. Gehen Sie dafür in dem Teams-Menü ganz links auf → Weitere Optionen und dann auf → Planner. In der sich nun öffnenden Planner-App stehen Ihnen drei Funktionen zur Verfügung: → Meine Aufgaben, → Zuletzt verwendete (Pläne) und → Alle (Pläne). Die in Teams integrierte Planner-App zeigt Ihnen dabei allerdings nur die Pläne an, die auch in Teams erstellt wurden. Neue Personen lassen sich zudem nur auf der Teams-Kanalebene, nicht jedoch auf der Planebene hinzufügen. Und auch das Löschen von Plänen, das Markieren von Favoriten und die E-Mailfunktion zu den einzelnen Aufgaben stehen nur im Planner-Hub zur Verfügung, nicht jedoch in der in Teams integrierten Planner-App.
  • Den Planner-Plan aus dem Teams-Kanal heraus öffnen: Wenn Sie einen bestimmten in Teams erstellten Plan bearbeiten wollen, können Sie auch einfach das betreffende Team öffnen, den jeweiligen Kanal auswählen und dann in der Registerkarte oben auf den hinzugefügten Planner-Plan klicken. Dank Vollintegration müssen Sie Planner also nicht im Browser öffnen, sondern können alles zentral in der Teams-Umgebung verwalten
Planner App
Abbildung IV: In dem Teams-Menü ist eine Planner-App integriert, Microsoft, Büro Kaizen

 

Meine Aufgaben
Abbildung V: Die Kernfunktionen der Planner-App in der Teams-Anwendung, Microsoft, Büro Kaizen

 

Planner-Plan öffnen
Abbildung VI: So öffnen Sie einen Planner-Plan aus einem Teams-Kanal heraus, Microsoft, Büro Kaizen

 

Und Sie?

Wie gut kennen Sie sich mit den vergleichsweise neuen, cloudbasierten Kollaborationtools für Unternehmen in der Office 365 Umgebung aus? Die Funktionen der beiden für den Büroalltag besonders wichtigen Office-Tools Planner und Teams werden wir Ihnen in den kommenden Blog-Beiträgen noch näher vorstellen. Einige weitere Einführungstutorials in besonders interessante Office 365 Tools finden Sie in unserem Büro Kaizen Blog (z.B. zu Dynamics, Forms, Flow und To Do).

(Dauer 05:23 Minuten)

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