Planner in Teams integrieren: Zentrale Planung von Aufgaben und Projekten


In einigen seltenen Fällen, wenn etwas perfekt zusammenpasst, ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Teile – das gilt auch für die Kombination aus Planner und Teams. Denn wenn Sie Microsofts Projektmanagement-Tool „Planner“ in das Kommunikations-Tool „Teams“ integrieren, erhalten Sie eine zentrale Kollaborations-Plattform für das reibungslose Interagieren, Planen und Zusammenarbeiten in dezentral verteilten Projektteams. Wie Sie den Microsoft Planner in Teams integrieren, und was Ihnen das Einbinden konkret bringt, erfahren Sie hier in diesem kurzen Blog-Tutorial.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Planner und Teams?

Die Synergien zwischen dem Teams-Kommunikationstool und dem Planner-Projektmanagementtool sind enorm. Denn Teams ermöglicht mit themenspezifischen Gruppenchats, Onlinemeetings und Video-Konferenzen schnellere und einfachere Absprachen und damit eine effizientere Zusammenarbeit. Der Planner wiederum bietet die notwendigen Funktionen für eine übersichtliche Aufgabenplanung, Aufgabenverteilung und Statusübersicht über alle Einzelprojekte, Projektteile und Projektmitglieder. Um die beiden Tools jedoch miteinander zu verwenden, sollte man sich auf die Nutzung von Teams fokussieren. Teams ist die App mit Hub-Funktion, dies ermöglicht die Zentralisierung von zahlreichen Apps wie Planner. Eine gegensätzliche Integration von Teams in Planner wird es also nicht geben und bringt diesbezüglich auch keinen Mehrwert.

Wer kann was? Die Microsoft-Tools

Das Zusammenspiel der beiden Office-365-Anwendungen Planner und Teams, sowie die Vorteile einer Integration, lassen sich am einfachsten an Hand einer Kurzübersicht erklären.

Was kann das Projektmanagement-Tool Planner?

Wer arbeitet an was und wie weit sind die einzelnen Projekte, Teilprojekte und Projektaufgaben vorangeschritten? Der Microsoft Planner bietet den einzelnen Projektmitgliedern, Projektmanagern, Vorgesetzten und Unternehmen jederzeit die optimale Übersicht. Die einzelnen Funktionen erleichtern:

  • das Planen,

  • Anlegen und Verwalten von Projektarbeiten genauso wie

  • die Aufgabenverteilung und

  • die Statusübersicht.

Was kann das Kommunikations-Tool Teams?

Das Teams-Tool ist der Nachfolger von Skype for Business (ebenfalls von Microsoft). In das vergleichsweise neue Kommunikationstool sind alle modernen Kommunikationsmöglichkeiten integriert.

  • Multi-Channel Gruppenchats ermöglichen das asynchrone Absprechen in jeweils eigenen Themenkanälen,

  • Online-Videomeetings reduzieren den Zeitaufwand für die regelmäßigen Absprachen und

  • die Integration von zahlreichen weiteren Apps geben dezentralen Teams fast unendliche Möglichkeiten.

Weiterlesen in unserem Blog-TutorialMicrosoft Planner: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool “.

Weiterlesen in unserem Blog-Tutorial„Teams Gruppe erstellen: Anleitung für die Teamerstellung und den Start in Ihrem Unternehmen“.

Studie mit der AKAD Hochschule

2. Einen Planner-Plan in einen Teamskanal integrieren

Das Teams-Tool verfolgt einen Multi-Channel-Ansatz. Das heißt, jedes Team verfügt über eine beliebige Anzahl eigener, themenspezifischer Kanäle (z. B. für Entwicklung, Marketing, Präsentation etc.). Und so können Sie Planner in Teams integrieren:

  • Öffnen Sie den themenspezifischen Kommunikationskanal in Ihrem Teams, dem Sie die Aufgaben- und Projektplanungsfunktion vom Planner hinzufügen möchten.
  • Um einen Planner-Plan in Teams zu integrieren, müssen Sie einfach oben in der Registerkarte des Kanals auf den Befehl → Registerkarte hinzufügen klicken.
  • Wählen Sie dann in dem sich öffnenden Dialogfenster die Anwendung → Tasks von Planner und To Do aus. Dies ist die App von Planner in Teams.
  • Anschließend haben Sie die Wahl, ob Sie einen neuen Planner-Plan in Teams erstellen oder einen bereits vorhandenen Planner-Plan in den Teams-Kanal integrieren wollen.
  • Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Speichern.
  • Im Anschluss können Sie gleich damit beginnen, neue Aufgaben für den gerade eingebundenen Planner-Plan zu erstellen und die jeweiligen To-Dos den einzelnen Teamsmitgliedern zuzuweisen. Je nach Bedarf (und der Anzahl an Projekten) können Sie beliebig viele Planner-Pläne in einen Teams-Kanal integrieren.

3. Weitere Möglichkeiten für den Zugriff auf Planner-Aufgaben

Den in Teams eingebundenen Planner-Plan können Sie künftig wahlweise über Ihren Planner-Hub in der Planner-Anwendung, den Teams-Kanal oder die Planner-App innerhalb der Teams-Anwendung öffnen und dann die einzelnen Aufgaben bearbeiten oder deren Bearbeitungsstatus kontrollieren.

  1. Die Teams-Pläne vom Planner-Hub aus verwalten: In Ihrem persönlichen Planner-Hub innerhalb der Planner-Anwendung werden Ihnen alle Pläne angezeigt, in denen Sie involviert sind. Von hier aus haben Sie Zugriff auf die gesamte Palette an Planner-Funktionen. In der Gesamtübersicht zeigen Ihnen die Statistiken und farbige Diagramme die Bearbeitungsfortschritte der einzelnen Projekte an, oder wählen Sie einen bestimmten Projektplan für weitere Details und Optionen aus.
  2. Den Plan mit der in Teams integrierten Planner-App öffnen: In der Teams-Anwendung steht Ihnen auch eine integrierte Planner-App zur Verfügung. Gehen Sie dafür in dem Teams-Menü ganz links auf → Weitere Optionen und dann auf → Tasks von Planner und To Do.

    In der sich nun öffnenden Planner-App stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung: → Meine Aufgaben (Microsoft To Do) und → Gemeinsam genutzte Pläne (Microsoft Planner). Die in Teams integrierte Planner-App zeigt Ihnen dabei allerdings nur die Pläne an, die auch in Teams erstellt wurden.

    Planner in Teams integrieren: Die Kernfunktionen der Planner-App in der Teams-Anwendung.
    Planner in Teams integrieren: Die Kernfunktionen der Planner-App in der Teams-Anwendung.

    Neue Personen lassen sich zudem nur auf der Teams-Kanalebene, nicht jedoch auf der Planebene hinzufügen. Und auch das Löschen von Plänen, das Markieren von Favoriten und die E-Mailfunktion zu den einzelnen Aufgaben stehen nur im Planner-Hub zur Verfügung, nicht jedoch in der in Teams integrierten Planner-App.

  3. Den Planner-Plan aus dem Teams-Kanal heraus öffnen: Wenn Sie einen bestimmten in Teams erstellten Plan bearbeiten wollen, können Sie auch einfach das betreffende Team öffnen, den jeweiligen Kanal auswählen und dann in der Registerkarte oben auf den hinzugefügten Planner-Plan klicken. Dank Vollintegration müssen Sie Planner also nicht im Browser öffnen, sondern können alles zentral in der Teams-Umgebung verwalten.

    Planner in Teams integrieren: So öffnen Sie einen Planner-Plan aus einem Teams-Kanal heraus.
    Planner in Teams integrieren: So öffnen Sie einen Planner-Plan aus einem Teams-Kanal heraus.

 

4. Tipps und Tricks zu Microsoft Planner

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Microsoft Planner in Teams integrieren können, haben wir Ihnen hier ein paar Beiträge, die Ihnen beim Arbeiten mit Microsoft Planner behilflich sein können:

✅ Microsoft Planner Tutorial 2022 (alle wichtigen Funktionen erklärt!)

Neben diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen auch ein Video-Tutorial, wie Sie Microsoft Planner in Teams integrieren können.

(Dauer 19:38 Minuten)

Inhalt des Videos zu Microsoft Planner in Teams integrieren 

  1. Einleitung 00:00
  2. Was ist Planner und wann nutze ich das Tool? 00:20
  3. Wie bekomme ich Planner? 02:22
  4. Planner in Teams nutzen 03:47
  5. Tasks aus Planner & To Do 13:45
  6. Planner im Web nutzen 16:22


4 Kommentare
  • Hallo und danke für die schnelle Einführung zu dem Thema. Ich habe folgende Frage:
    Wenn man in Planner bereits ein Dummy-Projekt angelegt hat, dass mit beschrifteten Buckets und Bezeichnungen versehen ist, kann man dieses nicht für neue Projekte, die über Teams angelegt werden verwenden, korrekt? Gibt es dafür eine Lösung?
    Aus Teams heraus kann man entweder ein bestehendes Projekt/Plan übernehmen oder ein neues Projekt anlegen. Dann kann ich jedoch nicht die Vorlage nutzen. Gibt es da eine Lösung?
    Danke vorab und beste Grüße

    • Hallo Herr Neumann,
      vielen Dank für Ihre spannende Frage! Leider ist es noch nicht möglich bestehende „Vorlagen-Pläne“ in Teams zu kopieren. Es ist nur ein alternativer Weg möglich.

      1. Sie erstellen einen neuen Plan in Ihrem Team in Microsoft Teams
      2. Sie loggen sich online in Microsoft Planner ein, öffnen Ihren Vorlagen-Plan.
      3. Nun können Sie die einzelnen Aufgaben in den anderen Plan kopieren. Im Board auf die „…“ der einzelnen Aufgabe klicken. Dort dann „Aufgabe kopieren“ und den Planname des neuen Plans aus Microsoft Teams auswählen.

      Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

      Viele Grüße,
      Timo Kienzle

      • Hallo Herr Kienzle,

        der Tipp ist klasse, und bis dahin habe ich es auch geschafft (= Vorlagen-Plan im Planner kopiert).

        Nun bräuchte ich lediglich noch die Info, wie ich dann im Teams an diese Kopie rankomme…? Denn dort ist die Kopie für mich nicht sichtbar.

        Besten Dank und Gruß
        Anja Krabbe

        • Hallo Frau Krabbe,

          beachten Sie bitte, dass Sie momentan noch keinen schon bestehenden Plan in Teams öffnen können.
          Deshalb erstellen Sie in Teams einen neuen Plan (A).
          Dann öffnen Sie online im Planner Ihren Vorlagen-Plan (B) und kopieren die Aufgaben aus diesem einzeln in Ihren neuen Plan (A).

          Ich hoffe das hilft und sende liebe Grüße,
          Timo Kienzle

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