Die E-Mail-Signatur in Outlook ziert die Fußzeile in jeder E-Mail. Sie ist Abschluss, Information und Visitenkarte in einem – entsprechend ansehnlich sollte sie auch aussehen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie in Outlook eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur mit Logo erstellen, oder alternativ auch mit Ihrem individuellen Businessfoto neben Ihren Signaturdaten.
Inhaltsverzeichnis
Unterschiede von Outlook Signaturen
Es gibt zwei verschiedene Signaturen in Microsofts Outlook, da kommt man schnell durcheinander:
- E-Mail-Signatur
Die „normale“ Signatur ist die übliche Unterschrift mit den Kontaktangaben in der Fußzeile einer E-Mail. Sie richtet sich an den Empfänger und soll diesen informieren. Die E-Mail-Signatur eignet sich dabei auch exzellent für die geschickte und kostenlose Platzierung von Werbung in eigener Sache, wie z. B. der Ankündigung von Terminen, Produktupdates oder Neuerscheinungen. - Digitale Signatur
Diese Urheberangabe hat etwas mit der kryptographischen Datenverschlüsselung in Outlook zu tun, also die E-Mail-Sicherheit. Dieser zertifizierte Schlüssel wird ebenfalls einer E-Mail beigefügt. Dessen Inhalt richtet sich aber nicht direkt an den Empfänger, sondern wird von dessen Outlook für das Entschlüsseln einer verschlüsselten E-Mail benötigt. Sie ermöglicht dem Outlook des Empfängers überhaupt erst, eine vom Absender verschlüsselte E-Mail zu öffnen (→ mehr dazu in der Anleitung zur Outlook Verschlüsselung).
Automatische Outlook Signatur mit Schritt-für-Schritt Anleitung erstellen (Windows)
Sobald Sie eine Signatur in Outlook eingestellt haben, wird diese automatisch beim versenden, antworten oder weiterleiten von E-Mails angezeigt. Das erleichtert beispielsweise Ihren Kunden die Kontaktaufnahme. Wie kann man nun das Unternehmenslogo oder Businessfoto in die E-Mail-Signatur einfügen? Hier der Klickpfad für die Schnelllösung:
Schritt 1:
Gehen Sie im Outlookmenü Ihres E-Mail-Kontos oben links auf → Datei, wählen Sie links → Optionen.
Klicken Sie dann auf die Registerkarte → E-Mail und schließlich rechts auf die Schaltfläche → Signaturen. Wählen Sie nun in dem sich öffnenden Dialogfenster eine bereits bestehende E-Mail-Signatur aus oder erstellen Sie mit dem Klick auf → Neu eine neue.
Schritt 2:
Tippen Sie alle notwendigen Kontaktdaten in das Textfeld ein. Die Schriftart und Schriftgröße können Sie dabei analog zu Microsofts Word oder Excel in der Menüleiste über dem Textfeld einstellen.
Schritt 3:
Falls Sie eine neue E-Mail-Signatur erstellen, müssen Sie in der rechten Fensterseite noch angeben, mit welchem E-Mail-Konto diese verknüpft werden soll und ob dies Ihre Standardsignatur in Outlook sein soll. Also, ob Outlook diese Signatur automatisch bei jeder E-Mail in die Fußzeile integrieren soll, oder ob Sie bei den E-Mailfunktionen „Antworten“ und „Weiterleitung“ eine abweichende Einstellung wünschen.
Schritt 4:
Markieren Sie nun mit einem einfachen Mausklick die Stelle im Textfeld der Signatur, an der Outlook das Logo oder das Businessfoto einfügen soll. Gehen Sie dann rechts oberhalb des Textfelds auf die Schaltfläche mit dem Bild-Icon → Bild einfügen. Klicken Sie sich anschließend durch den Ordnerpfad zu dem Speicherort Ihres Logos oder Businessfotos auf der Festplatte Ihres Computers und bestätigen Sie die Auswahl mit → Ok. Zum Schluss noch abspeichern und fertig.
Outlook Signatur auf dem Mac einstellen
Auch als Mac-Nutzer können Sie Ihre Signatur in Outlook ändern und Links, sowie Bilder und Logos einfügen.
Schritt 1:
Wählen Sie zunächst über das Outlook Menü Einstellungen aus. Dort können Sie im Bereich E-Mail die Option Signatur auswählen.
Schritt 2:Wenn Sie nun einen Doppelklick auf Unbenannt machen, können Sie der neu erstellten Signatur einen Name geben. Alternativ können Sie auch auf das + gehen, um eine neue Signatur einzufügen.
Schritt 3:
Jetzt können Sie im Signatur-Editor Ihren gewünschten Text einfügen. Dort besteht auch die Möglichkeit, Formatierungen (Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgröße …) ähnlich wie in Word vorzunehmen.
Schritt 4:
Um Bilder in die Signatur einzufügen, müssen Sie auf den Button Fotobrowser/Bild aus Datei klicken und dann das entsprechende Bild auswählen. Mit Links ist es ähnlich, dort müssen Sie auf den Button Link gehen, den Text der verlinkt werden soll eingeben und dann den Link eingeben.
Sobald Ihre Signatur vollständig ist, können Sie den Editor schließen.
Inhalte einer guten E-Mail-Signatur
Die Signatur ist Ihre digitale Visitenkarte, deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie die Inhalte Ihrer E-Mail-Signatur sinnvoll wählen. Üblicherweise sind das:
- der Unternehmensnamen
- der Namen und die Position des Absenders
- E-Mail-Adresse
- Mobilfunk- und Festnetznummer
- die Webadresse des Unternehmens
- weitere geschäftliche Informationsdaten
Hier ein Beispiel, wie Sie Ihre Signatur gestalten können:
Wann ist eine Outlook Signatur Pflicht?
Grundsätzlich kann man sagen, dass erst einmal alle Gewerbetreibende dazu verpflichtet sind, eine E-Mail-Signatur vorzuhalten. Also z.B.
- Handelsgesellschaften (GmbH, oHG, KG, UG)
- Aktiengesellschaften (AG)
- Kaufleute (e.K.)
- Freiberufliche
- Selbständige
Entscheidend ist, ob der Versender der E-Mail gewerblich handelt oder nur privat ist. Aber auch hier ist Vorsicht geboten. Der Übergang von noch privat oder doch schon gewerblich kann fließend sein.
Roaming-Signatur in Outlook: Automatisches Synchronisieren über verschiedene Endgeräte
Microsoft Outlook ermöglicht mit der Roaming-Signatur endlich ein automatisches Synchronisieren der individuellen Signatur über verschiedene Endgeräte hinweg. Ein Trick seitens Microsoft macht es möglich, dass Sie für das neue Roaming-Signature-Feature keinerlei Einstellungen vornehmen müssen. Auch ein gesondertes Aktivieren der Funktion ist nicht nötig.
Roaming-Signatur in Outlook deaktivieren
Wer die neue Roaming-Signature Funktion in Outlook beispielsweise aufgrund von Compliance-Regeln deaktivieren will, muss einen Zusatz in die Registry eintragen, damit der Speicherort nicht in die Exchange-Cloud gespiegelt und synchronisiert wird.
- In diesem Fall müssen Sie oder Ihr Administrator den Wert bei HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle auf 1 setzen (= Roaming wird verhindert) statt auf 0 bzw. ohne Wert (= Roaming wird genutzt)
- Dies kann alternativ auch in der Group Policy eingestellt werden: HKEY_SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle.
Künftig werden die Signaturinformationen zwar weiterhin in der Registry und damit auf der lokalen Festplatte des jeweiligen Endgeräts abgespeichert – denn dies ermöglicht auch weiterhin einen Offline-Zugriff. Diese Signaturinformationen werden aber zugleich auch von Outlook ausgelesen und zusätzlich noch direkt in der Mailbox des jeweiligen Office-365-Kontos als Bestandteil des Postfachs auf dem Exchange-Online-Server gespeichert – dies ist der Mailserver zum Entgegennehmen und Versenden von E-Mails als Teil eines Microsoft/Office 365 Abonnements. Durch dieses Kopieren in das Exchange-Online-Postfach wird jede neu erstellte oder geänderte Signatur automatisch auch für alle anderen Geräten verfügbar, mit denen Sie auf dieses Outlook-Konto zugreifen (bestehende Signaturen werden dabei nicht überschrieben). Das bedeutet jedoch zugleich auch, dass diese Funktion nur für Microsoft/Office 365 Kunden möglich ist. Denn in einer „On-Premises“ Dauerlizenz von Outlook (z. B. Outlook 2019) ist kein Exchange-Online enthalten, so dass diese Roaming-Funktion nicht unterstützt wird.
Die Outlook Signatur für das kostenlose E-Mail-Marketing nutzen
Sie können die große Menge an E-Mails mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern auch gleich als hervorragendes Marketinginstrument in eigener Sache nutzen. Fügen Sie einfach einen Hinweis auf Ihre Produkte, Dienstleistungen, Rabattaktionen, Kurse, Schulungen oder Seminare in die E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook ein. So wird jede E-Mail automatisch zu einem Mailing oder Mini-Newsletter!
Textbausteine als Zusatz zur Outlook Signatur
Wie gut kennen Sie sich bereits mit den nützlichen Office-Funktionen von Outlook aus? Eine weitere hervorragende Möglichkeit, um bei der täglichen Routinearbeit viel Zeit zu sparen, sind beispielsweise die Textbausteine auch Schnellbausteine genannt. So müssen Sie immer wiederkehrende Satzbausteine oder Layouts nicht jedes Mal aufs Neue eintippen, sondern können diese schnell und einfach mit nur einem Klick hinzufügen. Wie das genau geht, erfahren Sie hier in diesem kurzen Erklärvideo: Zeit sparen durch QuickSteps.
Büro-Kaizen Video: Outlook Signatur erstellen und ändern (inkl. Geheimtipp)
(Dauer: 5:46 Minuten)
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