Automatische E-Mail-Signatur in Outlook mit Logo erstellen



Anleitung: Automatische E-Mail-Signatur in Outlook mit Logo erstellen

Die E-Mail-Signatur in Outlook ziert die Fußzeile einer jeden Email. Sie ist Abschluss, Information und Visitenkarte in einem – entsprechend ansehnlich sollte sie auch aussehen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie in Outlook eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur mit Logo erstellen, oder alternativ auch mit Ihrem individuellen Businessfoto neben Ihren Signaturdaten. In unserem Extra-Tipp erfahren Sie zudem, wie Sie die Emailsignatur in Outlook gleich noch für ein kostenloses und dennoch hocheffektives Signaturmarketing nutzen können!

Wie man in Outlook eine E-Mail-Signatur mit Logo erstellt – und die Signatur für kostenlose Werbung nutzt! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem? …verschiedene Outlooksignaturen

Es gibt zwei verschiedene Signaturen in Microsofts Outlook, da kommt man schnell durcheinander: Die „normale“ Signatur ist die übliche Unterschrift mit den Kontaktangaben in der Fußzeile einer Email. Sie richtet sich an den Empfänger und soll diesen informieren. Die digitale Signatur hingegen ist ein Teil des Schlüssels für die kryptische Verschlüsselung, also die Emailsicherheit. Sie ermöglicht dem Outlook des Empfängers überhaupt erst, eine vom Absender verschlüsselte Email zu öffnen (-> siehe „Anleitung zur Outlook Verschlüsselung: Wenn niemand Ihre Emails mitlesen soll“).

So funktioniert es:

Eine automatische E-Mail-Signatur in Outlook mit Logo erstellen
Die Grundlagen der E-Mail-Signaturerstellung in Outlook erfahren Sie in unserer anschaulich bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung „Outlook Signatur: Ein automatisierter Schluss ziert alles“. Aber wie kann man nun das Unternehmenslogo oder Businessfoto in die Emailsignatur einfügen? Hier der Klickpfad für die Schnelllösung:

Schritt 1:

Gehen Sie im Outlookmenü oben links auf → Datei, wählen Sie links → Optionen, klicken Sie dann auf die Registerkarte → E-Mail und schließlich rechts auf die Schaltfläche → Signaturen. Wählen Sie nun in dem sich öffnenden Dialogfenster eine bereits bestehende E-Mail-Signatur aus oder erstellen Sie mit dem Klick auf → Neu eine neue.

Signatur Outlook - Kontoinformationen
Signatur Outlook - Outlook Optionen

Schritt 2:

Tippen Sie alle notwendigen Signaturdaten in das Textfeld ein. Das sind üblicherweise der Unternehmensnamen, der Namen und die Position des Absenders, Emailadresse, Mobilfunk- und Festnetznummer sowie die Webadresse des Unternehmens. Die Schriftart und Schriftgröße können Sie dabei analog zu Microsofts Word oder Excel in der Menüleiste über dem Textfeld einstellen.

Schritt 3:

Falls Sie eine neue Emailsignatur erstellen, müssen Sie in der rechten Fensterseite noch angeben, mit welchem Email-Konto diese verknüpft werden soll und ob dies Ihre Standardsignatur in Outlook sein soll. Also, ob Outlook diese Signatur automatisch bei jeder E-Mail in die Fußzeile integrieren soll, oder ob Sie bei den Emailfunktionen „Antworten“ und „Weiterleitung“ eine abweichende Einstellung wünschen.

Schritt 4:

Markieren Sie nun mit einem einfachen Mausklick die Stelle im Textfeld der Signatur, an der Outlook das Logo oder das Businessfoto einfügen soll. Gehen Sie dann rechts oberhalb des Textfelds auf die Schaltfläche mit dem Bild-Icon → Bild einfügen. Klicken Sie sich anschließend durch den Ordnerpfad zu dem Speicherort Ihres Logos oder Businessfotos auf der Festplatte Ihres Computers und bestätigen Sie die Auswahl mit → Ok. Zum Schluss noch abspeichern und fertig.

Signatur Outlook - Signatur und Briefpapier

Extra-Tipp: Die Outlook-Signatur für das kostenlose Emailmarketing nutzen

Laut der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) produziert jeder Angestellte in Deutschland im Schnitt rund 600 Emails pro Monat, das sind über 20 pro Tag. Pro fünf Mitarbeiter kommt man so schon auf 100 Emails pro Tag oder 500 Emails pro Woche. Der Clou: Sie können dieses große Kommunikationsaufkommen mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern auch gleich als hervorragendes Marketinginstrument in eigener Sache nutzen. Wie das geht? Fügen Sie einfach einen Hinweis auf Ihre Produkte, Dienstleistungen, Rabattaktionen, Kurse, Schulungen oder Seminare in die E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook ein. So wird jede Email automatisch zu einem Mailing oder Mini-Newsletter! Wie Sie dabei am besten vorgehen, erfahren Sie in unserem Beitrag „Werbung, die ankommt: Die Wunderwaffe Autosignatur in Outlook“.

Und Sie?

Wie gut kennen Sie sich bereits mit den nützlichen Officefunktionen von Outlook aus? Eine weitere hervorragende Möglichkeit, um bei der täglichen Routinearbeit viel Zeit zu sparen, sind beispielsweise die „Textbausteine“ genannten Schnellbausteine. So müssen Sie immer wiederkehrende Satzbausteine oder Layouts nicht jedes Mal aufs Neue eintippen, sondern können diese schnell und einfach mit nur einem Klick hinzufügen. Wie das genau geht, erfahren Sie hier in diesem kurzen Erklärvideo:

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