SharePoint: Neue Website als Unterseite, Webseitensammlung oder Hub Site erstellen?


Wer eine neue Intranet-Webseite mit SharePoint erstellen will, stand bislang als erstes vor der Wahl: Als Unterseite oder als neue Webseitensammlung? Beides hat seine Vor- und Nachteile. Mittlerweile gibt es aber auch einen dritten Weg, der vieles einfacher macht. Hier zeigen wir Ihnen die wesentlichen Unterschiede beim Website-Erstellen mit SharePoint!

Was ist das Problem?

Bislang gab es zwei grundsätzlich verschiedene Strategien und Vorgehensweisen, um eine neue Website in SharePoint zu erstellen. Entweder als „Unterwebseite“ (Sub Site) oder in Form mehrerer separater „Webseitensammlungen“ (Site Collections). Beides hat jeweils unterschiedliche Vorteile und Nachteile. Zum Glück gibt es mittlerweile seit Mitte 2018 aber auch einen „Dritten Weg“, der das beste aus den beiden bisherigen Ansätzen vereint: Die „Hub Sites“. Was die Hub Sites für das Erstellen von Websites in SharePoint Neues bringen, erfahren Sie in dieser Anleitung.

So funktioniert es:

Neue SharePoint-Webseite als Unterseite oder Webseitensammlung erstellen?

Das Erstellen von hierarchischen Unterwebsites in SharePoint hat den Vorteil, dass grundlegende Einstellungen und Elemente, wie Metadaten, Navigation und Sicherheit, von der Webseite der höchsten Ebene quasi „vererbt“ werden. Das Handling bei Neuerstellungen von Unterseiten ist damit deutlich einfacher. Das erkauft man sich allerdings mit den beiden Hauptnachteilen. Einmal erstellte Unterseiten lassen sich in SharePoint nicht mehr ohne Migrations-Tool verschieben. Der zweite Nachteil ist, dass die Webseitenstruktur ab einem gewissen Konglomerat aus Unterseiten und weiteren Unter-Ebenen irgendwann (wie ein Ordnerverzeichnis) schnell unübersichtlich wird.

Vorteile und Nachteile von Unterseiten in SharePoint:

Vorteile und Nachteile von Webseitensammlungen in SharePoint:

Das Erstellen von hierarchischen Unterwebsites in SharePoint hat den Vorteil, dass grundlegende Einstellungen und Elemente, wie Metadaten, Navigation und Sicherheit, von der Webseite der höchsten Ebene quasi „vererbt“ werden. Das Handling bei Neuerstellungen von Unterseiten ist damit deutlich einfacher. Das erkauft man sich allerdings mit den beiden Hauptnachteilen. Einmal erstellte Unterseiten lassen sich in SharePoint nicht mehr ohne Migrations-Tool verschieben. Der zweite Nachteil ist, dass die Webseitenstruktur ab einem gewissen Konglomerat aus Unterseiten und weiteren Unter-Ebenen irgendwann (wie ein Ordnerverzeichnis) schnell unübersichtlich wird. Webseitensammlungen basieren in SharePoint auf einzelnen, separaten Websites der höchsten Ebene. Die Vorteile sind eine flachere Hierarchie und die jeweiligen Besitzer haben die maximale Kontrolle über ihren Webseitenbereich. Die größten Nachteile sind, dass keine Navigationselemente und Berechtigungen ererbt werden können und dies damit für jede neue Site Collection neu gemacht werden muss. Wird eine neue Webseite(sammlung) auf höchster Ebene erstellt, wird zudem der Link, der zu dieser Website führt, den anderen SharePoint-Websites nicht automatisch hinzugefügt, sondern muss bei diesen manuell in die Navigation eingefügt werden.

Der „Dritte Weg“: Neue Website in SharePoint mit Hub Sites erstellen

Mit den Hub Sites hat Microsoft eine neue und lange nachgefragte Option für das Erstellen von Websites in SharePoint eingeführt. Mit den Hubs lässt sich das SharePoint-Intranet, wie bei den Webseitensammlungen, in übersichtlichere thematische Blöcke gliedern. Gleichzeitig werden jedoch, wie bei den Unterseiten, die Seiteneinstellungen übernommen sowie auch eine globale Navigation ermöglicht.

  • Dafür müssen die einzelnen themen- oder projektgetriebenen Hub Sites allerdings (derzeit noch) zunächst in PowerShell angelegt werden (Administratorrechte benötigt).
  • Dabei werden zugleich bestimmte Personen als Hub-Chefs festgelegt (Principals), die dann in der Folge den Hub Site eigenverantwortlich weiterverwalten und beliebige Unterseiten erstellen können.

Die Vorteile der Hub Sites in SharePoint:

  • Beliebige separate Webseitensammlungen (Site Collections) lassen sich in einem Hub Site vereinen, was eine gemeinsame Navigation und Sicherheitseinstellungen ermöglicht.
  • Das SharePoint-Intranet kann mit Hilfe der Hub Sites somit in einzelne Themenblöcke, Projekte oder Kampagnen aufgeteilt werden, ganz wie bei den Webseitensammlungen. Das erleichtert den Überblick.
  • In den Hub Sites können alle dafür berechtigten Personen flexibel neue Websites erstellen. Die grundlegenden Einstellungen werden dabei, wie bei den Unterseiten, vererbt. Das macht es einfacher, als bei den Webseitensammlungen.
  • Die Hub Sites lassen sich ganz einfach, anders als die Unterseiten, ohne Migrations-Tool reorganisieren und umordnen.
  • Die Hub Sites werden auf der ersten Ebene der globalen SharePoint-Navigation automatisch verlinkt, was eine übergeordnete Navigation ermöglicht.
  • Der Umfang eines Workflows mit zusätzlichen Arbeitstools aus Office 365 kann auf die Websites einer Hub Site beschränkt werden.
  • Die Suchfunktion nach Inhalten funktioniert in dem gesamten Bereich einer Hub Site.

Extra-Tipp: Die neu erstellten SharePoint-Websites mit den passenden Groups-Tools ausrüsten

Die einzelnen Hub Sites können nun mittels des Office 365 Tools „Groups“ noch mit dem jeweils benötigten und passenden Workplace und Werkzeugkasten ausgestattet werden. Groups ist dabei kein gewöhnliches Kollaboration-Tool, das Menschen mit einander verbindet, sondern es gruppiert andere Anwendungen und bildet somit eine Art Klammer um ein beliebig zusammengestelltes Tool-Set.

  • So können z.B. das Kommunikationstool Teams, das Projektplanungstool Planner, das Umfragetool Forms und die anderen Office 365 Tools über Groups in den Workspace eingebunden werden.
  • Der große Vorteil ist, dass die Zugriffsrechte eines neu hinzugefügten Teilnehmers dann nicht mehr in jedem einzelnen Tool eingestellt werden müssen, sondern über Groups für das gesamte Tool-Set auf einmal erfolgt.
  • Wie Sie einen Workspace, bzw. eine Tool-Gruppe, mit Groups einrichten, lesen Sie hier → „Microsoft Groups: Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe“.

Und Sie?

In Office 365 gibt es viele interessante Tools für eine produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen, die Sie den neu erstellten Webseiten in SharePoint hinzufügen können. So können Sie in jedem thematischen Hub Site mittels Groups auch gleich das passende Werkzeug bereitstellen. Einige besonders praktische Office 365 Tools haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

  • Microsoft Forms: Mit Forms können Sie schnell und einfach Online-Umfragen und Fragebögen erstellen, z.B. um in dezentral verteilten Teams Online-Abstimmungen abzuhalten, Feedback und Ideen zu bestimmten Themen einzusammeln oder auch Online-Quiz-Rätsel zu erstellen. Die Teilnehmer benötigen dafür lediglich einen Webbrowser → „Microsoft Forms (2): Anleitung für das kostenlose Web-Umfrage-Tool“.
  • Microsoft Planner: Der Planner ist eine Kollaboration-Plattform für das einfache und übersichtliche Planen von Projekten, das Verteilen der Aufgaben und Verwalten der Bearbeitungsfortschritte. Für die einfachere Zusammenarbeit stehen darüber hinaus eine gemeinsame Dateiablage, ein Chat, Projektkalender und ein gemeinsames Projektnotizbuch zur Verfügung → „Microsoft Planner (2): Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool“.
  • In unserem Büro-Kaizen-Blog finden Sie zudem einen Überblick über weitere spannende Office 365 Tools, wie z.B. Delve, Dynamics, Flow, Yammer, Teams und To-Do. Praxisrelevante Checklisten, Tipps und Vorlagen finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center.

Dauer 05:04 Minuten

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