OneNote synchronisieren: So legen Sie Ihre Notizen Schritt für Schritt zusammen

Mit Microsoft OneNote lassen sich Notizen einfach und übersichtlich erstellen und verwalten. Doch kann ich meine Notizen neben meinem PC auch auf meinem Smartphone oder Tablet abrufen? Die Antwortet lautet kurz und knapp: JA! Ein großer Vorteil von OneNote ist, dass es auf allen Betriebssystemen und über alle Geräteklassen hinweg funktioniert. Damit können Sie Ihre Notizen auf sämtliche Geräte mit OneNote synchronisieren. Doch bevor das funktioniert, ist die Wahl des richtigen Speicherorts von entscheidender Bedeutung. Lernen Sie in diesem Blogbeitrag die Unterschiede der Speicherorte kennen und erfahren Sie auch, wie Sie nun alle Ihre Notizen stets synchron halten. Legen wir los…

Den richtigen Speicherort festlegen

In OneNote lassen sich Notizbücher an vier verschiedenen Speicherorten anlegen. Jeder Speicherort hat eigene Vor- und Nachteile und Sie können pro Notizbuch entscheiden, wo Sie es speichern bzw. mit welchen Geräten Sie OneNote synchronisieren möchten.

Dieser PC [1]

Die erste Speichermöglichkeit für ein Notizbuch in OneNote ist die lokale Festplatte eines PCs. Das kann der richtige Speicherort für Notizbücher sein, die nur von einer Person und auch nur von diesem einen Gerät aus bearbeitet werden sollen. Diese Notizbücher können Sie folglich also nicht gemeinsam (z. B. mit Kollegen) bearbeiten und auch nicht mit Mobilgeräten synchronisieren. Daher wird dieser Speicherort in der Praxis nur selten benutzt. Bei einer lokalen Speicherung von Notizbüchern sollte beachtet werden, dass die lokale Festplatte der PCs in vielen Unternehmen nicht automatisch von der IT-Abteilung gesichert werden.

Netzlaufwerk (über „Durchsuchen“) [2]

Die zweite Speichermöglichkeit für ein OneNote-Notizbuch ist ein Netzlaufwerk, wie es in den meisten Firmen eingesetzt wird. Im Gegensatz zur lokalen Festplatte eines PCs können auf einem Netzlaufwerk gespeicherte Notizbücher auch gemeinsam mit Personen bearbeitet werden, die ebenfalls Zugriff auf das Netzlaufwerk haben. Für eine gemeinsame Bearbeitung können die jeweiligen Personen das Notizbuch mit einem Windows-PC direkt über die angelegte Datei auf dem Netzlaufwerk öffnen. Ein Vorteil des Netzlaufwerks liegt darin, dass diese in den meisten Unternehmen automatisch von der IT-Abteilung gesichert werden. Ihre Notizen können Sie allerdings nur bei bestehender Verbindung zum Firmennetzwerk synchronisieren. Außerhalb der Firma können Sie z.B. auf Ihrem Notebook mit OneNote ganz normal im Offline-Modus weiterarbeiten. Die Synchronisation der Änderungen erfolgt aber erst sobald Sie wieder eine Verbindung zum Firmennetzlaufwerk haben.

OneDrive [3]

OneDrive ist der Cloud-Speicherdienst von Microsoft. Dies ist der richtige Speicherort, wenn Sie ein Notizbuch mit anderen Personen gemeinsam bearbeiten möchten, die keinen Zugriff auf ein gemeinsames Laufwerk haben oder Sie Ihre Notizbücher auch von Mobilgeräten aus öffnen möchten. Außerdem können Sie Notizbücher, die auf OneDrive gespeichert sind, auch mit Mobilgeräten (den mobilen OneNote-Apps auf Smartphones und Tablets) synchronisieren. Aus diesem Grund wird dieser Speicherort am häufigsten verwendet.

 

Diese Anleitung haben wir Ihnen auch nochmal ausführlich in einem kostenlosen eBook zusammengefasst. Um das eBook herunterzuladen, klicken Sie einfach auf die folgende Grafik:

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Websites – SharePoint [4]

Microsoft SharePoint wird von Unternehmen intern zum Erstellen von Websites für z.B. Projekte verwendet. SharePoint bietet neben der Erstellung von Websites auch die Möglichkeit Dokumente zu speichern, strukturieren und benutzerspezifisch freizugeben.   Somit können mit SharePoint z.B. in einem Projekt alle Dokumente und Informationen zentral an einer Stelle verwaltet werden. Alle Projektmitglieder haben dann direkt Zugriff auf die Dateien/Informationen. Diese Lösung wird häufig firmenintern angewandt, da für den Zugriff auf firmeninterne Informationen oftmals auch ein eigenes Firmen-Laptop/Smartphone/Tablet mit einem gesicherten Zugang erforderlich ist.

Notizbücher mit OneNote synchronisieren: So geht‘s

 Schritt 1: Anlegen eines Microsoft-Kontos

Um OneNote mit Ihren Mobilgeräten (Smartphone, Tablet) zu synchronisieren, brauchen Sie zwingend ein Microsoft-Konto. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten bekommen:

  • Kostenlose Registrierung bei Outlook.com (inklusive 5 GB Speicher für OneDrive).
  • Sie mieten sich eine Office365-Lizenz. Das kostet eine geringe monatliche Gebühr (hier sind 1.000 GB Speicher für OneDrive inklusive). Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag zu Microsoft 365 mit dem Kapitel „Was kostet Office/Microsoft 365?“

 

Schritt 2: Installieren Sie OneNote auf allen Geräten

Es gibt für jedes Betriebssystem (Windows, Android, iOS, macOS) eine kostenlose OneNote-Version bzw. App. Diese können Sie sich aus dem jeweiligen App-Store Ihres Mobilgeräts bzw. unter https://www.onenote.com/download  herunterladen und installieren.

Schritt 3: OneNote Login

Starten Sie Microsoft OneNote und melden Sie sich anschließend in der App mit dem aus Schritt 1 erstellten Microsoft-Konto an. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „Ich bin drin: OneNote Login – so einfach gelingt es“ mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung.

 

Nun ist OneNote einsatzbereit und Sie können Ihr erstes Notizbuch anlegen. Auch für den Einstieg in OneNote haben wir Ihnen einen ausführlichen Blogbeitrag mit den ersten 6 Einsteigertipps. Folgen Sie dem Link „OneNote Anleitung: So gelingt Ihr Einstieg“ für weitere Informationen.

Schritt 4: Synchronisation von OneNote Notizbüchern

Speichern Sie Ihr neu erstelltes Notizbuch direkt auf OneDrive (siehe Abbildung). Alle auf OneDrive gespeicherten Notizbücher werden automatisch geräteübergreifend synchronisiert. Wenn Sie nun z.B. die OneNote App auf Ihrem Smartphone öffnen (vorausgesetzt Sie haben diese bereits installiert), melden Sie sich auch dort mit Ihrem Microsoft Konto an. Ihre Notizbücher erscheinen nun auch auf dem Smartphone. Sämtliche Änderungen, die Sie nun entweder auf dem Smartphone oder PC in Ihrem Notizbuch vornehmen, werden direkt live synchronisiert. Sollten Sie z.B. keinen Empfang mit Ihrem Smartphone haben, so werden Ihre Änderungen erst dann synchronisiert, wenn Ihr Smartphone wieder online ist.

OneNote Notizbücher: Synchronisation auch über andere Cloud-Anbieter möglich?

 Das Datei-Format von OneNote-Notizbüchern lässt sich ausschließlich über Microsoft OneDrive zuverlässig synchronisieren. Der Grund dafür ist, dass nur OneDrive die Möglichkeit bietet, einzelne Änderungen innerhalb eines Notizbuchs separat zu verarbeiten und mit dem Cloud-Speicherort zu synchronisieren. Das bedeutet, dass bei einer Bearbeitung eines Notizbuchs nicht die gesamte Notizbuch-Datei für einen Abgleich mit dem Speicherort synchronisiert werden muss, sondern ausschließlich geänderte Inhalte innerhalb des Notizbuchs synchronisiert werden. Wenn mehrere Personen Änderungen im gleichen Notizbuch vornehmen ist ein zuverlässiger Abgleich der Daten (also keine Duplikate und Synchronisationskonflikte) nur über OneDrive möglich.

So verschieben Sie Notizbücher nachträglich auf OneDrive

 Um ein ursprünglich lokal angelegtes Notizbuch auf OneDrive umzuziehen, damit Sie es mit Mobilgeräten synchronisieren können, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie oben links in der Menüleiste auf „Datei“
  • Wählen Sie links in der Menünavigation die Option „Freigeben“ aus [2]
  • Nun wird Ihnen automatisch angeboten, das Notizbuch auf OneDrive zu verschieben. Wählen Sie dazu den Befehl „Notizbuch verschieben“ aus [3]

 

 

 

OneNote synchronisiert nicht: Überprüfen Sie den Synchronisationsstatus

Sie haben all Ihre Notizen in OneNote eingetragen und stellen nun fest, dass Ihre Notizen gar nicht synchronisiert werden? Werfen Sie dazu einen Blick auf den Synchronisationsstatus:

  • Klicken Sie oben links in der Menüleiste auf „Datei“

 

  • Sie sehen jetzt eine Übersicht Ihrer einzelnen Notizbücher [1]
  • Klicken Sie auf „Synchronisierungsstatus anzeigen“ [2]

 

  • Im nun öffnenden Fenster sehen Sie eine Übersicht all Ihrer Notizbücher und wann diese zuletzt mit dem PC synchronisiert wurden. Sofern Sie nicht den automatischen Synchronisationsvorgang aktiviert haben, können Sie hier manuell entweder alle Notizbücher gleichzeitig oder einzeln synchronisieren. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Buttons.

Video: OneNote Tutorial 2022

Dauer: 09:43 Minuten

▬ Inhalt ▬▬▬

00:00 Einleitung

00:25 Welche OneNote-Version Du nutzen solltest

02:18 Der richtige Speicherort

03:42 Eine durchdachte Struktur

06:13 Weitere Geräte und hilfreiche Funktionen

07:53 Gemeinsame Notizbücher nutzen

08:50 Der letzte und wichtigste Tipp



16 Kommentare

  • Können Sie mir sagen wieso das ich nach meinen handschriftlichen Notizen nicht suchen kann? Sie werden einfach nicht erkannt. Habe was mit dem Stift in die neue OneNote App geschrieben aber es zeigt mir keine Resultate an.

    Danke und Gruss

    • Hallo Alex,

      die Handschrifterkennung in OneNote funktioniert leider nicht immer sehr zuverlässig. Das variiert je nachdem, wie deutlich man geschrieben hat. Damit sie es wirklich gut erkennt, muss man fast in Druckschrift schreiben. Daran kann Microsoft noch arbeiten.
      Ich hoffe das hilft.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Ich arbeite mit einem MacBook Air und einem iPad Air 2.
    Ich tippe Notizen auf dem MacBook und zeichne kleinere Sachen auf dem iPad, hierbei habe ich das Problem, das anscheinend die Formatierung immer anders ist. Wenn meine Zeichnung auf dem iPad an der richtigen Stelle ist, ist sie auf dem Weg nach unter verschoben und andersherum.
    Auch manche Absätze des getippten Textes verhalten sich ähnlich.
    Woran liegt das und wie kann ich das beheben?
    Dankeschön!

  • Hallo
    Ich nutze die Notizbücher auf einem Windows PC und meinem Ipad. Ich synchronisiere über OneDrive. Die Notizbücher habe ich mit dem Ipad erstellt. Auf dem Rechner werden sie mir in OneDrive nur als Internetverknüpfung angezeigt. Beim Öffnen muss ich immer den Umweg über das Öffnen in der Online Version von One Note gehen. Das dauert sehr lange. Wie kann ich die OneDateien also als Datei und nicht als Verknüpfung abrufen? Danke

    • Hallo Frau Postmeier,

      um die auf OneDrive gespeicherten Notizbücher auf dem Windows-PC zu öffnen, brauchen Sie nur in OneNote oben links auf „Datei“ und dann links auf „Öffnen“ zu klicken. Dann werden Ihnen alle Ihre auf OneDrive gespeicherten Notizbücher angezeigt und Sie können die gewünschten Notizbücher schnell und einfach durch einen Mausklick auf das jeweilige Notizbuch öffnen.

      Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie in OneNote auf dem Windows-PC mit dem gleichen Account angemeldet sind wie auf dem iPad.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden.

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Hallo!

    Bis vor kurzem hatte ich ein Nokia Lumia 925 und nutzte dort OneNote. Besonderheit: Es gab zwei Notizbücher mit dem gleichen Namen
    1. Notizbuch von Jürgen (Handy)
    2. Notizbuch von Jürgen (OneDrive)
    Da ich eher sensible Daten in OneNote hinterlege, nutzte ich ausschließlich das „Notizbuch von Jürgen (Handy)“ da es NICHT mit OneDrive oder sonst wie synchronisiert wurde.

    Jetzt habe ich ein Android-Handy und frage mich schon seit längerer Zeit und Recherche im Internet (ohne zu einer Lösung gekommen zu sein) – wie bekomme ich nun meine OneNote-Notizen „Notizbuch von Jürgen (Handy)“ von meinem „alten Nokia“ auf mein „neues“ Samsung?

    Gruß aus Memmingen und Danke
    Jürgen

    • Hallo Jürgen,

      vielen Dank für deinen Kommentar.

      Die mobilen OneNote-Apps für Smartphones und Tablets können, egal ob Android (Google) oder iOS (Apple) nur Notizbücher öffnen, anzeigen und bearbeiten, die auch auf OneDrive gespeichert sind. OneNote-Notizbücher können prinzipiell zwar auch auf lokalen Festplatten und File-Servern gespeichert werden, allerdings funktioniert die Möglichkeit der lokalen Festplatte nur auf Windows-Rechnern mit den Desktop-Versionen von OneNote. Das Smartphone kann logischerweise weder auf die Festplatte eines Nootebooks, noch auf einen File-Server zugreifen und daher nur auf OneDrive gespeicherte Notizbücher öffnen (einzige Ausnahme: SharePoint).

      Um dein Notizbuch also auf dem neuen Smartphone in OneNote öffnen zu können, muss es auf OneDrive gespeichert werden.

      Ich hoffe, das hilft dir weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

      • Hallo,

        was mir hier komplett fehlt ist der Hinweis, dass man auf dem Tablet oder Smartphone auch noch OneDrive als zusätzliche App instaliert haben muss. Ohne diese läuft bei mir auf den Mobilgeräte gar nix. Mich wundert es eh, dass man im kompletten Internet nicht ein vernünftiges Tutorial findet wie man OneNote und OneDrive auf den Mobilgeräten installiert.

  • Wie sieht es mit der Synchronisation von Dateien innerhalb eines Notizbuches aus?
    Ich habe in meinem Notizbuch eine Datei von meinem Rechner verlinkt. (Doc-Datei) und dann in einen anderen Ordner verschoben. Keine Probleme!
    Danach habe ich diese Datei aus onenote heraus mit Hilfe von Word geöffnet und verändert. Beim nächsten Öffnen war die ursprüngliche Datei wieder da.
    Das gleiche passierte wenn ich die Datei auf meinem Rechner bearbeite. In onenote wird immer nur die originale Datei angezeigt.
    Wie kann ich das ändern?

    Danke und viele Grüße von der Ostsee

    • Hallo Herr Müller,

      ich hoffe, ich kann Ihnen Ihre Frage mit folgender Erklärung beantworten:

      Man kann in OneNote Dateien auf drei verschiedene Weisen einfügen.

      1. Als Kopie (Dateianlage):
      In diesem Fall wird die Datei als Icon auf der OneNote-Seite eingefügt. Dadurch wird eine Kopie der Datei erzeugt und auf der OneNote-Seite eingebettet. Die OneNote-Seite ist also der Speicherort dieser Datei. Wenn Sie diese aus OneNote heraus öffnen, bearbeiten und anschließend speichern und schließen, werden diese Änderungen in der in OneNote gespeicherten Datei übernommen und sind beim erneuten Öffnen der Datei auch vorhanden.

      2. Als Dateiausdruck:
      Ein Dateiausdruck fügt eine ausgedruckte Vorschau des Dokuments auf der OneNote-Seite ein. Zusätzlich wird eine Kopie der Datei über dem Ausdruck auf der OneNote-Seite eingefügt. Diese verhält sich genau wie die Dateianlage (1.) und ist in die OneNote-Seite eingebettet.

      3. Hyperlink:
      Eine in OneNote verlinkte Datei ist nicht als Icon in OneNote zu sehen, sondern nur als eingefügter Hyperlink. Über diesen Link öffnen Sie die verknüpfte Datei, deren Speicherort z.B. in einem Dateimanagementsystem (Windows-Explorer oder Netzlaufwerk) liegt. Änderungen werden in der Ursprungsdatei gespeichert, die auch wieder über den eingefügten Link geöffnet werden kann. Auch so ist die Datei auf dem aktuellsten Stand und enthält alle Änderungen.

      Ich hoffe, das beantwortet Ihre Frage. Ansonsten dürfen Sie sich jederzeit gerne wieder an uns wenden.

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Hallo,
    wie sieht es mit Aufgaben auf mehreren Geräten aus. Ich erstelle z.B. eine Aufgabe auf meinem PC in der Arbeit. Die Aufgabe sehe ich zwar als Tag auf meinem Nexus7 (Android) und auch auf meinem PC zu Hause, jedoch an den Inhalt der Aufgabe komme ich nicht. OneNote meldet dann, dass die Aufgabe von einem anderen Benutzer erstellt wurde.
    Gruß aus Bubenreuth
    Bernd

    • Hallo Bernd,

      wenn man aus OneNote heraus eine Aufgabe anlegt, wird diese automatisch im Standardpostfach in Outlook erstellt und mit OneNote verknüpft. Diese Verknüpfung zum Erstellen von Aufgaben funktioniert auch nur mit den Desktop-Versionen von Outlook und OneNote. Daher ist das Ansehen und Bearbeiten von Aufgaben aus OneNote heraus mit dem Mobilgerät leider nicht möglich.

      Am PC zu Hause funktioniert dies nur dann, wenn zum einen ebenfalls die Desktop-Versionen von Outlook und OneNote installiert sind und zusätzlich in OneNote der gleiche Account angemeldet und in Outlook das gleiche Postfach als Standardpostfach eingerichtet ist. Outlook und OneNote müssen am PC zu Hause also gleich eingerichtet sein wie im Büro auch.

      Ich hoffe, das hilft dir weiter.

      Liebe Grüße
      Felix Brodbeck

  • Hallo
    Sichern ist sicher nicht schlecht, aber jedes Notizbuch einzeln?? Geht das nicht irgendwo über die Dateien.
    Danke

    • Hallo Frau Keller,
      jedes OneNote-Notizbuch ist eine physische Datei, die auf OneDrive gespeichert liegt. Daher muss auch jedes Notizbuch einzeln exportiert werden, um so ein manuelles Backup für die eigenen Notizbücher zu erstellen.
      Alle OneNote-Notizbücher haben einen eigenen internen Notizbuch-Papierkorb, der alle gelöschten Seiten und Abschnitte zwischenspeichert und diese über einen Zeitraum von 60 Tagen aufbewahrt und die Inhalte so wiederherstellbar macht. Selbst komplette gelöschte Notizbücher lassen sich über den OneDrive Papierkorb wiederherstellen, genauso wie sich einzelne gelöschte Seiteninhalte über die sogenannten Seitenversionen wiederherstellen lassen.
      Ein manuelles Backup ist für wichtige Informationen zwar zu empfehlen, allerdings reicht dafür ein Intervall von zwei Wochen völlig aus. Für OneNote-Notizbücher, die auf OneDrive gespeichert liegen, lassen sich jedoch keine herkömmlichen „Sicherungskopien“ der Dateien erstellen.
      Herzliche Grüße aus Giengen
      Felix Brodbeck

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