Tipps zum OneNote synchronisieren mit PC, Mac, Android und iOS

Tipps fürs OneNote synchronisieren: Für iPad, Mac, PC, Android und auch ohne Cloud

Das Synchronisieren von OneNote ermöglicht es, die eigenen digitalen Notizbücher von verschiedenen Geräten aus zu nutzen und zu bearbeiten. Seit der Produktversion 2010 synchronisiert sich das Notizbuchprogramm in regelmäßigen Abständen automatisch über den Online-Cloudspeicher OneDrive. Voraussetzung ist, dass Sie das jeweilige Notizbuch auf OneDrive gespeichert haben. Auch auf einem Laufwerk gespeicherte Notizbücher werden standardmäßig bei jeder vorgenommenen Änderung automatisch synchronisiert. Manchmal ist es allerdings wünschenswert, OneNote manuell zu synchronisieren, um die eigenen Änderungen schnell und sofort sichern zu können. Zum Beispiel, wenn Kollegen die Datei zeitnah zum Weiterbearbeiten benötigen oder Sie abspeichern und Ihren Rechner herunterfahren müssen, weil Ihr Flugzeug startet.

Synchronisieren leicht gemacht: Anleitung für das Synchronisieren von OneNote für Android, iOS, Mac und PC. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem? ...viele Wege führen zum OneNote synchronisieren

Je nach der Produktversion von OneNote ist das Synchronisieren unterschiedlich gelöst. Wir zeigen Ihnen daher hier kurz und prägnant in der Übersicht, mit welchen Versionen und Endgeräten Sie OneNote wie synchronisieren können.

So funktioniert es:

Damit Sie Ihre OneNote-Notizbücher problemlos zwischen all Ihren Geräteklassen und -Typen synchronisieren können, müssen drei Grundbedingungen erfüllt sein: (1.) Auf allen Geräten muss OneNote installiert sein, (2.) das Notizbuch muss auf OneDrive gespeichert sein und (3.) das Notizbuch muss auf dem entsprechenden Gerät geöffnet werden. OneNote nutzt dafür standardmäßig die jeweiligen Nutzerkonten bei Microsofts eigenem Cloudspeicher OneDrive.

1. Wann und wie synchronisiert sich OneNote automatisch mit OneDrive?

OneNote arbeitet nach dem Motto „Cloud First“ und nutzt für das Speichern und Synchronisieren seinen Onlinespeicherdienst OneDrive (bis 2014 „SkyDrive“ genannt). OneNote synchronisiert sich dabei jedes Mal dann automatisch, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen, also z.B. eine Notiz eingeben, zur Abschnittsansicht zurückkehren oder zwischen Abschnitten und Notizen wechseln. Für das automatische Abspeichern und Synchronisieren Ihrer aktuellen Notizen müssen Sie also lediglich einen dieser Navigationsschritte ausführen.

2. OneNote synchronisieren ohne die OneDrive-Cloud (SkyDrive)

Alternativ zu der OneDrive-Cloud kann als zentraler Speicherort für das Synchronisieren der OneNote-Dateien auch ein eigener Sharepoint-Server des Unternehmens ausgewählt werden, also quasi eine eigene Cloud. Das wird allerdings nicht von allen Produktversionen unterstützt, z.B. nicht von OneNote für Android und OneNote Online (der Web-App), sowie nur eingeschränkt von den beiden OneNote-Versionen für Mac und iOS (iPhone und iPad) – bei diesen muss gleichzeitig auch eine gültige Abo-Lizenz für Microsofts Office 365 vorliegen.

3. OneNote manuell synchronisieren

• Gehen Sie dafür in Ihrem OneNote auf → „Datei / Informationen“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Synchronisierungsstatus anzeigen“

• Nun können Sie entweder alle Ihre freigegebenen Notizbücher auf einmal synchronisieren lassen oder nur ein einzelnes Notizbuch mittels „jetzt synchronisieren“ auswählen

4. OneNote für Windows mit dem iPad synchronisieren

Ab der Produktversion 2010 synchronisiert sich OneNote automatisch geräteübergreifend auch mit dem iPad. Voraussetzung ist jedoch, dass beide dasselbe OneDrive-Konto nutzen. Falls Sie eine ältere Produktversion verwenden (2003 oder 2007), bleibt Ihnen allerdings nichts Anderes übrig, als ein Upgrade Ihres OneNote für Windows vorzunehmen, Ihre alten Notizbücher unter dem neuen Format abzuspeichern und diese dann von Ihrer lokalen Festplatte in Ihr OneDrive-Konto zu verschieben.

Darauf kommt es an: Regelmäßige Datensicherung und Backups!

Computer sind auch nur Menschen… daher kann es auch beim OneNote synchronisieren einmal zu Fehlern kommen. Sei es, dass sich die Software Ihres Geräts „aufhängt“ oder dass es seitens der Cloud zu einem (eher seltenen) Problem kommt. Damit Ihnen aber in jedem Fall keine Daten verloren gehen, ist es ratsam, auf Nummer sicher zu gehen. Führen Sie daher regelmäßig (z.B. nach jedem Arbeitstag) eine zusätzliche Datensicherung durch, ein sogenanntes „Backup“. Eine schnelle Lösung ist hierfür das „exportieren“ Ihrer OneNote Dateien: Klicken Sie hierfür einfach auf das betreffende Notizbuch und dann im Menü auf → „Datei / exportieren“. Wählen Sie nun „One-Datei“ als Dateiformat, einen Namen und den Speicherort aus.

Und Sie?

Bring your own device? Welche Geräte nutzen Sie alle im Arbeitsalltag und lassen Sie von OneNote synchronisieren? Und für welche Routineaufgaben wünschen Sie sich vielleicht ähnlich schnelle und einfache Werkzeuge? Wir helfen Ihnen mit praktischen Lösungen rund um mehr Effizienz in der Büroarbeit! Hier finden Sie beispielsweise eine kurze Anleitung mit großer Wirkung, wie Sie durch ein schnelles und kluges Ablagesystem deutlich mehr Ordnung in Ihre Projektarbeiten bringen.