Notizen geräteübergreifend mit OneNote synchronisieren



Mit OneNote lassen sich Notizen einfach und übersichtlich verwalten. Ein großer Vorteil des Programms ist, dass es auf allen Betriebssystemen und über alle Geräteklassen hinweg funktioniert. Damit Sie Ihre Notizen auf all Ihren Geräten mit OneNote synchronisieren können, ist die Wahl des richtigen Speicherorts entscheidend.

Was ist das Problem?

In OneNote lassen sich Notizbücher an drei verschiedenen Speicherorten anlegen. Jeder Speicherort hat eigene Vor- und Nachteile und Sie können pro Notizbuch entscheiden, wo Sie es speichern bzw. mit welchen Geräten Sie OneNote synchronisieren möchten.

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1. Dieser PC
Die erste Speichermöglichkeit für ein Notizbuch in OneNote ist die lokale Festplatte eines Rechners. Das kann der richtige Speicherort für Notizbücher sein, die nur von einer Person und auch nur von diesem einen Gerät aus bearbeitet werden sollen. Diese Notizbücher können Sie folglich also nicht gemeinsam (z. B. mit Kollegen) bearbeiteen und auch nicht mit Mobilgeräten synchronisieren. Daher wird dieser Speicherort in der Praxis nur selten benutzt. Bei einer lokalen Speicherung von Notizbüchern sollte beachtet werden, dass die lokale Festplatte der Rechner in vielen Unternehmen nicht automatisch von der IT-Administration gesichert wird und Sie daher für eine eigene Datensicherung sorgen müssen.

2. Netzlaufwerk (über „Durchsuchen“)

Die zweite Speichermöglichkeit für ein OneNote-Notizbuch ist ein Netzlaufwerk, wie es in den meisten Firmen eingesetzt wird. Im Gegensatz zur lokalen Festplatte eines Rechners können auf einem Netzlaufwerk gespeicherte Notizbücher auch gemeinsam mit Personen bearbeitet werden, die ebenfalls Zugriff auf das Netzlaufwerk haben. Für eine gemeinsame Bearbeitung können die jeweiligen Personen das Notizbuch mit einem Windows-PC direkt über die angelegte Datei auf dem Netzlaufwerk öffnen. Ein Vorteil ist allerdings, dass die Netzlaufwerke in den meisten Firmen automatisch von der IT-Administration gesichert werden. Ihre Notizen können Sie nur bei bestehender Verbindung zum Firmennetzwerk synchronisieren. Außerhalb der Firma können Sie auf Ihrem Notebook mit OneNote im Offline-Modus weiterarbeiten. Die Synchronisation der Änderungen erfolgt dann sobald Sie wieder eine Verbindung zum Netzlaufwerk haben.

3. OneDrive
OneDrive ist der Cloud-Dienst von Microsoft. Dies ist der richtige Speicherort, wenn Sie ein Notizbuch mit anderen Personen gemeinsam bearbeiten möchten, die keinen Zugriff auf ein gemeinsames Laufwerk haben oder Sie Ihre Notizbücher auch von Mobilgeräten aus öffnen möchten. Außerdem können Sie Notizbücher, die auf OneDrive gespeichert sind, auch mit Mobilgeräten (den mobilen OneNote-Apps auf Smartphones und Tablets) synchronisieren. Aus diesem Grund wird dieser Speicherort am häufigsten verwendet.

So lassen sich Notizbücher mit OneNote synchronisieren

Legen Sie sich zuerst ein Microsoft-Konto an
Um OneNote mit Ihren Mobilgeräten (Smartphone, Tablet) zu synchronisieren, brauchen Sie zwingend ein Microsoft-Konto. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten bekommen:

  • Kostenlose Registrierung bei Outlook.com (inklusive 5 GB Speicher für OneDrive).
  • Sie mieten sich eine Office365-Lizenz. Das kostet eine geringe monatliche Gebühr (hier sind 1.000 GB Speicher für OneDrive inklusive).

Installieren Sie OneNote auf allen Geräten
Es gibt für jedes Betriebssystem (Windows, Android, iOS, macOS) eine kostenlose OneNote-Version bzw. App. Diese können Sie sich aus dem jeweiligen App-Store Ihres Mobilgeräts bzw. unter www.onenote.com herunterladen und installieren. Melden Sie sich anschließend in der App noch mit Ihrem Microsoft-Konto an. Nun können Sie alle auf OneDrive gespeicherten Notizbücher geräteübergreifend mit OneNote synchronisieren.

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Screenshost der Website onenote.com – hier können Sie die passende OneNote-Version für Ihr Gerät herunterladen

Lassen sich Notizbücher auch über andere Cloud-Anbieter synchronisieren?
Das Datei-Format von OneNote-Notizbüchern lässt sich ausschließlich über den Microsoft Cloud-Anbieter OneDrive zuverlässig synchronisieren. Der Grund dafür ist, dass nur OneDrive die Möglichkeit bietet, einzelne Änderungen innerhalb eines Notizbuchs separat zu verarbeiten und mit dem Cloud-Speicherort zu synchronisieren. Das bedeutet, dass bei einer Bearbeitung eines Notizbuchs nicht die gesamte Notizbuch-Datei für einen Abgleich mit dem Speicherort synchronisiert werden muss, sondern ausschließlich geänderte Inhalte innerhalb des Notizbuchs synchronisiert werden. Dazu kommt, dass nur über OneDrive ein zuverlässiger Abgleich der Daten möglich ist, wenn mehrere Personen Änderungen im gleichen Notizbuch vornehmen, ohne dass dies zu Duplikaten und Synchronisationskonflikten führt.

Notizbücher nachträglich auf OneDrive verschieben

Um ein ursprünglich lokal angelegtes Notizbuch auf die Cloud umzuziehen, damit Sie es mit Mobilgeräten synchronisieren können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie oben links in der Menüleiste auf „Datei“
2. Wählen Sie links in der Menünavigation die Option „Freigeben“ aus
3. Nun wird Ihnen automatisch angeboten, das Notizbuch auf OneDrive zu verschieben. Wählen Sie dazu den Befehl „Notizbuch verschieben“ aus.

OneNote-syncronisieren-Notizbuch-verschieben

OneNote kann noch viel mehr…

Damit auch Sie das volle Potential von OneNote nutzen können, haben wir Ihnen vier der besten Effizienz-Tipps übersichtlich in einem Download zusammengefasst:

1. PDFs in OneNote kommentieren
2. Checklisten anlegen
3. Besprechungsprotokolle erarbeiten
4. Arbeiten auf Mobilgeräten

Klicken Sie für den Download auf folgende Grafik:

onenote-funktionen-praxis-microsoft-download



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6 Kommentare
  • Wie sieht es mit der Synchronisation von Dateien innerhalb eines Notizbuches aus?
    Ich habe in meinem Notizbuch eine Datei von meinem Rechner verlinkt. (Doc-Datei) und dann in einen anderen Ordner verschoben. Keine Probleme!
    Danach habe ich diese Datei aus onenote heraus mit Hilfe von Word geöffnet und verändert. Beim nächsten Öffnen war die ursprüngliche Datei wieder da.
    Das gleiche passierte wenn ich die Datei auf meinem Rechner bearbeite. In onenote wird immer nur die originale Datei angezeigt.
    Wie kann ich das ändern?

    Danke und viele Grüße von der Ostsee

    • Hallo Herr Müller,

      ich hoffe, ich kann Ihnen Ihre Frage mit folgender Erklärung beantworten:

      Man kann in OneNote Dateien auf drei verschiedene Weisen einfügen.

      1. Als Kopie (Dateianlage):
      In diesem Fall wird die Datei als Icon auf der OneNote-Seite eingefügt. Dadurch wird eine Kopie der Datei erzeugt und auf der OneNote-Seite eingebettet. Die OneNote-Seite ist also der Speicherort dieser Datei. Wenn Sie diese aus OneNote heraus öffnen, bearbeiten und anschließend speichern und schließen, werden diese Änderungen in der in OneNote gespeicherten Datei übernommen und sind beim erneuten Öffnen der Datei auch vorhanden.

      2. Als Dateiausdruck:
      Ein Dateiausdruck fügt eine ausgedruckte Vorschau des Dokuments auf der OneNote-Seite ein. Zusätzlich wird eine Kopie der Datei über dem Ausdruck auf der OneNote-Seite eingefügt. Diese verhält sich genau wie die Dateianlage (1.) und ist in die OneNote-Seite eingebettet.

      3. Hyperlink:
      Eine in OneNote verlinkte Datei ist nicht als Icon in OneNote zu sehen, sondern nur als eingefügter Hyperlink. Über diesen Link öffnen Sie die verknüpfte Datei, deren Speicherort z.B. in einem Dateimanagementsystem (Windows-Explorer oder Netzlaufwerk) liegt. Änderungen werden in der Ursprungsdatei gespeichert, die auch wieder über den eingefügten Link geöffnet werden kann. Auch so ist die Datei auf dem aktuellsten Stand und enthält alle Änderungen.

      Ich hoffe, das beantwortet Ihre Frage. Ansonsten dürfen Sie sich jederzeit gerne wieder an uns wenden.

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Hallo,
    wie sieht es mit Aufgaben auf mehreren Geräten aus. Ich erstelle z.B. eine Aufgabe auf meinem PC in der Arbeit. Die Aufgabe sehe ich zwar als Tag auf meinem Nexus7 (Android) und auch auf meinem PC zu Hause, jedoch an den Inhalt der Aufgabe komme ich nicht. OneNote meldet dann, dass die Aufgabe von einem anderen Benutzer erstellt wurde.
    Gruß aus Bubenreuth
    Bernd

    • Hallo Bernd,

      wenn man aus OneNote heraus eine Aufgabe anlegt, wird diese automatisch im Standardpostfach in Outlook erstellt und mit OneNote verknüpft. Diese Verknüpfung zum Erstellen von Aufgaben funktioniert auch nur mit den Desktop-Versionen von Outlook und OneNote. Daher ist das Ansehen und Bearbeiten von Aufgaben aus OneNote heraus mit dem Mobilgerät leider nicht möglich.

      Am PC zu Hause funktioniert dies nur dann, wenn zum einen ebenfalls die Desktop-Versionen von Outlook und OneNote installiert sind und zusätzlich in OneNote der gleiche Account angemeldet und in Outlook das gleiche Postfach als Standardpostfach eingerichtet ist. Outlook und OneNote müssen am PC zu Hause also gleich eingerichtet sein wie im Büro auch.

      Ich hoffe, das hilft dir weiter.

      Liebe Grüße
      Felix Brodbeck

    • Hallo Frau Keller,
      jedes OneNote-Notizbuch ist eine physische Datei, die auf OneDrive gespeichert liegt. Daher muss auch jedes Notizbuch einzeln exportiert werden, um so ein manuelles Backup für die eigenen Notizbücher zu erstellen.
      Alle OneNote-Notizbücher haben einen eigenen internen Notizbuch-Papierkorb, der alle gelöschten Seiten und Abschnitte zwischenspeichert und diese über einen Zeitraum von 60 Tagen aufbewahrt und die Inhalte so wiederherstellbar macht. Selbst komplette gelöschte Notizbücher lassen sich über den OneDrive Papierkorb wiederherstellen, genauso wie sich einzelne gelöschte Seiteninhalte über die sogenannten Seitenversionen wiederherstellen lassen.
      Ein manuelles Backup ist für wichtige Informationen zwar zu empfehlen, allerdings reicht dafür ein Intervall von zwei Wochen völlig aus. Für OneNote-Notizbücher, die auf OneDrive gespeichert liegen, lassen sich jedoch keine herkömmlichen “Sicherungskopien” der Dateien erstellen.
      Herzliche Grüße aus Giengen
      Felix Brodbeck


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