Mit OneNote lassen sich Notizen einfach und übersichtlich verwalten. Ein großer Vorteil des Programms ist, dass es auf allen Betriebssystemen und über alle Geräteklassen hinweg funktioniert. Damit Sie Ihre Notizen auf all Ihren Geräten mit OneNote synchronisieren können, ist die Wahl des richtigen Speicherorts entscheidend.
Was ist das Problem?
In OneNote lassen sich Notizbücher an drei verschiedenen Speicherorten anlegen. Jeder Speicherort hat eigene Vor- und Nachteile und Sie können pro Notizbuch entscheiden, wo Sie es speichern bzw. mit welchen Geräten Sie OneNote synchronisieren möchten.
1. Dieser PC
Die erste Speichermöglichkeit für ein Notizbuch in OneNote ist die lokale Festplatte eines Rechners. Das kann der richtige Speicherort für Notizbücher sein, die nur von einer Person und auch nur von diesem einen Gerät aus bearbeitet werden sollen. Diese Notizbücher können Sie folglich also nicht gemeinsam (z. B. mit Kollegen) bearbeiteen und auch nicht mit Mobilgeräten synchronisieren. Daher wird dieser Speicherort in der Praxis nur selten benutzt. Bei einer lokalen Speicherung von Notizbüchern sollte beachtet werden, dass die lokale Festplatte der Rechner in vielen Unternehmen nicht automatisch von der IT-Administration gesichert wird und Sie daher für eine eigene Datensicherung sorgen müssen.
2. Netzlaufwerk (über „Durchsuchen“)
Die zweite Speichermöglichkeit für ein OneNote-Notizbuch ist ein Netzlaufwerk, wie es in den meisten Firmen eingesetzt wird. Im Gegensatz zur lokalen Festplatte eines Rechners können auf einem Netzlaufwerk gespeicherte Notizbücher auch gemeinsam mit Personen bearbeitet werden, die ebenfalls Zugriff auf das Netzlaufwerk haben. Für eine gemeinsame Bearbeitung können die jeweiligen Personen das Notizbuch mit einem Windows-PC direkt über die angelegte Datei auf dem Netzlaufwerk öffnen. Ein Vorteil ist allerdings, dass die Netzlaufwerke in den meisten Firmen automatisch von der IT-Administration gesichert werden. Ihre Notizen können Sie nur bei bestehender Verbindung zum Firmennetzwerk synchronisieren. Außerhalb der Firma können Sie auf Ihrem Notebook mit OneNote im Offline-Modus weiterarbeiten. Die Synchronisation der Änderungen erfolgt dann sobald Sie wieder eine Verbindung zum Netzlaufwerk haben.
3. OneDrive
OneDrive ist der Cloud-Dienst von Microsoft. Dies ist der richtige Speicherort, wenn Sie ein Notizbuch mit anderen Personen gemeinsam bearbeiten möchten, die keinen Zugriff auf ein gemeinsames Laufwerk haben oder Sie Ihre Notizbücher auch von Mobilgeräten aus öffnen möchten. Außerdem können Sie Notizbücher, die auf OneDrive gespeichert sind, auch mit Mobilgeräten (den mobilen OneNote-Apps auf Smartphones und Tablets) synchronisieren. Aus diesem Grund wird dieser Speicherort am häufigsten verwendet.
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So lassen sich Notizbücher mit OneNote synchronisieren
Legen Sie sich zuerst ein Microsoft-Konto an
Um OneNote mit Ihren Mobilgeräten (Smartphone, Tablet) zu synchronisieren, brauchen Sie zwingend ein Microsoft-Konto. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten bekommen:
- Kostenlose Registrierung bei Outlook.com (inklusive 5 GB Speicher für OneDrive).
- Sie mieten sich eine Office365-Lizenz. Das kostet eine geringe monatliche Gebühr (hier sind 1.000 GB Speicher für OneDrive inklusive).
Installieren Sie OneNote auf allen Geräten
Es gibt für jedes Betriebssystem (Windows, Android, iOS, macOS) eine kostenlose OneNote-Version bzw. App. Diese können Sie sich aus dem jeweiligen App-Store Ihres Mobilgeräts bzw. unter www.onenote.com herunterladen und installieren. Melden Sie sich anschließend in der App noch mit Ihrem Microsoft-Konto an. Nun können Sie alle auf OneDrive gespeicherten Notizbücher geräteübergreifend mit OneNote synchronisieren.
Lassen sich Notizbücher auch über andere Cloud-Anbieter synchronisieren?
Das Datei-Format von OneNote-Notizbüchern lässt sich ausschließlich über den Microsoft Cloud-Anbieter OneDrive zuverlässig synchronisieren. Der Grund dafür ist, dass nur OneDrive die Möglichkeit bietet, einzelne Änderungen innerhalb eines Notizbuchs separat zu verarbeiten und mit dem Cloud-Speicherort zu synchronisieren. Das bedeutet, dass bei einer Bearbeitung eines Notizbuchs nicht die gesamte Notizbuch-Datei für einen Abgleich mit dem Speicherort synchronisiert werden muss, sondern ausschließlich geänderte Inhalte innerhalb des Notizbuchs synchronisiert werden. Dazu kommt, dass nur über OneDrive ein zuverlässiger Abgleich der Daten möglich ist, wenn mehrere Personen Änderungen im gleichen Notizbuch vornehmen, ohne dass dies zu Duplikaten und Synchronisationskonflikten führt.
Notizbücher nachträglich auf OneDrive verschieben
Um ein ursprünglich lokal angelegtes Notizbuch auf die Cloud umzuziehen, damit Sie es mit Mobilgeräten synchronisieren können, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie oben links in der Menüleiste auf „Datei“
2. Wählen Sie links in der Menünavigation die Option „Freigeben“ aus
3. Nun wird Ihnen automatisch angeboten, das Notizbuch auf OneDrive zu verschieben. Wählen Sie dazu den Befehl „Notizbuch verschieben“ aus.
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