Der Gastzugriff in Microsoft Teams: Externe Personen als Gast einladen, hinzufügen und wieder löschen – Anleitung mit Video-Tutorial!

Microsoft Teams war ursprünglich nur für die interne Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen konzipiert, mittlerweile können Sie aber auch externe Personen von außerhalb Ihres Unternehmens als „Gast“ einladen und einem Team Ihrer Wahl hinzufügen. Dies eignet sich hervorragend, um beispielsweise mit Geschäftspartnern, Kunden, Auftraggebern oder externen Mitarbeitern innerhalb eines projektspezifischen Teams zusammenzuarbeiten. Wie die Einladung mit dem Gastzugang in Microsoft Teams genau funktioniert, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung sowie in unserem Schritt-für-Schritt Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

1. Das Einladen von Gästen funktioniert nicht? Zuerst im Microsoft Teams Admin-Center freischalten!

Microsoft hat Teams (Veröffentlichung: 2017) ursprünglich als die zentrale Kommunikations- und Kollaborations-Drehscheibe für die digitale Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen konzipiert (= innerhalb eines Office 365 Unternehmens-Tenants). Erst 2018 kam die Funktion des Gastzugriffs für externe Personen als Feature-Update hinzu. Um eine hohe Sicherheit und Schutz der sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten, können jedoch in der Standardeinstellung nach wie vor nur Personen aus der eigenen Organisation hinzugefügt werden. Der Gastzugriff für das Einladen von Gästen ist somit zunächst einmal deaktiviert und muss erst im Admin-Center von Microsoft Teams aktiviert und freigeschaltet werden – dies erfordert zwar nur wenige Klicks, muss aber von einem Administrator mit Administratorenrechten durchgeführt werden.

• Navigieren Sie zu dem Office 365 Admin Center und öffnen Sie dort das Microsoft Teams Admin Center.
• Klicken Sie dann in der linken Menüleiste auf → Organisationsweite Einstellungen und den Unterpunkt → Gastzugriff. Nun können Sie in der rechten Fensterhälfte den Schieberegler bei → Gastzugriff in Teams ermöglichen aktivieren (siehe Abb. 1).
• Anschließend können Sie direkt darunter noch festlegen, welche Berechtigungen die eingeladenen Gäste in Ihrem Teams alles erhalten sollen. Beispielsweise ob diese auch den Chat nutzen, private Anrufe tätigen, Besprechungen planen oder auch Nachrichten bearbeiten und löschen dürfen.

2. So funktioniert der Gastzugriff in Microsoft Teams: Gäste einladen und hinzufügen

Sobald die Gastzugriffs-Funktion zum Hinzufügen von externen Personen aktiviert wurde, kann jeder Teamsbesitzer externe Personen als Gast zu seinem Team hinzufügen – allen anderen „normalen“ Teamsmitgliedern bleibt diese Funktion allerdings verwehrt. Das Hinzufügen von externen Gästen selbst funktioniert dann genauso einfach, wie das Hinzufügen von Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen.

• Öffnen Sie die Teams-Anwendung, loggen Sie sich ein und klicken Sie in der Menüleiste am linken Bildschirmrand auf den Reiter → Teams.
• Suchen Sie das betreffende Zielteam aus und klicken Sie direkt nach dem Teams-Namen auf die drei Punkte für → Weitere Optionen.
• In dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü müssen Sie dann lediglich noch die Option → Mitglied hinzufügen auswählen (siehe Abb. 2), die E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts eintippen und die Eingabe bestätigen. Fertig.

3. Wie man als Gast die Einladung zu Microsoft-Teams annimmt

Die soeben eingeladenen Gäste werden von Microsoft Teams mit einer E-Mail und einem automatisch erstellten Text über die erfolgte Einladung informiert. In diesem E-Mail-Text befindet sich ein Link, der beinahe direkt in das jeweilige Teams führt.

• Die eigeladenen Gäste benötigen lediglich irgendein (z.B. kostenloses) Microsoft-Konto.
• Denn nur mittels eines Logins (E-Mail-Adresse + Passwort = Konto) kann Microsoft dieser Person künftig einen sicheren Zugang zu Ihrem Teams ermöglichen – und nicht autorisierte Personen aus Ihrem Teams fernhalten.
• Das Microsoft-Konto kann dabei auch ein einfaches, kostenloses Nutzerkonto sein. Dafür genügt die Verknüpfung mit einer vorhandenen E-Mail-Adresse eines Drittanbieters (z.B. Gmail, GMX, Freenet, Web.de etc.). Die Teams-Gäste müssen also kein eigenes Microsoft Office 365 Abonnement besitzen, sondern lediglich ihre E-Mail-Adresse hinterlegen und sich ein neues Passwort für die Anmeldung bei Microsoft überlegen!
• Gäste, die noch kein kostenloses Microsoft-Nutzerkonto besitzen, können dies nach einem Klick auf den Link in der Einladungs-E-Mail innerhalb weniger Sekunden neu erstellen.
• Hinweis: Sobald Sie als Gast zu einem Teams hinzugefügt wurden, können Sie mit einem Klick auf den Pfeil rechts oben neben Ihrem Nutzerprofil zwischen den Teams der verschiedenen Organisationen hin und herwechseln, zu denen Sie nun alles Zugang besitzen (siehe Abb. 3). Dabei werden die Teams, in denen Sie nur einen Gaststatus besitzt, entsprechend mit einem → (Gast) dahinter markiert.

4. Das Verwalten der Mitglieder und Gäste in Microsoft Teams: Einen Gastzugang löschen

• Wenn Sie wissen möchten, welche Gäste alles zu Ihrem Teams eingeladen und hinzugefügt worden sind, müssen Sie lediglich auf die drei Punkte hinter dem Teams-Namen für → Weitere Optionen und anschließend in dem Dropdownmenü auf → Team verwalten klicken.
• Unter der Registerkarte → Mitglieder sehen Sie dann alle Personen in diesem Teams aufgelistet, wer der Teamsbesitzer ist, alle „regulären“ Mitglieder sowie auch alle Gäste.
• Hier können Sie nun einzelne Mitglieder oder Gäste auch wieder aus Ihrem Team entfernen, indem Sie den Gastzugriff mit einem Klick auf das → X am rechten Bildschirmrand löschen (siehe Abb. 4).
• Unter dem Reiter → Einstellungen können Sie hier die Berechtigungen für Ihre Gäste auch jederzeit wieder korrigieren und neu festlegen.

5. Extra-Tipp: Die neuen Microsoft Teams Funktionen „Pop-out-Chat“ und „Aufgaben“

Microsoft verbessert fortlaufend seine Office 365 Anwendungen und bringt regelmäßig neue Versionen oder Funktionen heraus. So war der Gastzugriff in Teams zum Beispiel ursprünglich gar nicht vorgesehen. Das Einladen von Gästen ist erst seit 2018 in Teams möglich. Und auch danach hat Microsoft seinem neuen Kollaborations-Flaggschiff (und Skype for Business Nachfolger) laufend neue Funktionen spendiert. Zwei der neuesten Teams-Features sind beispielsweise der → Pop-out-Chats für ein einfacheres Multitasking in Teams sowie eine → neue Aufgaben-Funktion in Teams, die erstmals alle Aufgabenlisten aus Outlook, Planner, To-Do und Teams an einem zentralen Ort vereint!

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6. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Gast einladen

(Dauer 05:28 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Teams Video-Tutorials:

1. Einstellungen im Teams Admin Center (00:21)
2. Gast zu einem Team hinzufügen (01:23)
3. Was passiert beim Gast? (02:07)
4. Einstellungen rund um Gäste (03:25)