Microsoft Teams war ursprünglich nur für die interne Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen konzipiert, mittlerweile können Sie aber auch externe Personen von außerhalb Ihres Unternehmens als „Gast“ einladen und einem Team Ihrer Wahl hinzufügen. Dies eignet sich hervorragend, um beispielsweise mit Geschäftspartnern, Kunden, Auftraggebern oder externen Mitarbeitern innerhalb eines projektspezifischen Teams zusammenzuarbeiten. Wie Sie in Microsoft Teams einen Gast hinzufügen, erfahren Sie in dieser Büro-Kaizen-Anleitung sowie in unserem Schritt-für-Schritt Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!
Lesedauer ca. 4 Minuten
Inhaltsverzeichnis
1. Das Einladen von Gästen in Microsoft Teams funktioniert nicht? (Zugriff freischalten)
Um eine hohe Sicherheit und Schutz der sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten, können in der Standardeinstellung nur Personen aus der eigenen Organisation hinzugefügt werden. Der Gastzugriff für das Einladen von Gästen ist somit zunächst einmal deaktiviert und muss erst im Admin-Center von Microsoft Teams aktiviert und freigeschaltet werden – dies erfordert zwar nur wenige Klicks, muss aber von einem Administrator mit Administratorenrechten durchgeführt werden.
- Navigieren Sie zu dem Microsoft 365 Admin Center und öffnen Sie dort das Microsoft Teams Admin Center.
- Klicken Sie dann in der linken Menüleiste auf → Benutzer und den Unterpunkt → Gastzugriff. Nun können Sie rechts im Dropdownmenü den Gastzugriff entsprechend auf → Ein einstellen.
- Anschließend können Sie direkt darunter noch festlegen, welche Berechtigungen die eingeladenen Gäste in Ihrem Teams alles erhalten sollen. Beispielsweise ob diese auch den Chat nutzen, private Anrufe tätigen, Besprechungen planen oder auch Nachrichten bearbeiten und löschen dürfen.
2. So funktioniert der Gastzugriff in Microsoft Teams: Gast einladen und hinzufügen
Sobald die Gastzugriffs-Funktion zum Hinzufügen von externen Personen aktiviert wurde, kann jeder Besitzer des entsprechenden Teams externe Personen als Gast zu seinem Team hinzufügen – allen anderen „normalen“ Teammitgliedern bleibt diese Funktion allerdings verwehrt. Das Hinzufügen von externen Gästen selbst funktioniert dann genauso einfach, wie das Hinzufügen von Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen.
- Öffnen Sie die Teams-Anwendung, loggen Sie sich ein und klicken Sie in der Menüleiste am linken Bildschirmrand auf den Reiter → Teams.
- Suchen Sie das betreffende Zielteam aus und klicken Sie direkt nach dem Teams-Namen auf die drei Punkte für → Weitere Optionen.
- In dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü müssen Sie dann lediglich noch die Option → Mitglied hinzufügen auswählen, die E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts eintippen, die Eingabe bestätigen und → Hinzufügen klicken.
Hinweis: Falls Ihnen beim Hinzufügen eines Gastes in Microsoft Teams die Meldung „Keine Übereinstimmung gefunden” angezeigt wird, erlaubt Ihre Organisation das Einladen von Gästen in Microsoft Teams nicht.
3. Wie man als Gast die Einladung zu Microsoft-Teams annimmt
Die soeben eingeladenen Gäste werden von Microsoft Teams mit einer E-Mail und einem automatisch erstellten Text über die erfolgte Einladung informiert. In diesem E-Mail-Text befindet sich ein Link, der beinahe direkt in das jeweilige Teams führt.
- Die eigeladenen Gäste benötigen lediglich irgendein (z. B. kostenloses) Microsoft-Konto.
- Denn nur mittels eines Logins (E-Mail-Adresse + Passwort = Konto) kann Microsoft dieser Person künftig einen sicheren Zugang zu Ihrem Teams ermöglichen – und nicht autorisierte Personen aus Ihrem Teams fernhalten.
- Das Microsoft-Konto kann dabei auch ein einfaches, kostenloses Nutzerkonto sein. Dafür genügt die Verknüpfung mit einer vorhandenen E-Mail-Adresse eines Drittanbieters (z. B. Gmail, GMX, Freenet, Web.de etc.). Die Teams-Gäste müssen also kein eigenes Microsoft Office 365 Abonnement besitzen, sondern lediglich ihre E-Mail-Adresse hinterlegen und sich ein neues Passwort für die Anmeldung bei Microsoft überlegen!
- Gäste, die noch kein kostenloses Microsoft-Nutzerkonto besitzen, können dies nach einem Klick auf den Link in der Einladungs-E-Mail innerhalb weniger Sekunden neu erstellen.
- Hinweis: Sobald Sie als Gast zu einem Teams hinzugefügt wurden, können Sie mit einem Klick auf Ihr Nutzerprofil zwischen den Teams der verschiedenen Organisationen hin und herwechseln, zu denen Sie nun alles Zugang besitzen.
4. Das Verwalten der Mitglieder und Gäste in Microsoft Teams: Einen Gastzugang löschen
- Wenn Sie wissen möchten, welche Gäste alles zu Ihrem Teams eingeladen und hinzugefügt worden sind, müssen Sie lediglich auf die drei Punkte hinter dem Teams-Namen für → Weitere Optionen und anschließend in dem Dropdownmenü auf → Team verwalten klicken.
- Unter der Registerkarte → Besitzer sehen Sie dann alle Personen in diesem Team aufgelistet, die Teamsbesitzer sind. Alle „regulären“ Mitglieder sowie auch alle Gäste sind in der Registerkarte → Mitglieder und Gäste aufgelistet.
- Hier können Sie nun einzelne Mitglieder oder Gäste auch wieder aus Ihrem Team entfernen, indem Sie den Gastzugriff mit einem Klick auf das → X am rechten Bildschirmrand löschen.
- Unter dem Reiter → Einstellungen können Sie hier die Berechtigungen für Ihre Gäste auch jederzeit wieder korrigieren und neu festlegen.
5. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Gast einladen und hinzufügen
Die einzelnen Schritte, wie Sie in Microsoft Teams eine externe Person als Gast hinzufügen können, haben wir Ihnen hier auch als übersichtliches Video-Tutorial.
Microsoft Teams: Gast einladen
(Dauer 05:28 Minuten)
