E-Mails, E-Mails, E-Mails! Und kein Ende in Sicht. In den meisten digitalen Postfächern wächst die Zahl der neuen E-Mails nahezu im Minuten-Takt an. Und mit jeder neuen E-Mail wird die Neugierde geweckt. Was verbirgt sich hinter den Zeilen meines Chefs oder meines Kollegen. Durch einen spannenden Betreff werden Sie ja fast schon dazu genötigt, schnell mal in die E-Mail reinzuschauen. Aber ist die ständige Aktualisierung des Outlook-Postfaches denn überhaupt effizient? Oder führt das nur zu unnötigen Ablenkungen, die Ihre Arbeitseffizienz einschränkt?
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Problem?
Wenn Sie sich auf die Standardeinstellungen von Outlook verlassen, werden Sie in regelmäßigen Abständen automatisch über neue E-Mails benachrichtigt. Das führt zu Ablenkungen in laufenden Arbeitsprozessen. Sie müssen dann anschließend wieder Ihre Konzentration auf den offenen Vorgang richten und sich wieder neu in die Thematik eindenken. Das kostet eine Menge Arbeitseffizenz. Deshalb empfehle ich Ihnen, die automatische Aktualisierung ganz abzuschalten oder das Intervall zu erhöhen. Richten Sie sich am besten zur E-Mail-Bearbeitung feste Zeiten am Tag ein. Welche Möglichkeiten Sie zum Aktualisieren von Outlook haben, erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Outlook aktualisieren – Tipp 1: Outlook manuell aktualisieren
Die einfachste Möglichkeit ist, Ihr Postfach manuell zu aktualisieren. Dazu klicken Sie im Menü „Senden/Empfangen“ auf „Alle Ordner senden/empfangen“. Schon beginnt Outlook Ihre Mailkonten zu aktualisieren. Wenn ein automatisches Intervall aktiviert ist, bleibt das allerdings auch bestehen. Das bedeutet, dass Outlook auch weiterhin automatisch nach Ihren Zeitvorgaben das Postfach aktualisiert.
Outlook aktualisieren – Tipp 2: Automatische Aktualisierung abschalten
Die automatische Aktualisierung von Outlook können Sie auch mit ein paar Klicks abschalten. Gehen Sie dazu im Menü „Senden/Empfangen“ [1] auf den Punkt „Senden-Empfangen-Gruppen“ [2]. Dort finden Sie ganz unten im Fenster die Auswahl „Automatisches Senden/Empfangen deaktivieren“ [3]. Klicken Sie darauf und es wird vor dem Menütext ein Haken gesetzt. Das bedeutet die automatische Aktualisierung ist deaktiviert. Sie können danach aber weiterhin manuell die Aktualisierung anstoßen (Vergleichen Sie hierzu Tipp 1).
Outlook aktualisieren – Tipp 3: Offline arbeiten
Um die Aktualisierung ganz abzuschalten, können Sie auch den Offline-Modus wählen. Diesen erreichen Sie, indem Sie im Menü „Senden/Empfangen“ auf den Punkt „Offline arbeiten“ klicken. Auch im Offline-Modus können Sie Postfächer manuell aktualisieren und so neue E-Mails oder auch E-Mails, die Sie geschrieben und versendet haben und die während dem Offline-Modus im Ordner „Postausgang“ festhängen, abrufen oder abschicken.
Outlook aktualisieren – Tipp 4: Aktualisierungsintervall einstellen
Die automatischen Aktualisierungsintervalle von Outlook können Sie ebenfalls beeinflussen. Die Standardeinstellung von Outlook ist 30 Minuten. Das bedeutet alle 30 Minuten werden Ihre E-Mails empfangen. Der Versand von E-Mails ist für gewöhnlich auf sofort eingestellt. Sobald Sie in einer neuen E-Mail auf „senden“ klicken, beginnt Outlook mit der Übertragung. Die manuelle Einstellung des Übertragungs-Intervalls finden Sie im Menü „Senden/Empfangen“ [1] und dann unter „Senden-Empfangen-Gruppen“ [2]. Wählen Sie dort den Menüpunkt „Senden-Empfangen-Gruppen definieren…“ [3].
Es erscheint das Fenster, in dem Sie über das Feld „Automatische Übermittlung alle … Minuten“ [1] Ihre Einstellung vornehmen können. Über den Schalter „Schließen“ [2] beenden Sie die Ansicht und speichern die Einstellung. Wenn sie mehrere E-Mail-Konten über Ihr Outlook verwalten, können Sie die Einstellung auch pro Konto vornehmen. Dazu wählen Sie in der Ansicht „Bearbeiten“ [3] und definieren dann pro Konto das Übertragungs-Intervall.
Extra Tipp
Nicht nur die automatische Aktualisierung führt zu Ablenkungen in Outlook. Auch die Alarm- und Hinweisfunktionen sind ein gekonntes Ablenkungs-Manöver des digitalen Posteingangs. Auch darüber sollten Sie sich Gedanken machen, ob Sie diese Ablenkung zukünftig noch haben wollen. In der Praxis hat es sich bewährt, das Blinken und Leuchten zu eliminieren. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut“
Darauf kommt es an
Versuchen Sie so viel Ablenkung wie möglich zu vermeiden. Das hilft Ihnen konzentriert Ihre Aufgaben abzuarbeiten.
Und Sie?
Wie häufig aktualisieren Sie Ihr Outlook-Postfach? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.
Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
(Laufzeit: 11:57 Minuten)
