Microsoft OneDrive (und OneDrive for Business) ist ein hybrider Cloudspeicher, der vor allem zwei zentrale Vorteile bietet: Den ortsunabhängigen Zugriff auf die gemeinsame Dateiablage von jedem PC, Mac, Tablet und Smartphone aus (Android, iOS, Windows Phone) sowie gleichzeitig auch einen Offline-Zugriff auf die Dateien, z. B. bei einer schlechten Internetverbindung im Außendienst oder unterwegs. In dieser Büro-Kaizen Anleitung zeigen wir Ihnen nun, wie Sie in der mobilen Smartphone-App von OneDrive zwischen privatem und beruflichem Geschäftskonto wechseln können, damit alles seinen richtigen Platz hat.
Was ist das Problem?
- Microsoft OneDrive ist mittlerweile fest in Microsofts Betriebssystem Windows 10 integriert. So können private Nutzer ihre Dateien nicht nur in der Cloud sichern, sondern ermöglichen damit zugleich auch einen Zugriff von verschiedenen Geräten (z. B. PC, Tablet und Smartphone) und überall aus. Das eignet sich zum Beispiel für Foto-Alben, Hörbücher, Musik oder auch ein im Freundeskreis geteiltes Rezepte-Kochbuch. Auf diese Weise kommen die meisten Windows 10 Nutzer automatisch zu einem privaten OneDrive-Konto.
- Der auf der SharePoint-Technologie basierende Cloudspeicherdienst OneDrive ist aber ebenfalls auch ein zentraler Bestandteil von Microsoft Office365 und wird als leistungsstärkere OneDrive-for-Business-Version häufig als gemeinsame Dateiablage in Unternehmen eingesetzt. Alle Nutzer/Mitarbeiter eines solchen Office-365-Tenants erhalten dann ein eigenes Microsoft- (und damit verbunden OneDrive-)Geschäftskonto.
- Wenn Sie nun auf Ihrem Android- oder iOS-Smartphone sowohl auf das private als auch auf das geschäftliche OneDrive-Konten zugreifen wollen, müssen Sie lediglich beide Konten hinzufügen und dann einfach bei Bedarf mit einem Fingertipp zwischen den beiden Konten hin und her wechseln. Wie das genau geht, zeigen wir Ihnen hier. (Hinweis: Das Hinzufügen eines OneDrive for Business Kontos zu einem privaten Konto ist seit Android 4.0 möglich.)
So funktioniert es:
Schritt 1: OneDrive auf dem Smartphone installieren und privates sowie geschäftliches Konto hinzufügen
Laden Sie sich die kostenlose OneDrive-App von Microsoft auf Ihrem Mobilgerät herunter (für Android-Smartphones aus dem Google Play Store, für iOS-Geräte aus iTunes). Installieren und öffnen Sie die Anwendung.
- Wenn Sie OneDrive das erste Mal auf Ihrem Smartphone öffnen, müssen Sie sich zunächst mit einem Microsoft-Konto anmelden. Geben Sie Benutzername und Passwort entweder von Ihrem privaten oder Ihrem Geschäftskonto ein.
- Tippen Sie nach der Installation am linken oberen Displayrand auf das (Schachfiguren-ähnliche) Figuren-Icon in einem blauen Kreis (siehe Abb. 1) und wählen Sie anschließend die Option → + Konto hinzufügen (siehe Abb. 2).
- Geben Sie nun den Benutzername und das Passwort Ihres zweiten OneDrive-Kontos ein und bestätigen Sie
- Hinweise und Tipps: Bei Anmeldeproblemen des Geschäftskontos hilft oft einfach, das Konto nicht in der App selbst, sondern über den Webbrowser Ihres Smartphones auf OneDrive.com anzumelden. Wenn Ihr Unternehmen SharePoint Server 2016 oder 2019 einsetzt, müssen Sie statt den Benutzername die SharePoint Server-URL (die Webadresse) eingeben.
Schritt 2: Zwischen privatem und Geschäftskonto auf dem Smartphone wechseln
Der Wechsel zwischen Ihren verschiedenen OneDrive-Konten auf dem Smartphone ist ebenfalls ganz einfach gelöst.
- Öffnen Sie OneDrive auf Ihrem Mobilgerät und tippen Sie wieder auf das Figuren-Symbol ganz links oben (siehe Abb. 1).
- Tippen Sie dann auf das in Schritt 1 hinzugefügte Konto, zu dessen Dateiablage Sie wechseln möchten.
- Hinweis: Sie können immer nur ein privates Konto und jeweils ein Geschäftskonto desselben Unternehmens auf einmal zu der Kontowechselauswahl hinzufügen. Möchten Sie ein weiteres privates OneDrive-Konto auf Ihrem Smartphone/Tablet öffnen, müssen Sie sich zunächst unter → Einstellungen → Abmelden und sich anschließend mit den neuen Kontodaten wieder anmelden.
Extra-Tipp: Das OneDrive-Geschäftskonto auf dem Smartphone mit einem Kenncode sperren/sichern
Wenn Sie von Ihrem Smartphone oder Tablet aus gleichzeitig auf Ihr geschäftliches und privates OneDrive-Konto zugreifen wollen, sollten Sie die geschäftliche Dateiablage sicherheitshalber mit einem Kenncode/Passwort schützen. So vermeiden Sie etwaige versehentliche, aber dennoch folgenreiche Änderungen, z. B. aus Unachtsamkeit seitens eines (kleinen bis großen) Familienmitglieds, das sich Ihr Tablet mal (wieder) ungefragt ausgeborgt hat :-)
- Öffnen Sie OneDrive auf Ihrem Smartphone/Tablet und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. Tippen Sie dann in der OneDrive-App am unteren rechten Displayrand auf das Figuren-Icon → Ich (siehe Abb. 1 unten rechts) und dann auf → Einstellungen.
- Tippen Sie anschließend auf den Menüpunkt → Kennung und aktivieren Sie durch einen Fingertipp die Option → Code erforderlich.
- Geben Sie dann zwei Mal hintereinander einen vierstelligen Kenncode ein und bestätigen Sie. Fertig. Ihr OneDrive Geschäftskonto und die darin abgespeicherten Unternehmensdateien sind nun auf Ihrem Smartphone oder Tablet vor unbefugtem und/oder versehentlichem Zugriff geschützt.
Und Sie?
Der hybride Cloudspeicher OneDrive ist ein sehr smartes Dateiablagesystem – daher ist es auch die technologische Basis für zahlreiche Office365 Team- und Kollaboration-Anwendungen, die Microsoft speziell für den Einsatz in Unternehmen und Organisationen entwickelt hat. Büro-Kaizen hilft Ihnen dabei, diese effizienzsteigernden Tools in Ihr Unternehmen zu integrieren! Mit den „OneDrive-Grundlagen“ (siehe Link unten) haben Ihnen die Büroeffizienzexperten von Büro-Kaizen beispielsweise die wichtigsten Anwendungsgrundlagen praxisorientiert zusammengefasst, z. B. wie Sie die perfekte Ablagestruktur in OneDrive für Ihr Unternehmen anlegen, wie Sie Dateien für die Zusammenarbeit freigeben (inklusive ablaufbaren Links für die Kundenfreigabe) oder wie Sie Ihre Dateien für den Offline-Zugriff synchronisieren.
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