Telefonieren mit Microsoft Teams: Vom Durchstellen bis zur Anrufweiterleitung (Anleitung + Tutorial)

Wozu noch zu einem Telefon greifen, wenn man doch mit Microsoft Teams viel einfacher und vielseitiger telefonieren und anrufen kann? Für berufliche Unterhaltungen in dezentralen Teams und räumlich verteilten Unternehmen trifft das auf jeden Fall definitiv zu. Denn die Telefon-Technik ist schon über 140 Jahre alt (Alexander Graham Bell, 1876) und stößt Online an erhebliche Grenzen. Während Microsofts Skype-for-Business-Nachfolger „Teams“ mit Hilfe Cloud-gestützter Services den vollen Bereich der modernen Online-Kommunikation abdeckt. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen nun alles rund um die Features und Möglichkeiten beim Telefonieren mit Microsoft Teams.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Personen im eigenen Unternehmen bzw. Teams anrufen

• Der gängige Weg zum Telefonat in Microsoft Teams ist, im vertikalen Menü ganz links auf → Anrufe zu klicken und dann entweder den Namen einzutippen oder einen bestehenden Kontakt auszuwählen.
• Sie können aber auch direkt aus einem Teams-Chat heraus Einzel- oder Gruppenanrufe tätigen (das gilt geräteunabhängig für Desktop-Computer, Smartphones und Tablets). Öffnen Sie dafür einfach einen bestehenden oder einen neuen Chat und klicken Sie dann rechts oben auf das Symbol für → Videoanruf oder für → Audioanruf.
• Wählen Sie nun die Option → Audioanruf + Nummer aus.
• Ein Teams-Mitglied können Sie zudem auch über einen Klick auf das Foto/Bild in dessen Profilkarte anrufen.

2. Personen außerhalb der eigenen Organisation mit einer Telefonnummer anrufen (extern)

• Um die Telefonnummer einer Person außerhalb Ihres eigenen Unternehmens einzugeben (z. B. eines Kunden), klicken Sie einfach in dem vertikalen Menü am linken Bildschirmrand auf → Anrufe und geben Sie dann in dem sich öffnenden Fenster rechts die Telefonnummer ein. In diesem Anruf-Fenster können Sie zudem auch Ihre Kontakte schnellauswählen, die Wähltastatur nutzen, Ihre Voicemails abhören (Ihren Anrufbeantworter in Teams) und Ihre Anrufprotokolle einsehen.
• Wenn Sie die Wähltatstatur für Eingaben während eines Telefonats aus Teams heraus benötigen, müssen Sie während des Anrufs am oberen Bildschirmrand einfach auf → Wähltastatur klicken.

3. Annehmen, halten und durchstellen eines Anrufs in Microsoft Teams

• Telefonat annehmen: Wenn Sie angerufen werden, blendet Ihnen Teams eine Benachrichtigung mit drei Optionen ein: (1) Mit Audio annehmen, (2) mit Video annehmen, sowie (3) Anruf ablehnen.
• Halten eines Telefonats: Wenn Sie bei einem Anruf → Halten aktivieren, wird Ihr aktueller Gesprächspartner solange zurückgesetzt, bis Sie das Gespräch wieder → fortsetzen/zurückkehren. In der Zwischenzeit werden Mikrofon, Kamera und gegebenenfalls die Desktopfreigabe deaktiviert. Das Halten eines Telefonats in Teams aktivieren und deaktivieren Sie über den Befehl → Halten im Menü des Anruffensters.
• Durchstellen eines Telefonanrufs: Wenn Sie einen Anruf in Teams an einen Kollegen durchstellen bzw. weiterleiten wollen, klicken Sie während des Gesprächs einfach auf → Übertragung und wählen Sie → Durchstellen aus. Falls Sie vor dem Anrufdurchstellen noch kurz mit Ihrem Teams-Kollegen sprechen möchten (z. B. wer dran ist und worum es geht) wählen Sie die nächstfolgende Option → Ankündigen, dann durchstellen aus.

4. Personen zu einem (Gruppen-)Anruf hinzufügen und mehrere Telefonate gleichzeitig tätigen

• Klicken Sie in dem Anruffenster von Teams oben auf das Symbol → Personen, um weitere Teilnehmer zu einem bestehenden Audio- oder Video-Anruf hinzuzufügen.
• In die sich anschließend öffnende Teilnehmerliste können Sie dann den/die Namen der betreffenden Person(en) in dem Feld → Einladen oder Nummer wählen eingeben. In diesem Bereich sehen Sie auch alle Teilnehmer des Anrufs.
• Falls Sie während des Telefonats einen weiteren Anruf erhalten oder tätigen wollen, wird Ihr aktuelles Gespräch automatisch auf Halten gestellt, Stumm geschaltet und alle Teilnehmer darüber benachrichtigt. Alle gehaltenen Anrufe werden Ihnen von Teams angezeigt und können per Mausklick zurückgeholt werden.

5. So verwalten Sie Anrufe und Telefonate in Microsoft Teams

• Anrufe in Teams verwalten: Klicken Sie in Ihrem Teams links auf → Anrufe. Hier können Sie per → Kurzwahl Telefonanrufe tätigen, Ihre → Kontakte bearbeiten, den → Verlauf Ihrer Anrufliste einsehen sowie auch Ihre → Voicemails abhören.
• Personen zur Kurzwahl hinzufügen: Sie können Kontakte, die Sie häufiger anrufen, auch in der Kurzwahl hinterlegen. Dafür Navigieren Sie links im Menü zu → Anrufe und dann ganz rechts auf das Symbol für → zu Kurzwahl hinzufügen klicken.
• Klingelton in Teams ändern: Um den Klingelton für Ihre Teams-Anrufe zu ändern, müssen Sie einfach rechts oben auf die drei Punkte → Einstellungen und mehr, anschließend nochmal auf → Einstellungen klicken und dann → Anrufe auswählen. Im Bereich „Klingelton auswählen” können Sie den Ton für eingehende, weitergeleitete und delegierte Anrufe festlegen.
• Anrufweiterleitung und gleichzeitiges Klingeln: Unter demselben Navigationspfad → Einstellungen und mehr → Einstellungen → Anrufe können Sie unter → Anrufbearbeitung und -weiterleitung auch eine Anrufweiterleitung in Teams einrichten. Das gilt allerdings nur, wenn Sie auch eine gültige Enterprise-VoIP-Lizenz besitzen. Andernfalls fehlt Ihnen an dieser Stelle diese Option. Das gilt auch für eine weitere Anruffunktion in Teams, die Sie hier gegebenenfalls aktivieren können: Das gleichzeitige Anrufen. In diesem Fall klingelt Teams bei einem Anruf nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei dem/den ausgewählten Teamsmitglieder(n).
• Stellvertreter für Anrufe in Teams auswählen: Mit einem Klick im oberen Menü auf → Einstellungen und mehr, → Einstellungen und dann → Anrufe können Sie im Bereich → Stellvertretungen verwalten auch eine Stellvertretung für Ihre Teamsanrufe auswählen. Diese Stellvertretung ist dann künftig Ihre Standardauswahl für Anrufweiterleitungen und das gleichzeitige Klingeln. Die Stellvertreter können zudem auch selber Anrufe und Telefonate in Ihrem Namen durchführen. Aber auch diese Stellvertreter-Option in Teams ist nur mit einer gültigen Enterprise-VoIP-Lizenz verfügbar.

6. Weitere Tipps zu Microsoft Teams inkl. Tutorial

Microsoft hat sein „Teams“-Tool zu der zentralen Kommunikations- und Kollaboration-Plattform in Microsoft 365 ausgebaut. Denn mit Teams können Sie nicht nur alle Formen der modernen Online-Kommunikation durchführen, sondern in diesen „digitalen Workplace“ auch modular weitere Kollaboration-Werkzeuge einbinden. Die Auswahl reicht von Planner, Delve und Power BI bis zu Programmen von Drittanbietern, wie z. B. Adobe Creative Cloud, YouTube oder Trello.

• Microsoft Teams Gruppe: Anleitung für die Teamserstellung und die Einführung in Ihrem Unternehmen.
• Alle Microsoft 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?
• Weiterbildung und kostenlose Vorlagen: Die Bürooptimierung mit Büro-Kaizen führt im Schnitt zu 20 % mehr Effizienz in Unternehmen. Neben individueller Beratung, Trainings, Webinaren und Schulungen finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Downloadcenter auch viele praktische Checklisten, Vorlagen zum Ausdrucken und Anleitungen rund um mehr Effizienz in der Büroarbeit!

Video-Tutorial: Telefonieren mit Microsoft Teams – so geht’s! (Teams als Cloud-Telefonanlage)

(Dauer 08:05 Minuten)

Inhalte des Tutorials zum Telefonieren mit Microsoft Teams:

1. Einleitung 00:00
2. Voraussetzung für Teams Telefonie 00:24
3. Grundlegende Funktionen 01:54
4. Teams Telefonie auf dem Smartphone 03:13
5. Einen Kontakt anrufen 04:45
6. Anrufe weiterleiten 06:08