Der OneNote-Copilot: Intelligente KI-Unterstützung bei der Notizbucharbeit – Anleitung mit Beispielen und Prompts!

Der KI-Assistent „Microsoft 365 Copilot“ wurde auch in die OneNote-Notizbuch-App integriert, dem laut Microsoft am meisten unterschätzten Office-Programm. Dort ist die KI eine großartige Unterstützung, denn OneNote ist der Ort in Microsoft 365 für das Abspeichern und Dokumentieren von Informationen aller Art. Ganz besonders im beruflichen Umfeld. Da ist ein intelligenter KI-Bibliothekar, der automatisch suchen, finden, bewerten, zusammenfassen, Aufgaben ableiten sowie jedwede Hintergrundfrage und Nachfragerei beantworten kann, einfach bares Gold wert! Wie der OneNote-Copilot konkret funktioniert, was er alles kann und wie Sie damit den gigantischen täglichen Informationsüberfluss bewältigen können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.

1. Warum ist OneNote so unterschätzt? Was macht das Tool so extrem gut und praktisch?

Die Office-App OneNote ist nicht einfach nur ein digitales Notizbuchprogramm. Hinter der schlanken Nutzeroberfläche verbirgt sich ein nahezu universell kompatibles Tool für das Ablegen und Dokumentieren von Informationen und Medien aller Art. Dabei ist OneNote wie ein Endlos-Regal mit lauter Endlos-Aktenordnern, das auf niemals voll werdenden Endlos-Seiten alles abspeichern kann, was im Unternehmensalltag an Vorgängen anfällt und dokumentiert werden muss.

• OneNote kann mit sämtlichen Medieninhalten umgehen und interagieren – von Texten, Bildern und Tabellen bis zu PowerPoint-Präsentationen, Audioaufnahmen, Videos und Vielem mehr. Dabei richten sich die OneNote-Seiten in ihrer Größe immer nach ihrem jeweiligen Inhalt – die Endlosseiten können niemals voll werden.
• Geteilte OneNote-Notizbücher können konfliktfrei von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Damit ist es ein unverzichtbares Kollaborations-Tool für die digitale Zusammenarbeit.
• Sämtliche Inhalte in den OneNote-Ordnern lassen sich flexibel und beliebig umorganisieren, neu sortieren und weiternutzen – das macht OneNote zu einem Dreh- und Angelpunkt für die digitale Datenverarbeitung und Speicherung.
• Mit der kostenlosen Handy-App Microsoft Lens können zudem Printerzeugnisse aller Art direkt nach Word, PowerPoint oder Excel eingescannt werden (inklusive Layout, Formatierung und automatischer Zeichenerkennung), um diese Print-Vorlagen dann dort digital weiternutzen und bearbeiten zu können.
• Wie Sie OneNote konkret für ein papierloses Büro sowie als „zweites Gehirn“ zur Bewältigung der Informationsflut nutzen können, erfahren Sie hier in unserem Video-Tutorial „OneNote als zweites Gehirn: Das ultimative Produktivitäts-System!”.

2. Was kann der Microsoft 365-Copilot in OneNote alles? Übersicht & Funktionen

Die digitalen „Endlos-Aktenordner“ in OneNote können bei der beruflichen Nutzung schnell den Umfang einer ganzen Regalwand oder sogar Bibliothek annehmen. Daher ist hier die KI-gestützte, intelligente Copilot-Assistenzfunktion besonders praktisch, um wichtige Inhalte deutlich schneller finden oder lange Inhalte wesentlich schneller erfassen und zusammenfassen zu können. Darüber hinaus kann der KI-Assistent auch nach bestimmten Details suchen, komplizierte Sachverhalte erklären und einfacher umformulieren oder auch nach weiteren, ergänzenden Informationen suchen und hinzufügen. Die fünf wichtigsten Funktionen des Copiloten in OneNote sind:

1. Zusammenfassungen des Inhalts generieren
2. Einen Textabschnitt umformulieren bzw. neu schreiben lassen
3. Aus dem Inhalt eine Aufgabenliste im Checklistenformat extrahieren
4. Alle Vorteile und Nachteile zu dem Inhalt auflisten
5. Offen mit dem KI-Chatbot chatten (um zum Beispiel bestimmte Informationen im Inhalt suchen zu lassen, Verständnisfragen zum Inhalt beantworten zu lassen, Details zu erklären, für das Brainstorming oder um ergänzende Informationen hinzufügen oder neue Inhalte erstellen zu lassen etc.)

3. Anleitung & Bedienung: Wie man den OneNote-Copilot konkret verwendet

zu 1.) vom Copilot eine Zusammenfassung des OneNote-Inhalts erstellen lassen

Der Copilot-KI-Assistent kann lange Inhalte automatisch und prägnant zusammenfassen. Das spart viel Zeit beim Sichten langer Dokumente ein. Dabei kann wahlweise eine markierte Textauswahl, eine ganze Seite oder auch ein ganzer Abschnitt eines OneNote-Notizbuchs zusammengefasst werden.

Praxisbeispiel 1: Sie haben Ihre Dokumentation für ein bestimmtes Projekt „XY“ abgeschlossen und möchten nun eine Zusammenfassung davon voranstellen – oder auch anderweitig teilen und nutzen. Diese Zusammenfassung kann der Copilot innerhalb weniger Augenblicke für Sie erstellen und Ihnen damit viel Arbeit abnehmen.

Praxisbeispiel 2: Sie haben Zugriff auf ein neues OneNote-Notizbuch erhalten, das bereits viele Seiten voll mit Inhalt umfasst. Lassen Sie sich von dem Copiloten das Wichtigste zusammenfassen und damit schnell ins Boot holen, was Ihnen viel Zeit beim Aufholen des Kenntnisstandes erspart. Gehen Sie für dieses Feature nun wie folgt vor:

1. Markieren Sie den gewünschten Textabschnitt mit der linken Maustaste und klicken Sie in der Registerkarte → Start ganz rechts auf die Schaltfläche → Copilot.
2. In dem sich daraufhin öffnenden Auswahlfenster am rechten Bildschirmrand klicken Sie auf die Option → Zusammenfassen… .
3. Nun können Sie den vorgegebenen Prompt (= Eingabeaufforderung an den Chatbot) noch individuell konkretisieren und zum Beispiel eine bestimmte Länge der Zusammenfassung bestimmen, einen bestimmten Tonfall vorgeben (z. B. professionell, unterhaltsam, locker, formell, witzig etc.) oder auch auf ein bestimmtes Thema fokussieren lassen.
4. Der Copilot erzeugt daraufhin die gewünschte Zusammenfassung des OneNote-Inhalts und blendet das Ergebnis in der Seitenspalte ein. Tipp: Bei Bedarf können Sie dieses erste Ergebnis vom Copiloten noch einmal überarbeiten lassen und dafür konkrete Vorgaben machen, was der KI-Assistent anders machen soll (z. B. länger, kürzer, formeller Tonfall etc.).
5. Wenn Ihnen die Zusammenfassung gefällt, klicken Sie direkt darunter auf → Kopieren, um sie dann in das Textfeld Ihrer Notizen einzufügen.
6. Tipp: Um eine ganze Seite oder auch einen ganzen Abschnitt eines OneNote-Notizbuchs vom Copiloten zusammenfassen zu lassen, müssen Sie dafür die betreffende Seite oder den Abschnitt mit der rechten Maustaste anklicken und dann in diesem Kontextmenü auf → Copilot → Zusammenfassung klicken.

Beispiel-Prompts, um den OneNote-Copiloten Notizen zusammenfassen zu lassen:

• Erstelle eine kurze Zusammenfassung des markierten Bereichs in 3 Sätzen.
• Erstelle eine ausführliche Zusammenfassung des markierten Bereichs in 10 Sätzen.
• Erstelle eine Zusammenfassung des markierten Bereichs in chronologischer Reihenfolge und in einem professionellen Ton.
• Erstelle eine kurze Zusammenfassung des markierten Bereichs in einem informellen unterhaltsamen Ton.
• Fasse die wichtigsten Informationen auf dieser Seite in Stichpunkten zusammen.
• Fasse die wichtigsten Punkte des markierten Bereichs in einer Liste zusammen.

zu 2.) beliebige Textpassagen, Seiten oder Abschnitte neu schreiben (umformulieren) lassen

Das Umformulieren von Inhalten oder Rechercheergebnissen kostet manchmal genauso viel Zeit, wie das Erstellen eines ersten, rohen Entwurfs. Auch hier kann Ihnen die Copilot-KI in OneNote sehr viel Arbeit abnehmen und Zeit ersparen. Und auch hierbei können Sie gleich mit vorgeben, welche Länge, welchen Stil und welchen Tonfall die umformulierte neue Textversion aufweisen soll.

Praxisbeispiel 1: Sie haben stichpunktartig die grobe Skizze eines bevorstehenden Events entworfen. Diese Vorlage soll nun ausführlich, länger und spannend-unterhaltsam ausformuliert werden. Da kann der Copilot für Sie übernehmen.

Praxisbeispiel 2: Sie haben bei der Webrecherche im Internet eine Webseite gefunden, die Ihr Thema oder Projekt sehr gut beschreibt. Sie haben diesen Webinhalt in Ihr OneNote kopiert (zum Beispiel mittels des OneNote Web-Clippers) und wollen diesen nun vom Copilot automatisch und „unique“ (= einzigartig, neu) umschreiben lassen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Markieren Sie den gewünschten Textbereich in Ihrem Notizfeld mit der Maus, klicken Sie dann im Startmenü auf → Copilot und geben Sie in das Textfeld die gewünschte → Eingabeaufforderung ein. Diese kann zum Beispiel lauten → „Schreibe den markierten Bereich in fünf Sätzen mit einem scherzhaft-lockeren Tonfall um.“.
2. Wollen Sie eine ganze OneNote-Seite oder einen ganzen Notizbuch-Abschnitt umschreiben lassen, klicken Sie die betreffende Seite oder den betreffenden Abschnitt mit der rechten Maustaste an. In dem Kontextmenü klicken Sie dann auf → Copilot und → Umschreiben. Tipp 1: Die Länge und den Tonfall der Neuformulierung können Sie auf diesem Weg allerdings erst in einer zweiten Prompt-Runde beeinflussen und ändern lassen.
3. Tipp 2: Sie können sich aber auch gleich mehrere umgeschriebene Versionen auf einmal erstellen lassen und dann die beste Formulierung daraus auswählen. Markieren Sie dafür den betreffenden Textbereich in OneNote, öffnen Sie den Copilot und klicken Sie ganz unten im Eingabefeld auf das Notizbuchsymbol → Prompts anzeigen. Dann in dem Kontextmenü → Bearbeiten auswählen und auf die Option → 3 Möglichkeiten vorschlagen, wie ich dies umschreiben kann, um [ansprechender/lässiger/formeller/ausführlicher/einfacher verständlich] zu werden klicken.

Beispiel-Prompts für das Umschreiben und neu Formulieren durch den OneNote-Copiloten:

• Schreibe den markierten Bereich in einem formellen Ton um.
• Schreibe den markierten Bereich in einem informellen Ton um und füge einige unterhaltsame Beispiele hinzu.
• Schreibe den markierten Bereich in einem professionellen Ton und mit 10 Sätzen um.
• Schreibe den markierten Bereich in einem wissenschaftlichen Ton um und integriere dabei auch eine Definition des Begriffs „Marketing“.
• Schreibe den markierten Bereich in einen journalistischen Stil um und suche sowie integriere zwei passende Zitate.
• Schreibe den markierten Bereich in einen erzählerischen Stil um.
• Formuliere den markierten Bereich in einen poetischen Stil mit Reimen um.
• Schreibe den markierten Bereich in einen sachlichen Stil um und ergänze ihn mit weiteren Argumenten.
• Schlage 3 Möglichkeiten vor, wie ich diesen Text unterhaltsamer umschreiben könnte.

zu 3.) vom Copilot automatisch eine Aufgabenliste aus dem OneNote-Inhalt extrahieren

Nicht nur Besprechungsprotokolle enthalten naturgemäß eine Sammlung von Aufgaben und To-Dos. Auch Planungsskizzen und Agenden können voll von Aufgaben sein. Der OneNote-Copilot kann diese nun automatisch aus dem Kontext heraus erkennen und in eine Aufgabenliste (= abhakbare Checkliste) extrahieren. Das Ergebnis ist schön übersichtlich und spart ebenfalls viel Zeit gegenüber dem manuellen Zusammensuchen und Rausschreiben der einzelnen To-Dos.

Praxisbeispiel: Sie planen einen Tag der offenen Tür. Neben Give-aways und Snacks werden auch Informationsstände und Mitmachaktionen angeboten. Lassen Sie den Copilot auf Basis Ihrer Planung in OneNote eine Aufgabenliste und eine Einkaufsliste erstellen. Nutzen Sie diese dann als zeitsparende Vorlagen. Überprüfen Sie die KI-generierten Vorlagen aber vor der Verwendung auf Vollständigkeit und Richtigkeit und korrigieren Sie notfalls entsprechende Details.

1. Markieren Sie dafür den betreffenden OneNote-Notizbereich mit der Maus, klicken Sie im Startmenü auf → Copilot und wählen Sie dann die Option → Aufgabenliste entwerfen.
2. Tipp: Optional können Sie diesen Prompt auch noch vor dem Abschicken weiter präzisieren, zum Beispiel → „Extrahiere eine Aufgabenliste aus dem markierten Notizbereich. Ordne dabei die Aufgabenliste nach den zugewiesenen Personen.“
3. Wenn die Aufgabenliste aus einer ganzen OneNote-Seite oder aus einen kompletten Notizbuch-Abschnitt erstellt werden soll, dann müssen Sie die Seite oder den Abschnitt wieder mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü → Copilot und dann → To-Do auswählen.
4. Die automatisch generierte Checkliste können Sie im Anschluss noch kontrollieren, bearbeiten und individuell anpassen.

Beispiel-Prompts, damit der OneNote-Copilot eine Aufgabenliste aus den Notizen erstellt:

• Extrahiere eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und ordne die Punkte nach ihrer Priorität.
• Erstelle eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und füge die jeweiligen Fälligkeitsdaten hinzu.
• Extrahiere eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und ordne sie nach Schwierigkeitsgrad.
• Extrahiere eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und sortiere sie nach den jeweils zugewiesenen Personen.
• Erstelle eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und füge jeweils eine Beschreibung für jede Aufgabe hinzu.
• Erstelle eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und füge für jede Aufgabe eine Schätzung hinzu, wie viel Zeit dafür benötigt wird.
• Erstelle eine Aufgabenliste aus dem markierten Bereich und füge eine Liste der benötigten Ressourcen für jede Aufgabe hinzu.

zu 4.) alle Vorteile und Nachteile zu Ideen, Texten und Plänen auflisten lassen

Besonders bei längeren und komplexeren Themen ist es manchmal schwierig, den Überblick zu behalten. Dann können Sie den intelligenten Copilot-Assistenten bitten, alle Vorteile und Nachteile zu einem bestimmten OneNote-Inhalt oder Thema aufzulisten. Die Zusammenstellung gibt Ihnen dann Übersicht und Orientierung.

Praxisbeispiel: So können Sie beispielsweise überprüfen, ob Sie bereits alle relevanten Implikationen eines Sachverhalts erfasst haben – oder ob Sie einige Punkte übersehen haben. Zum Beispiel: Welche Vor- und Nachteile hat mein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter? Oder welche Vor- und Nachteile hat meine bisherige Eventplanung?

1. Markieren Sie dafür den betreffenden OneNote-Bereich, klicken Sie im Startmenü auf → Copilot und wählen Sie → Vor- und Nachteile aufschreiben.
2. Nun können Sie den vorformulierten Prompt vor dem Absenden noch in dem Eingabefeld ergänzen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
3. Tipp: Sie können dabei den Prompt auch so umformulieren, dass der Copilot Ihnen Verbesserungsvorschläge auflistet, wie Sie Ihren Sachverhalt noch schlüssiger, vollständiger oder prägnanter verfassen können (siehe die folgenden Beispiel-Prompts).

Beispiel-Prompts, damit der Copilot alle Vor- und Nachteile zu den OneNote-Notizen aufzählt:

• Liste die Vorteile und Nachteile des markierten Bereichs in einer Tabelle auf.
• Erstelle eine Liste der Vorteile und Nachteile des markierten Bereichs und ordne sie nach Wichtigkeit.
• Welche Vorteile und Nachteile haben meine Ideen auf dieser Seite?
• Was fehlt bei diesem Entwicklungsplan noch alles auf dieser Seite?
• Liste die Vor- und Nachteile meiner Marketingkampagne auf und gib Ideen, wie man den Plan noch weiter verbessern kann.

zu 5.) offen mit dem KI-Assistenten chatten (über den Inhalt, Fragen, neue Ideen, Entwürfe etc.)

Zu guter Letzt verfügt der OneNote-Copilot auch über eine offene Chat-Funktion. Diese können Sie nutzen, um den KI-Chatbot Fragen oder Aufforderungen aller Art zu stellen.

• Verständnisfragen/Erkläranfragen: Das können Verständnisfragen zu dem Inhalt Ihrer OneNote-Notizen sein. Zum Beispiel zu einer Definition, einer bestimmten Marketing- oder Managementmethode oder dem Standardaufbau eines bestimmten Dokuments, wie zum Beispiel der Gliederung eines Projektplans.
• Suchanfragen: Der KI-Chatbot fungiert auch als intelligente Suchfunktion. So können Sie nicht nur bestimmte Sachverhalte in langen Notizen schneller finden. Dem Chatbot können Sie auch kompliziertere Suchanfragen stellen und sich die Ergebnisse zum Beispiel gleich in einer Liste ausgeben, aggregieren oder anderweitig bearbeiten, sortieren oder filtern lassen.
• Neue Inhalte generieren: Sie können dem Copilot-Chatbot aber auch gänzlich neue Fragen bezüglich noch nicht in Ihren OneNote-Notizen behandelter Themen und Sachverhalte stellen. Auf diese Weise können Sie den Copilot beispielsweise als Ideengeber fürs Brainstorming nutzen, als Schreibassistent, um neue Textpassagen zu generieren, oder auch, um sich spezifische Vorlagen aller Art entwerfen zu lassen. Die so generierten Inhalte müssen Sie dann lediglich noch korrigieren und anpassen – und sparen sich dadurch Stunden an bisheriger Arbeit!

Beispiel-Prompts für das offene Chatten und Fragestellen an den OneNote-Copilot:

• Gib mir eine Liste mit den 5 wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl eines neuen CRM-Systems zu berücksichtigen sind.
• Erstelle mir eine Liste mit den 5 wichtigsten Faktoren, die für die Auswahl eines neuen Projektmanagement-Tools relevant sind.
• Gib mir eine Liste der 10 wichtigsten Schritte, die bei der Planung einer erfolgreichen Marketingkampagne zu beachten sind.
• Erstelle mir eine chronologische Liste mit den 10 wichtigsten Schritten, die bei der Planung einer erfolgreichen Produkteinführung zu beachten sind.
• Erstelle mir eine Liste der 10 wichtigsten Schritte, die bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung zu beachten sind.
• Welches Projekt in meinen Notizen hat am längsten gedauert? Welche Probleme hatte es dabei gegeben?
• Entwerfe einen Projektplan für das Entwickeln einer neuen Assistenz-App, nutze dafür die technischen Spezifikationen aus diesen Notizen.
• Schlage mir 5 Ideen für einen einprägsamen Namen für die neue Assistenz-App vor.
• Welche Aufgaben aus diesem Projektplan sind noch nicht abgeschlossen?
• Entwirf einen Plan für eine unterhaltsame Abschiedsfeier unseres bisherigen Vertriebsleiters in den wohlverdienten Ruhestand.
• Generiere eine Liste von Themen und Gesprächspunkten für die Vorstellungsgespräche für die Stelle eines neuen Vertriebsleiters.
• Erstelle mir drei Vorlagen für eine motivierende Rede über Kaltakquise.
• Liste mir Ideen für eine Social-Media-Kampagne auf, die unser neues Produkt XY bewirbt.
• Liste einige unterhaltsame Geschenkideen zum 50. Geburtstag einer Mitarbeiterin auf.
• Erstelle 10 Ausflugsideen für Team-Building-Maßnahmen in der Region Bayerisch-Schwaben und Schwäbische Alp.
• Erstelle einen Onboarding-Plan für die Eingliederung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen.

4. Video-Tutorial zum OneNote-Copilot

Welche Lizenz Sie für den OneNote-Copilot benötigen und wie er Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Tutorial.

🤖 Copilot in OneNote: So funktioniert‘s! (Überblick)

(Dauer 15:38 Minuten)

Inhalt des Videos zu OneNote-Copilot

1. Einleitung 00:00
2. Verfügbarkeit & Voraussetzungen 00:15
3. Überblick: So funktioniert der Copilot in OneNote 00:40
4. Beispiele: Neue Inhalte erstellen 03:35
5. Beispiele: Mit bestehenden Inhalten arbeiten 06:55
6. Fazit 13:34