In dieser „Bedienungsanleitung“ für Microsoft Outlook erfahren Sie alles über den E-Mail-Client in Microsoft 365 und Office 2019. Was Outlook ist, was es kann und welche Funktionen im Unternehmensalltag besonders praktisch sind. Dafür haben wir Ihnen zu jedem Themenpunkt unsere weiterführenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen sowie unsere kostenlosen YouTube-Video-Tutorials (auf Deutsch) verlinkt. So können Sie die vielen nützlichen Tipps und Tricks einfach direkt nachklicken! Für die Weiterbildung ganzer Belegschaften empfehlen wir unsere praxisnahen Outlook-Schulungen, entweder als Online-Webinar oder Präsenz-Training.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Microsoft Outlook?

Outlook ist der „E-Mail-Client“ von Microsoft und ermöglicht den Empfang und das Versenden von E-Mail-Nachrichten. Zudem ist es auch ein „Personal-Information-Manager“ für die persönliche Organisation der eigenen Aufgaben und Termine. Somit steht nicht nur ein E-Mail-Postfach zur Verfügung, sondern auch die weiteren vier Kernfunktionen „Kalender“, „Kontakte“, „Aufgaben“ und Notizen“.

Outlook wurde bereits 1997 veröffentlicht und wird seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. 2012 kam die kostenlose und auch ohne Microsoft 365 oder Office 2019 nutzbare Web-Anwendung „Outlook.com“ hinzu (ehemals „Hotmail“).
Im weltweiten Ranking der beliebtesten E-Mail-Clients belegt Outlook mit 9 % Marktanteil den vierten Rang, nach Apple iPhone, Gmail und Apple Mail (Stand: 2021).
Mehr Informationen zur Entwicklungsgeschichte von Outlook lesen Sie in → „Microsoft Office Outlook: Was sich im Lauf der Zeit geändert hat“.

Die Entwicklung des Outlook-Logos ab 1997. — Die Entwicklung des Outlook-Logos. Quelle: https://logos.fandom.com/wiki/Microsoft_Outlook

Welche Outlook-Versionen und Varianten gibt es alles?

Outlook gibt es für nahezu alle Betriebssysteme und Geräteklassen – für Windows-PCs, Macs, Smartphones, als Web-App sowie im Rahmen des Office-Pakets und Microsoft 365. Hier finden Sie mehr Details zu den verschiedenen Programmversionen und ihren Unterschieden.

In Microsoft Outlook können übersichtlich die E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte verwaltet werden.

2. Konto einrichten, hinzufügen und Postfach freigeben

Zunächst müssen Sie sich in Outlook anmelden und dabei Ihr persönliches Konto einrichten (meist Ihren firmeninternen E-Mail-Account). Dabei können Sie optional auch gleich noch weitere E-Mail-Konten von Drittanbietern hinzufügen (z. B. von GMX, Gmail, Freenet, Web.de etc.). Diese E-Mail-Konten können dann gemeinsam, oder auch in separaten Postfächern, aus einer einzigen Outlook-Anwendung heraus verwaltet werden. Das Hinzufügen der Konto-Informationen ist notwendig, damit Outlook Ihre persönlichen E-Mails von dem jeweiligen E-Mail-Server Ihres Anbieters „abrufen“ kann (z. B. vom Microsoft Exchange Server). Hier finden Sie die entsprechenden Anleitungen.

Outlook Video-Anleitung für Einsteiger (2021, auf Deutsch)

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3. Was kann Microsoft Outlook alles?

Outlook besitzt die fünf Kernfunktion E-Mails (Postfach), Kontakte (Adressbuch), Aufgaben (Aufgabenverwaltung), Kalender (Terminplanung), und Notizen (papierlose „Schmierzettel“). In jedem dieser fünf Bereiche gibt es viele weitere Funktionen. Das macht Outlook zu einem extrem vielseitigen Werkzeug für die persönliche Organisation sowie die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Hier zunächst der Überblick über die fünf Kernbereiche mit jeweils weiterführenden Anleitungen und Video-Tutorials.

3.1. E-Mails (alle Funktionen und Tipps)

Das Managen des E-Mail-Verkehrs ist die zentrale Aufgabe von Outlook. Dabei ist eine effiziente Strategie für die E-Mail-Bearbeitung essenziell, um die E-Mail-Flut zu meistern und sich Stress und Arbeitszeit zu ersparen (bei durchschnittlich 36 Nachrichten pro Tag bis zu 2 h Bearbeitungszeit; AKAD Hochschule und tempus). Weitere wichtige E-Mail-Funktionen in Outlook sind z. B. das Zurückholen von E-Mails, Mail-Vorlagen aller Art, professionelle Signaturen, automatische Abwesenheitsnotizen, Serien-E-Mails, die Lesebestätigung oder auch automatisch verschickte Antworten abhängig von der eingehenden E-Mail. Speziell im Unternehmenskontext ist zudem die Verschlüsselung sowie auch Archivierung der E-Mails sehr wichtig.

Anleitungen für die E-Mail-Bearbeitung und Verwaltung:

Vorlagen nutzen, Signaturen erstellen, Absender ändern und E-Mails zurückholen

Abwesenheitsnachricht, Serien-Emails, Lesebestätigung, Verschlüsselung, Archivierung & Spam-Filter

Outlook Video-Anleitung für Fortgeschrittene (2021, auf Deutsch)

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(Dauer: 09:02 Minuten)

3.2. Kontakte (Adressbuch)

Mit Outlook können alle Kontakte und die dazugehörigen Daten, Adressen und Informationen (z. B. Postanschrift, Telefonnummern, Dienststelle, Geburtstage, Persönliches etc.) zentral an einem Platz verwaltet werden. Kontakte können direkt aus E-Mails heraus erstellt und für eine einfachere Bearbeitung auch Verteilerlisten und Kontaktgruppen angelegt werden. Hier finden Sie die wichtigsten Anleitungen rund um die Outlook-Kontakte.

3.3. Kalender (Terminplanung, Gruppenkalender, Besprechungseinladungen)

Der Kalender in Outlook ist die zentrale Drehscheibe für das Vereinbaren und Verwalten von Terminen sowie auch zum Planen und Strukturieren der eigenen Arbeitszeit. Dafür können Sie sich (mit der kombinierten Kalender-Aufgaben-Ansicht) hier auch alle mit Fälligkeitsdatum versehenen Aufgaben im Kalender anzeigen lassen. Auf diese Weise sehen Sie auf einen Blick, wann Sie wo noch wie viel Zeit übrighaben oder benötigen. Für eine leichtere Terminvereinbarung können Sie sich auch gegenseitig die persönlichen Kalender freigeben oder gleich einen gemeinsamen Gruppenkalender anlegen.

Unsere kostenlosen Anleitungen rund um den Outlook-Kalender:

Unsere Büro-Kaizen Video-Tutorials rund um den Outlook-Kalender:

3.4. Aufgaben (erstellen, delegieren, dokumentieren)

Unter „Aufgaben“ können Sie alle Tätigkeiten anlegen, die Sie erledigen müssen, und dafür ein Fälligkeitsdatum für die Erledigung festlegen. Das können persönliche Aufgaben für Sie selbst sein oder auch solche, die Sie an Mitarbeiter delegieren. Auch sämtliche Outlook-Elemente lassen sich in eine „Aufgabe“ umwandeln, wie zum Beispiel auch E-Mails. Die gesamte Verwaltung der Aufgaben in Outlook erfolgt dann in der „Aufgabenliste“ – ein sehr wertvolles Tools für ein effizientes Arbeiten. Die Dokumentation der Aufgabenbearbeitung kann dann direkt in dem Notizfeld der jeweiligen Aufgabe erfolgen. Tipp: Für umfangreichere Dokumentationen bietet sich die Kombination mit dem Office-Partnerprogramm OneNote an (digitale Notizbücher).

Unsere Anleitungen rund um die Outlook-Aufgaben:

Unsere Video-Anleitungen zu den Outlook-Aufgaben:

3.5. Notizen (statt Schmierzettel)

Wer viel am Schreibtisch arbeitet, muss sich auch immer wieder schnell etwas notieren, ohne daraus gleich eine ganze „Aufgabe“ zu machen. Das können Erinnerungsnotizen, Gedächtnisstützen, eine Einkaufsliste, Uhrzeit, Telefonnummer oder Namen sein. Um diese „Einmal-Notizen“ auch papierlos ohne Schmierzettel und Zettelwirtschaft zu notieren, gibt es in Outlook den Bereich „Notizen“. Die Eingabe erfolgt schnell und einfach, die Notizen gehen nicht verloren, lassen sich übersichtlich sortieren und auch weiterverarbeiten (z. B. per E-Mail).

4. Sprache, Farben und Ansichten ändern (auch Dark-Mode)

In Outlook lassen sich auch die Ansicht, Symbolleisten und das Menüband individuell anpassen. Das gilt auch für die Anzeigesprache, sowie unabhängig davon auch die Korrektursprache. Für die Nutzung unter dunklen Lichtbedingungen gibt es zudem auch einen augenschonenden „Dark Mode“.

5. Outlook aktualisieren: Add-Ins, Updates, Backups und Speicherplatz

Die regelmäßigen Updates sorgen für eine sichere Anwendung und bringen neue Funktionen. Mit Backups schützen Sie Ihre Daten und können verlorene Daten wiederherstellen. Über den Aktualisierungs-Intervall lassen sich zudem ungestörte Arbeitsblöcke für ein konzentriertes Arbeiten schaffen. Darüber hinaus gibt es auch noch zusätzliche Erweiterungen (sogenannte Add-Ins), die praktische Zusatzfunktionen für Outlook ermöglichen.

6. Die erweiterte Suchfunktion in Outlook

Je intensiver Outlook genutzt wird, desto wichtiger ist eine effiziente Nutzung der internen Suchfunktion und Suchfilter. Damit lassen sich sogar die Anhänge von E-Mails nach Schlagworten durchsuchen. Hier finden Sie unsere Anleitungen für das einfachere Suchen und Finden in Outlook.

7. Outlook mit Textbausteinen und Regeln teilautomatisieren

Wenn Sie in Outlook häufig immer wiederkehrende Arbeitsschritte erledigen, oder häufig dieselben Textphrasen und Passagen verwenden, dann bietet sich das Verwenden der „Regeln“ und „Textbausteine“ an. Damit können Sie die Schritte teilautomatisieren und sparen sich viel Zeit und Tipparbeit.

8. Die Top-Outlook-Tipps: E-Mail-Übersetzer, Kategorien, @Erwähnungen und vieles mehr!

Microsoft entwickelt sein Outlook fortlaufend weiter, so dass regelmäßig neue Funktionen hinzukommen – meist mit einem Fokus auf eine verbesserte digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Einige besonders praktische Funktionen und Tipp-Sammlungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.