SharePoint und Cloudspeicher: OneDrive for Business vereinfacht die Teamarbeit!



OneDrive for Business ist eine SharePoint-Lösung aus dem Hause Microsoft. Die Lösung beinhaltet praktische Collaborationfunktionen für eine verbesserte Zusammenarbeit im Team sowie einen großen Speicherplatz in der Microsoft-eignen Cloud. So können Ihre Teammitglieder beispielsweise Dokumente, Dateien und Arbeitsunterlagen überall und von jedem beliebigen Gerät aus bearbeiten, anderen Nutzern freigeben, offline synchronisieren und sogar gleichzeitig bearbeiten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die wichtigsten Fakten rund um OneDrive for Business und erklären Ihnen den Unterschied zur bekannteren OneDrive-Basisversion.

Was ist das Problem?

Microsofts OneDrive hat so oft den Namen gewechselt, dass selbst Eingeweihte manchmal den Überblick verlieren. 2007 als Windows Live Folder entwickelt, hieß es vorübergehend Microsoft SkyDrive und wurde dann schließlich 2014 aufgrund von markenrechtlichen Streitigkeiten in OneDrive umbenannt. Und obwohl OneDrive for Business in seiner Funktionalität und seinem Ansatz deutlich über die Basisversion hinausausgeht, wird bei beiden Versionen der gleiche Namenszug „OneDrive“ angezeigt. So ist vielen OneDrive for Business Nutzern gar nicht klar, welche Version sie eigentlich verwenden. Laut Microsoft soll die Abkürzung das Ganze übersichtlicher machen. Aufgrund der unterschiedlichen Tarifmodelle und Leistungsoptionen dürfte jedoch das Gegenteil davon der Fall sein.

So funktioniert es:

1. Der Unterschied zwischen OneDrive und OneDrive for Business

  • OneDrive ist ein Filehosting-Service von Microsoft. Dieser Speicherdienst richtet sich an Privatanwender und Einzelnutzer, damit diese Dokumente, Dateien oder Fotos in der Cloud speichern und so von überall und verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können. Die Dateien können dabei auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden. Dafür stellt Microsoft, ähnlich wie die Konkurrenten Amazon Drive und Apple iCloud, 5 GB an Speicherplatz kostenlos in seiner Cloud bereit (Dropbox 2 GB; Google Drive 15 GB). Die Dateien können auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden.
  • OneDrive for Business ist ebenfalls ein Speicherdienst von Microsoft, wurde aber speziell für geschäftliche Einsätze und die Zusammenarbeit in Teams konzipiert. Die Cloudlösung basiert auf einer eigens verbesserten SharePoint-Technologie und kann damit weit mehr Möglichkeiten bieten, als „nur“ einen Cloudspeicher. Mit OneDrive for Business können Ihre Teammitglieder beispielsweise Dokumente und Dateien nicht nur von jedem beliebigen Gerät und Ort aus bearbeiten, synchronisieren und freigeben, sondern sogar auch gleichzeitig bearbeiten. OneDrive for Business richtet sich in erster Linie an Firmenkunden und ist in der Regel Teil der Office365-Pläne. Jedem Nutzer stellt Microsoft dann 1 TB an Speicherplatz in seiner Cloud zur Verfügung.

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Bild: Screenshot von OneDrive for Business, Microsoft

2. Vorteile: Was kann OneDrive for Business alles leisten?

Mit OneDrive for Business ermöglichen kleine und mittelgroße Organisationen und Unternehmer allen Mitgliedern einen barrierefreien Zugriff auf alle relevanten Dateien, Dokumente und Arbeitsunterlagen. Egal von welchem Gerät oder welchem Arbeitsplatz aus. Gleichzeitig behalten Sie mit OneDrive for Business jedoch auch die Kontrolle über alle im Unternehmen verwendeten Daten. So lässt sich beispielsweise der Zugang zu dem Onlinespeicher bei Problemen oder Unregelmäßigkeiten zentral sperren, und auch die Richtlinien für externe Freigaben von Dokumenten lassen sich einfach kontrollieren und einstellen. Weitere Highlights sind eine offline Synchronisation und natürlich das Anreichern der abgespeicherten Dateien mit Metadaten. Dies ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für automatisierte Prozessketten in SharePoint-Workflows.

Sie suchen eine Filehosting- und SharePoint-Lösung für Ihre Mitarbeiter? Hier finden Sie die Vorteile von OneDrive for Business auf einen Blick! Klick um zu Tweeten

3. Anwendung: Wie funktioniert OneDrive for Business?

Die Nutzer erhalten nicht nur einen Cloudspeicherplatz, gleichzeitig wird auch ein OneDrive-Ordner auf der Festplatte des Rechners angelegt. Alle hierein abgelegten Dateien werden automatisch beim nächsten Onlinekontakt mit dem Cloudkonto abgeglichen und synchronisiert. Dies bewerkstelligt ein kleines Zusatzprogramm, die OneDrive for Business-Synchronisierungs-App. Diese ist standardmäßig im Office-Paket und im Office 365-Jahresabonnement enthalten sowie auf allen Windows 10 Rechnern installiert, kann aber auch separat kostenlos heruntergeladen werden.

Extra Tipp für die Praxis: Dokumentenaustausch mit OneDrive for Business
Wenn Sie OneDrive for Business verwenden, dann müssen Sie Dateien künftig nicht mehr an eine E-Mail anhängen. Dann genügt es, wenn Sie einfach den Link der Datei in die Email einfügen. Damit geben Sie dem Empfänger automatisch die Berechtigung, das Dokument öffnen und bearbeiten zu dürfen. So arbeiten Sie nur an einer Datei und kommen nicht mit verschieden aktuellen Dateiversionen durcheinander. Zugleich sparen Sie Speicherplatz und Ressourcen im Posteingang und Ausgang, da nicht die ganze Datei, sondern lediglich der Speicherpfad innerhalb der Microsoftcloud verschickt wird.

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Und Sie?

Wenn Sie mit OneDrive for Business schon auf der Suche nach einer SharePoint-Lösung für Ihre Mitarbeiter sind, dann benötigen Sie mit Sicherheit auch weitere gute Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team. Hier haben wir Ihnen einige weitere praktische Collaborationtools rund um Microsofts Office-Paket (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) zusammengestellt:

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