Der neue ChatGPT-basierte „Microsoft Copilot“ ist da! Eine intelligente KI-Assistenzfunktion für alle Microsoft 365-Anwendungen, wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Das Ziel ist dabei groß gesteckt. Die Copiloten-KI soll nichts Geringeres erreichen, als die Art und Weise zu revolutionieren, wie wir in Zukunft arbeiten werden. Welch revolutionäre Technik sich dahinter verbirgt und was sie alles in den Microsoft 365-Apps leisten kann, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag sowie in unserem YouTube-Video am Ende des Artikels!

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung und Definition: Microsofts großer KI-Rundumschlag

OpenAI gilt als einer der aktuell führenden KI-Entwicklungsschmieden. OpenAI hat unter anderem seinen KI-Bild-Generator „DALL-E 2“ veröffentlicht. Dieses basiert auf dem Sprachmodell GPT-3. Im November 2022 hat OpenAI dann den Chatbot ChatGPT veröffentlicht, der bis dato am schnellsten wachsende Verbraucher-Anwendung aller Zeiten ist. Im März 2023 folgte bereits ein Update mit dem verbesserten Sprachmodell GPT-4.

Als einer der Hauptfinanziers von OpenAI hat Microsoft einen direkten und privilegierten Zugriff auf die revolutionären KI-Programme, die Microsoft nun nach und nach in seine eigenen Office- und Windows-Produkte integriert.

Im Oktober 2022 hat Microsoft auf Basis von DALL-E 2 einen eigenen KI-gestützten Text-zu-Bild-Generator vorgestellt. Das Design-Tool erstellt aus einfachen Text- oder Spracheingaben komplexe Bilder und Designvorlagen. Der KI-Bild-Generator ist als eigenständige Web-App verfügbar, die „Microsoft Designer App“, und wurde als „Image Creator“ auch in Bing und Edge integriert. Letztere erhalten zudem eine GPT-4-Integration, um durch eine menschenähnliche Konversation eine neue Form des informativen Suchens und Surfens zu ermöglichen.
Im März 2023 hat Microsoft sein neues KI-gestütztes Sicherheitstool „Security Copilot“ vorgestellt. Dieses basiert ebenfalls auf GPT-4 in Kombination mit hauseigenen KI-Algorithmen und wurde mittels Microsofts eigenem globalem Threat Intelligence System trainiert. Der Security Copilot soll IT-Sicherheitsexperten dabei unterstützen, bislang unentdeckte Schwachstellen zu erkennen und schneller auf Bedrohungen zu reagieren, sowie auch zeitraubende Routinearbeiten abnehmen.
Am 16. März hat Satya Nadella auf dem Web-Event „The Future of Work with AI“ den neuen „Microsoft Copilot“ für Microsoft 365 präsentiert: „Der heutige Tag markiert den nächsten großen Schritt in der Entwicklung der Art und Weise, wie wir mit Computern interagieren. […] Dies wird die Art und Weise, wie wir künftig arbeiten werden, grundlegend verändern und eine neue Welle des Produktivitätswachstums freisetzen!“

Der Microsoft Copilot ist kein „Autopilot“, sondern ein „Assistent“

Microsoft betont dabei explizit, dass es sich bei der KI-Funktion um einen „Copiloten“ handelt und nicht um einen „Autopiloten“. Das bedeutet, dass die KI beim Arbeiten hilft, unterstützt und durch das Automatisieren Arbeitsabläufe abkürzt und Routineaufgaben übernimmt. Und nicht, dass die KI dies alles als Autopilot ganz von alleine erledigt, ohne jegliche Eingabe, Steuerung, Kontrolle und Feintuning.

Der Mensch ist weiterhin im Mittelpunkt, hat die Verantwortung und steuert durch seine Eingabe auch maßgeblich das Ergebnis.
Der Copilot automatisiert lediglich die Abläufe und liefert schlüsselfertige Vorlagen für das Feintuning durch den Menschen.
Der Microsoft Copilot soll die Beschäftigten somit nicht ersetzen, sondern lediglich entlasten und von immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen befreien.
So können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit wesentlich produktiver und effizienter nutzen – ein wichtiger Aspekt nicht zuletzt in Zeiten eines sich verschärfenden Fachkräftemangels.

Zitat Albert Einstein

2. Die drei Versionen von Microsoft Copilot im Überblick

Es gibt nicht nur eine Version von Microsoft Copilot, sondern es gibt prinzipiell folgende drei Varianten von Copilot:

Microsoft Copilot
Bing Chat Enterprise
Microsoft 365 Copilot

Der wichtigste Hauptunterschied ist hierbei die „Commercial Data Protection“ bzw. der Schutz Ihrer Firmendaten, denn dieser ist nur bei den Varianten Bing Chat Enterprise und Microsoft 365 Copilot gegeben. Hier werden Ihre Daten, die Sie dort eingeben, nicht gespeichert und nicht für das maschinelle Lernen genutzt. Ansonsten können alle drei Varianten auf den Microsoft Copilot (siehe Punkt 3) und den Bing Chat zugreifen. Die einzelnen Versionen von Microsoft Copilot werden Ihnen nachfolgend detaillierter vorgestellt. Einen groben Überblick über die verschiedenen Inhalte der Versionen finden Sie in der nachfolgenden Grafik.

Prinzipiell gibt es drei Varianten des Microsoft Copilot.

3. Version 1 und 2: Microsoft Copilot und Bing Chat Enterprise

Bei den beiden Versionen handelt es sich fast um die gleiche Version. Der einzige Unterschied ist, dass Sie sich bei Microsoft Copilot nicht anmelden müssen. Wenn Sie sich jedoch beim Microsoft Copilot mit Ihrem Microsoft 365 Konto anmelden, gelangen Sie automatisch zu Bing Chat Enterprise.

Bei Bing Chat Enterprise sind Ihre Daten und Eingaben durch die Anmeldung mit Ihrem Microsoft Konto geschützt. Das erkennen Sie oben an dem grünen Geschützt-Button. Das heißt die Eingaben, die Sie dort tätigen verlassen die Organisation nicht und werden weder gespeichert noch für das Trainieren des Sprachmodells genutzt.

Beim Microsoft Copilot ist es nicht notwendig, dass Sie sich anmelden. Hier sind jedoch alle eingegebenen Daten nicht geschützt und können daher sowohl gespeichert als auch für das Training des Sprachmodells genutzt werden. Daher ist diese Variante eher ungeeignet für geschäftliche Vorgänge.

Wofür können Sie Microsoft Copilot und Bing Chat Enterprise nutzen?

Sie können sich Fragen beantworten lassen.
Die KI kann für Sie Texte erstellen und auch bearbeiten.
Sie können Daten eingeben und diese analysieren lassen. Bei Microsoft Copilot sollten Sie am besten keine internen Firmendaten oder persönliche Daten eingeben.
Ebenfalls ist das Generieren von Bildern möglich.

Eine Version von Microsoft Copilot ist Bing Chat Enterprise.

Veröffentlichungsdatum und Kosten von Microsoft Copilot und Bing Chat Enterprise

Sowohl Microsoft Copilot als auch Bing Chat Enterprise können Sie bereits nutzen. Dabei sind in der aktuellen Version beide Funktionen kostenlos, jedoch brauchen Sie für die Nutzung von Bing Chat Enterprise ein kostenpflichtiges Microsoft Konto. Beide Versionen können Sie entweder im Browser oder in Windows 11 über den folgenden Link nutzen: bing.com/chat.

Voraussetzungen für Microsoft Copilot und Bing Chat Enterprise

Den Microsoft Copilot kann jeder ohne Einschränkungen nutzen. Bing Chat Enterprise können alle Unternehmen mit folgenden Lizenzen nutzen:

Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 E3 oder E5

Praxisbeispiele

Allgemein können Sie beide Versionen für erste Entwürfe, egal ob Text oder Bilder, verwenden. Sie funktionieren auch perfekt für Brainstorming, erste Ideen und ähnliches. Wichtig ist, dass Sie diese Texte jederzeit anpassen können. Wir haben Ihnen nachfolgend ein paar Praxisbeispiele aufgezeigt und die jeweiligen Prompts aufgelistet. Probieren Sie diese gerne aus und passen Sie sie Ihren Wünschen an.

Social Media Post erstellen

Verfasse mir bitte einen kurzen Social Media Post für LinkedIn, indem wir speziell Unternehmer zu unserem Unternehmertag in Heidenheim einladen. Es wird Vorträge zum Thema Ziele, Effizientes Arbeiten und Führung geben.

Stellenanzeige verfassen

Schreibe eine kurze und ansprechende Stellenanzeige für die Stelle „Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit“ für den Standort Heidenheim. Gehe hier bitte auf die Benefits, den Aufgabenbereich sowie die Anforderungen ein. Nutze dabei eine Auflistung.

Bildgenerierung

Generiere mir ein Bild zum Thema „E-Mail Verarbeitung in Outlook“.

Korrektur eines Textes

Entferne aus dem folgenden Text alle Rechtschreibfehler und inhaltliche Wiederholungen:

Wir planen einen Unternehmer abend am 20.05.2024 in Heidenheim. Beim Unternehmer abend sollen Uunternehmer und Fuehrungskräfte eingeladen werden. Der Unternehmerabend soll am 20.05.2024 in Heidenheim stattfinden. Das Thema des Unternehmerabends lautet „führung und Microsoft 365“.

Recherche von Inhalten

Erstelle mir ein Brainstorming zum Thema „effizienter arbeiten mit Microsoft Outlook”.

Rede schreiben

Schreibe eine kurze und lockere Rede für unseren Geschäftsführer Marcel Miller zu seinem 10-jährigen Jubiläum bei Büro-Kaizen.

4. Was ist der Microsoft 365 Copilot?

Der Microsoft 365 Copilot ist ein auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierender digitaler Assistent für Microsoft 365. Die KI stammt vor allem von dem Large Language Model (LLM) GPT-3.5 und GPT-4 sowie dem Chatbot ChatGPT. Diese Sprachmodelle werden mittels maschinellen Lernens und riesigen Datensätzen trainiert. Der Chatbot wird mittels Texteingabe in natürlicher Sprache bedient.

Der Microsoft 365 Copilot ist aber mehr als nur der Chatbot ChatGPT. Er nutzt zudem auch den Text-zu-Bild-Generator DALL-E 2 sowie, ganz wichtig, den bisherigen Office Graph. Eine maschinelle Lernkomponente, die die Daten und Interaktionen der Office 365-Anwendungen und Nutzer innerhalb eines Tenants sammelt, vernetzt und analysieren kann. Dadurch ist er die spannendste Version des Copilot für Unternehmer.
Durch die gleichzeitig tiefe Integration in die einzelnen Möglichkeiten der Office-Apps wird der Microsoft Copilot zudem zu einer „hochentwickelten Verarbeitungsmaschine“, die die vollen Möglichkeiten der Microsoft 365-Tools ausschöpfen kann. Denn die meisten User nutzen nur max. 10 % der vielen Funktionen in den Office-Apps.
Durch diese Kombination und Integration hat der digitale Assistent sowohl Zugriff auf das Unternehmenswissen in einem Microsoft 365-Tenant als auch die Fähigkeiten, die Daten – je nach Anwendungsfall und Office-App – individuell zu analysieren, aufzubereiten und daraus hochwertige Texte, Tabellen, Grafiken, Präsentationen und Co. zu erstellen. Und das auf beeindruckendem Niveau, in kurzer Zeit und mit einfacher, natürlicher Sprache als Befehlseingabe.
Der Microsoft 365 Copilot wird künftig als neue Assistenz-Funktion in der Seitenleiste der Microsoft 365-Apps zur Verfügung stehen. Den Anfang machen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie Dynamics 365 und Viva, die anderen Office-Apps sollen folgen.
Das Wichtigste bei dieser Version ist, dass all Ihre daten und eingegebenen Befehle etc. in dieser Version geschützt sind und in Ihrem Unternehmen bleiben.

Microsoft Copilot — Der neue Assistenzfunktion „Microsoft 365 Copilot“ nutzt neueste KI-Technologien wie ChatGPT und DALL-E 2, um das Arbeiten mit den Microsoft 365-Apps wesentlich zu vereinfachen, zu automatisieren und damit viel Arbeitszeit einzusparen – und das auf Expertenniveau. Bild: Microsoft

Veröffentlichungsdatum, Kosten und Voraussetzungen von Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot ist seit dem 1. November 2023 für bestimmte Kunden verfügbar. Es handelt sich um eine zusätzliche Lizenz, die nur von Nutzern mit einer E3- oder E5-Basislizenz erworben werden kann. Außerdem muss das Unternehmen ein Enterprise Agreement mit Microsoft haben. Microsoft 365 Copilot kostet 30 € pro Nutzer und Monat und erfordert eine Mindestbestellung von 300 Lizenzen. Das bedeutet, dass interessierte Unternehmen mindestens 9.000 € pro Monat für diese zusätzliche Lizenz ausgeben müssen, wodurch es sich aktuell eher an große Unternehmen richtet.

Für alle kleinen und mittleren Unternehmen, die mit Business-Lizenzen arbeiten, wird der Microsoft 365 Copilot in dem ersten Halbjahr 2024 buchbar sein.

Konkrete Praxisbeispiele: Das kann der Microsoft 365 Copilot in den Microsoft 365 Office-Apps!

Microsoft will seine Copilot-KI sukzessive in alle Microsoft 365 Office-Apps integrieren, um diese zu noch leistungsfähigeren „Produktivitätswerkzeugen“ zu machen. Wie das konkret aussehen und funktionieren kann, hat Microsoft bei der Produktvorstellung anhand einiger konkreter Beispiele beschrieben (die ersten Bilder hierzu können Sie in unserem Büro-Kaizen YouTube-Video am Ende dieses Beitrags sehen).

Der Microsoft Copilot in Word

Die KI-Funktion kann in Microsoft Word komplette, hochwertige Textentwürfe schreiben. Entweder auf eine einfache Spracheingabe hin, auf Basis einer Liste mit Stichwörtern, oder auch zusammenfassend auf Basis einer anderen Datei (z.B. einem OneNote-Notizbuch). Der Copilot kann zudem auch das komplette Layout an das eines bereits existierenden Dokuments oder einer Vorlage anpassen, inklusive thematisch passender Bilder. Eine weitere praktische Funktion ist das schnelle und übersichtliche Zusammenfassen langer Textdokumente, um den menschlichen Beschäftigten viel Zeit beim Durchlesen zu ersparen.

Der Microsoft Copilot in PowerPoint

Die KI-Assistenzfunktion erstellt aus kurzen Sprach- oder Texteingaben vollständige, schlüsselfertige Präsentationen. Dies kann durch die Vorgabe von Gedanken und Ideen zur visuellen Umsetzung präzisiert werden. Alternativ kann beispielsweise auch der Befehl gegeben werden, den Inhalt eines langen Word-Dokuments in eine PowerPoint-Präsentation umzuwandeln – auf Wunsch sogar mit einer bestimmten Anzahl an Folie. So erhält man hochwertige Präsentationsvorlagen, ohne dass man sich dafür tagelang durch die Programmfunktionen klicken muss.

Das Copilot-Feature in Excel

In Microsoft Excel kann der Copilot vollautomatisch komplette Datensätze auswerten, hochwertige Visualisierungen erstellen und zum Beispiel auch Zusammenhänge und Trends analysieren, ohne dass man dafür komplexe Excel-Formeln beherrschen und eingeben muss. Der Nutzer muss lediglich in einfacher Sprache sagen, was er oder sie erledigt haben will. Das kommt einer Demokratisierung des ansonsten recht komplexen Tabellenkalkulationsprogramms gleich. Künftig kann jeder Excel!

Die Copilot-Assistenzfunktion in Outlook

In dem E-Mail-Client Outlook ist die Hauptaufgabe des Copiloten, die Kommunikation im Posteingang automatisiert zu verwalten und dadurch Arbeitszeit einzusparen. Zum Beispiel durch das Hervorheben individuell wichtiger Nachrichten oder durch das Zusammenfassen ellenlanger E-Mails. So erhält man schnell einen Überblick, ohne sich durch jede einzelne E-Mail klicken zu müssen. Der Microsoft Copilot kann aber beispielsweise auch automatisch eine E-Mail-Antwort entwerfen, wobei man ganz einfach per Mausklick vorgeben kann, wie kurz oder lang der Text und wie förmlich der Schreibstil dabei werden soll. Für den inhaltlichen Bezug der Antwort-Mail kann beispielsweise eine Datei angegebenen werden.

Die Copilot-KI in Microsoft Teams

Der Copilot verbessert in Microsoft Teams unter anderem das vollautomatische Transkribieren von Gesprächen wesentlich. So kann das Feature beispielsweise eine Echtzeit-Zusammenfassung von Online-Besprechungen bieten, wer in einem Meeting bislang was zu welchen Themen gesagt hat und welche Fragen noch ungeklärt sind. Der Copilot kann auch die komplette Arbeit des Erstellens der Meeting-Protokolle automatisieren und zum Beispiel eine Übersicht der besprochenen Themen, der geteilten Inhalte, Notizen und aus dem Meeting abgeleiteten Aufgaben erstellen. Oder auch längere Konversationen in Gruppen-Chats zusammenfassen und Handlungspunkte daraus ableiten. Auch Rückfragen an den MS Copiloten für ein tieferes Verständnis sind möglich. Das alles spart extrem viel Zeit und macht die Inhalte auf einen Blick erfassbar.

Der Microsoft Copilot in der Power Platform

In der Microsoft Power Platform mit Power Apps (ehemals InfoPath), Power Automate (ehemals Flow), Power BI und Power Virtual Agents soll der Microsoft Copilot die Entwicklung benutzerdefinierter Tools erleichtern und beschleunigen, um bislang noch analoge Geschäftsprozesse individuell zu digitalisieren und zu automatisieren.

Neuer „Business Chat“ als übergreifender Copilot

Im Zuge der Copiloten-Präsentation hat Microsoft auch ein neues Produktivitätswerkzeug für seine Teams-App vorgestellt, den „Business Chat“. In dem neuen Business Chat kann der Microsoft Copilot alle Daten und Informationen aus den verschiedenen Microsoft 365-Apps anwendungsübergreifend durchsuchen, analysieren und verdichten. Zum Beispiel aus dem Kalender, E-Mails, Kontakten, Chats, Dokumentenablage und Besprechungen. So kann der digitale Assistent anwendungsübergreifend alle benötigten Informationen für ein anstehendes Kundengespräch zusammenstellen. Oder auch den Sprachbefehl erfüllen: „Fasse für meine Teamkollegen ein Update zusammen, wie wir die Projektplanung für das Projekt XY heute Vormittag aktualisiert haben und welche Änderungen es gibt“.

Vorbereitung auf den Microsoft 365 Copilot

Was können Sie also tun, bis Sie den Microsoft 365 Copilot nutzen können?

Haben Sie realistische Erwartungen an die neue Technik. Machen Sie sich klar, was Sie von der KI erwarten und was aktuell geboten wird.
Stressen Sie sich nicht bei der Beschaffung des Copiloten, denn dieser wird erst ab 2024 für die meisten verfügbar sein.
Um den Copiloten und die KI später effizient und effektiv nutzen zu können, bilden Sie in Ihrem Unternehmen ein Team, das sich proaktiv mit dem Thema künstlicher Intelligenz, Microsoft Copilot, Bing Chat Enterprise und Microsoft 365 Copilot beschäftigt.
Bevor die Mitarbeiter blind anfangen die künstliche Intelligenz zu nutzen, sollten Sie konkrete Use-Cases erarbeiten, in denen der Copilot genutzt werden soll bzw. darf.
Erarbeiten Sie auch gemeinsam Prompts (Befehle) für verschiedene Situationen und dokumentieren Sie diese. So kann sich jeder Mitarbeiter an den bestehenden Befehlen orientieren und das schafft Akzeptanz. Kleiner Tipp: Umso präziser Ihr Prompt ist, umso besser ist das Ergebnis.
Sehr wichtig: Schaffen Sie zuerst in Ihrem Unternehmen gemeinsame Strukturen und Ablageregeln. Sie sollten auch Ihre gesamte Ablage in OneDrive und SharePoint anlegen, so dass der Microsoft 365 Copilot darauf zugreifen kann. Falls Sie bei strategischen Fragen rund um Microsoft 365 oder der Erarbeitung einer effizienten Struktur in Microsoft 365 für Ihre Organisation Hilfe brauchen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

5. Der Datenschutz beim Microsoft Copilot und seinen KI-Alternativen

Das Thema Datenschutz ist bei KI-Anwendungen wie dem Microsoft Copiloten, ChatGPT, Google LaMDA, Google Bard, IBM Watson, DeepMind Sparrow und allen anderen extrem wichtig. Denn nicht alle bieten eine ausreichende Sicherheit beim Thema Datenschutz, um für die berufliche Nutzung geeignet zu sein. Hier die Unterschiede.

Es gibt Chatbots, die vollständig in der Cloud laufen (dem Rechenzentrum des Anbieters), und solche, die vortrainiert gekauft, heruntergeladen und dann auf dem eigenen Server lokal installiert werden. Im ersten Fall verlassen die eingegebenen Daten Ihr Unternehmen, im zweiten Fall nicht.
Wichtig ist nun vor allem auch, ob das KI-Modell mit den von Ihnen eingegebenen Daten weitertrainiert wird oder nicht. Denn ist das der Fall, werden Ihre sensiblen Daten automatisch Bestandteil von dessen Datenbasis. Und läuft die KI dann zudem noch in der Cloud und nicht lokal in Ihrem Netzwerk, wird das geheime Firmenwissen quasi öffentlich zugänglich.
Dies hat international schon zu zahlreichen Daten-Leak-Pannen geführt, wie bei Samsung, Amazon und Walmart. Bei Samsung hat ein Programmierer beispielsweise einen sensiblen Code für Speichermedien von ChatGPT verbessern lassen – das dann damit weitertrainiert wurde, so dass nun auch die Konkurrenz im Grunde Zugriff auf die innovative Code-Entwicklung hat.

Datenschutz-Entwarnung für den Microsoft 365 Copilot?

Auf dem Ankündigungs-Event hat Microsofts CEO Satya Nadella jedoch zugesichert, dass der Copilot in Microsoft 365 eine „unternehmenstaugliche KI“ für den Enterprise-Einsatz mit hohem Datenschutz sei, die nicht mit den Kundendaten oder deren Eingaben trainiert werde. Es sollen somit also keine sensiblen Geschäftsgeheimnisse in das KI-Modell einfließen. Der Copilot ist zwar keine lokale Installation und nutzt die Rechenpower der Microsoft Cloud, in der die Daten verarbeitet und gespeichert werden – allerdings immer nur im Rahmen der individuellen Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Kunden.

Hinweis: Hier finden Sie weiterführende Hintergrundinformationen zum Thema „Datenschutz und DSGVO in Microsoft 365“.