Der neue ChatGPT-basierte „Microsoft Copilot“ ist da! Eine intelligente KI-Assistenzfunktion für alle Microsoft 365-Anwendungen, wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Das Ziel ist dabei groß gesteckt. Die Copiloten-KI soll nichts Geringeres erreichen, als die Art und Weise zu revolutionieren, wie wir in Zukunft arbeiten werden.
- Schluss mit lästigen Routineaufgaben, langwierigem Analysieren oder stumpfsinnigem Abarbeiten von Ideen und Lösungswegen, die man im Kopf schon längst fertig gedacht hat.
- Denn mit dem Microsoft Copilot bekommen Sie Ihren ganz eigenen digitalen KI-Assistenten, der schreibt, rechnet und designt wie ein ganzes Heer aus persönlichen Referenten und Sekretären.
- Und das ganz einfach mit simplem Textbefehl in natürlicher Sprache – und zwar sekundenschnell in Echtzeit, zu jeder Tageszeit und mit beliebig vielen Korrekturschleifen.
Welch revolutionäre Technik sich hinter dem Microsoft Copilot verbirgt und was dieser alles in den Microsoft 365-Apps leisten kann, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag. Die ersten Beispielbilder aus dem Einsatz in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und dem neuen „Business Chat“ sehen Sie zudem auch in unserem kurzen YouTube-Video unten, am Ende dieses Artikels!
Inhaltsverzeichnis
1. Microsofts großer KI-Rundumschlag: Bing, Edge, Security Copilot & Microsoft Copilot
Microsoft ist zusammen mit Elon Musk einer der Hauptinvestoren von OpenAI, einer der aktuell führenden KI-Entwicklungsschmieden. OpenAI hat unter anderem im April 2022 seinen KI-Bild-Generator „DALL-E 2“ veröffentlicht. Dieses basiert auf dem Sprachmodell GPT-3, tauscht aber mittels umfangreich trainiertem maschinellen Lernen „Text gegen Pixel aus“. Im November 2022 hat OpenAI dann den vielbeachteten Chatbot ChatGPT veröffentlicht, der mit über 100 Millionen Nutzern im Januar 2023 die bis dato am schnellsten wachsende Verbraucher-Anwendung aller Zeiten ist. Bereits im März 2023 folgte dann ein ChatGPT-Update mit dem verbesserten Sprachmodell GPT-4.
Als einer der Hauptfinanziers von OpenAI hat Microsoft einen direkten und privilegierten Zugriff auf die revolutionären KI-Programme, die Microsoft nun nach und nach in seine eigenen Office- und Windows-Produkte integriert.
- Im Oktober 2022 hat Microsoft auf Basis von DALL-E 2 einen eigenen KI-gestützten Text-zu-Bild-Generator vorgestellt. Das Design-Tool erstellt aus einfachen Text- oder Spracheingaben komplexe Bilder und Designvorlagen. Der KI-Bild-Generator ist als eigenständige Web-App verfügbar, die „Microsoft Designer App“, und wurde als „Image Creator“ auch in Microsofts Suchmaschine Bing und dessen Webbrowser Edge integriert. Letztere erhalten zudem eine GPT-4-Integration, um durch eine menschenähnliche Konversation eine neue Form des informativen Suchens und Surfens zu ermöglichen.
- Im März 2023 hat Microsoft sein neues KI-gestütztes Sicherheitstool „Security Copilot“ vorgestellt. Dieses basiert ebenfalls auf GPT-4 in Kombination mit hauseigenen KI-Algorithmen und wurde mittels Microsofts eigenem globalem Threat Intelligence System trainiert. Der Security Copilot soll IT-Sicherheitsexperten dabei unterstützen, bislang unentdeckte Schwachstellen zu erkennen und schneller auf Bedrohungen zu reagieren, sowie auch zeitraubende Routinearbeiten abnehmen. Dafür erstellt das Sicherheits-Tool unter anderem automatisiert Berichte zu Ereignissen, fasst Vorfälle zusammen und liefert Anleitungen zu möglichen Abwehrmaßnahmen.
- Am 16. März hat Satya Nadella, Chef des Redmonder IT-Riesen, dann auf dem Web-Event „The Future of Work with AI“ (die Zukunft der Arbeit mit KI) den neuen „Microsoft Copilot“ für Microsoft 365 präsentiert. Dabei sparte er nicht mit Vorschusslorbeeren: „Der heutige Tag markiert den nächsten großen Schritt in der Entwicklung der Art und Weise, wie wir mit Computern interagieren. […] Dies wird die Art und Weise, wie wir künftig arbeiten werden, grundlegend verändern und eine neue Welle des Produktivitätswachstums freisetzen!“ Also, was ist und was kann der Microsoft 365 Copilot nun konkret alles leisten?
2. Was ist der Microsoft 365 Copilot?
Der Microsoft Copilot ist ein auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierender digitaler Assistent für Microsoft 365 (hat also nichts mit dem Flugsimulator „Microsoft Flight Simulator“ zu tun). Die KI stammt vor allem von dem Large Language Model (LLM) GPT-3.5 und GPT-4 sowie dem darauf aufbauenden Chatbot ChatGPT von OpenAI. Diese Sprachmodelle sind eine Form neuronaler Netzwerke, die mittels maschinellem Lernen und riesigen Datensätzen trainiert werden. Der Chatbot wird dabei ganz einfach mittels Texteingabe in natürlicher Sprache bedient.
- Der Microsoft Copilot ist aber mehr als nur der Chatbot ChatGPT. Er nutzt zudem auch den Text-zu-Bild-Generator DALL-E 2 sowie, ganz wichtig, den bisherigen Office Graph, eine maschinelle Lernkomponente, die die Daten und Interaktionen der verschiedenen Office 365-Anwendungen und Nutzer innerhalb eines Tenants sammelt, vernetzt und analysieren kann.
- Durch die gleichzeitig tiefe Integration in die einzelnen Möglichkeiten der Office-Apps wird der Microsoft Copilot zudem zu einer „hochentwickelten Verarbeitungsmaschine“ auf Expertenniveau, die (erstmals) die vollen Möglichkeiten der Microsoft 365-Tools ausschöpfen kann. Denn die meisten User nutzen nur maximal 10% der vielen Funktionen in den Office-Apps. Der deutlich komplexere Rest ist den meisten Durchschnittsnutzern unbekannt.
- Durch diese Kombination und Integration hat der digitale Copiloten-Assistent sowohl Zugriff auf das Unternehmenswissen in einem Microsoft 365-Tenant als auch die Fähigkeiten, die Daten – je nach Anwendungsfall und Office-App – individuell zu analysieren, aufzubereiten und daraus hochwertige Texte, Zusammenfassungen, Tabellen, Grafiken, Designs und Präsentationen zu erstellen. Und das auf beeindruckendem Niveau, in unglaublich kurzer Zeit und mit einfacher, natürlicher Sprache als Befehlseingabe.
- Der Copilot wird künftig als neue Assistenz-Funktion in der Seitenleiste der Microsoft 365-Apps zur Verfügung stehen. Den Anfang machen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie Dynamics 365 und Viva, die anderen Office-Apps sollen folgen.
Der Microsoft Copilot ist kein „Autopilot“, sondern ein „Assistent“
Microsoft betont dabei explizit, dass es sich bei der KI-Funktion um einen „Copiloten“ handelt und nicht um einen „Autopiloten“. Das bedeutet, dass die KI beim Arbeiten hilft, unterstützt und durch das Automatisieren Arbeitsabläufe abkürzt und Routineaufgaben übernimmt. Und nicht, dass die KI dies alles als Autopilot ganz von alleine erledigt, ohne jegliche Eingabe, Steuerung, Kontrolle und Feintuning.
- Der Mensch ist weiterhin im Mittelpunkt, hat die Verantwortung und steuert durch seine Eingabe auch maßgeblich das Ergebnis.
- Der Copilot automatisiert lediglich die Abläufe und liefert schlüsselfertige Vorlagen für das Feintuning durch den Menschen.
- Der Microsoft Copilot soll die Beschäftigten somit nicht ersetzen, sondern lediglich entlasten und von immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen befreien.
- So können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit wesentlich produktiver und effizienter nutzen – ein wichtiger Aspekt nicht zuletzt in Zeiten eines sich verschärfenden Fachkräftemangels.
3. Konkrete Praxisbeispiele: Das kann der Microsoft Copilot in den Microsoft 365 Office-Apps!
Microsoft will seine Copilot-KI sukzessive in alle Microsoft 365 Office-Apps integrieren, um diese zu noch leistungsfähigeren „Produktivitätswerkzeugen“ zu machen. Wie das konkret aussehen und funktionieren kann, hat Microsoft bei der Produktvorstellung anhand einiger konkreter Beispiele beschrieben (die ersten Bilder hierzu können Sie in unserem Büro-Kaizen YouTube-Video am Ende dieses Beitrags sehen).
- Der Microsoft Copilot in Word: Die KI-Funktion kann in Microsoft Word komplette, hochwertige Textentwürfe schreiben. Entweder auf eine einfache Spracheingabe hin, auf Basis einer Liste mit Stichwörtern, oder auch zusammenfassend auf Basis einer anderen Datei (z.B. einem OneNote-Notizbuch). Der Copilot kann zudem auch das komplette Layout an das eines bereits existierenden Dokuments oder einer Vorlage anpassen, inklusive thematisch passender Bilder. Eine weitere praktische Funktion ist das schnelle und übersichtliche Zusammenfassen langer Textdokumente, um den menschlichen Beschäftigten viel Zeit beim Durchlesen zu ersparen.
- Der Microsoft Copilot in PowerPoint: Die KI-Assistenzfunktion erstellt aus kurzen Sprach- oder Texteingaben vollständige, schlüsselfertige Präsentationen. Dies kann durch die Vorgabe von Gedanken und Ideen zur visuellen Umsetzung präzisiert werden. Alternativ kann beispielsweise auch der Befehl gegeben werden, den Inhalt eines langen Word-Dokuments in eine PowerPoint-Präsentation umzuwandeln – auf Wunsch sogar mit einer bestimmten Anzahl an Folie. So erhält man hochwertige Präsentationsvorlagen, ohne dass man sich dafür tagelang durch die Programmfunktionen klicken muss.
- Das Copilot-Feature in Excel: In Microsoft Excel kann der Copilot vollautomatisch komplette Datensätze auswerten, hochwertige Visualisierungen erstellen und zum Beispiel auch Zusammenhänge und Trends analysieren, ohne dass man dafür komplexe Excel-Formeln beherrschen und eingeben muss. Der Nutzer muss lediglich in einfacher Sprache sagen, was er oder sie erledigt haben will. Das kommt einer Demokratisierung des ansonsten recht komplexen Tabellenkalkulationsprogramms gleich. Künftig kann jeder Excel!
- Die Copilot-Assistenzfunktion in Outlook: In dem E-Mail-Client Outlook ist die Hauptaufgabe des Copiloten, die Kommunikation im Posteingang automatisiert zu verwalten und dadurch Arbeitszeit einzusparen. Zum Beispiel durch das Hervorheben individuell wichtiger Nachrichten oder durch das Zusammenfassen ellenlanger E-Mails. So erhält man schnell einen Überblick, ohne sich durch jede einzelne E-Mail klicken zu müssen. Der Microsoft Copilot kann aber beispielsweise auch automatisch eine E-Mail-Antwort entwerfen, wobei man ganz einfach per Mausklick vorgeben kann, wie kurz oder lang der Text und wie förmlich der Schreibstil dabei werden soll. Für den inhaltlichen Bezug der Antwort-Mail kann beispielsweise eine Datei angegebenen werden.
- Die Copilot-KI in Microsoft Teams: Der Copilot verbessert in Microsoft Teams unter anderem das vollautomatische Transkribieren von Gesprächen wesentlich. So kann das Feature beispielsweise eine Echtzeit-Zusammenfassung von Online-Besprechungen bieten, wer in einem Meeting bislang was zu welchen Themen gesagt hat und welche Fragen noch ungeklärt sind. Der Copilot kann auch die komplette Arbeit des Erstellens der Meeting-Protokolle automatisieren und zum Beispiel eine Übersicht der besprochenen Themen, der geteilten Inhalte, Notizen und aus dem Meeting abgeleiteten Aufgaben erstellen. Oder auch längere Konversationen in Gruppen-Chats zusammenfassen und Handlungspunkte daraus ableiten. Auch Rückfragen an den MS Copiloten für ein tieferes Verständnis sind möglich. Das alles spart extrem viel Zeit und macht die Inhalte auf einen Blick erfassbar.
- Der Microsoft Copilot in der Power Platform: In der Microsoft Power Platform mit Power Apps (ehemals InfoPath), Power Automate (ehemals Flow), Power BI und Power Virtual Agents soll der Microsoft Copilot die Entwicklung benutzerdefinierter Tools erleichtern und beschleunigen, um bislang noch analoge Geschäftsprozesse individuell zu digitalisieren und zu automatisieren.
- Neuer „Business Chat“ als übergreifender Copilot: Im Zuge der Copiloten-Präsentation hat Microsoft auch ein neues Produktivitätswerkzeug für seine Teams-App vorgestellt, den „Business Chat“. In dem neuen Business Chat kann der Microsoft Copilot alle Daten und Informationen aus den verschiedenen Microsoft 365-Apps anwendungsübergreifend durchsuchen, analysieren und verdichten. Zum Beispiel aus dem Kalender, E-Mails, Kontakten, Chats, Dokumentenablage und Besprechungen. So kann der digitale Assistent anwendungsübergreifend alle benötigten Informationen für ein anstehendes Kundengespräch zusammenstellen. Oder auch den Sprachbefehl erfüllen: „Fasse für meine Teamkollegen ein Update zusammen, wie wir die Projektplanung für das Projekt XY heute Vormittag aktualisiert haben und welche Änderungen es gibt“.
4. Release Date: Ab wann ist Microsoft Copilot verfügbar?
Die Ankündigung von Microsoft für den KI-gestützten Copiloten in Microsoft 365 erfolgte am 16. März 2023. In der ersten Testphase steht die neue Kopiloten-Assistenzfunktion allerdings zunächst nur einigen ausgewählten Unternehmenskunden in einer „geschlossenen Beta“-Testversion zur Verfügung. Unter diesen 20 Firmen befinden sich 8 der weltweit größten Unternehmen aus der Fortune-500-Liste. Im Laufe des Jahres 2023 wird der Copilot dann für alle Microsoft 365 Nutzer weltweit verfügbar sein. Ein genaues Veröffentlichungsdatum für den allgemeinen Release ist allerdings noch nicht bekannt.
5. Wird der Microsoft Copilot als kostenloses oder kostenpflichtiges Feature kommen?
Aktuell liegen noch keine Informationen vor, ob die Kopiloten-Assistenzfunktion künftig kostenlos in die Microsoft 365-Produkte integriert wird, oder ob der Service mit einem zusätzlichen Abo kostenpflichtig gebucht werden muss. Es ist jedoch davon auszugehen, dass der Copilot in mehreren Lizenzmodellen extra hinzugebucht und damit extra bezahlt werden muss. Der Microsoft 365 Copilot wird zudem zuerst nur für Unternehmenskunden zur Verfügung stehen. Dabei dürften die Lizenzpläne Enterprise E3 und E5 sowie Business Standard und Business Premium Voraussetzung sein.
6. Der Datenschutz beim Microsoft Copilot und seinen KI-Alternativen
Das Thema Datenschutz ist bei KI-Anwendungen wie dem Microsoft Copiloten, ChatGPT, Google LaMDA, Google Bard, IBM Watson, DeepMind Sparrow und allen anderen extrem wichtig. Denn nicht alle bieten eine ausreichende Sicherheit beim Thema Datenschutz, um für die berufliche Nutzung geeignet zu sein. Hier die Unterschiede.
- Es gibt Chatbots, die vollständig in der Cloud laufen (dem Rechenzentrum des Anbieters), und solche, die vortrainiert gekauft, heruntergeladen und dann auf dem eigenen Server lokal installiert werden. Im ersten Fall verlassen die eingegebenen Daten Ihr Unternehmen, im zweiten Fall nicht.
- Wichtig ist nun vor allem auch, ob das KI-Modell mit den von Ihnen eingegebenen Daten weitertrainiert wird oder nicht. Denn ist das der Fall, werden Ihre sensiblen Daten automatisch Bestandteil von dessen Datenbasis. Und läuft die KI dann zudem noch in der Cloud und nicht lokal in Ihrem Netzwerk, wird das geheime Firmenwissen quasi öffentlich zugänglich.
- Dies hat international schon zu zahlreichen Daten-Leak-Pannen geführt, wie bei Samsung, Amazon und Walmart. Bei Samsung hat ein Programmierer beispielsweise einen sensiblen Code für Speichermedien von ChatGPT verbessern lassen – das dann damit weitertrainiert wurde, so dass nun auch die Konkurrenz im Grunde Zugriff auf die innovative Code-Entwicklung hat.
- Datenschutz-Entwarnung für den Microsoft 365 Copilot? Auf dem Ankündigungs-Event hat Microsofts CEO Satya Nadella jedoch zugesichert, dass der Copilot in Microsoft 365 eine „unternehmenstaugliche KI“ für den Enterprise-Einsatz mit hohem Datenschutz sei, die nicht mit den Kundendaten oder deren Eingaben trainiert werde. Es sollen somit also keine sensiblen Geschäftsgeheimnisse in das KI-Modell einfließen. Der Copilot ist zwar keine lokale Installation und nutzt die Rechenpower der Microsoft Cloud, in der die Daten verarbeitet und gespeichert werden – allerdings immer nur im Rahmen der individuellen Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Kunden.
- Hier finden Sie weiterführende Hintergrundinformationen zum Thema „Datenschutz und DSGVO in Microsoft 365“.
7. Extra-Tipps: Was kann der Microsoft Copilot noch so alles in den Office-Apps?
Damit man den Microsoft Copiloten richtig anleiten und nutzen kann, muss man natürlich wissen, was die Office-Apps alles an Features und Funktionen leisten können. Denn die meisten Anwender nutzen noch nicht einmal 10% der vielen Möglichkeiten, die die Office-Bürosoftware-Programme so alles zu bieten haben. Einen guten Überblick über die wichtigsten Office-Apps und den vielen, häufig noch unbekannten Funktionen haben wir Ihnen in folgenden Links zusammengestellt.
- So funktioniert Microsoft Teams: Alle Anleitungen und Video-Tutorials von A bis Z zum Aufbau und den Funktionen.
- Microsoft Outlook im Überblick: Die besten Anleitungen, Tricks und Video-Tutorials zu dem E-Mail-Client.
- Alle Microsoft 365-Apps erklärt: Auf dieser Themenseite finden Sie alle weiteren Büro-Kaizen Anleitungen rund um Word, Excel, PowerPoint und die anderen Office-Apps.
- Kostenloses Download-Center: Viele weitere praxisnahe Tipps, Tricks, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Der Microsoft Copilot – ChatGPT kommt zu Microsoft 365!
(Dauer 08:13 Minuten)
