Eine realistische Ressourcenplanung ist die Basis für jedes erfolgreiche Projektmanagement. Wie viele personelle Ressourcen werden für welche Aufgaben mit wie viel Zeit benötigt? Und welche Kapazitäten stehen dafür überhaupt zur Verfügung? Für eine projektorientierte Ressourcenplanung und Aufgabenverwaltung ist der Microsoft Planner (ein Office 365 Tool) die ideale Lösung. Der Planner bietet den notwendigen Überblick, um die einzelnen Teilaufgaben und vorhandenen Ressourcen effizient planen und dabei jederzeit flexibel und zielgerichtet auf Änderungen reagieren zu können. Wie die Ressourcenplanung mit dem Microsoft Planner genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das Problem?

Das Mindesthaltbarkeitsdatum einer Ressourcenplanung ist manchmal leider recht kurz. Allzu viele Faktoren können sich schnell ändern: Mitarbeiter fallen wegen Krankheit aus, gehen in Mutterschutz oder in Elternzeit, das Projekt ufert aus und benötigt mehr zeitliche und/oder personelle Ressourcen, als anfangs geplant, oder Schlüsselressourcen müssen abgezogen werden, da diese anderweitig für eine höher priorisierte Aufgabe benötigt werden. Bei all diesen Fällen muss auch die Ressourcenplanung flexibel angepasst werden – zum Glück geht das mit dem Microsoft Planner vergleichsweise schnell, einfach und übersichtlich.

Was genau ist eigentlich eine Ressourcenplanung? Begriffserklärung

Als Ressource werden allgemein alle Faktoren bezeichnet, der zur Erfüllung einer Aufgabe, eines Auftrags oder eines Projekts benötigt werden. Neben den beiden wohl wichtigsten Faktoren Personal- und Zeitressourcen umfasst dies, je nach Branche und Aufgabe, auch Anlagen- und Sachressourcen, wie z.B. eine bestimmte Software, einen speziellen Workplace, Besprechungsräume, Fahrzeuge, Maschinen, Anlagen oder auch Werkzeuge.

Was ist der Microsoft Planner überhaupt? Eine kurze Einführung

Der Microsoft Planner ist ein Kollaboration-Tool für das Projektmanagement und eine effizientere Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Projektteams innerhalb der Office 365 Umgebung für Unternehmen.

·Die Kernfunktionen des Teamplaners sind die Aufgabenerstellung, die Aufgabenzuweisung sowie das Managen der Aufgabenbearbeitung.

·Darüber hinaus hält Sie der Planner auch laufend auf dem Stand und bietet einen umfassenden Überblick über die Bearbeitungsfortschritte aller Aufgaben innerhalb eines Projekts, der einzelnen Mitarbeiter sowie aller Projekte in einem Unternehmen.

·Auf diese Weise können die verfügbaren zeitlichen und personellen Ressourcen sofort erkannt, optimal geplant und bei Bedarf jederzeit neu angepasst werden.

·Einen guten Einstieg in das praktische Programm erhalten Sie mit unserem Blog-Tutorial → „Office 365 Planner (1): Planungs- und Kollaboration-Tool für eine effizientere Projektarbeit “.

Ressourcenplanung mit dem Planner – Schritt 1: Teilprojekte und einzelne Aufgaben identifizieren

Unterteilen Sie Ihr neues Projekt als erstes in Teilprojekte und identifizieren Sie dabei die jeweiligen Einzelaufgaben. Die Aufgaben können Sie dann gleich in einem neuen Planner-Plan anlegen und veröffentlichen. Dort können Sie bei jeder Aufgabe optional auch eine kurze Anleitung in den Kommentar schreiben, eine Checkliste anlegen, Start- und Fälligkeitsdaten hinzufügen oder eine Datei für die Bearbeitung anhängen (weiterlesen in → „Microsoft Planner (2): Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool“). Tipp: Aus taktischen Gründen sollten Sie Ihr Planner-Projekt lieber in mehrere kleinere Aufgaben anstatt nur in ein paar große unterteilen, da sich kleinere Aufgaben bei zeitlichen und personellen Ressourcenengpässen leichter umplanen und verschieben lassen.

Ressourcenplanung mit dem Planner – Schritt 2: Die passenden personellen Ressourcen hinzufügen

Nachdem Sie die einzelnen Teilaufgaben identifiziert haben, können Sie nun die dafür benötigten Mitarbeiter zu Ihrem Plan hinzufügen. Tipp: Wenn Sie für bestimmte Aufgaben abteilungsübergreifende Wissensressourcen benötigen, bietet sich das Office 365 Tool Yammer als Ergänzung zum Planner an. Die Facebook-ähnliche interne Social-Media-Plattform vernetzt die Mitarbeiter eines Unternehmens. So können Sie beispielsweise unkompliziert eine passende Yammer-Seite für Ihr neues Projekt erstellen und dann das jeweilige Expertenwissen, z.B. aus Service, Produktion, Entwicklung, Kundenbetreuung oder der IT, per Mausklick situativ hinzu- und zu Rate ziehen.

Ressourcenplanung mit dem Planner – Schritt 3: Die Aufgaben verteilen und zuweisen

Den Zeitplan Ihres Projekts können Sie im Planner ganz einfach einsehen und per Drag and Drop verändern. Neben der Plantafel werden Ihnen alle bislang (noch) unterminierten Aufgaben aufgelistet. Alle Vorgänge können Sie von dem Zeitplan in die ungeordnete Liste ziehen und umgekehrt, wodurch sich dann entsprechend die Start- und Fälligkeitsdaten ändern. Wenn Sie eine Aufgabe auf einen Mitarbeiter ziehen, weisen Sie ihm diese für die Bearbeitung zu.

Ressourcenplanung mit dem Planner – Schritt 4: Planner-Outlook-Synch, um Termine abzugleichen

Jeder Mitarbeiter hat neben seinen Projektaufgaben aber auch noch jede Menge weiterer Termine, wie z.B. Meetings, Besprechungen, Kundengespräche, das zweiwöchige Jour fixe etc. Alle Termine eines Mitarbeiters finden sich in dessen Outlook Kalender. Daher müssen Sie sich lediglich die Kalender der Projektteilnehmer freigeben lassen und den Planner mit Ihrem Outlook synchronisieren. Zum Glück geht die Planner-Outlook-Integration vergleichsweise einfach! Wie genau, lesen Sie in unserer Blog-Anleitung → „Microsoft Planner (4): Outlook mit dem Planner verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren“.

Ressourcenplanung mit dem Planner – Schritt 5: Operative Steuerung und Ressourcenprobleme lösen

Über die Diagramme im Planner sind Sie jederzeit über den Fortschritt Ihres Projekts, der Aufgaben und die Auslastung Ihrer Mitarbeiter informiert. Zeitliche und personelle Engpässe werden Ihnen dort rot angezeigt, so dass Sie diese schnell erkennen und darauf reagieren können, wie z.B. einige Aufgaben neu zuweisen oder längere Fristen terminieren. Auf diese Weise können Sie beispielsweise einzelne Mitarbeiter gezielt entlasten oder auch ganz ersetzen, besonders talentierten Mitarbeitern mit hohem Arbeitstempo neue Aufgaben zuweisen oder aber auch neue personelle Ressourcen zur Unterstützung des Projektteams hinzufügen.

Microsoft_Planner_Ressourcenplanung — Abbildung I: Der Microsoft Planner bietet die optimale Übersicht über alle verfügbaren Ressourcen, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Mit Dynamics weitere Geschäftsfelder in die Ressourcenplanung einbinden

Komplexe Projekte benötigen oft eine noch umfassendere Ressourcenplanung. Dann ist es wichtig, dass alle relevanten Faktoren übersichtlich zur Verfügung stehen und ohne lästiges hin und her klicken einsehbar sind. Für solche Fälle bietet sich eine Verknüpfung des Planners mit der ERP-, CRM- und RMS-Lösung Dynamics an (ebenfalls Teil der Microsofts Office 365 Lösungen für Unternehmen).

Microsoft Dynamics ist eine Weiterentwicklung der „Microsoft Business Solutions“ und kann als SaaS-Lösung flexibel aus der Cloud bezogen werden.
Mit Dynamics können bislang unstrukturierte Geschäftsprozesse eines Unternehmens miteinander vernetzt werden, von der Produktplanung und dem Einkauf über die Supply Chain und die Produktion bis zum Marketing, Vertrieb, der Kundenbetreuung, dem Personalwesen und der Buchführung.
Der Planner kann innerhalb von Office 365 über eine sogenannte Group mit Dynamics zu einem gemeinsamen Workplace zusammengeführt werden. So erhalten Sie einen zentralen Zugriff auf die projektorientierte Ressourcenplanung im Planner sowie die Kennzahlen aus allen weiteren Unternehmensprozessen in Dynamics.
Wie die Integration von Planner und Dynamics in eine Group genau funktioniert, können Sie hier nachlesen → „Microsoft Groups (2): Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe“.

Und Sie?

Übung macht den Meister. Aber noch ist kein Meister vom Himmel gefallen. Das gilt für den Sport und das Handwerk genauso wie für die Büroarbeit. Denn auch die tag täglich eingesetzte Bürosoftware wird mal besser und mal schlechter beherrscht. Und wer dies besser kann, arbeitet nicht nur effizienter und produktiver, sondern schafft auch Raum für Neues und senkt sein Stressniveau. Daher sind praxisorientierte Workshops, Schulungen, Seminare und Webinare für die Mitarbeiter-Weiterbildung in den gängigsten Bürosoftware-Anwendungen (wie z.B. Outlook, OneDrive und OneNote), neben Methoden zur Optimierung der Arbeitsabläufe, auch einer der wesentlichen Bestandteile der Bürooptimierungsprozesse von Büro Kaizen.

Video-Tutorial: Microsoft Planner

(Dauer: 26:31 Minuten)