„Etwas mehr Format bitte!“ Formatvorlagen in Word erstellen, verwenden und ändern

Die einfachste Möglichkeit für das Formatieren von Texten in Word ist das Anwenden der vorinstallierten Formatvorlagen. So können Sie Ihrem Textdokument per Mausklick ein einheitliches Layout verpassen. Die Formatvorlagen lassen sich ganz einfach an Ihre Wünsche anpassen und sind gleichzeitig auch eine Voraussetzung für viele weitere Formatierungsoptionen in Word, wie z.B. das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses. Noch einen Schritt weiter gehen die Formatvorlagen für das gesamte Textdokument (z.B. für einen Geschäftsbrief, eine Einladung, Visitenkarten, Rechnungen oder Etiketten). Wir zeigen Ihnen den Unterschied und wie Sie beide Funktionen optimal für sich nutzen können!

Was ist das Problem? Formatvorlage vs. Dokumentenvorlage und –formatierung

Viele Word-Nutzer verwechseln häufig die beiden Begriffe „Formatvorlage“ und „Dokumentenvorlage“. Denn beide haben ein strukturiertes und ordentlich aussehendes Textdokument zum Ziel, doch es gibt einen wesentlichen Unterschied:

• Formatvorlage in Word: Damit können Sie den einzelnen Textkörpern (Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen) bestimmte Formatierungsmerkmale (wie Schriftart, Zeichengröße, Zeilenabstand, Einzug, Art der Aufzählungszeichen sowie Dicke und Farbe der Tabellenrahmen) zuweisen. Die Formatierungsvorlagen haben nicht nur die Aufgabe, Ihrem Textdokument schnell und einfach einen einheitlichen Look zu verpassen. Viele weitere Formatierungsmöglichkeiten in Word bauen auf dieser Kennzeichnung auf. Außerdem können Sie dann das Dokumentenlayout im Bedarfsfall auch nachträglich ganz einfach für das gesamte Dokument auf einmal ändern.
• Dokumentenvorlage in Word: Eine Dokumentenvorlage enthält ein ganzes Bündel bereits aufeinander abgestimmter Formatvorlagen, z.B. für Geschäftsbriefe, Umschläge, Visitenkarten, Ordnerrücken, Firmenrechnungen, Kalender, Einladungen, Menü-Karten etc. Es gibt Tausende von Onlinevorlagen, die sich direkt aus dem Programmmenü heraus aussuchen und dann individuell anpassen lassen.

So funktioniert es:

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie Formatvorlagen in Word erstellen, verwenden und ändern können. In dem abschließenden Tipp zeigen wir Ihnen dann die Anwendung der vorformatierten Dokumentenvorlagen.

Schritt 1: Der Formatvorlagenkatalog in Word

In Word 2016 finden Sie in der Registerkarte → Start in dem Menübereich → Formatvorlagen eine Auswahl vorinstallierter Formatierungsvorlagen. Klicken Sie auf den unteren der beiden Pfeile rechts, um sich alle Formatoptionen anzeigen zu lassen. Sie haben dann fünf Optionen:

1. Eine Formatvorlage in Word verwenden: Markieren Sie die betreffende Textpassage in Ihrem Worddokument und wählen Sie eine entsprechende Vorlage Der Vorlagenkatalog reicht von Titel und Untertitel, über verschiedene Überschriftentypen (1-3) bis zu Listen-, Zitat- und Verzeichnisformatierungen.
2. Eine Word–Formatvorlage individuell ändern: Sie können eine bestehende Formatvorlage auch einfach und schnell individuell abändern. Klicken Sie dafür eine Vorlage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Dropdown-Menü den Befehl → Ändern. In dem sich nun öffnenden Dialogfenster (siehe Abb. 2) sehen Sie alle Formatierungseinstellungen auf einen Blick. Über die Schaltfläche → Format links unten können Sie dann die jeweiligen Feinjustierungen für Ihre Wunschformatierung aufrufen.
3. Eine neue Formatvorlage erstellen: Geben Sie in dem Dialogfenster → Neue Formatvorlage erstellen zunächst einen Namen für die neue Vorlage ein und klicken Sie dann auf den mittleren Button → Ändern. Nun können Sie analog zu Punkt 2 und Abbildung 2 die jeweiligen Feineinstellungen vornehmen.
4. Eine bestehende Textformatierung löschen: Mit diesem Befehl können Sie sämtliche Formatierungen eines markierten Textabschnitts entfernen und diesen quasi auf die „Ausgangsposition“ zurücksetzen.
5. Die aktuelle Formatierung als neue Word–Vorlage übernehmen (abspeichern): Mit diesem Befehl können eine im Word-Text manuell eingegebene Formatierung als Formatvorlage für künftige Verwendungen abspeichern.

Schritt 2: Formatinspektor, Vorlagen verwalten und alternative Ansicht in Word

Word bietet auch eine alternative Ansicht zu dem horizontalen Formatvorlagenkatalog in der Menüleiste. Klicken Sie dafür einfach in der Registerkarte → Start in dem Menübereich „Formatvorlagen“ ganz rechts unten auf den in Abb.4 markierten Pfeil. Daraufhin öffnet sich der Formatvorlagenkatalog in Form eines Dropdownmenüs am rechten Bildschirmrand. Am linken unteren Rand des Dropdownmenüs befinden sich nun drei Schaltflächen mit zwei sehr interessanten Funktionen:

1. Formatinspektor: „Wie sieht das denn aus??“ Mit dem Formatinspektor können Sie sich mit einem einzigen Klick detailliert anzeigen lassen, wie ein bestimmter Textabschnitt formatiert ist – und dann auch gleich die entsprechenden Formatänderungen vornehmen.
2. Formatvorlagen verwalten: Der Formatvorlagenkatalog von Word hat ein Manko. Er zeigt nicht alle Formatvorlagen an! Über die Schaltfläche → Formatvorlagen verwalten können Sie festlegen, welche Vorlagen Ihnen in dem Katalog angezeigt werden sollen und welche nicht, und auch die Reihenfolge der angezeigten Vorlagen verändern (nach oben oder unten verschieben, siehe Abb. 5).

Schritt 3: Hotkeys und Tastenkürzel für den Schnellzugriff

Hotkeys sind Tastenkombinationen für einen Schnellzugriff auf bestimmte Funktionen. Für nahezu jede Programmfunktion kann in Word auch ein eigenes Tastenkürzel vergeben werden, auch für häufig verwendete Formatvorlagen (z.B. für speziell formatierte Listen oder Tabellen).

• Klicken Sie die betreffende Formatvorlage wie in Schritt 1.2. beschrieben mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl → Ändern. Klicken Sie dann links unten auf die Schaltfläche → Format und in dem Dropdownmenü auf den Punkt → Tastenkombination.
• In dem Dialogfenster „Tastatur anpassen“ können Sie nun für die ausgewählte Formatvorlage eine → Neue Tastenkombination vergeben (z.B. Strg oder Alt + Ü). In der Zeile direkt darunter wird Ihnen angezeigt, ob dieser Hotkey bereits anderweitig in Word vergeben ist („Derzeit zugewiesen an“). Probieren Sie notfalls mehrere Kombinationen aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Zuordnen. Fertig.

Extra-Tipp: Schlüsselfertig vorformatierte Dokumentenvorlagen in Word nutzen!

Mit den Formatvorlagen spart man sich viel Zeit und Arbeit ein. Noch einen Schritt weiter gehen die Dokumentenvorlagen und eine gesamte Dokumentenformatierung.

• Dokumentenformatierung in Word: Word bietet eine Auswahl verschiedener Formatierungskombinationen für ein einheitliches Dokumentenlayout. Die Formatierungssätze sind dabei auf einander angestimmt, lassen sich aber auch einzeln anpassen. Klicken Sie dafür auf der Registerkarte → Entwurf in dem Menübereich „Dokumentformatierung“ auf den Vergrößerungspfeil am rechten Rand des Vorschaufensters. Nun werden Ihnen alle Formatvorlagensätze angezeigt. Über die Schaltflächen → Designs, → Farben, → Schriftarten, → Absatzabstand und → Effekte links und rechts des Auswahlfensters in der Menüleiste können Sie weitere Feinjustierungen vornehmen (siehe Abb. 7).
• Dokumentenvorlagen in Word: Dabei handelt es sich um schlüsselfertig vorformatierte Dokumentenvorlagen zu den verschiedensten Themenbereichen! Klicken Sie einfach in der Registerkarte → Datei, auf den Menüpunkt → Neu und geben Sie den Suchbegriff für Ihre Dokumentenvorlage ein. Klicken Sie alternativ auf einen der empfohlenen Suchbegriffe unterhalb der Suchleiste, um sich die entsprechende Auswahl anzeigen zu lassen (siehe Abb. 8). Hier finden Sie von Visitenkarten über Einladungen bis zum Ordnerrücken (schmal, breit, Leitz) Tausende verschiedener Onlinevorlagen!

Und Sie?

Microsofts Office-Programme sind so vielfältig, dass den meisten Nutzern viele nützliche Funktionen häufig noch verborgen sind. Kennen Sie beispielsweise die kostenlose Handy-App „Office Lens“? Damit wird die Digitalkamera Ihres Smartphones (Android, iOS und Windows) zum mobilen Dokumentenscanner mit integrierter Texterkennung. So können Sie ausgedruckte Schriftstücke, Poster und Flyer aller Art direkt nach Word, OneNote oder PowerPoint scannen! Weitere nützliche Office-Tipps finden Sie in unserem kostenfreien Downloadcenter. Einige besonders praktische Wordfunktionen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

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