In Microsoft SharePoint können Sie – und das ist nur eine kleine Auswahl – zum Beispiel Die Koordination von Aufgaben und Projekten erledigen, Team-Websites oder Intranetportale erstellen, ein Dokumenten-Management inklusive Suchfunktion etablieren und eine Reihe weiterer Funktionen nutzen. Ein wichtiges Feature besteht darin, dass Sie anderen Personen den Zugriff auf die enthaltenen Daten gewähren oder eben nicht gestatten. Man spricht in dem Fall davon, dass Sie Berechtigungen vergeben.
SharePoint-Berechtigungen sind aber nicht starr, Sie können Sie flexibel handhaben. Wenn Sie etwa Besitzer bzw. Administrator von SharePoint-Listen oder –Bibliotheken sind, dann lassen sich Berechtigungen für bestimmte Personen entziehen und sie anderen Kontakten erteilen. Nun ist SharePoint so konzipiert, dass es sich um eine Websitesammlung handelt, die Unterordner wie einzelne Websites, Bibliotheken oder Listen umfassen. SharePoint-Berechtigungen sind dabei nicht willkürlich angeordnet, weil alle Elemente in einer Websitesammlung exakt jene Berechtigungen erben, die in der Hierarchie direkt über den jeweiligen Elementen steht. Das setzt sich fort bis in die unterste Ebene dieser Hierarchie.
Indem Sie diese Kette der Vererbung unterbrechen, können Sie Berechtigungen neu und eindeutig zuweisen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
SharePoint-Berechtigungen – so sehen Sie die Einstellungen für Umfragen ein
Beginnen wir mit dem Ändern der Berechtigung für Umfragen. Dafür öffnen Sie die gewünschte Befragung und klicken auf den Button „Einstellungen“. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, dort klicken Sie auf den Eintrag „Einstellungen für Umfrage“. Anschließend klicken Sie auf der Einstellungsseite im Punkt „Berechtigungen und Verwaltung“ auf „Berechtigungen für diese Umfrage“.
Wenn bis hierhin alles reibungslos funktioniert hat, dann können Sie den Rest dieses Kapitels sowie die nächsten beiden Kapitel überspringen und weiter unten (unter der Überschrift „So unterbrechen Sie die SharePoint-Berechtigungen“) weiterlesen.
Als erfahrener Windows-User wissen Sie allerdings, dass die Software auf dem PC nicht immer so funktioniert, wie man es gern hätte. So kann es passieren, dass Sie nach dem Wechsel auf die Berechtigungsseite folgenden Hinweis sehen:
Wenn Sie diese Anzeige sehen, dann lesen Sie bitte im übernächsten Kapitel weiter: „Was tun, wenn die gelbe Meldung erscheint?“
SharePoint-Berechtigungen für Bibliotheken und Listen anzeigen
Öffnen Sie hierfür die entsprechende Liste oder Bibliothek, deren Berechtigung Sie ändern wollen, und klicken Sie auf „Einstellungen“. Im nächsten Schritt wählen Sie dann „Listeneinstellungen“ oder „Bibliothekseinstellungen“. In einigen Versionen wird der Punkt Einstellungen allerdings nicht angezeigt – dann müssen Sie über das jeweilige Register „Liste“ oder eben „Bibliothek“ gehen, um dann im Menüband auf „Listeneinstellungen“ bzw. „Bibliothekseinstellungen“ zu klicken.
Im nächsten Schritt wählen Sie – je nach gewähltem Element – unter „Berechtigungen und Verwaltung“ entweder „Berechtigungen für diese Liste“ oder „Berechtigungen für diese Dokumentbibliothek“ aus. Das sieht dann so aus:
Natürlich kann es wie bei den Umfragen auch bei Listen und Bibliotheken geschehen, dass Sie diese Information sehen:
Ist das der Fall, dann lesen Sie direkt weiter. Wird Ihnen die Meldung nicht angezeigt, dann springen Sie zum übernächsten Kapitel („So unterbrechen Sie die SharePoint-Berechtigungen“).
Was tun, wenn die gelbe Meldung erscheint?
Ob Sie also die SharePoint-Berechtigungen für eine Umfrage, Bibliothek oder Liste verändern möchten: Wenn die Meldung erscheint, liegt stets dasselbe Problem zugrunde. Und das liegt oft darin begründet, dass nur ein einziges Element – oder ein paar wenige Elemente – innerhalb der Liste, Umfrage oder Bibliothek irgendwann früher für andere freigegeben worden ist. Mit einem Klick auf „Diese Elemente anzeigen“ in der Meldung öffnet sich ein Dialogfeld mit den Ausnahmen, in dem das betreffende Element bzw. die Elemente angezeigt werden. Als Besitzer des Elements genügt ein Klick auf „Berechtigungen verwalten“, damit Sie die Berechtigung dafür verändern können.
Möglich ist jedoch auch, dass Benutzer mit beschränktem Zugriff für diese Website vorhanden sind. Sollte also nur ein einziges Element für den User freigeschaltet sein, dann fehlt die Berechtigung, Änderungen in der gesamten Website vorzunehmen. Es besteht Zugriff lediglich auf das entsprechende Element. Mit „Benutzer anzeigen“ können Sie die User sehen, die Zugriff haben.
Falls der Hinweis „Diese Bibliothek erbt Berechtigungen vom übergeordneten Element“ zutrifft, dann wurde die Vererbung für diese Umfrage, Liste oder Bibliothek ganz einfach noch nicht unterbrochen. Wie Sie diese Unterbrechung herbeiführen können, stellen wir Ihnen jetzt vor.
So unterbrechen Sie die SharePoint-Vererbung und weisen neue Berechtigungen zu
Ob Liste, Bibliothek oder Umfrage: Die Vorgehensweise, um die Berechtigungsvererbung in SharePoint zu unterbrechen, ist immer dieselbe. Und die Unterbrechung ist nötig, um später andere Berechtigungen zuzuweisen. Gehen Sie zunächst zu Ihrer Umfrage, Liste oder Bibliothek, öffnen Sie sie und klicken Sie sich wieder bis zur Seite „Berechtigungen“ durch. Dort wählen Sie den Button „Berechtigungsvererbung beenden“, um die Vererbung, die vom übergeordneten Element ausgeht, zu unterbinden.
Ist dieser Schritt erledigt, dann können Sie nun eine eigene Berechtigung vergeben. Bleiben Sie in Ihrer Liste bzw. Umfrage bzw. Bibliothek und gehen Sie auf den Button „Berechtigungen erteilen“. Im neuen Dialogfeld müssen Sie auf der linken Seite auf „Personen einladen“ gehen und rechts im Feld die Mailadressen oder Namen jener Personen eingeben, die ab sofort Zugriff erhalten sollen. Anschließend können Sie, wenn Sie mögen, eine persönliche Nachricht hinzufügen. Nun müssen Sie entscheiden, ob Sie die Option „Alles in diesem Ordner teilen, auch Elemente mit eigenen Berechtigungen“ aktivieren möchten oder nicht.
Die Berechtigungsstufe, die erteilt wird, befindet sich voreingestellt auf „Bearbeiten“, heißt: Alle Personen, die von Ihnen Berechtigungen erhalten, können in der Liste/Umfrage/Bibliothek Änderungen vornehmen. Mit einem Klick auf „Optionen anzeigen“ können Sie über den Punkt „Berechtigungsstufe auswählen“ eine andere Stufe einstellen. Klicken Sie auf „Freigeben“, wenn Sie fertig sind.
SharePoint-Berechtigungen für sich selbst ändern
Bis jetzt ging es darum, anderen Nutzern neue Berechtigungen zuzuweisen – in diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie eigene Berechtigungen in SharePoint ändern. Auch hierfür gehen Sie wieder in die Bibliothek, Umfrage oder Liste und wechseln – wie beschrieben – zur Berechtigungsseite und unterbrechen wie dargestellt die Vererbung. Ab hier beschreiten Sie jedoch einen anderen Weg, indem Sie die Liste „Name“ wählen und dort jene Kontrollkästchen aktivieren, deren Berechtigungsstufen Sie positiv verändern möchten.
Wenn Sie die gewünschten Kästchen markiert haben, gehen Sie auf „Benutzerberechtigungen bearbeiten“. Jetzt wird Ihnen ein Fenster angezeigt mit den Berechtigungsstufen, die Ihnen zur Auswahl stehen. Dort können Sie sich die passende Stufe zwischen „Nur anzeigen“ und „Vollzugriff“ aussuchen. Um Berechtigungen zu entfernen, gehen Sie den umgekehrten Weg und wählen in der Namensliste jene Kontrollkästchen, bei denen „Vollzugriff“ steht.
SharePoint-Berechtigung: so stellen Sie die Vererbung wieder her
Wenn Sie die Vererbung der Berechtigungen zwischen einer Bibliothek, einer Liste, einer Umfrage, einem Ordner, einem Dokument oder eine Website und dem in der Hierarchie darüber stehenden Inhalt unterbrochen haben, so können Sie diesen Schritt auch wieder rückgängig machen. So werden alle Berechtigungen, die Sie definiert haben, entfernt. Öffnen Sie hierfür die entsprechende Liste, Bibliothek oder Umfrage, gehen Sie wieder zu den Berechtigungen und auf der Registerkarte „Berechtigungen“ und klicken Sie auf den Punkt „eindeutige Berechtigungen löschen“.
Im Anschluss daran klicken Sie „OK“, wodurch in der Listen-Statusleiste der Eintrag „???“ auftaucht. Dadurch erbt diese Liste nun wieder die Berechtigung, die für den in der Hierarchie übergeordneten Inhalt gilt. Neben dem Status wird nun auch der Name dieses übergeordneten Elements angezeigt.
Eine Reihe weiterer Beiträge zum Thema Microsoft SharePoint finden Sie auf unserer Blog-Seite für dieses Tool.
Video Büro-Kaizen digital
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