Ein großer Vorteil von Microsofts Cloudspeicher OneDrive ist die einfache Möglichkeit, anderen Personen große Dokumente bis zu ganzen Ordnern geräteübergreifend zugänglich zu machen. Dies funktioniert über die beiden abgestuften Funktionen Teilen und Freigeben von OneDrive Inhalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Der Unterschied zwischen Teilen und Freigeben von Dokumenten und Ordnern in OneDrive
OneDrive-Elemente teilen
Beim Teilen von Inhalten in OneDrive (Dokumente und Ordner) erhält der Empfänger lediglich das Recht, sich diese anzusehen, ggf. auch herunterzuladen und bei sich abzuspeichern. Beim Teilen werden somit keinerlei Bearbeitungsrechte erteilt. Das heißt, der Empfänger kann die Inhalte im Cloudspeicher weder verändern, noch löschen oder neue hinzufügen. Der Empfänger darf auch seinerseits keine Berechtigungen an Dritte vergeben (also die Inhalte mit weiteren Personen teilen oder freigeben) oder bestehende Bearbeitungsberechtigungen ändern.
OneDrive-Elemente freigeben
Die Freigabe von Inhalten in OneDrive ist eine Einladung an andere Personen, Dokumente oder ganze Ordner gemeinsam zu bearbeiten. Das bedeutet, die eingeladenen Personen erhalten (uneingeschränkte) Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für die freigegebenen Elemente und können:
- Inhalte ansehen, herunterladen und abspeichern
- Inhalte bearbeiten, hochladen und löschen
- Weitere Personen einladen (die Inhalte weiter teilen und freigeben)
- Bearbeitungsrechte ändern und entziehen (außer die des Besitzers)
2. Anwendung: Wie kann man OneDrive Inhalte teilen und freigeben (Freigabeeinstellungen)
Das Teilen und das Freigeben von Dateien unterscheidet sich in OneDrive lediglich durch ein einziges Häkchen. Mit diesem Häkchen erteilen Sie dem Empfänger nicht nur die Ansichtsrechte (= teilen), sondern auch die vollständigen Bearbeitungsrechte (= freigeben). Und so gehen Sie vor:
- Klicken Sie das Dokument oder den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option → Freigabe aus. Über diesen Befehl können Sie auch Inhalte teilen.
- In dem sich nun öffnenden Dialogfenster „Freigabeeinstellungen“ können Sie zunächst festlegen, ob der Inhalt geteilt oder freigegeben werden soll. Wählen Sie dafür rechts im Dropdown-Menü zwischen → Kann anzeigen und → Kann bearbeiten.
- Direkt darunter können Sie auch die → Freigabeeinstellungen öffnen und entscheiden, mit wem Sie den Link teilen möchten:
- Jeder
Für jeden freigeben, keine Anmeldung erforderlich - Personen in Ihrer Organisation
Für Personen in Ihrem Unternehmen freigeben, Organisationskonto erforderlich - Personen mit Zugriff
Erneutes Freigeben für Personen, die bereits Zugriff haben - Von Ihnen ausgewählte Personen
Teilen Sie mit bestimmten Personen, die Sie innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation auswählen, mithilfe ihres Namens, ihrer Gruppe oder ihrer E-Mail.
- Jeder
- Im Bereich „Mehr Einstellungen“ können Sie die Freigabe noch weiter einschränken.
- Mit dem Kontrollkästchen direkt darunter → Ablaufdatum festlegen können Sie optional gleich noch ein festes Datum definieren, an dem die Freigabe automatisch wieder erlöschen soll. Bleibt dieses Kästchen deaktiviert, gilt die Freigabe unbegrenzt bis zum manuellen Entfernen der Berechtigung oder bis zum Löschen dieses Elements in OneDrive. Wird das Element allerdings einfach nur innerhalb von OneDrive verschoben oder umbenannt, bleibt auch die Freigabe dafür weiterhin bestehen. (Hinweis: Die Funktion „Ablaufdatum“ ist nur für Office365-Nutzer verfügbar.)
- Zusätzlich können Sie den Freigabelink auch kennwortschützen. OneDrive zeigt Ihnen dabei auch die Stärke bzw. das Sicherheitsniveau des Passworts an. Dieses Passwort können Sie nun der Person weitergeben, die den geteilten Link erhalten soll.
- Zuletzt können Sie noch einstellen, ob man die Inhalte herunterladen kann oder ob Sie den Download blockieren möchten.
- Durch das bestätigen → Übernehmen gelangen Sie zur ursprünglichen Ansicht und können den Link verschicken.
3. Freigabeoptionen: Inhalte per Link oder als E-Mail in Outlook teilen und freigeben
Sie können dem Empfänger die erteilten Zugriffsrechte nun auf zwei verschiedene Arten übermitteln. Dafür stehen Ihnen die beiden Funktionen „Link kopieren“ und „E-Mail“ zur Verfügung.
| E-Mail aus OneDrive heraus: | Link abrufen (und kopieren): |
| Wenn Sie stattdessen die Option → E-Mail auswählen (Outlook-Button), können Sie die Einladung zum Teilen oder Freigeben direkt aus OneDrive heraus versenden. Es öffnet sich ein E-Mail-Entwurf, in dem Sie den Empfänger, Betreff und weiteren Text hinzufügen können. Hinweis: Der Empfänger muss für diese direkte Benachrichtigung aus OneDrive heraus allerdings ebenfalls über einen Microsoft-Account verfügen. | Wenn Sie beim Teilen oder Freigeben von OneDrive-Inhalten die Option → Link kopieren wählen, wird ein individueller Freigabelink erzeugt. Diesen können Sie dann über die eingeblendete Schaltfläche → Kopieren bequem in die Zwischenablage kopieren und dann z. B. in eine neue Outlook-E-Mail einfügen oder per Teams etc. versenden. |
4. Wie öffnet man freigegebene oder geteilte Inhalte in OneDrive?
Freigegebene Inhalte können Sie ganz einfach über den geteilten Link öffnen und ggf. bearbeiten. Je nachdem wie die Inhalte freigegeben wurden, kann es auch sein, dass Sie eine Mail in Outlook erhalten. Dort können Sie den verlinkten Button anklicken. Es öffnet sich automatisch ein neues Fenster in der Web App von OneDrive. Unter dem Navigationspunkt → Geteilt (in der linken Bildschirmhälfte) werden Ihnen alle Elemente angezeigt, die für Sie geteilt und freigegeben wurden. Für mehr Überblick werden diese getrennt von Dokumenten, die von Ihnen geteilt wurden. Zusätzlich können Sie auch die Dateitypen filtern, z. B. nach Ordnern, Word-Dokumenten…
Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen
Klicken Sie das entsprechende Ordner-Element mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option → Zu meinem OneDrive hinzufügen, um es in die erste Ordner-Ebene Ihrer eigenen OneDrive-Struktur zu integrieren. Diese Funktion ist beispielsweise dann nützlich, wenn Sie für zeitlich begrenzte Projekte häufig auf die Inhalte zugreifen müssen.
5. Zugriffsberechtigungen nachträglich ändern und Freigabe-Links deaktivieren
Sie können die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte Ihrer geteilten und freigegebenen OneDrive-Elemente auch nachträglich jederzeit ändern, sowie geteilte Links wieder deaktivieren.
- Klicken Sie das entsprechende Element einfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Kontextmenü die Option → Zugriff verwalten.
- In dem sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen übersichtlich angezeigt, wie viele aktive Zugriffs-Links auf dieses Element existieren und welche Personen alles Zugriff darauf haben. Dort können Sie nun die Zugriffsberechtigungen von Personen ändern (beispielsweise von „Kann bearbeiten“ in „Kann anzeigen“) und bestehende Zugriffs-Links vollständig entfernen. Um einen Zugriffs-Link zu entfernen, klicken Sie rechts neben der Linkzeile auf das → x. Um die Zugriffsrechte einer Person zu ändern, klicken Sie zuerst auf den Namen und dann auf den stilisierten Pfeil → v neben der aktuellen Berechtigungsstufe. Wenn Sie dann → Nicht mehr teilen auswählen, werden der Person alle Berechtigungen entzogen.
6. Video: OneDrive Tutorial – Vom Einsteiger zum Profi! (2022, deutsch)
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(Dauer 15:38 Minuten)
