Der Folienmaster in Microsoft PowerPoint: Zeitsparende Vorlagen für Präsentationen im eigenen Corporate Design

Die mit dem Folienmaster in Microsoft PowerPoint erstellten Vorlagen sind eine wesentliche Erleichterung für das Erstellen von einheitlichen und hochwertigen Präsentationen im Unternehmenskontext. Denn der Vorteil ist nicht nur eine schnellere und einfachere Erstellung, sondern auch ein einheitliches Design über alle Präsentationen und Mitarbeiter hinweg – mit allen Bildern und Logos am gewünschten Platz und der Schriftart, Farben und Effekten im eigenen Corporate Design. Wie Sie den PowerPoint Folienmaster richtig nutzen und damit arbeiten, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen Schritt-für-Schritt Anleitung.

(Lesedauer ca. 6 Minuten)

1. Was ist der PowerPoint Folienmaster?

Der Folienmaster in PowerPoint für Microsoft 365 und PowerPoint 2019 (sowie ältere Versionen) steuert das Design und Aussehen einer kompletten Präsentation. Auf diese Weise müssen PowerPoint-Präsentationen mit gleichen Designgrundlagen (Schriftart, Schriftfarbe, Hintergrundfarben, eingefügte Bilder und Logos, Spiegelungen, Effekte, Schatten etc.) nicht jedes Mal von null aufgebaut oder umständlich zurechtkopiert und angepasst werden.

• Mit dem Folienmaster lassen sich vergleichsweise schnell und einfach benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, so dass alle Präsentationen ein einheitliches Design besitzen, auch über die vielen verschiedenen Layout- und Folienarten innerhalb einer PPT-Präsentation hinweg.
• So haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein ganzes Set an individuell gestalteten Vorlagen in Ihrem Corporate Design übersichtlich zentral an einem Ort zur Verfügung, um sofort mit den Inhalten der Präsentationserstellung beginnen zu können.
• Dabei können Sie natürlich auch ein eigenes Design für die Titelfolie festlegen („ab Seite 2 anders“), eine Vorlage für das Inhaltsverzeichnis erstellen oder auch die Kopf- und Fußzeilen individuell in Ihrem Unternehmensdesign gestalten und damit für den weiteren internen Gebrauch vorgeben und zur Verfügung stellen.
• Die mit dem Folienmaster erstellten Folien-Vorlagen können dann künftig in der normalen Bearbeitungsansicht wie gewohnt mit einem Klick auf → Start und → Neue Folie ausgewählt und nach Bedarf eingefügt werden.

2. Wo finde ich den Folienmaster in Microsoft PowerPoint?

Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Anwendung und klicken Sie in der Registerkarte oben rechts auf den Reiter → Ansicht. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf die Schaltfläche → Folienmaster.

Zum Beenden der Folienmasteransicht und Zurückkehren zum normalen Bearbeitungsmodus der aktuellen Präsentation, klicken Sie in der Masteransicht auf die Registerkarte → Folienmaster und dann im Menü ganz rechts einfach auf die Schaltfläche → Masteransicht schließen.

3. Wie funktioniert der Folienmaster in PowerPoint?

Das Master-Vorlagen-Tool besteht aus einer Masterfolie (dem Folienmaster) und mehreren damit verknüpften Layoutmastern (den Folienlayouts). Die Folienlayouts werden innerhalb einer Masterfolie angelegt und werden in der Übersicht am linken Bildschirmrand etwas kleiner und eingerückt dargestellt (siehe Abb. 2). Der Haupt-Folienmaster gibt das Design der gesamten Präsentation vor. Die darunter gegliederten Layoutvarianten übernehmen dann dieses Design automatisch für ihre jeweilige Folienart. Diese Layout-Vorlagenmaster können aber ihrerseits beliebig angepasst und verändert werden, ohne dabei die Masterfolie mit zu ändern.

• Alle Änderungen an der Masterfolie werden nach dem hierarchischen Prinzip auch auf die damit verknüpften Layoutmaster übertragen und damit auf alle künftigen Folienlayouts dieses Masters, unabhängig von der Art des Layouts oder der Folie.
• Änderungen an einem Layoutmaster werden dagegen auch nur in diesem vollzogen, nicht zusätzlich auch in der übergeordneten Masterfolie. Änderungen in einem bestimmten Folienlayout haben daher nur Einfluss auf alle künftigen Folien dieses bestimmten Layout-Typs.
• Alle Folien in PowerPoint-Präsentationen, die auf einer Folienmaster-Vorlage beruhen, können auch in der normalen Bearbeitungsansicht jederzeit manuell designt, angepasst und verändert werden. Dies erfolgt dann jedoch nur in der jeweils aktuellen Präsentation, ohne die Master-Vorlagen mit zu verändern. Dauerhafte Änderungen sollten daher immer im Folienmaster vorgenommen werden. Werden manuelle Designeinstellungen auf einer Folie im normalen Bearbeitungsmodus vorgenommen, haben diese in der aktuellen Präsentation Vorrang vor dem Folienmaster.
• Wichtig: Eine Überarbeitung der Folienmaster ist nur in der Masteransicht möglich. Dementsprechend können die Elemente, wie z. B. das eigene Firmenlogo rechts unten, auch nur in der Masteransicht und in der Masterfolie (dem Folienmaster oder dem jeweiligen darunter geordneten Folienlayout) verändert oder verschoben werden.

4. Die mitgelieferten Designvorlagen für den PowerPoint-Folienmaster nutzen und eigene Mastervorlagen abspeichern

Sie können auch die grundlegende Designgestaltung Ihres individuellen Folienmaster-Sets abkürzen und stark beschleunigen. Denn Microsoft bietet innerhalb von PowerPoint eine Reihe verschiedener Designvorlagen an, die auch im Folienmaster verfügbar sind. Denn diese programmeigenen Designvorlagen sind technisch betrachtet einfach vorgefertigte Folienmaster mit dazugehörigen und dazu passenden Folienlayouts. Diese mitgelieferten sowie online verfügbaren Designvorlagen lassen sich nun praktischerweise ebenfalls in der Masteransicht bearbeiten und individuell anpassen. Zum Beispiel die Designeffekte verändern, die Farben an die eigene CI anpassen, ein wenig Löschen und Kopieren und das eigene Firmenlogo integrieren, fertig!

• Die Folienmaster-Designvorlagensets finden Sie mit einem Klick auf die Registerkarte → Ansicht, und → Folienmaster und in der Masteransicht dann in der Registerkarte → Folienmaster über die Schaltfläche → Designs (siehe Abb. 3).
• Jede dieser Design-Vorlagen besitzt zahlreiche dazu passende Layoutmaster, die entweder gemeinsam (über die Masterfolie) oder einzeln individuell bearbeitet, abgeändert und angepasst werden können.
• Über diese Schaltfläche → Designs können Sie Ihre individuell erstellten, angepassten oder überarbeiteten Folienmaster-Vorlagen dann auch in einem lokalen oder gemeinsamen Speicherort abspeichern (z. B. OneDrive). Alle Mitarbeiter können dann ihrerseits über diese Schaltfläche → Designs auf diese Folienmastervorlage zugreifen und für alle künftigen Präsentationserstellungen in Ihrem Unternehmen nutzen.
• Tipp: Innerhalb einer PowerPoint-Präsentation können bei Bedarf auch verschiedene Folienmaster hinzugefügt werden, um die Design- und Layoutvorlagen miteinander zu kombinieren und so eine größere gestalterische Vielfalt und Auswahlmöglichkeiten im eigenen CI zu erhalten.

5. Den Folienmaster überarbeiten und Änderungen auf bereits erstellte PowerPoint-Folien übernehmen

Wenn Sie einen Folienmaster überarbeiten, dann gelten die Änderungen für alle künftigen PowerPoint-Präsentationen. Bereits erstellte Vorträge bleiben in ihrem jeweiligen Design, auch wenn sich der zugrundeliegende Folienmaster ändert. Das bedeutet für ältere und bereits erstellte PowerPoint-Präsentationen, dass die Layoutänderungen im Folienmaster per Hand nachgezogen werden müssen. Zum Glück geht das recht schnell und einfach.

• Schritt 1: Öffnen Sie die älteren PowerPoint-Folien, deren Design und/oder Layout Sie mit dem geänderten Folienmaster aktualisieren wollen.
• Schritt 2: Klicken Sie dann in der Registerkarte → Start in dem Menübereich → Folien auf die Schaltfläche → Layout und wählen Sie das entsprechende Folienmasterdesign und Layout aus, das Sie der alten Präsentation überstülpen wollen.
• Schritt 3: Sollten manuelle Designeinstellungen auf der zu ändernden Folie eine Aktualisierung mit dem Folienmasterlayout verhindern (überlagern), können diese einfach zurückgesetzt werden. Für solch ein „Reset“ auf die Ausgangswerte müssen Sie lediglich in der Registerkarte → Start im Menübereich → Folien auf → Zurücksetzen klicken. Sämtliche Formatierungen werden dann entfernt und die Vorgaben des Folienmasters können nun 1 zu 1 übernommen werden (siehe Schritt 2).

6. Extra-Tipp: Microsofts PowerPoint-Alternative „Sway“ – mit Design-Engine statt Folienmaster!

Einer der schärfsten PowerPoint-Konkurrenten kommt aus dem eigenen Haus: Microsoft Sway. Das Online-Präsentationsprogramm wurde 2015 für die Office/Microsoft 365 Suite entwickelt und wird nur im Browser und in der Microsoft Cloud ausgeführt, es muss also nicht installiert werden. Microsoft verspricht, dass damit die Präsentationsgestaltung auch ohne Designkenntnisse deutlich einfacher ist. Denn statt einem Folienmaster wie bei PowerPoint, verfügt Sway gleich über eine eigene smarte Design-Engine. Dabei werden erst die Präsentationsinhalte erstellt und dann das Layout zum Schluss lediglich mit einigen wenigen Klicks übergestülpt und angepasst. Weitere Vorteile: Es lassen sich auch horizontal und vertikal scrollbare Präsentationen erstellen, im Stile eines eBooks oder einer One-Pager-Webseite. Das bietet vollkommen neue Möglichkeiten gegenüber der folienbasierten Präsentation, z. B. für Unternehmens- und Produktvorstellungen, Fotopräsentationen und Projektberichte.

• Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?
• Online-Präsentationen erstellen mit Microsoft Sway (Teil 2/2): Mit der Schritt-für-Schritt Anleitung schneller zu hochwertigen Ergebnissen!
• Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z (z. B. für Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Publisher, Delve, Dynamics, Forms, Yammer und To-Do).
• Kostenloses Download-Center: Weitere praktische Tipps, Checklisten, Druckvorlagen und Anleitungen rund um mehr Effizienz in der modernen Büroarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

Microsoft Sway Tutorial: Zur genialen Präsentation in Höchstgeschwindigkeit!

(Dauer 20:17 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Sway Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Wie bekomme ich Sway? 00:56 
3. Die Startseite 01:40 
4. Die Oberfläche von Sway 02:58 
5. Titel und Hintergrundbild hinzufügen 03:41 
6. Eine neue Karte hinzufügen 07:27 
7. Video hinzufügen 09:06 
8. Eine Bilderkollektion hinzufügen 10:33 
9. Inhalte in der Storyline verschieben 12:20 
10. Design-Ansicht 12:54 
11. Durch ein Sway navigieren 16:52 
12. Den Sway wiedergeben 17:21 
13. Teilen und freigeben 17:59 
14. Responsive Layout 19:01 
15. Fazit 19:47