Die Vorteile von Office365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur und Software mieten anstatt kaufen!

Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung, wie sie ihren Mitarbeitern von überall und jedem Endgerät einen sicheren Zugriff auf die geschäftlichen E-Mail-Accounts sowie die Dokumenten- und Dateiablage gewähren können.

Microsoft hat hierfür die cloudbasierte All-Inclusive-Lösung Office365 entwickelt. Dieses modular zusammenstellbare Softwarepaket bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und kann bedarfsgerecht und flexibel gemietet anstatt gekauft werden. Dabei kann sogar die gesamte bislang benötigte Server-Infrastruktur vollständig oder teilweise in die Cloud ausgelagert werden. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag welche Vor- und Nachteile Office365 für Ihr Unternehmen hat und ob sich mieten anstatt kaufen auch für Sie lohnt!

Begriffsdefinition Office365 vs. Microsoft 365

Damit wir den Blogbeitrag nicht gleich mit einer Namensverwirrung starten, wollen wir Ihnen die Begriffe Office365 und Microsoft 365 kurz erläutern. Office365 wurde im April 2020 von Microsoft in Microsoft 365 umbenannt. Microsoft begründet den Namenswechsel damit, dass der neue Name die Funktionsvielfalt und die Vorteile besser widerspiegelt. Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch unseren Blogartikel „Microsoft Office365 im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials“ und erfahren Sie mehr über die einzelnen Tools in Microsoft 365.

Was ist Office365 für Unternehmen genau?

Bei Office365 für Unternehmen handelt es sich nicht einfach nur um die Web-Anwendungen der Office-Programme wie Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint oder Word. Office365 beinhaltet neben den Office Programmen weitere wesentliche Software-Komponenten, die das mobile Arbeiten von unterwegs ermöglichen sowie Werkzeuge und Tools, die das Zusammenarbeiten in Teams deutlich verbessern.

Office365 ist eine sogenannte SaaS- und IaaS-Lösung von Microsoft. Doch für was stehen diese Abkürzungen?

Tabelle 1: Office365 Vorteile – Bedeutung der Abkürzungen SaaS und IaaS im Zusammenhang mit Microsoft 365

Alle angebotenen IT-Infrastruktur- und Bürolösungen von Office365 können dabei vollständig in der Cloud laufen. Das nutzende Unternehmen benötigt dann lediglich ein paar Computer, Internet und Strom und kann innerhalb von wenigen Stunden loslegen, ohne sich um einen eigenen Serverpark, den Aufbau eines Netzwerkes oder dafür zuständiges Personal kümmern zu müssen. Die Office365 Lösungen können aber auch von der Microsoft-Webseite heruntergeladen und auf dem eigenen Unternehmensserver installiert werden. Diese Hybridlösung hat dann den Vorteil, dass Sie auch offline stets Zugriff auf Ihre Daten haben, aber gleichzeitig genauso von den Vorteilen der Clouddienste profitieren können.

Office365 Vorteile – 5 wichtige Aspekte im Überblick

• Bereitstellung der IT- und Server-Infrastruktur

Office365 kann mit Exchange Online vollständig in der Microsoft Cloud und damit auf Microsoft-Servern laufen. Damit ersparen sich kleine und mittlere Unternehmen die Investitionen in Anschaffung, Betreuung, Wartung und Erneuerung eines eigenen Serverparks und entsprechender Serverdienste (Hardware, Software, Storage, Netzwerkkomponenten und Personal).

• Garantierte IT-Sicherheit

Alle Office365-Daten werden mit einem umfassenden Risikomanagement, automatischen Updates und mehrfacher Datensicherung gesichert und geschützt. Damit garantiert Microsoft den Unternehmen eine (finanziell abgesicherte) extrem hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von 99,9% – das ist wesentlich sicherer, als die meisten Unternehmen mit ihren eigenen Servern bewerkstelligen können! Alle Unternehmensdaten und Accounts aus Europa werden zudem nur in europäischen Rechenzentren gehostet. Seit Anfang 2017 gibt es als speziellen Cloud-Service auch die Microsoft Cloud Deutschland für die häufig strengen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben im deutschen Markt. Lesen Sie zu Microsofts Cloud Deutschland auch unseren Artikel „Speicherort Office 365: Deutsche Unternehmen profitieren ab sofort von Microsofts Cloudspeicher in Deutschland“. Zum Datenschutz in Microsoft365 empfehlen wir Ihnen auch unseren Artikel „Datenschutz und DSGVO in Microsoft 365“

• Von überall aus Zugriff auf die Daten

Ein weiterer Vorteil von Microsoft 365 ist das ortsunabhängige Arbeiten mit Endgeräten Ihrer Wahl. Die Echtzeit-Synchronisierung zwischen PC, Mac, Smartphone und Tablet macht dies möglich. Das ist besonders praktisch für mobile Einsätze beim Kunden vor Ort, auf Geschäftsreisen, für die Zusammenarbeit in dezentralen Teams oder die Anbindung von Home-Office-Arbeitsplätzen. Mit Microsoft Teams können zudem HD-Video-Besprechungen und -Konferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern abgehalten werden. Darüber hinaus gibt es noch weitere praktische Collaboration-Tools mit Vorteilen für die Teamzusammenarbeit und Gruppenkommunikation.

• Immer die aktuellsten Office-Versionen

Mit dem Office365-Abonnement für Unternehmen stehen Ihnen auf allen Geräteklassen immer die aktuellen Programmversionen von Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word sowie Exchange, SharePoint und Teams zur Verfügung. Dadurch erübrigen sich auch die bislang aufwendigen, unternehmensinternen Migrationsprozesse beim Wechsel auf eine neuere Programmversion.

• Mieten anstatt kaufen ist billiger, flexibler und leichter skalierbar

Die Investitionskosten sind bei SaaS- und IaaS-Lösungen geringer als bei einem Kaufprodukt. Gleichzeitig können Unternehmen die Abo-Kosten für Office365 vollständig und nicht nur prozentual von der Steuer absetzen. Ein weiterer großer Vorteil: Neue Arbeitsplätze und Benutzer lassen sich ganz einfach, flexibel und bedarfsgerecht mit einer weiteren Lizenz hinzubuchen und genauso leicht wieder deaktivieren. Das macht die Einbindung von beispielsweise externen Arbeitskräften inklusive der Zuweisung individueller Zugriffsregeln extrem einfach.

Office365 Nachteile – Das sollten Sie vorab wissen

• Die automatischen Updates können zu Inkompatibilitäten führen

Die Office365 Web-Anwendungen werden laufend aktualisiert, so dass Sie immer stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Das kann aber nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile mit sich bringen, wenn beispielsweise die neuesten Anwendungen auf einmal nicht mehr mit den anderen Programmen (z.B. DATEV) oder der Hardware (z.B. Drucker) kompatibel sind.

• Schlechte Internetverbindung behindert das Arbeiten

Ortsunabhängiges mobiles Arbeiten ist wünschenswert, funktioniert aber als reine Cloudlösung nur bei einer guten Internetverbindung. Wenn Sie an einem Standort kein gutes Netz haben, können Sie also die Office365 Web-Anwendungen auch nicht nutzen – und dementsprechend auch nicht damit arbeiten. Die Hybridcloudlösung OneDrive besitzt demgegenüber den großen Vorteil, dass sie auch ein zuverlässiges Offline-Bearbeiten der Daten und ein automatisches Synchronisieren ermöglicht. Sobald Sie wieder eine gute Internetverbindung haben, werden Ihre Daten synchronisiert. Lesen sie hierzu auch unseren Blogbeitrag „Windows OneDrive – alles rund um Microsofts Cloud-Dienst

Extra-Tipp: Nur das bezahlen, was Sie wirklich benötigen

Mit den Office365 Plänen nur das bezahlen, was Sie wirklich benötigen.
Die Office365 Lösungen für Unternehmen gibt es in verschiedenen Kombinationen und Zusammenstellungen. Diese verschiedenen „Pläne“ (unterschiedliche Tarife bzw. Leistungspakete) haben den Vorteil, dass Sie nur für die Services und Anwendungen bezahlen, die Sie auch wirklich benötigen. Welche Tarif-Pläne es konkret für Office365 gibt, könne Sie direkt hier in unserem Beitrag nachlesen.

Besuchen Sie auch unsere neue Microsoft 365 Überblicksseite. Hier finden Sie zusammengefasst alles rund um Microsoft 365.

Abschließend empfehlen wir Ihnen auch noch das folgende Video und lernen Sie alle Microsoft 365 Apps in unter 10 Minuten kennen!