Microsoft Forms: Anleitung mit 10 Tipps und Praxisbeispielen für das kostenlose Online-Umfrage-Tool


Was ist Microsoft Forms? Und was kann das Web-Umfrage-Tool im Office 365-Baukasten alles? Wie Sie mit Microsoft Forms schnell und einfach Online-Umfragen, Preisrätsel und Quick-Poll-Abstimmungen durchführen, teilen und automatisch auswerten, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen Anleitung – inklusive Praxisbeispielen, Tipps und Video-Tutorial!

Das lesen Sie hier in dieser Microsoft Forms-Anleitung:
1. Was ist Microsoft Forms?
2. Wie bekomme ich Microsoft Forms?
3. Wie erstellt man eine Umfrage mit Microsoft Forms?
4. Welche vier Standard-Fragetypen gibt es in dem Office-365-Umfrage-Tool?
5. Wie kann man fertig erstellte Forms-Umfragen mit den Zielpersonen teilen?
6. Anleitung: Wie erfolgt die Auswertung einer Online-Umfrage in Microsoft-Forms?
7. Vier Praxisbeispiele für den Einsatz des Forms-Umfrage-Tools in Unternehmen
8. Extra-Tipp: Wie Sie Microsoft Forms kostenlos nutzen können!
9. Extra-Tipp: Wie auch Nutzer ohne Office 365 an Ihrer Umfrage teilnehmen können
10. Video-Tutorial: Microsoft Forms in 90 Sekungen vorgestellt

1. Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist ein cloudbasiertes Web-Tool für das einfache Erstellen, Teilen und Auswerten von Online-Umfragen aller Art. Das reicht von schnellen Abstimmungen und der Terminfindung bis zu ausgefeilten Umfragebögen für Kundenbefragungen, Preisrätsel, Quiz sowie Tests und Prüfungen.

  • Jede eingeladene Person kann an den Forms-Umfragen teilnehmen, es wird kein eigenes Microsoft-Konto benötigt. Für das Online-Ausfüllen genügt ein Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox und Safari), und kann auch mobil erfolgen (Android- und iOS-Geräte).
  • Die Auswertung der eingegangenen Antworten erfolgt mittels integrierter Analysefunktion automatisch, schnell und übersichtlich in Echtzeit.
  • Die Ergebnisse lassen sich bei Bedarf auch für eine Weiterbearbeitung in eine Excel-Tabelle exportieren, oder für eine Präsentation in Teams integrieren.

2. Wie bekomme ich Microsoft Forms?

Microsoft hat seine Forms-Anwendung im Jahr 2016 ursprünglich für Office 365 Education und den Einsatz als Online-Test- und Prüfungstool in Bildungseinrichtungen entwickelt. Schon 2017 wurde das praktische Umfragetool dann auch Bestandteil der Office 365 Business-Lizenzen für Unternehmen. Mittlerweile steht es allen Microsoft-Kunden als kostenlose Web-App zur Verfügung.

  • Im Oktober 2019 hat Microsoft zudem eine umfangreichere „Forms Pro“ Version für Unternehmen herausgebracht. Das neue Microsoft Forms Pro erlaubt unter anderem eine bessere Integration der Umfrageergebnisse (z. B. Kundenmeinungen, Produktfeedback, Mitarbeiterzufriedenheit) in Microsofts Business Intelligence Software (z. B. Dynamics 365 und Power BI).
  • Forms ist eine Web-App, die mittels Browser erstellt und ausgefüllt sowie in der Cloud ausgewertet und abgespeichert wird. Sie können Forms daher nicht „bekommen“ und auch nicht downloaden, sondern nur Online nutzen (siehe nächster Tipp). Die letztendlichen Ergebnisse und Auswertungen können Sie jedoch für Ihre Dokumentation und Präsentation herunterladen.
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Forms ist eine Web-App, die mittels Browser erstellt, ausgefüllt, ausgewertet und gespeichert wird. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

3. Wie erstellt man eine Umfrage mit Microsoft Forms?

  • Schritt 1: Öffnen Sie einfach die offizielle Forms-Webseite https://forms.office.com/ , klicken Sie auf → Los geht‘s und melden Sie sich mit den Login-Daten Ihres Office 365 Arbeits-, Schul- oder kostenlosen Microsoft-Kontos an (Hotmail, Live oder Outlook.com).
  • Schritt 2: Nun können Sie entweder rechts oben eine vorgefertigte Forms-Vorlage von Microsoft auswählen (z. B. eine Umfrage zu Kundenfeedback, Veranstaltungsfeedback, Mitarbeiterzufriedenheit etc.) und diese dann für sich adaptieren und abändern. Oder Sie erstellen eine eigene Online-Umfrage. Wählen Sie dafür links oben das passsende Format aus → Neues Formular (= ohne Bewertung der Antworten) oder → Neues Quiz (siehe Bild 2) (= mit einer Bewertung der Antworten, z. B. für Tests, Quizfragen und Preisrätsel).
  • Schritt 3: Im nächsten Schritt können Sie die einzelnen Fragen und gegebenenfalls Antwortmöglichkeiten hinzufügen. Dafür stellt Ihnen Microsoft in Forms vier verschiedene Standard-Fragetypen zur Auswahl (siehe nächster Tipp).
  • Praxistipp: Bereiten Sie das Onlinefragebogenformular auch optisch etwas auf, indem Sie Bilder oder Videos zu den einzelnen Fragen hinzufügen. Gestalten Sie auch ein attraktives und aussagekräftiges Formulardesign mit Ihrem eigenen Firmenlogo, Briefkopf und Werbeslogan im Corporate Design Ihres Unternehmens! (siehe Bild 3)
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Bild 2: Bei einer neuen Microsoft Forms-Umfrage unterscheidet man zwischen Formlar und Quiz. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 

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Bild 3: Sie können die Microsoft Forms-Umfragen auch optisch aufbereiten z. B. mit einem schönem Formulardesign. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

4. Welche vier Standard-Fragetypen gibt es in dem Office-365-Umfrage-Tool?

Microsoft Forms bietet vier verschiedene Fragetypen zur Auswahl. Nach der Auswahl des passenden Fragetyps kann dann der dazugehörige Frage- und Antworttext eingegeben und optional noch ein thematisch passendes Bild oder Video hochgeladen werden. Die vier Standardfragetypen in Forms sind (vergleiche Bild 4):

1. Auswahl: Eine Auswahlfrage bietet eine Mehrfachauswahl zwischen vorgegebenen Antworten (= Multiple Choice Fragen).

2. Text: Eine Textfrage bietet dem Antwortenden eine Eingabezeile für Textantworten (= offene Fragen).

3. Bewertung: Bei einer Bewertungsfrage geben die Nutzer eine persönliche Wertung ab (z. B. mit 1-5 Sternen oder 1-10 Punkten).

4. Datum: Eine Datumsfrage wird z.B. für gemeinsame Veranstaltungen und Terminabstimmungen im Team benötigt (= Suche nach einem geeigneten Datum).

5. Praxistipp: Mit einem Klick auf den Pfeil („Weiteres“) können Sie noch weitere Frageoptionen auswählen, wie z. B. Ranking, Likert oder Net Promoter Score.

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Bild 4: Diese vier Fragetypen gibt es in dem Office 365-Umfrage-Tool Forms. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

5. Wie kann man fertig erstellte Forms-Umfragen mit den Zielpersonen teilen?

Den fertig erstellten Fragebogen können Sie auf vier verschiedene Arten mit anderen Personen zum Online-Ausfüllen teilen. Klicken Sie dafür rechts oben auf den Menüpunkt → Teilen (siehe Bild 5) und wählen Sie sich eine der vier folgenden Möglichkeiten aus:

1. Link: Den Weblink können Sie einfachen kopieren und dann bei Bedarf streuen und teilen.

2. QR-Code: Diese grafischen 2D-Links können mit der Handykamera eingescannt werden und führen dann direkt auf die verlinkte Webseite (in diesem Fall auf Ihre Online-Umfrage mit Microsoft Forms).

3. Einbinden: Ein spezieller Link zum Einbetten in Websites oder in die Microsoft Präsentations-Webanwendung Sway.

4. E-Mail: Der Versand der Einladung zur Umfrageteilnahme erfolgt in diesem Fall über Ihren E-Mail-Client (vorzugsweise über Outlook und Ihre Outlook-Kontakte).

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Bild 5: Für das Versenden und Teilen Ihrer Online-Umfrage stehen Ihnen in Microsoft Forms vier verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

6. Anleitung: Wie erfolgt die Auswertung einer Online-Umfrage in Microsoft-Forms?

Nachdem Sie Ihre Web-Umfrage erstellt und anschließend mit den Teilnehmern geteilt haben, steht Ihnen in Microsoft Forms ein Auswertungs-Assistent für die Echtzeit-Analyse zur Verfügung. Klicken Sie dafür einfach oben auf die Registerkarte → Antworten (siehe Bild 6). Nun werden Ihnen alle relevanten Daten und Auswertungen zu dem Stand Ihrer Onlinebefragung und den eingegangenen Antworten eingeblendet.

  • Status-Zusammenfassung der Forms-Umfrage: In dem grau hinterlegten Balken sehen Sie als erstes auf einen Blick den Status der aktuellen Umfrage (ob aktiv oder beendet), wie viele Nutzer an dem Web-Fragebogen schon teilgenommen haben und wie lange die Bearbeitung im Durchschnitt gedauert hat.
  • Diagramm-Zusammenfassung der Ergebnisse: Anschließend listet Ihnen Microsoft Forms eine Zusammenfassung aller eingegangenen Antworten zu den Fragen auf. Neben jeder Frage steht dann beispielsweise die Häufigkeit der jeweiligen Antworten. Das Gesamtergebnis wird Ihnen zusätzlich in einem farbigen Kreisdiagramm dargestellt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Details neben jeder Frage öffnen Sie zudem eine detaillierte Liste, welcher Nutzer diese Frage wie beantwortet hat.
  • Einzelauswertung der Antworten: Mit einem Klick auf die Schaltfläche auf der linken Seite → Ergebnisse anzeigen (je nach Formularart auch → Antworten überprüfen) gelangen Sie zu der Einzelauswertung Ihrer Online-Umfrage. Hier können Sie die Antworten der einzelnen Teilnehmer nacheinander durchsehen.
  • Export der Antworten in eine Excel-Tabelle: Mit einem Klick auf die rechte Schaltfläche → In Excel öffnen werden die Umfragedaten aus Microsoft Forms in das Office-Partner-Programm Excel exportiert und können dann dort in einer Kalkulationstabelle weiterbearbeitet werden. Praxistipp: Die ersten vier Spalten der Excel-Tabelle zeigen dann die Startzeit und die Endzeit des Ausfüllens, die E-Mailadresse und den Namen der jeweiligen Person an. Die einzelnen Fragen folgen dann in den nächsten vertikalen Spalten, in den waagerechten Zeilen werden die eingegangenen Antworten der Nutzer gelistet (siehe Bild 7).
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Bild 6: Alle Ergebnisse Ihrer Online-Umfrage finden Sie in Microsoft Forms in der Registerkarte ‘Antworten’. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 

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Bild 7: Die Antworten der Forms-Umfrage können Sie auch per Knopfdruck in das Office-Partnerprogramm “Excel” exportieren. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

7. Vier Praxisbeispiele für den Einsatz des Forms-Umfrage-Tools in Unternehmen

Die Haupteinsatzbereiche von Microsoft Forms in Unternehmen liegen in internen und externen Abstimmungen (z. B. um Feedback der Kollegen einzuholen oder um über Termine oder Themengebiete abzustimmen), in Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit sowie in beliebig gestaltbaren Online-Fragebögen für die Kundeninteraktion (Marketing, Promotion, Sales, After-Sales).

Praxisbeispiel 1: Nutzen Sie eine Forms-Umfrage, um schnell und einfach über den nächsten Betriebsausflug abstimmen zu lassen. Eine Frage betrifft dann das Ausflugsziel, eine andere bietet verschiedene Termine zur Auswahl.

Praxisbeispiel 2: Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit der gegenwärtigen Arbeitssituation, und wo steckt noch Verbesserungspotenzial? Mit Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit kann wichtiges Optimierungspotenzial identifiziert werden.

Praxisbeispiel 3: Nutzen Sie eine standardisierte Online-Umfrage mit Forms, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu erfragen.

Praxisbeispiel 4: Mit Microsoft Forms können Sie auch ein Online-Preisrätsel bzw. Quiz durchführen, um die Kundenbindung zu steigern und/oder Neukunden zu gewinnen.

Praxistipp: Sie können Forms auch in Microsofts zentrale Kommunikations- und Kollaboration-Plattform „Teams“ integrieren. So können Sie nicht nur schnelle Abstimmungen innerhalb Ihrer Team-Chats durchführen, sondern die Fragebögen auch gemeinsam erstellen! Wie das funktioniert, lesen Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → „Microsoft Forms in Teams integrieren: Für schnelle Quick-Poll-Umfragen im Team oder das gemeinsame Erstellen der Umfragebögen“.

8. Extra-Tipp: Wie Sie Microsoft Forms kostenlos nutzen können!

Für die Nutzung von Microsoft Forms (das Erstellen und Auswerten von Online-Umfragen) genügt es, wenn Sie ein Microsoft-Konto besitzen (bei Hotmail, Live oder Outlook.com). Sie benötigen hierfür kein Office 365 Abonnement. Da diese drei Microsoft-Dienste kostenlos sind, können Sie einfach ein kostenloses Microsoft-Konto erstellen und damit dann auch kostenlos Forms nutzen! Bei einem Hotmail, Live oder Outlook.com Konto ist die Teilnehmerzahl jedoch auf 1.000 Nutzer beschränkt, mit einer kommerziellen Office 365 Lizenz können Sie Forms-Umfragen mit bis zu 50.000 Benutzern durchführen.

  • Schritt 1: Legen Sie sich bei Hotmail, Live oder Outlook.com ein kostenloses Microsoft-Konto an.
  • Schritt 2: Nutzen Sie diese Login-Daten für das Anmelden bei der Web-App Microsoft Forms auf https://forms.office.com/ .

9. Extra-Tipp: Wie auch Nutzer ohne Office 365 an Ihrer Umfrage teilnehmen können

Wenn Sie mit Microsoft Forms eine Umfrage innerhalb der Office 365-Umgebung Ihres eigenen Unternehmens durchführen (Ihres Office 365 Tenants/Abonnements), kann Forms die ID-Kontaktdaten der mitmachenden Nutzer automatisch erkennen und die Antworten entsprechend zuordnen. Wenn jedoch Teilnehmer außerhalb Ihres Unternehmens an dem Preisrätsel oder der Umfrage teilnehmen sollen (z. B. Kunden), dann kann Forms die Kotaktdaten leider nicht automatisch auslesen. Deren Kontaktdaten müssen Sie dann über einen kleinen Umweg mit einer zusätzlichen Frage innerhalb Ihrer Forms-Umfrage einholen.

  • Benutzer außerhalb Ihrer Office 365-Umgebung übermitteln die Antworten auf Ihre Forms-Onlineumfrage grundsätzlich anonym.
  • Daher müssen Sie die Teilnehmer in einer extra Frage innerhalb des Forms-Fragebogens auffordern, ihre Kontaktdaten und den Namen in ein entsprechendes Textfeld einzugeben.
  • Nutzen Sie herfür den Fragetyp → Text, um einen Absatz für offene Textantworten zu kreieren, und fragen Sie dann nach den Namen und Kontaktdaten der Teilnehmer.
  • Dies Spalte mit den Kontaktadressen lässt sich dann zum Beispiel nach einem Export in Excel für eine bessere Übersicht nach vorne ziehen.

10. Video-Tutorial: Microsoft Forms in 90 Sekungen vorgestellt


(Dauer: 01:32 Minuten)

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