So funktioniert das neue Microsoft Forms mit integrierter Copilot-KI: Anleitung mit Video-Tutorial

Microsoft Forms ist das praktische Online-Umfrage und Formular-Tool in Microsoft 365. Dabei wurde die Forms-App jüngst noch einmal grundlegend überarbeitet. Das betrifft nicht nur eine intuitivere Nutzeroberfläche für eine einfachere Formularerstellung, sondern auch die direkte Integration von Microsofts KI-Assistenten Copilot. Dadurch hat sich das „alte“ Microsoft Forms von einem einfachen Umfragetool zu einer deutlich vielseitigeren, intelligenten Plattform für die strukturierte Datenerfassung und Datenanalyse im Unternehmensumfeld entwickelt. Wie das neue Microsoft Forms konkret funktioniert, wie Sie die Copilot-KI darin nutzen und wie die automatische Auswertung der Umfragen funktioniert, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen® Anleitung – sowie in unserem dazugehörigen Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

1. Was ist und was kann Microsoft Forms? Einfach erklärt

Microsoft Forms ist eine cloudbasierte Web-Anwendung innerhalb von Microsoft 365, mit der Unternehmen und Privatnutzer extrem schnell und einfach professionelle Online-Formulare, Umfragen, Quiz-Preisrätsel und Prüfungstests erstellen, mit anderen Personen teilen und automatisch auswerten lassen können. Die Anwendungsbereiche reichen von interaktiven Antrags-, Reservierungs- und Buchungsformularen über Online-Umfragen und Abstimmungsrunden bis zum Einsammeln von Kundenfeedback und Mitarbeiterbefragungen oder Online-Prüfungen und Wissenstests im Rahmen des E-Learnings.

• Microsoft Forms ist eine Browser basierte Web-App. Das heißt, die Formulare bzw. Umfragen werden direkt im Browser erstellt und auch direkt im Browser von den Endnutzern ausgefüllt. Die Auswertung und Speicherung erfolgen ebenfalls in der Microsoft-Cloud.
• Die Befragten (interne Mitarbeiter oder externe Kunden) können also extrem niederschwellig an einer Forms-Umfrage teilnehmen – es genügt ein einfacher Web-Browser und eine Internetverbindung, egal auf welchem Endgerät. Für die Teilnahme wird weder ein Microsoft-Konto noch ein anderes Login benötigt, sondern lediglich der betreffende Link.
• Die Microsoft Forms Formulare und Fragebögen selbst lassen sich ebenfalls sehr schnell und einfach nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen. Viele verschiedene Vorlagen und die integrierte Copilot-KI-Unterstützung erleichtern das zusätzlich.
• Alle Daten der Antworten werden strukturiert erfasst und automatisch live in Echtzeit ausgewertet. Die Ergebnisse können dann direkt in anderen Microsoft 365-Tools weiterverarbeitet werden, zum Beispiel in Excel.
• In Kombination mit Power Automate können die eingehenden Formularantworten auch automatisch gezielt weitere Prozesse auslösen, wie zum Beispiel automatische Antworten an die Befragten, Benachrichtigungen eines Teams oder bestimmter Personen, Genehmigungsanfragen mit den Formulardetails oder auch den Datenexport nach Excel.

2. Was ist neu an Microsoft Forms (2024-2026)? Gründliche Generalüberholung mit KI-Unterstützung

Microsoft Forms wurde 2016 ursprünglich als Online-Test- und Prüfungstool speziell für Office 365 Education und den Einsatz in Bildungseinrichtungen entwickelt. Bereits 2017 wurde das praktische Web-Tool für Online-Umfragen und Formulare dann aber auch ein fester Bestandteil aller Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen. Mittlerweile stehen die Grundfunktionen allen Microsoft-Kunden als kostenlose Web-App zur Verfügung. Ende 2019 hat Microsoft zudem eine umfangreichere „Forms Pro“ Version für Unternehmen herausgebracht, die unter anderem eine bessere Integration der Umfrageergebnisse in die Microsofts Business Intelligence Software erlaubt (z. B. Dynamics 365 und Power BI). Ab Ende 2024 wurde dann die Nutzeroberfläche grundlegend überarbeitet und die gesamte Anwendung generalüberholt. Ab 2025 erfolgte stufenweise die Integration des KI-Assistenten Microsoft Copilot in Forms. Das bedeutet:

• Sowohl die Startseite wie auch der Formular-Editor und die Auswertungsseite haben ein neues, intuitiveres Design erhalten, was die Übersicht verbessert und die Bedienung erleichtert.
• Die Formularerstellung wurde einfacher und schneller, wobei die Gestaltungsmöglichkeiten vergrößert wurden und weitere Anpassungsoptionen sowie neue Feld- und Fragetypen hinzukamen.
• Die Vorlagengalerie (Template-Galerie) mit den vielen verschiedenen Formularvorlagen wurde überarbeitet, übersichtlicher und deutlich erweitert (zum Beispiel mehr Vorlagen für Feedback-, Anmeldungs- und Registrierungsformulare).
• Die Auswertungs- und Analyse-Ansichten wurden ebenfalls überarbeitet und dadurch leichter verständlich (z. B. Diagramme und Insights).
• Und auch die Integration in die anderen Microsoft 365-Tools wie Teams, Outlook und Excel wurde weiter vertieft und verbessert.

Die wichtigste Neuerung in Microsoft Forms: Die Integration der Copilot-KI (2025-2026)

Ab 2025 hat Microsoft angefangen, seinen KI-Assistenten Microsoft Copilot direkt in die Forms-Anwendung zu integrieren, was nicht nur die Art und Weise geändert hat, wie man die App bedient – sondern auch deren Funktionalität grundlegend erweitert. Denn die Copilot-KI-Unterstützung in Microsoft Forms kann zusätzlich zu den bisherigen Grundfunktionen:

• Bestehende Formularinhalte KI‑gestützt korrigieren, optimieren, verbessern, ergänzen, überarbeiten und vervollständigen (Inhalt, Logik, Verständlichkeit).
• Intelligente Vorschläge und Entwürfe für Fragen, Textformulierungen, die Struktur, das Design oder das Layout liefern.
• Formulare und Fragebögen vollständig automatisch aus einer einfachen Beschreibung in natürlicher Sprache heraus erstellen (Beispielprompt: „Erstelle ein fertiges Formular für [Ihr Thema] mit [Ihre Anforderungen] und [weitere Details]“).
• Die dazugehörigen Einladungstexte rund um die Kommunikation und das Versenden der Forms-Fragebögen/Formulare automatisch generieren.

→ Fazit: Die KI-Unterstützung macht Microsoft Forms also nicht nur deutlich einfacher und schneller in der Bedienung, indem sie bei der Erstellung und Auswertung der Formulare hilft. Der KI-Assistent denkt auch aktiv mit, was die Leistungsfähigkeit der App erhöht und zugleich auch die Qualität der erstellten Umfragen sichert.

→ Microsoft erweitert seine KI-Assistenzfunktion Copilot kontinuierlich und macht die Basisversion der KI sukzessive allen Microsoft 365-Nutzern und auch normalen, kostenlosen Microsoft-Konten verfügbar. Den vollen Funktionsumfang und die volle Integration in die Microsoft 365-Apps erhält man jedoch (vorerst noch) nach wie vor nur mit der Zusatzlizenz „Microsoft 365 Copilot“. Hier erfahren Sie mehr Details zu den Lizenzen, Kosten und Möglichkeiten der → Copilot-KI in Microsoft 365

3. Wie bekomme ich Microsoft Forms? Login oder App-Download?

Microsoft Forms ist eine reine Web-Anwendung, die vollständig im Browser läuft. Die App kann nicht heruntergeladen und nicht lokal installiert werden. Für das Login öffnen Sie Ihren Webbrowser, navigieren Sie zu → forms.cloud.microsoft und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Alternativ finden Sie die Forms-App auch nach der Anmeldung auf → m365.cloud.microsoft in dem Bereich „Apps“ oder direkt auf der Produktwebsite → https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes

4. Anleitung 1: Wie man eine Umfrage oder ein Formular in Microsoft Forms erstellt

Das „neue Microsoft Forms“ bietet zwei Möglichkeiten für die Erstellung eines Online-Fragebogens: Eine klassische manuelle Erstellung für die maximale Kontrolle sowie die KI‑gestützte Erstellung, was deutlich schneller und einfacher geht und zudem auch tendenziell eine bessere Qualität liefert.

Anleitung 1.1: Ein Microsoft Forms-Formular manuell erstellen (ohne Copilot-KI)

Schritt 1:

Öffnen Sie die Webseite von Microsoft Forms → forms.cloud.microsoft und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.

Schritt 2:

Klicken Sie dann oben auf die Schaltfläche → neues Formular, falls Sie Meinungen, Daten und/oder Informationen einsammeln wollen (in dem „Formular-Format“ gibt es keine richtigen und falschen Antworten und folglich auch keine Bewertungen; typische Anwendungszwecke: für Feedbacks, Umfragen, Abstimmungen, Anmeldungs- und Reservierungsformulare). Oder klicken Sie alternativ auf → neues Quiz, wenn Sie einen Fragebogen für eine Wissensprüfung erstellen wollen (in dem Quiz-Format können richtige Antworten festgelegt und für richtige Antworten Punkte vergeben werden; typische Anwendungsbereiche: für Prüfungen, Schulungen und Wissenstests im E-Learning oder Onboarding).

Tipp: Direkt unter diesen beiden Schaltflächen werden Ihnen eine Reihe von Vorlagen eingeblendet. Falls Sie darüber hinaus noch mehr Vorlagen benötigen (zum Beispiel eine Umfrage zu Kundenfeedback, Veranstaltungsfeedback, Mitarbeiterzufriedenheit etc.), finden Sie ganz rechts die Schaltfläche → Vorlagenkatalog. Bei den Vorlagen in Forms sind die für das jeweilige Thema relevanten Formularfelder bereits vorgefertigt, inklusive Layout und Design. Diese müssen dann lediglich noch an den eigenen Anwendungsfall angepasst werden.

Schritt 3:

Geben Sie dem neuen Formular einen aussagekräftigen Titel und verfassen Sie bei Bedarf einen Untertitel mit einer kurzen Beschreibung oder Erklärung (Zweck, Kontext, Hinweise). Um den Titel eingeben zu können, müssen Sie eventuell zunächst das Eingabefeld für den Microsoft Copilot am oberen Rand des Formularfelds schließen.
Tipp: Fügen Sie dem Titel gleich noch Ihr Firmenlogo als Branding hinzu, denn das lässt sich in Microsoft Forms nur in der Titelzeile einfügen. Klicken Sie dafür in der Eingabezeile für den Formulartitel ganz rechts auf das kleine Symbol → Medien einfügen und laden Sie Ihr Logo hoch.

Schritt 4:

Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche → + Schnellstart mit die benötigten Frage- und Formularfelder hinzufügen und die dazugehörigen Antwortoptionen eingeben. Dafür stehen Ihnen in Microsoft Forms folgende Fragetypen zur Verfügung:

• Auswahlfragen (Multiple Choice; bietet eine Mehrfachauswahl zwischen vorgegebenen Antworten)
• Textfragen (offene Frage; bietet den Antwortenden eine Eingabezeile für frei formulierbare Textantworten)
• Bewertungsfragen (Beurteilung; die Nutzer können eine persönliche Bewertung abgeben, z. B. mit 1 bis 5 Sternen oder 1 bis 10 Punkten)
• Datumsfragen (für die Terminsuche nach einem für alle geeigneten Termin)
• Rangfolge (Priorisierung; Nutzer können die vorgegebenen Antwortoptionen per Drag‑and‑Drop in eine persönliche Reihenfolge bringen)
• Likert (Meinungsskala; Aussagen oder Einstellungen werden auf einer Skala eingetragen, z. B. von „stimme gar nicht zu“ bis „stimme voll zu“)
• Net Promoter Score (Weiterempfehlungsumfrage; ermittelt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Produkt oder das Unternehmen weiterempfohlen wird)
• Abschnitt (Strukturierungselement; damit können Formulare in Themenblöcke unterteilt werden, um längere Fragebögen übersichtlicher zu gestalten)

Schritt 5:

Optional können Sie einer Frage auch noch ein Produkt- oder Auswahlfotos und sogar ein Video hinzufügen. Klicken Sie dafür in dem jeweiligen Fragefeld ganz rechts auf das Icon → Medien einfügen. Unterhalb des Formularfeldes können Sie mittels des Schiebereglers „die Antwort ist → erforderlich“ festlegen, ob es sich um ein Pflichtfeld handeln soll. Mit einem Klick auf die drei Punkte rechts daneben → weitere Einstellungen können Sie zudem noch sogenannte „Verzweigungen“ für die Frage hinzufügen. Damit können Sie Nutzer abhängig von deren Antwortverhalten gezielt zu bestimmten Folgefragen springen lassen. Zum Beispiel bei der Frage: „Nutzen Sie unser Produkt?“ und der Antwort „Ja“ die Folgefrage → „Feedback“, aber bei der Antwort „Nein“ die Folgefrage → „Warum nutzen Sie unser Produkt nicht?“.

Schritt 6:

Wenn Sie alle benötigten Frage- und Formularfelder erstellt haben, können Sie noch das Layout und Design ändern, zum Beispiel an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen. Klicken Sie dafür ganz oben in Ihrem Microsoft Forms-Formular auf die Schaltfläche → Formatvorlage. Hier können Sie zwischen verschiedenen Layouts und Designvorschlägen auswählen, die dann dem Formular übergestülpt werden. Falls Sie eigene Farben definieren wollen, klicken Sie dafür auf → benutzerdefiniert. Microsoft Forms erlaubt allerdings nur ein vereinfachtes Branding der Formulare: Sie können ein Logo im Header (Titelzeile) hinzufügen, ein Theme in Ihrer Corporate Farbe nutzen und ein passendes Markenbild als Hintergrundbild wählen. Viel mehr Designmöglichkeiten stehen Ihnen in MS Forms nicht zur Verfügung.

Schritt 7:

Klicken Sie abschließend oben auf die Schaltfläche → Einstellungen und geben Sie die grundlegenden Einstellungen zu Ihrem Forms-Formular an, wie z. B. das Start- und Enddatum Ihrer Umfrage, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für jede eingehende Antwort wünschen oder ob die Benutzer Ihre Antworten bearbeiten dürfen. Wenn Sie Ihr Microsoft-Forms-Formular vollständig erstellt haben, klicken Sie ganz oben auf → Vorschau, um sich Ihr Ergebnis anzusehen und selbst zu testen, bevor Sie es veröffentlichen und mit der Zielgruppe teilen.

Schritt 8:

Zum Teilen des fertigen Forms-Formulars klicken Sie oben auf die Schaltfläche → Antworten sammeln, legen fest, wer antworten darf und teilen dann den erzeugten Link bzw. QR-Code zu Ihrer Online-Umfrage (z. B. per E-Mail in Outlook, in sozialen Medien oder eingebettet auf Ihrer Website).

Anleitung 1.2: Ein Microsoft Forms-Formular KI-gestützt mit Copilot erstellen

Die in Microsoft Forms integrierte Copilot-KI kann einen Großteil der Formularerstellung automatisch für Sie übernehmen. Der Prozess ist dabei iterativ. Das heißt, Sie geben die Anforderungen in natürlicher Sprache als Prompt ein, die KI erstellt daraus einen ersten Entwurf, Sie geben die Optimierungswünsche in natürlicher Sprache ein und die KI bearbeitet und verfeinert entsprechend für Sie den Entwurf – solange, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Schritt 1:

Öffnen Sie dafür Microsoft Forms auf → forms.cloud.microsoft, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und wählen Sie den gewünschten Formulartyp (→ neues Formular oder → neues Quiz).

Schritt 2:

Beschreiben Sie dann in dem Copilot‑Eingabefeld am oberen Rand des Formular-Editors in natürlicher Sprache das Ziel, die Zielgruppe, den Inhalt, den Kontext und die Themen des gewünschten Fragebogens bzw. Formulars (z. B. „Erstelle eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit nach einem Support‑Kontakt“). Die Copilot-KI erstellt daraufhin automatisch auf Basis Ihrer Angaben einen kompletten Entwurf, inklusive Titel, den Frage- bzw. Formularfeldern und den dazugehörigen Antwortoptionen.

Schritt 3:

Prüfen Sie den Entwurf, löschen Sie unnötige Fragen und bitten Sie die Copilot-KI in einem weiteren (iterativen) Prompt, bestimmte Fragen anzupassen, mehr Detailfragen oder mehr Antwortoptionen anzugeben, (bestimmte) neue Fragen hinzuzufügen, die Reihenfolge oder den Fragetypus zu ändern oder auch das Design, die Struktur und das Layout anzupassen.

Schritt 4:

Prüfen und testen Sie abschließend das fertige Formular. Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit ist, klicken Sie in Microsoft Forms oben auf die Registerkarte → Antworten sammeln, um es mit der Zielgruppe zu teilen (entweder per Link, QR-Code, als Outlook-Mail, in den sozialen Medien oder eingebettet auf Ihrer Homepage). Die Copilot-KI formuliert Ihnen bei Bedarf auch einen passenden Einladungstext für die Ansprache.

5. Anleitung 2: Wie man eine Microsoft-Forms-Umfrage auswertet

Mit der Microsoft Forms-App lassen sich Umfragen nicht nur schnell und einfach erstellen – sondern sogar noch schneller und einfacher auswerten. Dafür stellt MS Forms ein eigenes Dashboard bereit, das Sie oben mit einem Klick auf → Antworten anzeigen aufrufen können. Dort erhalten Sie eine automatische Echtzeit‑Analyse aller eingegangenen Daten, sowohl individuell einzeln einsehbar wie auch von allen Befragten gesammelt und aggregiert. Das heißt, die Ergebnisse werden kontinuierlich live während der laufenden Umfrage aktualisiert und alle Änderungen werden Ihnen sofort direkt im Dashboard angezeigt, ohne dass das Tool dafür gewechselt werden muss. Für komplexere Filter- und weitergehende Analysefunktionen ist jedoch ein Datenexport nach Excel vorgesehen. Und so funktioniert die MS Forms-Auswertung:

• Öffnen Sie das betreffende Formular in Microsoft Forms und klicken Sie oben auf die Registerkarte → Antworten anzeigen.
• In dem Analyse‑Dashboard erhalten Sie ganz oben zuerst eine schnelle Echtzeit-Zusammenfassung des aktuellen Stands Ihrer Umfrage. Wie ist der Status (aktiv/gestoppt), wie viele Antworten sind bereits eingegangen und ggf. noch die durchschnittliche Bearbeitungsdauer.
• Anschließend erstellt Microsoft Forms für jedes Fragefeld automatisch eine eigene visuelle Analyse in Form von Diagrammen bezüglich der Häufigkeit sowie der prozentualen Verteilung der Antworten.
• Bei jeder Frage können Sie vom Gesamtüberblick über → Weitere Informationen tiefer ins Detail gehen und sich zum Beispiel alle Antworten zu dieser Frage anzeigen lassen oder Antwortmuster vergleichen. Bei Bedarf können Sie sich auch die Antworten pro Teilnehmer separat in einer Einzelansicht anzeigen lassen.
• Für weiterführende statistische Analysen und Filteroptionen müssen die Forms-Ergebnisse nach Excel exportiert werden. Klicken Sie dafür in der Microsoft Forms-Auswertung auf → in Excel öffnen. In der Excel-Tabelle ist dann jede Zeile die Antwort eines Forms-Teilnehmers. Die Fragen werden der Reihe nach spaltenweise eingetragen, wobei die ersten Spalten den Zeitstempel (Datum, Beginn, Ende) des jeweiligen Ausfüllens sowie gegebenenfalls den Namen und die E-Mail-Adresse der befragten Person enthalten.

6. Anleitung 3: Die „Sammlungen für eine bessere Übersicht in Microsoft Forms nutzen

Die „Sammlungen“ in Microsoft Forms funktionieren ähnlich wie Verzeichnisordner, in die Sie Ihre Formulare und Umfragen thematisch gruppieren und damit übersichtlicher verwalten und schneller wiederfinden können.

• Öffnen Sie dafür Microsoft Forms, scrollen Sie auf der Startseite nach unten und öffnen Sie den Bereich → Meine Formulare.
• Klicken Sie auf → Neue Sammlung und vergeben Sie einen passenden Namen für den neuen Sammelordner.
• Die neue Sammlung erscheint nun als neue Kachel in Ihrer Formularübersicht.
• Anschließend können Sie ein Formular entweder per Drag & Drop in die gewünschte Sammlung ziehen oder in dem jeweiligen Formular auf die drei Punkte für → weitere Optionen klicken und dann → zu einer Sammlung verschieben auswählen.
• Die Formulare werden dann automatisch als Miniaturansichten innerhalb der Sammlung angezeigt.

7. Extra-Tipps & Tricks zu Microsoft Forms in unserem YouTube Video-Tutorial!

Wie Microsoft Forms konkret funktioniert und wie man darin ein neues Formular oder Quiz erstellt, Fragen hinzufügt, die Einstellungen festlegt, das Design anpasst oder die Online-Umfrage letztlich auswertet, sehen Sie auch anschaulich in unserem YouTube Video-Tutorial → „Microsoft Forms – Umfrage & Quiz erstellen“. Weitere hilfreiche Tipps rund um Microsoft 365 finden Sie in unseren folgenden Links.

→ Zu unserer Themenseite „Microsoft 365“: Alle Büro-Kaizen® Anleitungen zu Microsoft 365 und den wichtigsten Office-Tools in einer praktischen Übersicht.
→ Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Microsoft 365 effizient nutzen – Die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ (als Gratis-Download).

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Microsoft Forms: Umfrage & Quiz erstellen (Tutorial deutsch)

(Dauer 15:29 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Forms Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Wie bekomme ich Forms? 00:20
3. Neues Formular erstellen 01:06
4. Titel vergeben und Design anpassen 01:46
5. Fragen hinzufügen 03:14
6. Einstellungen festlegen 06:10
7. Antworten sammeln 08:29
8. Umfrage auswerten 11:01
9. BONUS: Quiz erstellen 12:48