Büroorganisation: Die besten Tipps für eine optimale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz


In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Büroorganisation zu klären. Die im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, wie Sie es schaffen können, das gesamte Büro so zu strukturieren, dass alle effizient arbeiten können, welche Maßnahmen dafür Erfolg versprechen oder wie Mitarbeiter im Arbeitsalltag geführt werden. Auch zwischenmenschliche Faktoren werden auf dieser Seite hin und wieder eine Rolle spielen.

1. Was fällt unter die Büroorganisation?

Vielleicht ist diese Frage falsch gestellt. Vielleicht müsste man fragen, was explizit NICHT unter die Büroorganisation fällt. Natürlich, die Projektarbeit selbst, also das sogenannte operative Geschäft, das für Umsatz sorgt und letztlich Motor des gesamten Unternehmens ist – diese Arbeit hat mit Organisation nichts zu tun. Aber sie fällt um ein Vielfaches leichter, wenn das Büro gut organisiert ist.

Und das bedeutet, dass es einheitliche Regelungen braucht, an die sich jeder hält. „Nur kleine Geister halten Ordnung – ein Genie überblickt das Chaos“, diese Worte hielten viele noch in den 1980-er und 90-er Jahren für zutreffend. Schon damals allerdings war Büroorganisation Gold wert, schon allein deswegen, weil sehr viel mehr Papier im Spiel war. Im Vergleich dazu herrscht heute vielerorts das nahezu papierlose Büro. Und doch ist diese Tatsache kein Freibrief dafür, dass wieder Chaos ausbrechen darf am Arbeitsplatz, gerade deswegen, weil die Arbeitsplätze und die damit verbundenen Tätigkeiten heute wesentlich vernetzter sind als damals.

Eins vorweg: Die perfekte Organisation für das Büro gibt es nicht. Und sie erschöpft sich auch nicht in den auf dieser Seite vorgeschlagenen Maßnahmen. Ein Büro ist wie ein sich stets verändernder Organismus. Das liegt daran, dass hier Menschen zusammenarbeiten. Klare Regeln sind dabei hilfreich. Am besten ist es diese Regeln gemeinsam im Team festzulegen und zu optimieren. Dann werden Sie auch gelebt und haben eine breite Zustimmung.

2. Interne Mails – es braucht klare Regeln

Inzwischen kennen wir es gar nicht mehr anders: Wer eine Information von Kollegen benötigt oder teilen möchte, tut dies auf elektronischem Wege. Es müssen gar nicht explizit interne Mails sein, heute gibt es andere (elektronische) Kommunikationsmöglichkeiten, Tools wie Microsoft Teams beispielsweise.

Interne E-Mails sind, und das sollte die oberste Regel sein, auf das Nötigste zu begrenzen. Jede eintreffende Nachricht stört den Workflow. Bei Gruppenmails besteht zudem die Gefahr, dass sich alle Empfänger zurückmelden. Wenn jemand Verständnisprobleme mit dem Inhalt hat, dann entwickelt sich schnell ein Hin-und-Her, das kein Ende nehmen möchte – weil die Anweisungen unverständlich sind, sich der Betreff auf etwas völlig Anderes bezieht (weil der womöglich aus einem früheren Mailverkehr stammt) oder gleich mehrere Themen innerhalb einer Nachricht abgehandelt werden.

Es hat sich generell bewährt, die internen Kommunikations-Regeln schriftlich festzuhalten. So fällt es auch neuen Mitarbeitern leichter ins Team hineinzuwachsen. In unserem Download-Center finden Sie Muster-Spielregeln für verschiedene Kommunikationstools wie z. B. E-Mails, Microsoft Teams oder Videokonferenzen.

Verschicken Sie bestenfalls nur E-Mails, die relevant sind, da das E-Mail Aufkommen immer mehr ansteigt.
Verschicken Sie bestenfalls nur E-Mails, die relevant sind, da das E-Mail Aufkommen immer mehr ansteigt.

3. Ein gutes Raumklima für eine gute Arbeitsatmosphäre

Ein Dienst-Smartphone? Ein Dienstwagen? Das 13. und 14. Monatsgehalt oder eine Aufbesserung der Bezüge bei verkürzter Wochenarbeitszeit? Das sind die Faktoren, die die Zufriedenheit mit der Arbeit stärken – könnte man meinen. Sicher, einen negativen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben diese Dinge sicher nicht, allerdings wohl nur einen mittelbaren. Einen unmittelbaren Einfluss auf die Fähigkeit, sich konzentrieren zu können und bessere Leistung zu erbringen, hat allerdings: gute Luft.

Dass Sie regelmäßig lüften sollten, versteht sich also von selbst. Es ist wirklich wahr, die Sauerstoffzufuhr entscheidet ganz direkt (und für die Belegschaft oft unbewusst) darüber, wie wohl sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlen. In der Arbeitsstättenverordnung sind sogar ein paar Werte festgelegt.

  • Die Bürotemperatur sollte 20° bis 24° C betragen.
  • Der Feuchtigkeitsgehalt der Raumluft ist mit 30 bis 70 Prozent ideal.
  • Die Luftgeschwindigkeit sollte 0,1 Meter pro Sekunde nicht übersteigen.

Aber auch wenn es feste Vorgaben zum Lüften und der Temperatur gibt, sollten Sie auf Ihre Kollegen Rücksicht nehmen. Jeder Mensch hat ein unterschiedliches Temperaturempfinden. Besprechen Sie sich daher mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro: Welche Temperatur empfinden alle als angenehm? Experimentieren Sie gemeinsam, bis sich alle wohl fühlen.

4. Büropflanzen: Begrünen Sie Ihr Büro

Mit Pflanzen schlagen Sie im Büro drei Fliegen mit einer Klappe. Erstens hübschen sie jeden Raum optisch auf. Zweitens dämpfen sie typische Bürogeräusche, der Lärmpegel sinkt also. Und drittens haben sie einen positiven Effekt auf das Klima im Raum. Ein meist unsichtbarer Feind des guten Raumklimas ist der Staub. Um diesem Herr zu werden, verbannen Sie alle Gegenstände aus den Räumlichkeiten, die nie oder nur selten zum Einsatz kommen. Das sind nämlich Staubfänger – und die sind das pure Gift fürs Raumklima.

Ein weiteres Problem sind die Schadstoffe in der Büroluft. Sicher, regelmäßiges Lüften hilft immer, aber Kopierer und Drucker pusten bei jeder Nutzung Tonerstaub in die Luft. Noch dazu sind sie einfach laut und stören viele Kollegen in ihrer Konzentration. Großgeräte wie die genannten gehören in einen separaten Raum, und der sollte oft gelüftet werden, im Idealfall mehrmals am Tag.

Pflanzen im Büro bringen positive Eigenschaften mit sich.
Pflanzen im Büro bringen positive Eigenschaften mit sich.

5. Mitarbeiterzufriedenheit messen und steigern

Wie ein Büro bzw. die Mitarbeiter organisiert werden, wirkt sich unmittelbar auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus – und damit auch direkt auf die Leistungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich jeden Tag mit vollem Eifer für die Firma einzusetzen. Spaß am und im Job ist wichtig – ohne dass sich das Ganze zu einer Art Dauer-Urlaubsgefühl hochschaukelt. Der erste Schritt zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit: Finden Sie heraus, wie Ihre Mitarbeiter ticken. Dazu können Sie Tools wie Microsoft Forms, SurveyMonkey und dergleichen nutzen.

Mitarbeiter brauchen überdies ab und zu individuelle Gespräche, bei denen es nicht um berufliche Inhalte geht. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die zu mehr Zufriedenheit führen. Vielleicht möchte der nachmittags abbauende Jungvater seine Kernarbeitszeit um zwei Stunden vorverlegen oder die Projektmanagerin mit einem kranken Kind für ein paar Wochen in Teilzeit gehen?

Anerkennung und lobende Worte, damit tun sich viele Vorgesetzte schwer. Doch sind diese Dinge für viele Mitarbeiter essenziell – und man bricht sich als Chef keinen Zacken aus der Krone, wenn man auch mal sagt, was gut war. Delegieren Sie hin und wieder auch anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgaben an Kollegen, um die Kreativität zu fördern, im Idealfall wecken Sie einen unternehmerischen Geist bei den Mitarbeitern.

6. Protokolle – unbeliebt, aber wichtig

Schon allein das Wort Meeting oder Jour fixe löst bei vielen Kollegen Unbehagen aus. Sei es, weil man grad an einem dringenden Projekt sitzt, sei es, weil der frühe Feierabend damit einmal mehr den Bach runtergeht. Doch wird niemand bestreiten, dass Meetings unverzichtbar sind; sie sollten nur nicht zu häufig stattfinden und nicht zu lange dauern. Außerdem muss die Zahl der Teilnehmer begrenzt werden.

Ein Jour fixe sollte genau wie andere Besprechungen gut vorbereitet sein.
Ein Jour fixe sollte genau wie andere Besprechungen gut vorbereitet sein.

Damit ein Meeting im Nachhinein auch sinnvoll war, empfiehlt es sich dringend, ein Besprechungsprotokoll führen zu lassen. Schön ist es natürlich, wenn sich jemand freiwillig meldet, ansonsten muss jemand bestimmt werden. Was ist der Vorteil eines Protokolls? Nun, alle Teilnehmer des Meetings erhalten das Dokument nach der Zusammenkunft auf elektronischem Weg und müssen dementsprechend im Meeting selbst nicht mitschreiben. So bleibt mehr Zeit, sich auf die Inhalte zu konzentrieren – was wiederum die Gefahr senkt, nicht zu verstehen, welche Aufgaben einem zugeteilt worden sind.

7. Das Stand-Up Meeting

Bleiben wir noch einen Moment beim Thema Meeting. Wenn Sie noch nicht darüber nachgedacht haben, ab und an ein Stand-Up Meeting abzuhalten als Ersatz für die im Sitzen abgehaltene Variante, dann sollten Sie das schleunigst tun. Warum? Nun, das ist eigentlich selbsterklärend.

Die drei größten Vorteile von Stand-Up Meetings sind: zeitsparender, dynamischer und gesünder.

Wer im Stehen konferiert, spart ganz banal Zeit. Im Sitzen ufern Meetings gern aus, wer von vornherein steht, signalisiert damit auch einen gewissen Willen zur Effizienz. Zudem sind solche Meetings wesentlich dynamischer, weil sie agiler sind. Und gesünder sind sie noch dazu. Diese Vorteile ergeben sich beispielsweise auch bei einem Jour fixe, wenn man sich eisern daranhält, diesen Termin ebenfalls im Stehen abzuhalten.

8. Catering: Verpflegung beim Meeting ist wichtig

Nun lässt es sich im Berufsleben nicht vermeiden, dass es – mehr oder weniger regelmäßig – auch zu längeren Zusammenkünften kommen kann, ja kommen muss. Umfangreiche Projekte, an denen viele Personen beteiligt sind, lassen sich nicht einfach im Stehen in der Teeküche in wenigen Minuten abreißen. Oft müssen die Dinge über mehrere Stunden besprochen werden, und dass Mitarbeiter irgendwann hungrig und durstig werden, das kommt für viele Vorgesetzte dann doch überraschend.

Perfektes Catering mit ausreichenden Mengen.
Perfekte Catering-Planung heißt auch, dass genug für alle da ist.

Geben Sie sich diese Blöße nicht und denken Sie daran, das Catering für lange andauernde Veranstaltungen zu planen. Geht das Meeting etwa über den Mittag, dann fragen Sie die Teilnehmer vorab, was sie essen möchten, indem Sie zwei, drei mögliche Gerichte vorgeben, die Sie dann frisch anliefern lassen. Stellen Sie eine reichhaltige Auswahl an Getränken bereit, nicht nur Kaffee – auch an Fruchtsäfte und Wasser sollten Sie unbedingt denken. Eine schöne Auswahl hebt nicht zuletzt die Motivation.

9. Sozial- und Pausenräume ansprechend gestalten

Ein Büro ist ein lebender Ort und kein Organismus, in dem stumpf und stur die Arbeit verrichtet wird. Menschen haben im Lauf eines Arbeitstags Höhen und Tiefen, sie werden müde und müssen Energie tanken. Dafür gibt es Pausen- und Sozialräume (die in Firmen ab zehn Mitarbeitern zwingend vorgeschrieben sind). Es spricht nichts dagegen, diese Räume schon ab einer geringeren Anzahl an Mitarbeitern in ein festes Konzept zu überführen.

Ein Pausenraum benötigt eine schöne Einrichtung. Er soll nicht wie ein Wartezimmer wirken, das einzig und allein dafür da ist, die Pause abzusitzen, um die Arbeit wieder aufnehmen zu können. Grüne Pflanzen, vielleicht ein paar Blümchen, hübsche Bilder an der Wand, etwas zu lesen – Dinge, die von der Arbeit ablenken, sind immer gut. Ein Obstteller auf dem Tisch, ein Kaffeeautomat, der gehobenen Ansprüchen genügt. Für den Sozialraum gilt nur eine Regel: Die Mitarbeiter müssen sich wohlfühlen und dort gern Zeit verbringen. Die Atmosphäre sollte unbedingt ungezwungen sein.

Helle Farben, moderne Möbel: In solchen Sozialräumen kommen die Mitarbeiter gerne zusammen
Helle Farben, moderne Möbel: In solchen Sozialräumen kommen die Mitarbeiter gerne zusammen

10. Mitarbeiter Onboarding: Die Neuen nicht allein lassen

Wenn man denkt, das Büro sei gut organisiert und ein Rädchen greife ins andere, dann sollte man spaßeshalber mal einen neuen Mitarbeiter nach dem ersten Arbeitstag fragen, wie er sich so gefühlt hat. Vielleicht bekommt man dann aber keine ganz ehrliche Antwort. Fakt ist aber: Ehrliche Antworten würden Missstände zutage fördern. Von optimaler Einarbeitung für ihre „Neuen“ sind viele Unternehmen Lichtjahre entfernt.

Oft geht es schon damit los, dass der Schreibtisch der Vorgängerin nicht aufgeräumt worden ist oder es noch niemand aus der IT geschafft hat, dem neuen Kollegen den Dienstlaptop einzurichten. Auch eine Mailadresse wurde noch nicht angelegt. Mit ein wenig „Glück“ tritt am ersten Arbeitstag ein Notfall ein in einem Projekt, weswegen Meeting um Meeting stattfindet und niemand sich kümmern kann, der neuen Kollegin auch nur die Teeküche oder die Waschräume zu zeigen.

In vielen Firmen jedoch ist es nicht einmal ohne Notfall üblich, dass sich niemand so richtig um Neuankömmlinge kümmert, weil schlicht die Anweisung fehlt. Für die organisatorischen Vorbereitungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat es sich deshalb bewährt mit Checklisten zu arbeiten. So wird nichts vergessen und die Vorbereitung kann auch einfacher delegiert werden.



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