Microsoft 365 Update: Umfassender Leitfaden für das Updaten und Downgraden der Office-Suite

Ein Microsoft 365 Update ist weit mehr als nur eine Routineaufgabe. Die regelmäßigen Software-Aktualisierungen sind entscheidend, um nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern vor allem auch die Sicherheit Ihrer Bürosoftware-Suite zu gewährleisten. Denn Software veraltet rasch. Heute noch schneller als früher. Deshalb müssen die einzelnen Komponenten regelmäßig upgedatet werden.

• Nur durch Updates werden kritische Sicherheitslücken in Microsoft 365 geschlossen und die Office-Tools bleiben stets auf dem neuesten Stand, so dass Sie auch die neuesten Features und Funktionen nutzen können.
• In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Microsoft 365 Updates konfigurieren, welche Vorteile und möglichen Nachteile das mit sich bringt und warum ein zeitnahes Einspielen der Updates grundsätzlich alternativlos ist.
• Im ersten Teil dieses Beitrags zeigen wir Ihnen die konkrete Anleitung, wie Sie die Updates vornehmen und verwalten können. Der zweite Teil des Beitrags verdeutlicht dann mit Beispielen und Fakten, warum Microsoft 365 Updates immer zeitnah eingespielt werden sollten, um größere Schäden zu vermeiden. Falls Sie dabei Probleme haben, helfen Ihnen unsere Experten gerne weiter!

Teil 1: Updates für Microsoft 365 konfigurieren, einstellen und rückgängig machen

1.1 Wer kann alles die Einstellungen für die Microsoft 365 Updates ändern?

Sämtliche Installationen von Office 365 und Microsoft 365 sind standardmäßig so konfiguriert, dass sie automatisch aktualisiert werden, sobald neue Updates zur Verfügung stehen. Dies ist in der Regel mindestens einmal pro Monat der Fall. Das findet allerdings nicht für alle Nutzer weltweit zeitgleich statt, sondern etwas zeitverzögert, damit nicht alle Microsoft-Kunden gleichzeitig darauf zugreifen und dadurch die Microsoft-Server überlasten.

• Dieser automatische Updateprozess kann nun entweder durch die einzelnen Nutzer für ihre jeweiligen Geräte oder auch durch die Administratoren unternehmensweit angepasst werden.
• Auf diese Weise kann das Einspielen von Updates jederzeit manuell gestartet und sofort aktualisiert werden, ein noch früherer oder auch nur noch ein halbjähriger Bezug der Updates geordert werden. Für einzelne Geräte lässt sich das automatische Updaten auch ganz deaktivieren, wovon jedoch dringend abgeraten wird.
• Wichtig 1: Dabei lässt sich pro Endgerät immer nur ein einziger Updatekanal (= Updateintervall) festlegen. Das heißt, alle Microsoft 365 Office-Apps auf einem Endgerät besitzen also automatisch immer dieselben Update-Einstellungen. Eine Änderung der Update-Einstellung in einer beliebigen Office-App wirkt sich dementsprechend auch auf alle anderen Microsoft 365-Apps aus, die auf diesem Gerät installiert sind.
• Wichtig 2: Die Konfiguration des Updatekanals ist zudem gerätespezifisch. Das heißt, die Änderung gilt nur auf diesem Gerät und folgt dem Besitzer nicht auf seine weiteren Geräte. Sie muss also, bei Bedarf, für jedes Endgerät einzeln angepasst werden.
• Tipp: Der Vorteil ist, dass sich so IT-Mitarbeiter beispielsweise auf einem Gerät alle Microsoft 365 Updates immer sofort einspielen lassen können, um diese auf Kompatibilitätsprobleme zu testen, während der Rest des Unternehmens nur einen monatlichen Bezug der Updates erhält.

1.2 Was bringen die Microsoft 365 Updates? Neue Funktionen & mehr Sicherheit!

1.3 Die verschiedenen „Updatekanäle“ für Microsoft 365: Vergleich & Unterschiede

Microsoft bietet für seine Office 365- und Microsoft 365-Suite drei verschiedene sogenannte „Updatekanäle“ an – und zusätzlich auch noch ein spezielles „Insider-Programm“. Diese Updatekanäle steuern, wie oft die Nutzer bzw. Geräte in Ihrem Unternehmen die sicherheitsrelevanten und auch nicht sicherheitsrelevanten Updates erhalten. Der Unterschied ist dabei folgender.

1.4 Wie man einen Updatekanal für Microsoft 365 ändern und anpassen kann

Den Updatekanal für Microsoft 365 als Administrator konfigurieren:

Als Administrator können Sie die Updatekanaleinstellungen für die Microsoft 365-Nutzer Ihres Unternehmens entweder mittels des Office-Bereitstellungstools, der Gruppenrichtlinien oder am einfachsten im Microsoft 365 Admin Center festlegen.

• Microsoft 365 Admin Center: Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und öffnen Sie → Einstellungen → Organisationseinstellungen → Dienste → Microsoft 365-Installationsoptionen. Hier können Sie nun den Updatekanal für alle Nutzer in Ihrem Unternehmen bestimmen, die ihre Microsoft 365-Apps selbst installieren.
• Gruppenrichtlinien: Laden Sie sich die administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) von Microsoft herunter und aktivieren Sie darin die Richtlinieneinstellung „Kanal aktualisieren“. Sobald Sie die Richtlinieneinstellung aktivieren, können Sie in dem Dropdownmenü den gewünschten Updatekanal für die Microsoft 365-Apps festlegen.
• Office-Bereitstellungstool: Laden Sie sich das Office-Bereitstellungstool von der offiziellen Microsoft-Webseite herunter und installieren Sie es. Erstellen Sie dann mittels eines Texteditors eine XML-Konfigurationsdatei und fügen Sie das Updatekanal-Attribut im Add- oder Updates-Element hinzu. Navigieren Sie dann zum Verzeichnis des Office-Bereitstellungstools und führen Sie dort die Datei aus. Eine detaillierte Anleitung mit weiteren Infos hierzu finden Sie hier im Microsoft-Support.

Das automatische Updaten von Microsoft 365 manuell einstellen:

Nachdem die Microsoft 365-Apps auf einem Endgerät installiert wurden, können die Updateeinstellungen für dieses einzelne Gerät wie folgt geändert werden.

• Öffnen Sie ein beliebiges installiertes Programm der Office 365- oder Microsoft 365-Suite (zum Beispiel Word) und klicken Sie darin oben links auf den Reiter → Datei und dann links unten auf → Konto.
• Auf der rechten Bildschirmseite klicken Sie auf die Schaltfläche → Updateoptionen und erhalten dann im Dropdownmenü folgende vier Optionen:
• (1.) „Jetzt aktualisieren“, um sofort nach Updates suchen und diese auch gleich sofort einspielen zu lassen (zum Beispiel, um sich neu verfügbare Funktionen für diese App zu holen),
  (2.) „Updates deaktivieren“ oder „Updates aktivieren“, abhängig von dem aktuellen Einstellungsstatus Ihres Geräts,
  (3.) „Updates anzeigen“, für den Updateverlauf und die Updatehistorie dieser Microsoft 365-App,
  (4.) weitere „Informationen zu den Updates“.
• Wenn Sie die automatischen Updates aktivieren, haben Sie in der Regel anschließend die Möglichkeit, den gewünschten Updatekanal auszuwählen, zum Beispiel den aktuellen oder den monatlichen Kanal.
• Problem: Wenn Sie die gerade beschriebenen Updateoptionen nicht einstellen können oder diese ganz fehlen, dann wird dies in Ihrem Unternehmen zentral beispielsweise mittels Gruppenrichtlinien verhindert. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihren Administrator.
• Empfehlung: Lassen Sie die automatischen Updates für Ihre Microsoft 365 Office-Installationen immer aktiviert und deaktivieren Sie diese auf keinen Fall!

Die Update-Einstellungen für die Microsoft 365-Apps können für jedes Endgerät einzeln vorgenommen werden – sie sollten aber niemals ganz deaktiviert werden.

1.5 Probleme nach einem Office- oder Microsoft 365-Update? So können Sie wieder downgraden!

In vielen Dingen steckt der Teufel bekanntlich im Detail. So kann es auch nach einem Update von Microsoft 365 plötzlich zu Problemen in oder Konflikten mit einem Office-Tool kommen, die vor der Aktualisierung noch nicht da waren. Falls diese Probleme nicht selbst seitens Microsoft erkannt und zügig mit einem nachgelieferten Update gelöst werden, dann können Sie das Update rückgängig machen und mit einem Downgrade zu der vorangegangenen Version zurückkehren.

• Erstellen Sie zunächst zur Sicherheit einen Wiederherstellungspunkt (Backup) , um Ihre Daten zu sichern.
• Öffnen Sie dann die → Einstellungen auf Ihrem Endgerät, dann die Option → Update & Sicherheit und → Updateverlauf anzeigen. Klicken Sie hier auf → Updates deinstallieren.
• In dem neuen Fenster sehen Sie nun alle in jüngster Zeit auf Ihrem Computer installierten Aktualisierungen, auch alle Office und Microsoft 365 Updates.
• Ordnen Sie die Updates in der rechten Spalte nach ihrem Installationsdatum in absteigender Reihenfolge.
• Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das letzte Microsoft 365-Update und wählen Sie die Option → Deinstallieren.
• Wenn dann die Tools immer noch nicht reibungslos funktionieren, können Sie Microsoft 365 auch komplett deinstallieren und die Office-Apps neu installieren

Teil 2: Gründe für und Gründe gegen ein sofortiges Updaten von Microsoft 365 und anderen Software-Tools

2.1 Warum sind die Updates für Microsoft 365 überhaupt so wichtig? Fakten & Beispiele

Die Vorteile „normaler“ Microsoft 365 Updates (Funktionsupdates):

Wer seine Office-Apps nicht regelmäßig aktualisiert, arbeitet mit veralteten Versionen. Dann stehen einige tolle neue Funktionen nicht zur Verfügung, bekannte Probleme existieren ungelöst weiter (und kosten dann jedes Mal erneut Arbeitszeit) und die Geschwindigkeit sowie Recheneffizienz hinken hinter dem Stand der Möglichkeiten hinterher.

In den Jahren 2023/24 hat Microsoft zum Beispiel seine Office-App „Microsoft Teams“ grundlegend überarbeitet. Die „neue Teams-App“ (Version 2.0) war, nach vielen Einzelupdates, die erste komplette Generalüberholung der Teams-App seit der Erstveröffentlichung 2017. Allein bei diesem einzelnen Update hat Microsoft seiner Teams-App über 50 neue Funktionen und wesentliche Verbesserungen hinzugefügt!

• Das neue Teams in Microsoft 365 ist im Vergleich zur Vorversion (jetzt: Teams classic) rund 2-mal schneller und verbraucht 50 % weniger Arbeitsspeicher und Akkuleistung.
• Nur wer auf die neue Teams-Version upgedatet hat, kann zudem auch die neuen Funktionen wie zum Beispiel die „immersiven Mesh-Räume“ (eine virtuelle 3D-Metaverse-Umgebung für Live-Besprechungen) oder „Gruppenräume “ (für separate Breakoutrooms parallel zur Hauptbesprechung) nutzen.
• Die neue Microsoft Teams-App wurde auch speziell für die Integration des praktischen KI-Assistenten „Copilot für Microsoft 365 “ optimiert.
• Ähnliche Funktionsupdates gibt es auch regelmäßig für die anderen Microsoft 365 Office-Apps wie Outlook, Excel, PowerPoint, Word, OneNote, OneDrive, SharePoint & Co.

Gründe, warum Microsoft 365 Sicherheitsupdates immer möglichst zügig eingespielt werden sollten:

Es gibt zwar keine zentrale Stelle, die das Einspielverhalten von Unternehmen erhebt und die zeitnahe Implementierung von Sicherheitsupdates kontrollieren kann. Die Vielzahl und die Heterogenität der IT-Infrastrukturen in den Unternehmen machen zudem eine umfassende Datenerhebung unmöglich. Die verfügbaren Analysen können zwar kein vollständiges Bild liefern, zeichnen aber alle ein ähnliches Bild und lassen das Ausmaß des Problems erkennen: Extrem viele Unternehmen verschleppen wichtige Updates um Monate, wenn nicht sogar Jahre. Und das, obwohl eine Reaktion von wenigen Tagen nötig wäre! Warum?

• Beispiel 1: Laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sind in Deutschland rund 45.000 Microsoft-Exchange-Server (die On-Premises-Lösung für Intranets und das Pendant zu Exchange-Online als Teil von Microsoft 365) offen aus dem Internet erreichbar. Bei 25 % weist die genutzte Exchange-Software einen veralteten Patch-Stand auf und ist daher nicht mehr auf dem neuesten Sicherheitsstand. Und bei 12 % ist die genutzte Exchange-Version gar schon so veraltet, dass Microsoft dafür schon überhaupt keine Updates und Sicherheitspatches mehr anbietet (Ende des Supports).
• Im Ergebnis sind mindestens 37 % der Exchange-Server in Deutschland nicht nur für eine, sondern gleich für mehrere kritische Sicherheitslücken anfällig – also offene Einfallstore für Cyberkriminelle, staatlich gestützte Industriespionage oder Schadsoftware wie Ransomware, Infostealer und Kryptominer.
• Selbst sechs Monate nach der Veröffentlichung des Sicherheitsupdates von Microsoft und der Warnung des BSI vor den Auswirkungen dieser kritischen Sicherheitslücke in Exchange waren zur Jahresmitte 2024 immer noch 35 % aller Exchange-Server in Deutschland mit einem offenen Outlook Web Access ungepatcht und damit ganz einfach angreifbar. Bei 28 % der Systeme lag das letzte Sicherheitsupdate schon über ein halbes Jahr zurück, bei 15 % sogar schon über ein Jahr!
• Beispiel 2: Diese Grundtendenz bestätigte auch eine große Studie des National Cyber Security Centre (NCSC) in Großbritannien, laut der mit 40 % fast die Hälfte der befragten Unternehmen 2022 Probleme damit hatten, ihre Sicherheitsupdates zeitnah einzuspielen.
• Beispiel 3: Und auch eine große weltweite Umfrage der IT-Sicherheitsfirma Kaspersky hat ergeben, dass rund 35 % der kleinen und mittleren Unternehmen im Jahr 2021 nicht gewährleisten konnten, überhaupt jemals die regelmäßigen Sicherheitsupdates zeitnah installieren zu können – denn in kleinen Unternehmen fehlt es noch mehr an entsprechendem Knowhow und IT-Ressourcen.
• Das Problem wird dabei gleichzeitig immer noch größer: Gleichzeitig hat sich jedoch die Reaktionszeit auf Nutzerseite für das Einspielen von Sicherheitsupdates drastisch verkürzt. Das heißt, die Schwachstellen werden immer schneller aktiv ausgenutzt. Laut einer Google-Analyse benötigten Hacker im Jahr 2018 im Schnitt noch 63 Tage, um einen Exploit für eine offengelegte Sicherheitslücke zu entwickeln und diese dann ausnutzen zu können. Diese Zeitspanne hat sich 2021 auf 32 Tage nahezu halbiert und sank 2023 – Dank der Unterstützung durch die neu verfügbaren KI-Tools wie ChatGPT auch für Hacking-Angriffe – auf nur noch 5 Tage. So viel Zeit wie früher können sich Unternehmen beim Einspielen ihrer Software-Updates also nicht mehr lassen – Tendenz weiter fallend!

2.2 Gründe, warum die Microsoft 365 Sicherheitsupdates nicht von allen Unternehmen sofort automatisch eingespielt werden (können)

Die regelmäßige Installation von Sicherheitsupdates, beispielsweise auch bei Microsoft 365, ist entscheidend für den Schutz vor Cyberbedrohungen. Während die meisten Tech-Firmen eine hohe Priorität auf eine schnelle Update-Implementierung legen und das auch tatsächlich schaffen, haben kleine und mittlere Unternehmen sowie traditionelle Branchen wie Produktion und Bauwesen deutlich größere Schwierigkeiten damit. Aber warum hat ein signifikanter Anteil der Unternehmen, insbesondere KMU, Probleme damit, Sicherheitsupdates – auch von Microsoft 365 – nicht nur zeitnah, sondern überhaupt regelmäßig zu implementieren?

• Die Untersuchungen zeigen vor allem folgende fünf Gründe, warum Sicherheitsupdates wie für Microsoft 365 nicht von allen Nutzern und Unternehmen automatisch eingespielt werden.
• Diese Gründe reichen von technischen und organisatorischen Herausforderungen bis hin zu Bewusstseinsproblemen und krassen Fehleinschätzungen seitens des Managements.

*Microsofts Support für Office 2019 und Office 2016 endet am 14. Oktober 2025.

Extra-Tipp: Denken Sie nicht nur an das zeitnahe Updaten von Microsoft 365, sondern auch an die Multi-Faktor-Authentifizierung für eine sichere Anmeldung!

Laut dem Digitalverband Bitkom sind die Schäden durch Cyberkriminalität weiter rasant angestiegen, von 206 Milliarden Euro im Jahr 2023 auf 267 Milliarden Euro im Jahr 2024 (davon 31 % Ransomware, 26 % Phishing, 24 % Angriffe auf Passwörter, 21 % Malware, 18 % DDoS-Angriffe). Die mittlere Gesamtschadensumme liegt zwar in 46 % der Fälle noch unter 100.000 Euro. Die Kosten beispielsweise pro Ransomware-Angriff (v.a. Lösegeld, Datenwiederherstellung, Betriebsunterbrechung) sind jedoch deutlich höher und belaufen sich im Schnitt auf 1,2 Millionen Euro pro Fall . Einzelne Lösegeldforderungen an größere Unternehmen fallen sogar noch wesentlich höher aus und können, wie Fall MediaMarkt, sogar bis zu 240 Millionen Euro betragen.

• Microsoft 365 ist als weltweit meistgenutzte Bürosoftware auch ein attraktives Ziel für Hacker. Laut dem weltweiten Microsoft Digital Defense Report 2024 verzeichnet Microsoft jeden Tag über 600 Millionen Versuche von Cyber-Kriminellen, Staatshackern und kriminellen Bots, auf Kundenkonten zuzugreifen.
• Davon ist aber nur ein verschwindend geringer Anteil erfolgreich. Und von diesen kompromittierten Microsoft-Konten haben ganze 99,9 % keine sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung für eine sichere Anmeldung der Nutzer verwendet! Die Multi-Faktor-Authentifizierung beim Einloggen in Microsoft 365 ist eine der wirksamsten Methoden, um sich vor Angriffen dieser Art zu schützen und wird auch immer wieder von Microsoft mit Nachdruck empfohlen, ganz besonders für Unternehmen.
• Das unterstreicht, wie wichtig eine konsistente und konsequente Sicherheitskultur in allen Bereichen der IT ist. Von der sicheren Multi-Faktor-Anmeldung über die Sensibilisierung aller Mitarbeitenden vor immer raffinierteren Phishing-Angriffen bis eben zum sofortigen Einspielen aller neu verfügbaren Sicherheitsupdates.

🔎 Überblick: Alle Microsoft 365 Apps in unter 10 Minuten erklärt!

(Dauer: 08:36 Minuten)

Inhalt zum Video Microsoft 365 Apps

1. Einleitung 00:00
2. Überblick 00:21
3. Apps für persönliche Produktivität 00:42
4. Dateimanagement in Microsoft 365 02:46 
5. Programme für Kommunikation & Teamarbeit 03:32
6. Sonstige Apps 05:23
7. Verwaltung mit Admin-Apps 07:24